Contagem em relatórios

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Poderá ser útil ter uma contagem da quantidade de registos contidos num relatório. Em relatórios agrupados ou de resumo, poderá apresentar uma contagem da quantidade de registos em cada grupo. Em alternativa, poderá adicionar um número de linha a cada registo para facilitar a referência a cada um. Este artigo explica, passo a passo, como adicionar contagens e números de linha a um relatório.

O que pretende fazer?

Contar o número de registos num relatório ou grupo

Adicionar um número de linha para cada registo num relatório ou grupo

Contar o número de registos num relatório ou grupo

A vista de esquema oferece-lhe a forma mais rápida de adicionar contagens a um relatório.

Contar registos utilizando a vista de esquema

  1. No painel de navegação, com o botão direito do relatório e, em seguida, clique em Vista de esquema Imagem de botão no menu de atalho.

  2. Clique num campo que pretende contar. Para se certificar de que todos os registos são contados, clique num campo que sabe que não contiver valores nulos, tal como um campo ID.

  3. No separador Formatar, no grupo agrupamento e totais, clique em totais. Imagem de botão

  4. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Para contar todos os registos no relatório independentemente de existir um valor no campo seleccionado, clique em Contar Registos.

    • Para contar apenas registos para os quais exista um valor no campo seleccionado, clique em Contar Valores.

      Nota: Contar Valores não está disponível para campos dos seguintes tipos de dados:

      • Memo

      • Objecto OLE

      • Hiperligação

O Access adiciona uma caixa de texto à secção Rodapé do Relatório e define a respectiva propriedade Origem do Controlo com uma expressão que execute a função Contar. Se houver níveis de agrupamento no relatório, o Access irá também adicionar uma caixa de texto a cada rodapé de grupo que execute o mesmo cálculo.

Nota: Se utilizar a vista de esquema para criar uma contagem num campo específico, o Access irá criar uma expressão que conte apenas registos em que esse campo não seja nulo. Por exemplo, se existirem 10 registos no relatório, e se adicionar a contagem a um campo que contenha três valores nulos, a caixa de texto de contagem irá apresentar 7: o número de registos que contêm valores diferentes de nulo. Poderá evitar isto adicionando contagens apenas a campos que não permitam valores nulos (como os campos de ID), ou poderá editar a origem de controlo da caixa de texto para que conte sempre todos os registos, quer tenham valores nulos ou não. Para tal:

  1. Seleccione a caixa de texto que apresenta a contagem. Se a folha de propriedades ainda não estiver a ser apresentada, prima F4 para a apresentar.

  2. Clique no separador Dados.

  3. Na caixa de propriedade Origem do Controlo, elimine a expressão e escreva =Count(*).

  4. Guarde o relatório e mude para a vista de relatório para ver os resultados.

Contar registos utilizando a vista de estrutura

  1. No painel de navegação, com o botão direito do relatório e clique em Vista de estrutura Imagem de botão no menu de atalho.

  2. No separador estrutura, no grupo controlos, clique em Caixa de texto. Imagem de botão

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para adicionar uma contagem de todos os registos no relatório, clique na secção de relatório de cabeçalho ou rodapé de relatório onde pretende colocar a caixa de texto.

    • Para adicionar uma contagem de todos os registos de cada grupo de um relatório agrupado, clique na secção grupo cabeçalho ou rodapé de grupo onde pretende colocar a caixa de texto.

  4. Seleccione a caixa de texto e prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  5. Clique no separador Dados.

  6. Na caixa de propriedade Origem do controlo, escreva =Count(*).

    Este expressão utiliza a função contar para contar o número de todos os registos no relatório ou agrupar mesmo se alguns campos no alguns registos são nulos. Para contar registos apenas onde um campo específico não é nulo (por exemplo, NomeDoFornecedor), como alternativa, utilize a seguinte expressão: =CDbl(Nz(contar ([NomeDoFornecedor]), 0)).

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Adicionar um número de linha por cada registo num relatório ou grupo

É possível atribuir números a itens no relatório. Por exemplo, num relatório de vendas por produto, poderá pretender que "1" preceda o primeiro item num grupo de produtos, que "2" preceda o segundo item, e assim por diante. Quando o próximo grupo de produtos tiver início, a contagem irá recomeçar e "1" irá preceder o primeiro item.

Numerar os itens num relatório

Poderá atribuir números aos itens no relatório utilizando um controlo calculado e definindo a respectiva propriedade Soma Parcial.

  1. No painel de navegação, com o botão direito do relatório e, em seguida, clique em Vista de estrutura Imagem de botão no menu de atalho.

  2. No separador estrutura, no grupo controlos, clique em Caixa de texto. Imagem de botão

  3. Na secção Detalhe do relatório, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto, certificando-se de que é suficientemente larga para acomodar o maior número de item.

    Por exemplo, se for provável vir a ter cem encomendas, será necessário espaço para pelo menos três caracteres (correspondentes ao número 100). Se aparecer uma etiqueta junto à caixa de texto, elimine a etiqueta clicando na mesma e premindo a tecla DELETE. Se tiver colocado a caixa de texto junto da margem esquerda, é possível que a etiqueta esteja ocultada por baixo da caixa de texto. Utilizando a alça de deslocamento no canto superior esquerdo da caixa de texto, arraste a caixa de texto para a direita, para que possa ver a etiqueta. Em seguida, poderá clicar na etiqueta e premir a tecla DELETE.

  4. Seleccione a caixa de texto. Se a folha de propriedades ainda não estiver a ser apresentada, prima F4 para a apresentar.

  5. Clique no separador Tudo. Na caixa nome da propriedade, escreva um nome, tal como txtItemNumber.

  6. Clique no separador Dados.

  7. Na caixa de propriedade Soma Parcial, seleccione Por Grupo.

  8. Na caixa de propriedade Origem do Controlo, escreva =1.

  9. Clique no separador Formatar.

  10. Na caixa de propriedade Formatar, escreva #. (sinal de cardinal seguido de um ponto).

    Este procedimento formata o número de linha com um ponto a seguir ao número.

  11. Guarde o relatório e mude para a vista de relatório para ver os resultados.

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