Controlar actualizações a um site SharePoint

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Pode utilizar o Microsoft Office Outlook 2007 para controlar actualizações e gerir notificações de um site SharePoint.

Nota: As funcionalidades descritas neste artigo trabalhar com sites SharePoint que estiver a executar Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se não tiver a certeza de que versões do Microsoft SharePoint produtos e tecnologias estiver a executar no servidor, solicite ao administrador de servidor.

Neste artigo

Descrição geral

Receber RSS Feeds de uma lista do SharePoint ou biblioteca

Criar um alerta para uma lista do SharePoint ou biblioteca

Cancelar um Feed RSS de uma lista do SharePoint ou biblioteca

Cancelar um alerta para uma lista do SharePoint ou biblioteca

Descrição Geral

Quando as listas e bibliotecas de um site SharePoint sofrem alterações, pode ser difícil manter um registo das mesmas. Talvez pretenda saber quando são adicionados novos assuntos a um lista de assuntos, para poder controlá-los. Ou talvez pretenda ser alertado quando forem adicionados novos ficheiros à biblioteca do SharePoint.

Existem duas formas de receber notificações sobre actualizações a um site SharePoint no Office Outlook 2007:

  • RSS     Pode subscrever actualizações a uma lista ou biblioteca do SharePoint utilizando RSS (Really Simple Syndication). RSS é uma tecnologia que os editores de conteúdo utilizam para distribuir informações com regularidade num formato padrão aos leitores de RSS. Pode utilizar o Outlook como um leitor de RSS para receber feeds periódicos de conteúdo de várias origens na Caixa de Correio. Se já receber Feeds RSS no Outlook, os Feeds RSS dos sites SharePoint serão apresentados na mesma localização.

  • Alertas     Pode receber alertas quando os itens são alterados. Os alertas são enviados sob forma de mensagens para a pasta A Receber quando o conteúdo é alterado num site SharePoint. Pode especificar as condições de recepção dos alertas — por exemplo, quando ocorrerem alterações ou quando for criado um novo item. Também pode escolher se pretende receber os alertas imediatamente ou receber um resumo diário ou semanal.

Se já estiver a receber notificações e as suas necessidades se alterarem, pode cancelar os Feeds RSS e alertas. Por exemplo, se pertencer a um grupo do SharePoint que arquiva os debates por correio electrónico numa área de debate e descobrir que já recebeu o conteúdo por correio electrónico, pode cancelar os alertas.

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Receber Feeds RSS de uma lista ou biblioteca do SharePoint

  1. Num browser, abra a lista ou biblioteca no site SharePoint.

    Se não conseguir localizar a lista ou biblioteca, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

  2. No de menu ações Imagem de menu , clique em Ver Feed RSS.

    É apresentada uma página Web com um resumo dos itens na lista ou biblioteca.

  3. Na página Web, clique na hiperligação subscrever este feed RSS.

  4. Quando for apresentada uma mensagem que pergunta se pretende subscrever o Feed RSS, clique em Sim.

    O Feed RSS da lista ou biblioteca é apresentado apenas na pasta Feeds RSS.

    Feeds RSS no Outlook

  5. Em Feeds RSS, seleccione a pasta para a lista ou biblioteca do SharePoint.

    Se o Painel de Leitura estiver activado, o conteúdo será aí apresentado, para o utilizador ler e interagir com o mesmo.

  6. Para abrir um Feed RSS para um ficheiro ou item de lista, faça duplo clique no mesmo.

  7. Alguns itens de Feed RSS são resumos do ficheiro ou item de lista completo do SharePoint. Para ver o ficheiro ou item de lista completo, clique na hiperligação Ver Artigo.

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Criar um alerta para uma lista ou biblioteca do SharePoint

Pode criar alertas de modo a que o site SharePoint o notifique quando itens da lista ou biblioteca forem alterados. Pode criar um alerta a partir do Outlook 2007 ou do site SharePoint. Para criar um alerta, tem de estar ligado ao servidor que está em execução no site SharePoint e tem de ter permissão para criar alertas para essa lista ou biblioteca. O seguinte procedimento descreve como criar um alerta utilizando o Office Outlook 2007.

Nota: O administrador do SharePoint pode modificar, restringir e desactivar alertas para um site inteiro. Para obter mais informações, consulte o administrador do seu site do SharePoint.

  1. No Painel de Navegação no Outlook, verifique se Correio está seleccionado.

  2. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.

  3. Clique no separador Gerir Alertas.

  4. Clique em Novo Alerta.

  5. Na caixa de diálogo Novo Alerta, seleccione a origem do alerta que pretende criar. Se não vir o site SharePoint para o qual pretende criar um alerta, escreva o endereço para o site na caixa Endereço do Web Site.

  6. Clique em Abrir.

    O site SharePoint abre-se na página Novo Alerta.

  7. Clique na lista ou biblioteca para a qual pretende criar um alerta.

  8. Clique em Seguinte.

  9. Na secção Título do Alerta, escreva um título para o alerta. Este procedimento é realizado na caixa Assunto do alerta de correio electrónico.

  10. Na secção Enviar alertas para, introduza os nomes das pessoas a quem pretende enviar alertas para ou clique no endereço livro botão Imagem de botão para selecionar os nomes. Para enviar um alerta para si mesmo, escreva o seu nome de correio electrónico.

    Consoante as definições e as permissões no site, o seu endereço de correio electrónico poderá já ser apresentado e pode não conseguir adicionar alertas para outras pessoas.

  11. Escolha as definições pretendidas: se pretende ser alertado quando ocorre alguma alteração ou apenas quando um item criado por si sofrer alterações, bem como a frequência dos alertas.

  12. Clique em OK.

  13. Para criar alertas adicionais, clique Adicionar Alerta em Os Meus Alertas neste Site.

Sugestão: Também pode configurar alertas para um item ou ficheiro específico numa lista ou biblioteca do site SharePoint. Na lista ou biblioteca do site SharePoint, aponte para o item ou ficheiro, clique na seta que é apresentada e, em seguida, clique em Alertar-me.

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Cancelar um Feed RSS de uma lista ou biblioteca do SharePoint

O cancelamento de um Feed RSS que receba de uma lista ou biblioteca do SharePoint é semelhante ao cancelamento de qualquer Feed RSS.

  1. Em Correio, no Painel de Navegação, clique na pasta Feeds RSS para expandi-la.

  2. Seleccione o Feed RSS que pretende cancelar.

  3. Prima a tecla DELETE.

  4. Quando lhe for pedido para confirmar a eliminação, clique em Sim.

    Notas: 

    • Se pretender manter o Feed RSS, mas eliminar os itens transferidos, abra a pasta do Feed RSS, seleccione os itens a eliminar e prima a tecla DELETE.

    • Também pode cancelar Feeds RSS sem eliminar os itens transferidos. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta e, em seguida, clique no separador Feeds RSS. Seleccione a lista ou biblioteca cuja subscrição pretende cancelar e, em seguida, clique em Remover.

    • Se o Feed RSS estiver a ser sincronizado quando tentar eliminá-lo, verá uma mensagem de que deve aguardar até a sincronização estar concluída antes de eliminá-lo.

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Cancelar um alerta para uma lista ou biblioteca do SharePoint

Pode gerir os alertas a partir do Outlook 2007 ou do site SharePoint. Para cancelar um alerta para uma lista ou biblioteca, tem de ter permissão para modificar os alertas para essa lista ou biblioteca. O procedimento seguinte descreve como cancelar um alerta utilizando o Outlook 2007.

Nota: O administrador do SharePoint pode modificar, restringir e desactivar alertas para um site inteiro. Para obter mais informações, consulte o administrador do seu site do SharePoint.

  1. No Painel de Navegação no Outlook, verifique se Correio está seleccionado.

  2. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.

  3. Clique no separador Gerir Alertas.

  4. Seleccione o alerta que pretende cancelar.

  5. Clique em Eliminar.

  6. Se lhe for pedido para confirmar a eliminação, clique em Sim.

Nota: Se o alerta que pretende cancelar não aparecer na caixa de diálogo regras e alertas, poderá conseguir cancelar o alerta do site do SharePoint. Para ver e gerir os seus alertas no site do SharePoint, clique no menu de boas-vindas do seu nome, clique em Definições do meu e, em seguida, clique nos Meus alertas.

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