Controlar e visualizar informações para itens da lista do SharePoint

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Pode definir listas de Windows SharePoint Services 3.0 para controlar versões dos itens que contêm. Pode especificar o número de versões a controlar e também ver versões anteriores dos itens na lista.

Quando cria uma lista do SharePoint a partir de uma folha de dados do Microsoft Office Access 2007, cada linha de dados torna-se um item de lista. Quando o controlo de versões está ativado para a lista, cada vez que os dados numa linha são alterados, o Windows SharePoint Services cria uma nova versão dessa linha. As versões não são apresentadas na lista em si, mas pode aceder-lhes facilmente enquanto visualiza a lista.

O que pretende fazer?

Ativar o controlo de versões numa lista do SharePoint

Ver versões de um item de lista

Ativar o controlo de versões numa lista do SharePoint

O controlo de versões de uma lista do SharePoint é ativado enquanto vê a lista no seu browser.

Nota: Para ativar o controlo de versões, tem de ter a permissão gerir listas no servidor de reWindows SharePoint Services. Por predefinição, a permissão gerir listas está incluída no nível de permissões estrutura. Se não tiver a certeza se tem a permissão necessária, pergunte ao administrador do site do SharePoint.

  1. No Settings menu do menu definições , clique em definições da lista.

  2. Em definições gerais, clique em definições de controlo de versão.

  3. Na página definições de controlo de versões, na secção histórico de versões do item , em criar uma versão sempre que editar um item nesta lista?, clique em Sim.

  4. Para limitar o número de versões a reter, selecione manter o seguinte número de versõese, em seguida, escreva o número de versões a manter.

    Importante: Se a sua organização limitar o número de versões que armazena, as versões mais antigas são eliminadas permanentemente quando o limite é atingido. Não são enviados para a reciclagem.

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Ver versões de um item de lista

Quando o controlo de versões está ativado para uma lista do SharePoint, pode aceder facilmente a versões anteriores dos itens de lista enquanto está a ver a lista numa folha de dados Web do Access. Esta opção permite-lhe ver quando os dados foram alterados, para que possa comparar versões novas e antigas dos dados. Se tiver permissões suficientes, também pode restaurar versões antigas de dados enquanto está a ver as versões.

Aceder a versões dos itens da lista

1. um valor de campo nesta linha foi alterado.

2. quando visualizar as versões, pode ver que valores de campo foram alterados e quais são os valores novos e antigos.

Nota: Para ver versões de um item de lista, necessita da permissão ver versões no servidor de reWindows SharePoint Services. Por predefinição, a permissão ver versões está incluída no nível de permissões ler. Se não tiver a certeza se tem a permissão necessária, pergunte ao administrador do site do SharePoint.

Utilize o seguinte procedimento para ver versões de itens de lista:

  1. Ao ver a lista do SharePoint no seu browser, no menu ações , clique em Editar na folha dedados.

    Se já estiver a ver a lista numa folha de dados Web do Access, o comando Editar na folha de dados não é apresentado no menu ações .

    Nota: Para obter ajuda na utilização da folha de dados Web do Access, clique na ligação ajuda localizada na parte inferior da folha de dados.

  2. Selecione a linha que contém as versões que pretende ver.

  3. Clique com o botão direito do rato na linha, aponte para Item no menu de atalho e, em seguida, clique em versões.

  4. Na página histórico de versões , na coluna modificado , clique no carimbo de data/hora da versão que pretende ver.

    Nota: Cada versão apresentada na página histórico de versões mostra os valores que foram alterados na versão. Se alguém tiver feito alterações indesejadas aos dados, pode utilizar estas informações para determinar qual a versão que tem os dados corretos. Se tiver o nível de permissões do Contribute no site do SharePoint, pode selecionar e restaurar essa versão.

Restaurar uma versão antiga

  1. Na página histórico de versões do item de lista que tem uma versão antiga que pretende restaurar, na coluna modificado , clique no carimbo de data/hora da versão que pretende restaurar.

    A versão antiga é apresentada na janela do browser.

  2. Na barra de ferramentas diretamente acima dos dados da versão antiga, clique em restaurar esta versão.

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