Controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Na Business Contact Manager para Outlook, comunicações incluem não só mensagens de correio electrónico e registos de chamadas, mas também informações, como um ficheiro, uma Oportunidade ou um projeto de negócio que está relacionada com a um determinado cliente. Os itens tornam-se uma parte do histórico de comunicações para esse cliente.

Este artigo descreve como criar e editar itens do histórico de comunicações.

O que pretende fazer?

Criar e associar os itens do histórico de comunicações

Ver e editar itens do histórico de comunicações

Eliminar um item do histórico de comunicações

Itens do histórico de comunicações de ordenação

Utilizar um formulário de atividade de empresas

Criar e associar os itens do histórico de comunicações

Itens do histórico de comunicações incluem mensagens de correio electrónico do Outlook, compromissos e tarefas. Também incluir ficheiros, Projeto de Negócio registos, tarefas do projeto, oportunidades, notas de negócio e registos de chamadas.

Todos os itens do histórico de comunicações devem estar associados a um registo. Pode ligar itens existentes, como uma mensagem de e-mail ou um ficheiro a um registo, ou pode criar um item do histórico de comunicações a partir de dentro de um registo. O item está associado automaticamente para o registo.

Os itens são apresentados na página Histórico do registo e na pasta Histórico de comunicações.

Apenas oportunidades e projetos de negócio são itens do histórico de comunicações que também podem conter a outros itens do histórico de comunicações.

Item do histórico de comunicações

Itens do histórico de comunicações que podem ser associados à mesma

Oportunidade

  • Mensagem de correio electrónico

  • Nota de negócio

  • Registo de chamadas

  • File

  • Tarefa do Outlook

  • Compromisso

Projeto de Negócio

  • Nota de negócio

  • Registo de chamadas

  • File

  • Tarefa do Outlook

  • Compromisso

A página de histórico de comunicações de contas e contactos profissionais

Contas e contactos profissionais herdam os itens do histórico de comunicações dos registos que estão ligados às mesmas.

Se um item do histórico de comunicações, tal como um registo de chamadas está associado a outro item do histórico de comunicações, tal como um projeto de negócio, o registo de chamadas está listado na página Histórico o projeto de negócio e também na página Histórico da conta ou Registo de contacto profissional que o projeto de negócio para este funcionário.

Registos de conta e contacto profissional também herdam as tarefas do projeto a partir dos registos de projeto de negócio.

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Criar um item do histórico de comunicações

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para apresentar a área de trabalho:

    • Gestão de Contactos.

    • Vendas.

    • Gestão de projetos. (Apenas para projetos de negócio)

      Por que é que a pasta Marketing não se encontra na lista?

      Por predefinição, a pasta Marketing não contém registos de conta ou contacto profissional. Não pode adicionar um item do histórico de comunicação para qualquer registo de atividade de marketing, uma vez que estes não estão ligadas a um tipo de registo conta ou contacto profissional.

  2. Clique no separador que contém o registo que pretende.

    Nota: Não pode adicionar um item do histórico de comunicação para qualquer registo de projecto de tarefa, uma vez que estes não estão ligadas a um tipo de registo conta ou contacto profissional.

  3. Faça duplo clique sobre o registo ao qual pretende ligar um novo item do histórico de comunicações.

  4. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

  5. Clique no botão Novo e, em seguida, clique no tipo de item do histórico de comunicações que pretende adicionar.

    Nota: Não pode criar novos ficheiros no Business Contact Manager para Outlook. Apenas pode associar ficheiros existentes aos registos. O tipo de ficheiros que pode ligar incluem o Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word e ficheiros de imagem. Para mais informações, consulte o artigo ligar um ficheiro do Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ou Word existente a um registo neste artigo.

  6. Preencha o formulário para o seu novo item e, em seguida, clique em Guardar e fechar ou enviar a mensagem de correio electrónico.

    O item está listado na página Histórico.

    Ficheiros no histórico de comunicações estão ligados em vez de armazenadas na sua base de dados do Business Contact gestor. Se partilhar a base de dados e um utilizador não tem acesso à sua rede e precisa de aceder a ficheiros que estão no histórico de comunicações, anexe os ficheiros na secção comentários em vez de a ligar os ficheiros de histórico de comunicações. Repare que o limite de tamanho da base de dados é 4 GB e ficheiros que estão anexados aumentam o tamanho da base de dados.

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Associar existente itens do histórico de comunicações aos registos

Notas de negócio, registos de chamadas, mensagens de correio electrónico, compromissos, tarefas e ficheiros podem ser associados a mais do que um registo.

Oportunidades podem ser ligadas a registo apenas uma conta ou contacto profissional.

Projetos de negócio podem ser associados ao registo de mais do que uma conta ou contacto profissional, mas apenas uma das contas ou contactos profissionais pode ser o registo principal.

Tarefas do projeto podem ser associadas a apenas um registo de projecto de negócio.

Pode alterar o registo que qualquer um dos itens do histórico de comunicações estão ligadas a. Para mais informações, consulte o artigo Ver e editar itens do histórico de comunicações neste artigo.

Associar uma mensagem de correio electrónico do Outlook existente, compromisso ou tarefa a um registo

  1. Abra o item do Outlook ao qual pretende associar a um registo.

  2. No Friso, no grupo negócios, clique em associar a registo.

  3. Na caixa de diálogo hiperligação a um registo do Business Contact Manager, na lista Tipo de Item, clique no tipo de registo ao qual pretende ligar o item.

  4. Na lista de registos, clique num registo.

    Se pretende ligar o item mais de um registo, selecione os registos.

    Como é que seleciono mais do que um registo?

    Para selecionar registos adjacentes, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último registo do grupo que pretende adicionar. Para selecionar registos que não estejam adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para selecionar todos os registos, clique num e, em seguida, prima CTRL+T.

  5. Em Registos ligados, clique em Associar a.

    Os registos que selecionou estão listados na caixa Associar a.

    Para ligar um item do Outlook para diferentes tipos de registos, clique no tipo de registo na lista Tipo de Item e, em seguida, clique no registo.

  6. Clique em OK.

    Para se certificar de que todas as mensagens de correio electrónico para ou a partir de uma conta ou contacto profissional estão incluídas no histórico de comunicações de um registo, no Outlook, com o botão direito uma mensagem de e-mail que pretende associar ao registo e, em seguida, clique em ligação e registar. Para obter informações sobre como ligar automaticamente a mensagens de correio electrónico a registos, consulte o artigo associar e controlar mensagens de correio electrónico no Business Contact Manager.

Nota: Não existe nenhum indicador para indicar-lhe que uma mensagem de correio electrónico, compromisso ou tarefa está associada a um registo. Pode clicar no botão de ligação para o registo no item do Outlook para ver se o item está associado e os registos que o item está associado a.

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Associar um ficheiro do Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ou Word existente a um registo

  1. No Excel, PowerPoint, Publisher ou Word, abra o ficheiro que pretende associar a um registo.

  2. Clique no separador Ficheiro.

  3. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão de ligação para o registo.

  4. Na caixa de diálogo associar a registo do Business Contact Manager, na lista de pastas, clique no tipo de registo que pretende associar o ficheiro.

  5. Na lista de registos, clique num registo.

    Para ligar o ficheiro a mais de um registo, selecione os registos.

Como é que seleciono mais do que um registo?

Para selecionar registos que são adjacentes umas às outras, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registos de nome e apelidos do grupo ao qual pretende adicionar. Para selecionar registos não adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para selecionar todos os registos, clique numa e, em seguida, prima CTRL + A.

  1. Em Registos ligados, clique em Associar a.

    Os registos que selecionou estão listados na caixa Associar a.

  2. Clique em OK.

    Para mais informações, consulte o artigo ligar um ficheiro a um registo do Business Contact Manager.

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Ver e editar itens do histórico de comunicações

Pode ver e editar itens histórico de comunicações na página de histórico de comunicações de um registo ou na pasta Histórico de comunicações. Editáveis itens incluem tarefas, compromissos, notas de negócio e registos de chamadas. Mensagens de correio electrónico não podem ser editadas.

  1. Siga um dos seguintes procedimentos:

    Abrir um registo

    1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para apresentar a área de trabalho:

      • Gestão de Contactos.

      • Vendas.

      • Gestão de projetos. (Apenas para projetos de negócio)

        Por que é que a pasta Marketing não se encontra na lista?

        Por predefinição, atividades de marketing não possui uma página de Histórico. Não pode adicionar um item do histórico de comunicação para qualquer registo de atividade de marketing, uma vez que estes não estão ligadas a um tipo de registo conta ou contacto profissional.

    2. Clique no separador que contém o registo que pretende.

    3. Faça duplo clique no registo que tem os itens do histórico de comunicações que pretende ver.

    4. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

      Todos os itens do histórico de comunicações que estão ligados para o registo estão listados.

Abra a pasta de Histórico de comunicações

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

  2. Faça duplo clique na pasta Registos de negócio para expandi-lo e, em seguida, clique em Histórico de comunicações.

    Nota: Itens do histórico de comunicações que estão ligadas a mais de um registo aparecem na pasta Histórico de comunicações de mais do que uma vez. Quando elimina uma cópia de um item do histórico de comunicações que tem o número de cópias, as outras cópias ainda estão ligadas a registos. Os nomes dos registos associados são apresentados na coluna Ligadas a da pasta Histórico de comunicações.

Pode ordenar ou filtrar a lista para ver os itens que pretende. Clique no separador Ver e, em seguida, clique na disposição ou o filtro que pretende. Para obter informações sobre como aplicar um filtro mais avançado, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager.

  1. Faça duplo clique sobre o item do histórico de comunicações que pretende editar.

  2. Faça as alterações e, em seguida, guardá-los.

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Por que motivo alguns itens do histórico de comunicações estão listados mais de uma vez

Um item pode ser listado na página Histórico e na pasta Histórico de comunicações de mais do que uma vez, se o item está associado a mais do que um registo.

A página de Histórico de um registo de conta ou contacto profissional pode listar um item mais de uma vez se:

  • O item está associado ao registo de conta e registos que estão ligados para o registo de conta também estão ligados para o item. Um registo de conta herda os itens do histórico de comunicações dos registos que estão ligados à mesma.

  • O item está associado ao registo contacto profissional e oportunidade ou projeto de negócio que está associado ao contacto profissional contém uma ligação para o mesmo item do histórico de comunicações. Um registo de contacto profissional herda histórico de comunicações de ligados oportunidades e projetos de negócio.

A pasta de Histórico de comunicações lista um item mais de uma vez apenas se o item está associado a mais do que um registo. Se um item estiver listado na página Histórico de um registo de conta, uma vez que o registo de conta herdada-lo, mas esse item não está ligado diretamente para o registo de conta, o item não estiver listado na pasta Histórico de comunicações como ligada à conta registo.

Se editar um item num registo, o item alterações nos registos de todos os ligadas.

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Eliminar um item do histórico de comunicações

Nem todos os itens do histórico de comunicações eliminados comportam-se da mesma forma.

Quando elimina um compromisso, reunião, mensagem de correio electrónico, tarefa ou ficheiro a partir de um registo, o item permanece intacto na sua localização original. Pode ligar a outro registo em qualquer altura. Um eliminados compromisso, reunião, mensagem de correio electrónico ou tarefa é movida para a pasta Itens Eliminados no Business Contact Manager para Outlook.

Se eliminar um compromisso, reunião, mensagem de correio electrónico ou tarefa da respetiva localização original, mas não na Business Contact Manager para Outlook, cerca de 4 KB do item permanece na Business Contact Manager para Outlook. Se abrir um compromisso, reunião, mensagem de correio electrónico, tarefa ou ficheiro que foi eliminado da respetiva localização original, apresenta num formulário de atividade de empresas. Para obter informações, consulte o artigo utilizar um formulário de atividade de negócio neste artigo.

Quando elimina uma nota de negócio, oportunidade ou registo de chamadas a partir de um registo — desde que o item não está associado a outro registo — a nota de negócio real, oportunidade ou registo de chamadas é movido para a pasta Itens eliminados no Business Contact Manager para Outlook.

Para eliminar completamente um item do histórico de comunicações de Business Contact Manager para Outlook, tem de eliminá-lo a partir de cada registo que o item está associado a e, esvaziar a pasta Itens eliminados.

Nota: Apenas o proprietário da base de dados pode esvaziar a pasta Itens eliminados no Business Contact Manager para Outlook.

Para mais informações sobre como eliminar registos, consulte o artigo Eliminar o Business Contact Manager registos.

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

  2. Faça duplo clique na pasta Registos de negócio para expandi-lo e, em seguida, clique em Histórico de comunicações.

  3. Clique numa ou mais cópias do item do histórico de comunicações que pretende eliminar.

    Como é que seleciono mais do que um registo?

Para selecionar registos que são adjacentes umas às outras, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registos de nome e apelidos do grupo ao qual pretende adicionar. Para selecionar registos não adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para selecionar todos os registos, clique numa e, em seguida, prima CTRL + A.

  1. Botão direito do rato nos itens selecionados e, em seguida, clique em Eliminar.

    Nota: Num registo, não clique no botão Eliminar que está no grupo ações no Friso, uma vez que irá eliminar o registo todo, não apenas o item do histórico de comunicações selecionado.

A tabela seguinte lista de itens do histórico de comunicações, e se são guardados no Business Contact Manager para Outlook. Se o item está armazenado no Business Contact Manager para Outlook apenas, é eliminada juntamente com o registo de conta, contacto profissional, oportunidade ou projeto de negócio ligado.

Tipo de item do histórico de comunicações

Guardado no
Business Contact Manager para Outlook apenas?

Nota de negócio

Sim

Projeto de Negócio

Sim

Tarefa de projeto

Sim

Oportunidade

Sim

Registo de chamadas

Sim

Mensagem de e-mail

Não

Compromisso

Não

Tarefa

Não

Ficheiro

Não

Nota: Quando a pasta Itens eliminados é esvaziada, todos os itens na pasta são eliminados permanentemente. No entanto, se o item associado a um registo noutro local existe como um ficheiro ou Outlook compromisso, tarefa ou mensagem de correio electrónico, em seguida, podem ser ligado a outros registos. Registos de chamadas e notas de negócio são um caso especial, uma vez que não estejam isoladas. Estes devem ser ligados a registos de conta, contacto profissional, oportunidade ou projeto de negócio. Por conseguinte, assim que os registos que estão ligadas a são eliminados permanentemente, estes itens não podem ser restaurados. Para mais informações sobre como restaurar itens eliminados, consulte o artigo restaurar um registo no Business Contact Manager.

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Itens do histórico de comunicações de ordenação

Pode ordenar itens do histórico de comunicações um número de formas.

  1. Siga um dos seguintes procedimentos:

    Ordenar os itens do histórico de comunicações na página Histórico de um registo

    1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para apresentar a área de trabalho:

      • Gestão de Contactos.

      • Vendas.

      • Gestão de projetos. (Apenas para projetos de negócio)

        Por que é que a pasta Marketing não se encontra na lista?

        Por predefinição, a pasta Marketing não contém registos de conta ou contacto profissional. Não pode adicionar um item do histórico de comunicação para qualquer registo de atividade de marketing, uma vez que estes não estão ligadas a um tipo de registo conta ou contacto profissional.

    2. Clique no separador que contém o registo que pretende.

    3. Faça duplo clique no registo que contém os itens do histórico de comunicações que pretende ver.

    4. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

    Ordenar registos na pasta Histórico de comunicações

    1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

    2. Faça duplo clique na pasta Registos de negócio para expandi-lo e, em seguida, clique em Histórico de comunicações.

  2. No Friso, clique no separador Ver.

  3. No grupo disposição, clique das opções disponíveis:

    1. Por tipo ou tipo

    2. Por data de criação

    3. Por data de modificação

    4. Ao criador de blocos

    5. Por associado a

    6. Inverter a ordenação

    7. Expandir/fechar

      Também pode ordenar a lista ao clicar num cabeçalho de coluna.

Nota: A ordenação é mantida enquanto o registo ou pasta de Histórico de comunicações está aberta. Quando fecha o registo ou a pasta, a ordenação é removida.

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Utilizar um formulário de atividade de empresas

Se abrir um item do histórico de comunicações como uma reunião, uma mensagem de correio electrónico, uma tarefa ou ficheiro e o item não está disponível, esta é aberta num formulário de atividade de empresas. O item do histórico de comunicações original poderá não estar disponível porque foi eliminado da respetiva localização original ou já não estiver ligado ao computador no qual está localizado no item original.

O formulário de atividade de empresas inclui algumas informações básicas. Por exemplo, para mensagens de correio electrónico, inclui Assunto, Ligação e os primeira 4 quilobytes (KB) da mensagem. Para um ficheiro, inclui o nome do ficheiro, Associar a e a localização do ficheiro original.

Nota: Campos que contêm informações do original item não podem ser editados.

  • Assunto     O assunto ou título do original item.

  • Ligação para     Um registo que este item foi ligado a.

  • Criado/conclusão     A data em que o item original foi criado ou o vencimento.

  • Enviado     A data em que o item original foi enviado (aplica-se apenas a uma reunião ou uma mensagem de e-mail).

  • Modificado     A data em que as alterações mais recentes que foram guardadas para o item original.

  • Notas     Os primeira 4 quilobytes (KB) da mensagem de e-mail, informações básicas sobre a reunião ou tarefas ou a localização do ficheiro original.

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