Contagem em relatórios

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Pode ser útil ter uma contagem de quantos registos estão contidos num relatório. Em relatórios agrupados ou de resumo, pode apresentar uma contagem de quantos registos estão em cada grupo. Em alternativa, pode adicionar um número de linha a cada registo para que seja mais fácil referir-se a cada um. Este artigo explica, passo-a-passo, como adicionar contagens e números de linha ao relatório.

O que pretende fazer?

Contar o número de registos num relatório ou grupo

Adicionar um número de linha para cada registo num relatório ou grupo

Contar o número de registos num relatório ou grupo

A vista de esquema fornece-lhe a forma mais rápida de adicionar contagens ao seu relatório.

Contar registos utilizando a vista de esquema

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato no relatório e, em seguida, clique em vista de esquema no menu de atalho.

  2. Clique num campo que pretende contar. Para garantir que todos os registos são contados, clique num campo que sabe que não contém valores nulos, como um campo ID.

  3. No separador Estrutura, no grupo Agrupamento e Totais, clique em Totais

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para contar todos os registos no relatório independentemente de se existe um valor no campo selecionado, clique em contar registos.

    • Para contar apenas os registos para os quais existe um valor no campo selecionado, clique em contar valores.

      Nota: Os valores de contagem não estão disponíveis para campos dos seguintes tipos de dados:

      • Texto Longo (Memo)

      • Objeto OLE

      • Hiperligação

      • Anexo

  5. O Access adiciona uma caixa de texto à secção rodapé do relatório e define a propriedade origem do controlo como uma expressão que efetue a função contar . Se existirem níveis de agrupamento no seu relatório, o Access também adiciona uma caixa de texto a cada rodapé de grupo que efetue o mesmo cálculo.

    Nota: Se utilizar a vista de esquema para criar uma contagem num campo específico, o Access cria uma expressão que só conta os registos em que esse campo não é nulo. Por exemplo, se existirem 10 registos no relatório e adicionar a contagem a um campo que contenha três valores nulos, a caixa de texto contagem apresentará 7 — o número de registos com valores não nulos. Pode evitar isto ao adicionar contagens apenas a campos que não permitam valores nulos (como os campos de ID) ou pode editar a origem do controlo da caixa de texto para que esta Conte sempre todos os registos, quer contenham valores nulos ou não. Para o fazer:

  6. Selecione a caixa de texto que apresenta a contagem. Se a folha de propriedades ainda não tiver sido apresentada, prima F4 para a apresentar.

  7. Clique no separador Dados.

  8. Na caixa de propriedade origem do controlo , elimine a expressão e escreva = contar (*).

  9. Guarde o relatório e mude para a vista de relatório para ver os resultados.

Contar registos utilizando a vista de estrutura

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato no relatório e clique em vista de estrutura no menu de atalho.

  2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Caixa de Texto.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para adicionar uma contagem de todos os registos no relatório, clique na secção cabeçalho do relatório ou rodapé do relatório onde pretende colocar a caixa de texto.

    • Para adicionar uma contagem de todos os registos em cada grupo de um relatório agrupado, clique na secção de cabeçalho de grupo ou rodapé de grupo onde pretende colocar a caixa de texto.

  4. Selecione a caixa de texto e prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  5. Clique no separador Dados.

  6. Na caixa de propriedade origem do controlo , escreva = contar (*).

    Esta expressão utiliza a função contar para contar todos os registos no relatório ou grupo, mesmo que alguns campos em alguns registos sejam nulos. Para contar os registos apenas em que um campo específico não é nulo (por exemplo, NomeDoFornecedor), utilize a seguinte expressão: = CDbl (cont (contagem ([CódigoDoFornecedor]), 0)).

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Adicionar um número de linha para cada registo num relatório ou grupo

Pode numerar itens no seu relatório. Por exemplo, num relatório de vendas por produto, poderá querer "1" para preceder o primeiro item num grupo de produtos, "2" para preceder o segundo item e assim sucessivamente. Quando começa o grupo de produtos seguinte, a contagem é reiniciada e "1" precede o primeiro item.

Numerar os itens num relatório

Pode numerar os itens no relatório ao utilizar um controlo calculado e definir a propriedade soma em execução .

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato no relatório e, em seguida, clique em vista de estrutura no menu de atalho.

  2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Caixa de Texto.

  3. Na secção detalhe do relatório, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto, certificando-se de que é suficientemente larga para acomodar o maior número de item.

    Por exemplo, se for provável que tenha encomendas do 100, vai necessitar de espaço para pelo menos três carateres (100). Se for apresentada uma etiqueta junto à caixa de texto, elimine a etiqueta clicando nela e, em seguida, prima DELETE. Se colocou a caixa de texto junto à margem esquerda, a etiqueta poderá estar oculta na caixa de texto. Utilizar a alça de deslocamento no canto superior esquerdo da caixa de texto, arraste a caixa de texto para a direita para que possa ver a etiqueta. Em seguida, pode clicar na etiqueta e premir a tecla DELETE.

  4. Selecione a caixa de texto. Se a folha de propriedades ainda não tiver sido apresentada, prima F4 para a apresentar.

  5. Clique no separador tudo . Na caixa de propriedades nome , escreva um nome, como txtItemNumber.

  6. Clique no separador Dados.

  7. Na caixa de propriedade soma parcial , selecione porbaixo de grupo.

  8. Na caixa de propriedade origem do controlo , escreva = 1.

  9. Clique no separador Formatar.

  10. Na caixa de propriedades Formatar , escreva #. (um sinal de sustenido seguido de um ponto final).

    Isto formata o número da linha com um ponto após o número.

  11. Guarde o relatório e mude para a vista de relatório para ver os resultados.

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