Controlar e visualizar informações para itens da lista do SharePoint

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Pode definir listas do Windows SharePoint Services 3.0, por forma que estas controlem as versões dos itens que contêm. Pode especificar o número de versões a controlar e visualizar as versões anteriores dos itens da lista.

Quando cria uma lista do SharePoint a partir de uma folha de dados do Microsoft Office Access 2007, cada linha de dados torna-se um item da lista. Quando o controlo de versões é activado para a lista, sempre que os dados de uma linha se alterem, o Windows SharePoint Services cria uma nova versão dessa linha. As versões não são apresentadas na própria lista, mas pode facilmente aceder-lhes visualizando a lista.

O que pretende fazer?

Ativar o controlo de versão numa lista do SharePoint

Ver versões de um item de lista

Activar o controlo de versões numa lista do SharePoint

O controlo de versões de uma lista do SharePoint é activado quando visualiza a lista no browser.

Nota: Para activar o controlo de versões, necessita da permissão Gerir Listas no servidor do Windows SharePoint Services. Por predefinição, a permissão Gerir Listas é incluída no nível de permissão Estrutura. Se não tiver a certeza de que tem a permissão necessária, obtenha essa informação junto do administrador do site do SharePoint.

  1. No de menu Definições Settings menu , clique em Definições da lista.

  2. Em Definições Gerais, clique em Definições de versão.

  3. Na página Definições de Controlo de Versão de Lista, na secção Histórico de Versões de Item, em Criar uma versão sempre que editar um item nesta lista?, clique em Sim.

  4. Para limitar o número de versões a reter, seleccione Manter o seguinte número de versões e, em seguida, escreva o número de versões que pretende reter.

    Importante: Se a organização limitar o número de versões que armazena, as versões mais antigas serão eliminadas permanentemente quando o limite for alcançado. As versões não serão enviadas para a Reciclagem.

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Visualizar versões de um item de lista

Quando o controlo de versões está activado para uma lista do SharePoint, pode aceder facilmente a versões anteriores dos itens de lista ao visualizar a lista numa Folha de Dados Web do Access. Isto permite ver quando os dados foram alterados, para que possa comparar as novas e as antigas versões dos dados. Se tiver permissões suficientes, pode igualmente restaurar versões antigas dos dados ao visualizar as versões.

Aceder a versões dos itens da lista

1. Um valor do campo desta linha foi alterado.

2. Quando visualiza as versões, pode ver os valores dos campos que foram alterados e quais são os valores novos e os antigos.

Nota: Para visualizar versões de um item de lista, necessita da permissão Ver Versões no servidor do Windows SharePoint Services. Por predefinição, a permissão Ver Versões está incluída no nível de permissão Leitura. Se não tiver a certeza de que tem a permissão necessária, obtenha essa informação junto do administrador do site do SharePoint.

Utilize o seguinte procedimento para ver versões de um item da lista:

  1. Enquanto visualiza a lista do SharePoint no browser, no menu Acções, clique em Editar na Folha de Dados.

    Se já estiver a visualizar a lista numa Folha de Dados Web do Access, o comando Editar na Folha de Dados não é apresentado no menu Acções.

    Nota: Para obter ajuda com a utilização da Folha de Dados Web do Access, clique na hiperligação Ajuda localizada na parte inferior da base de dados.

  2. Seleccione a linha que contém as versões que pretende visualizar.

  3. Clique com o botão direito do rato na linha, aponte para o Item no menu de atalho e, em seguida, clique em Versões.

  4. Na página Histórico de Versões, na coluna Modificado, clique na marca de hora da versão que pretende visualizar.

    Nota: Cada versão listada na página Histórico de Versões apresenta os valores que foram alterados na versão. Se forem efectuadas alterações a dados não pretendidas, pode utilizar estas informações para determinar a versão que contém os dados correctos. Se tiver o nível de permissão Contribuir no site do SharePoint, pode seleccionar e restaurar essa versão.

Restaurar uma versão antiga

  1. Na página Histórico de Versões do item da lista que contém a versão antiga que pretende restaurar, na coluna Modificado, clique na marca de hora da versão que pretende restaurar.

    A versão antiga é apresentada na janela do browser.

  2. Na barra de ferramentas directamente acima dos dados da versão antiga, clique em Restaurar esta versão.

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