Contagem em relatórios

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Pode ser útil para ter uma contagem das quantos registos estão contidos num relatório. Em relatórios de agrupado ou de resumo, pode apresentar uma contagem das quantos registos estão em cada grupo. Em alternativa, pode adicionar um número de linha para cada registo para facilitar a referir-se a cada um deles. Este artigo explica, passo a passo, como adicionar linhas e as contagens números ao seu relatório.

O que pretende fazer?

Contar o número de registos num relatório ou grupo

Adicionar um número de linha para cada registo num relatório ou grupo

Contar o número de registos num relatório ou grupo

Vista de esquema fornece-lhe a forma mais rápida de adicionar contagens ao seu relatório.

Contar registos utilizando a vista de esquema

  1. No painel de navegação, com o botão direito do relatório e, em seguida, clique em Vista de esquema no menu de atalho.

  2. Clique num campo que pretende contar. Para se certificar de que todos os registos são contados, clique num campo que sabe que não contiver valores nulos, tal como um campo ID.

  3. No separador estrutura, no grupo agrupamento e totais, clique em totais. Nota, se estiver a utilizar o Access 2007, o comando totais é no separador Formatar.

  4. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Para contar o número de todos os registos no relatório independentemente de se existir um valor no campo selecionado, clique em Contar registos.

    • Para contar apenas os registos para os quais existe um valor no campo selecionado, clique em Contar valores.

      Nota: Contar valores não está disponível para campos dos seguintes tipos de dados:

      • Texto longo (nota)

      • Objeto OLE

      • Hiperligação

      • Anexo

  5. O Access adiciona uma caixa de texto para a secção de rodapé do relatório e define a respetiva propriedade Origem do controlo para uma expressão que efetua a função contar . Se existirem quaisquer níveis de agrupamento no seu relatório, o Access também adiciona uma caixa de texto para cada rodapé do grupo que executa o cálculo do mesmo.

    Nota: Se utilizar a vista de esquema para criar uma contagem num campo específico, o Access cria uma expressão que conta apenas os registos onde esse campo não é nulo. Por exemplo, se existirem 10 registos no relatório e adicionar a contagem de um campo que contém três valores nulos, a caixa de texto de contagem apresenta 7 — o número de registos que contenham valores não nulos. Pode evitar esta situação adicionando contagens apenas aos campos que não permitem valores nulos (como campos ID) ou pode editar a origem do controlo da caixa de texto para que será sempre contar todos os registos se contiverem valores nulos ou não. Para fazê-lo:

  6. Selecione a caixa de texto que apresenta a contagem. Se a folha de propriedades ainda não estiver visível, prima F4 para apresentá-lo.

  7. Clique no separador Dados.

  8. Na caixa de propriedade Origem do controlo, elimine a expressão e escreva =Count(*).

  9. Guardar o relatório e mude para vista de relatório para ver os resultados.

Contar registos utilizando a vista de estrutura

  1. No painel de navegação, com o botão direito do relatório e clique em Vista de estrutura no menu de atalho.

  2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Caixa de Texto.

  3. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Para adicionar uma contagem de todos os registos no relatório, clique na secção de relatório de cabeçalho ou rodapé de relatório onde pretende colocar a caixa de texto.

    • Para adicionar uma contagem de todos os registos de cada grupo de um relatório agrupado, clique na secção grupo cabeçalho ou rodapé de grupo onde pretende colocar a caixa de texto.

  4. Selecione a caixa de texto e prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  5. Clique no separador Dados.

  6. Na caixa de propriedade Origem do controlo, escreva =Count(*).

    Este expressão utiliza a função contar para contar o número de todos os registos no relatório ou agrupar mesmo se alguns campos no alguns registos são nulos. Para contar registos apenas onde um campo específico não é nulo (por exemplo, NomeDoFornecedor), como alternativa, utilize a seguinte expressão: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0)).

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Adicionar um número de linha para cada registo num relatório ou grupo

Pode numerar os itens no seu relatório. Por exemplo, de um relatório Vendas por produto, poderá querer "1" preceder o primeiro item num grupo de produto, "2" preceder o segundo item, e assim sucessivamente. Quando o grupo de produto seguinte começa, o é iniciado contar sobre, e "1" precede o primeiro item.

Numerar os itens num relatório

Pode numerar os itens no seu relatório utilizando um controlo calculado e definindo a respetiva propriedade Soma parcial .

  1. No painel de navegação, com o botão direito do relatório e, em seguida, clique em Vista de estrutura no menu de atalho.

  2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Caixa de Texto.

  3. Na secção de detalhes do relatório, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto, certificando-se de que é suficientemente larga para acomodar o maior número de produto.

    Por exemplo, se tiver muito provavelmente cem encomendas, irá precisar de espaço para pelo menos três carateres (100). Se for apresentada uma etiqueta junto à caixa de texto, elimine a etiqueta clicando na mesma e, em seguida, premindo DELETE. Se tiver colocado na caixa de texto junto à margem esquerda, poderá estar oculta a etiqueta na caixa de texto. Utilizar a alça de deslocamento no canto superior esquerdo da caixa de texto, arraste a caixa de texto para a direita, para que possa ver a etiqueta. Pode, em seguida, clique na etiqueta e prima a tecla DELETE.

  4. Selecione a caixa de texto. Se a folha de propriedades ainda não tiver sido apresentada, prima F4 para a apresentar.

  5. Clique no separador Tudo. Na caixa nome da propriedade, escreva um nome, tal como txtNúmeroDoItem.

  6. Clique no separador Dados.

  7. Na caixa de propriedade Soma parcial, selecione Por grupo.

  8. Na caixa de propriedade Origem do controlo, escreva = 1.

  9. Clique no separador Formatar.

  10. Na caixa de propriedade Formatar, escreva #. (um sinal de libra seguido de um período).

    Isto formata o número da linha com um ponto a seguir ao número.

  11. Guardar o relatório e mude para vista de relatório para ver os resultados.

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