Considerações de estrutura para a atualização de dados

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Uma base de dados bem estruturada não apenas ajuda a garantir a integridade dos dados, mas é mais fácil de manter e atualizar. Uma base de dados do Access não é um ficheiro no mesmo sentido que um documento do Microsoft Word ou um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, trata-se de uma coleção de objetos (tabelas, formulários, relatórios, consultas, etc.) que têm de trabalhar em conjunto para funcionar corretamente.

Os utilizadores inserem dados principalmente através dos controlos. O que faz com um determinado controlo depende do tipo de dados definido para o campo de tabela subjacente, todas as propriedades definidas para esse campo e as propriedades definidas para o controlo. Por fim, considere utilizar técnicas de bases de dados adicionais, tais como validação, valores predefinidos, listas e pesquisas e atualizações em cascata. 

Para obter mais informações sobre como atualizar dados a partir de um ponto de vista do utilizador, consulte formas de adicionar, editar e eliminar registos.

Neste artigo

Como a estrutura da base de dados afeta a introdução de dados

As informações que mantém numa base de dados são armazenadas em tabelas, que contêm dados sobre um assunto específico, como recursos ou contactos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item, como um contacto específico. Um registo é constituído por campos, como o nome, o endereço e o número de telefone. Normalmente, um registo é denominado linha e um campo é normalmente denominado coluna. Estes objetos têm de aderir a um conjunto de princípios de estrutura ou a base de dados irá funcionar mal ou falhar. Por sua vez, os princípios de estrutura afetam a forma como insere dados. Tenha em conta o seguinte:

  • Tabelas    O Access armazena todos os dados de uma ou mais tabelas. O número de tabelas que utiliza depende do design e da complexidade da base de dados. Apesar de poder ver dados num formulário, um relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access armazena os dados apenas em tabelas e os outros objetos na base de dados estão incorporados nessas tabelas. Cada tabela deve ser baseada num único assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contacto profissional não deve conter informações de vendas. Se o tiver, encontrar e editar as informações corretas pode tornar-se difícil, se não for impossível.

  • Tipos de dados    Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não pode armazenar notas num campo definido para aceitar números. Se tentar introduzir texto nesse campo, o Access apresenta uma mensagem de erro. No enTanto, esta não é uma regra difícil e rápida. Por exemplo, pode armazenar números (por exemplo, códigos postais) num campo definido para o tipo de dados texto abreviado, mas não pode efetuar cálculos nesses dados porque o Access considera uma parte do texto.

    Com algumas exceções, os campos num registo devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não pode introduzir mais do que um endereço num campo de endereço. Isto é em comparação com o Microsoft Excel, que lhe permite introduzir qualquer número de nomes ou endereços ou imagens numa única célula, a menos que defina essa célula para aceitar tipos de dados limitados. 

  • Campos de valores múltiplos    O Access fornece uma funcionalidade denominada campo de valores múltiplos para anexar múltiplos pedaços de dados a um único registo e para criar listas que aceitem múltiplos valores. Pode sempre identificar uma lista de valores múltiplos porque o Access apresenta uma caixa de verificação ao lado de cada item de lista. Por exemplo, pode anexar um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registo na base de dados. Também pode criar uma lista de nomes e selecionar quantos desses nomes forem necessários. Pode parecer que a utilização de campos de valores múltiplos quebra as regras da estrutura da base de dados, uma vez que pode armazenar mais de um registo por campo de tabela. No enTanto, o Access impõe as regras "por trás dos bastidores" ao armazenar os dados em tabelas ocultas especiais.

  • Utilizar formulários    Normalmente, cria formulários quando pretende tornar uma base de dados mais fácil de utilizar e para ajudar a garantir que os utilizadores inserem dados de forma precisa. A forma como utiliza um formulário para editar os dados depende da estrutura do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controlos, tais como listas, caixas de texto, botões e folhas de dados pares. Por sua vez, cada um dos controlos no formulário lê ou escreve dados para um campo de tabela subjacente.

Para obter mais informações, consulte noções básicas de estrutura de bases de dados e criar uma tabela e adicionar campos.

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Definir um valor predefinido para um campo ou controlo

Se um grande número de registos partilhar o mesmo valor para um determinado campo, tal como uma cidade ou país/região, pode poupar tempo ao definir um valor predefinido para o controlo associado a esse campo ou o próprio campo. Quando abre o formulário ou tabela para criar um novo registo, o valor predefinido é apresentado nesse controlo ou campo.

Numa tabela

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na parte superior da vista, selecione o campo.

  3. Na parte inferior da vista, selecione o separador geral .

  4. Defina a propriedade valor preDefinido para o valor que pretende.

Num formulário

  1. Abra o formulário na vista de esquema ou estrutura.

  2. Clique com o botão direito do rato no controlo com o qual pretende trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. No separador dados , defina a propriedade valor predefinido para o valor que pretende.

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Utilizar regras de validação para limitar dados

Pode validar dados em bases de dados de ambiente de trabalho do Access à medida que o insere com regras de validação. As regras de validação podem ser definidas na vista de estrutura de tabela ou de folha de dados de tabela. Existem três tipos de regras de validação no Access:

  • Regra de validação de campo    Pode utilizar uma regra de validação de campo para especificar um critério para o qual todos os valores de campo válidos devem ser atendidos. Não deverá ter que especificar o campo atual como parte da regra, a menos que utilize o campo numa função. As restrições dos tipos de carateres que podem ser introduzidos num campo poderão ser mais fáceis de aplicar com uma Máscara de Introdução. Por exemplo, um campo de data poderá ter uma regra de validação que não permita valores no passado.

  • Regra de validação de registo    Pode utilizar uma regra de validação de registo para especificar uma condição que todos os registos válidos têm de satisfazer. Pode comparar os valores nos diferentes campos com uma regra de validação de registo. Por exemplo, um registo com dois campos de data poderá exigir que os valores de um campo sejam sempre precedidos por valores do outro campo (por exemplo, StartDate é anterior a EndDate).

  • Validação num formulário    Pode utilizar a propriedade regra de validação de um controlo num formulário para especificar um critério a que todos os valores que lhe são utilizados para esse controlo têm de ser atendidos. A propriedade de controlo Regra de Validação funciona como uma regra de validação de campo. Normalmente, utiliza uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação de campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for utilizada.

Para obter mais informações, consulte restringir a introdução de dados através de regras de validação.

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Trabalhar com listas de valores e campos de pesquisa

Existem dois tipos de dados de lista no Access:

  • Listas de valores    Estes contêm um conjunto de valores embutidos em código que pode introduzir manualmente. Os valores residem na propriedade origem da linha do campo.

  • Campos de pesquisa    Estas utilizam uma consulta para recuperar valores de outra tabela. A propriedade origem da linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores embutida em código. A consulta recupera valores de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por predefinição, o campo de pesquisa apresenta-lhe esses valores na forma de uma lista. Dependendo da forma como define o campo de pesquisa, pode selecionar um ou mais itens nessa lista.

    Nota    Os campos de pesquisa podem confundir novos utilizadores do Access porque é apresentada uma lista de itens numa só localização (a lista que o Access cria a partir dos dados no campo de pesquisa), mas os dados podem residir em outra localização (a tabela que contém os dados).

Por predefinição, o Access apresenta os dados da lista num controlo de caixa de combinação, embora possa especificar um controlo de caixa de listagem. É aberta uma caixa de combinação para apresentar a lista e, em seguida, é fechada depois de fazer uma seleção. Uma caixa de listagem, por outro lado, permanece sempre aberta.

Para editar listas, também pode executar o comando Editar itens de lista ou pode editar os dados diretamente na propriedade origem da linha da tabela de origem. Quando atualiza os dados num campo de pesquisa, atualiza a tabela de origem.

Caso a propriedade Tipo de Origem de Linha da sua caixa de listagem ou caixa de combinação esteja definida para Lista de Valor, pode editar a lista de valores enquanto o formulário está aberto na vista Formulário — ao evitar a necessidade de mudar para a vista Estrutura ou vista Esquema, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Origem de Linha do controlo sempre que necessitar de fazer uma alteração à lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação tem de estar definida para Sim.

Para obter mais informações, consulte o artigo criar uma lista de escolhas através de uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação.

Evitar a edição da lista de valores na vista Formulário

  1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e clique em Vista Estrutura ou Vista Esquema.

  2. Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  3. No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores para Não.

  4. Clique em ficheiro e, em seguida, clique em guardarou prima CTRL + S imagem de botão .

Especificar um formulário diferente para editar a lista de valores

Por predefinição, o Access fornece-lhe um formulário incorporado com o objetivo de editar a lista de valores. Caso possua outro formulário que prefira utilizar para este propósito, pode introduzir o nome do formulário na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens da seguinte forma:

  1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista Estrutura e Vista Esquema no menu de atalho.

  2. Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  3. No separador Dados da folha de propriedades, clique na seta pendente na caixa de propriedade Listar Formulário de Edição de Itens.

  4. Clique no formulário que pretende utilizar para editar a lista de valores.

  5. Clique no ficheiro e, em seguida, clique em guardarou prima CTRL + S imagem de botão .

Examinar um campo de pesquisa num formulário

  1. Abra o formulário na vista de esquema ou estrutura.

  2. Clique com o botão direito do rato no controlo da caixa de listagem ou caixa de combinação e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique no separador tudo e localize as propriedades tipo de origem da linha e origem da linha . A propriedade tipo de origem da linha deve conter a lista de valores ou a tabela/consulta, e a propriedade origem da linha deve conter uma lista de itens separados por ponto e vírgula ou uma consulta. Para obter mais espaço, clique com o botão direito do rato na propriedade e selecione zoom ou prima Shift + F2.

    Normalmente, as listas de valores utilizam esta sintaxe básica: "item"; " item";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens cercado por aspas duplas e separado por ponto e vírgula.

    Selecionar consultas utilize esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (selecionar e de). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Eis um ponto-chave a memorizar: as cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e devem conter o nome de pelo menos um campo. No enTanto, todas as cláusulas FROM têm de referir-se a uma tabela ou consulta. Por isso, pode sempre encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que envolve cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de pesquisa fizer referência a outra consulta, abra essa segunda consulta na vista de estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta no painel de navegação e clique em vista de estrutura). Tenha em atenção o nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, avance para o passo seguinte.

      Caso contrário, se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e avance para o passo seguinte.

  5. Abra a tabela na vista de folhade dados e, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.

Examinar um campo de pesquisa numa tabela

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura da consulta, na coluna tipo de dados , clique em ou, caso contrário, coloque o foco em qualquer campo texto, número ou sim/não.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura da tabela, clique no separador pesquisa e, em seguida, consulte as propriedades tipo de origem da linha e origem da linha .

    A propriedade tipo de origem da linha tem de ler a lista de valores ou a tabela/consulta. A propriedade origem da linha tem de conter uma lista de valores ou uma consulta.

    Listas de valores utilize esta sintaxe básica: "item"; " item";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens cercado por aspas duplas e separado por ponto e vírgula.

    Normalmente, as consultas selecionar utilizam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (selecionar e de). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Eis um ponto-chave a memorizar: as cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e devem conter o nome de pelo menos um campo. No enTanto, todas as cláusulas FROM têm de referir-se a uma tabela ou consulta. Por isso, pode sempre encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que envolve cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a outra consulta, no painel de navegação, abra essa segunda consulta na vista de estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta e clique em vista de estrutura). Tenha em atenção o nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, avance para o passo seguinte.

      Caso contrário, se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e avance para o passo seguinte.

  5. Abra a tabela na vista de folhade dados e, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.

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Eliminar os dados de uma lista de valores ou de um campo de pesquisa

Os itens numa lista de valores residem na mesma tabela que os restantes valores num registo. Por outro lado, os dados num campo de pesquisa residem em uma ou mais tabelas. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer passos adicionais e estes variam consoante a consulta das listas de pesquisa obtenha os respetivos dados a partir de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada numa tabela, identifique essa tabela e o campo com os dados que são apresentados na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados nesse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada noutra consulta, terá de abrir a consulta secundária, localizar a tabela de origem e o campo do qual a consulta secundária obtém os seus dados e alterar os valores nessa tabela.

Remover dados de uma lista de valores

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na secção inferior da grelha, clique no separador Pesquisa e, em seguida, localize a propriedade Origem da Linha.

    Por predefinição, os itens numa lista de valores são colocados entre aspas e os pontos e vírgulas separam cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Conforme necessário, remova os itens da lista. Lembre-se de eliminar as aspas que envolvem cada item eliminado. Não deixe um ponto e vírgula à esquerda, não deixe pares de pontos e vírgulas juntos (;;) e, se remover o último item na lista, elimine o ponto e vírgula final.

    Importante    Se eliminar um item de uma lista de valores e já existirem registos na tabela que utilizam esse item eliminado, este último continuará a fazer parte do registo até que o altere. Por exemplo, imaginemos que a sua empresa tem um armazém na Cidade A, mas decide vender esse edifício posteriormente. Se remover o item "Cidade A" da lista de armazéns, continuará a vê-lo na sua tabela até alterar esses valores.

Remover dados de um campo de pesquisa

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura, clique no separador Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.

    A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar o valor Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha tem de conter uma consulta que faça referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas para campos de pesquisa começam sempre com a palavra Select.

    Normalmente (embora nem sempre), uma consulta selecionar utiliza a seguinte sintaxe base: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (selecionar e de). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e a um campo nessa tabela; por outro lado, a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Um ponto a lembrar: a cláusula FROM irá sempre informar o nome da tabela ou consulta de origem. As cláusulas SELECT podem nem sempre conter o nome de uma tabela ou consulta, embora contenham sempre o nome de pelo menos um campo. No enTanto, todas as cláusulas FROM têm de referir-se a uma tabela ou consulta.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão construir (no separador dados da folha de propriedades, clique em Botão do Construtor seguinte) para abrir a consulta na vista de estrutura. Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, prossiga para o passo 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, aponte o nome da tabela e, em seguida, prossiga para o passo 5.

  5. Abra a tabela de origem na vista de folhade dados.

  6. Localize o campo que contém os dados utilizados na lista de pesquisa e, em seguida, edite-os conforme necessário.

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Como os tipos de dados afetam a forma como insere dados

Ao estruturar uma tabela de base de dados, selecione um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma introdução de dados mais precisa.

Ver tipos de dados

Execute um dos seguintes procedimentos:

Utilizar a vista de folha de dados

  1. Abra a tabela na Vista Folha de Dados.

  2. No separador campos , no grupo formatação , veja o valor na lista tipo de dados. O valor muda à medida que coloca o cursor nos vários campos da sua tabela:

    Lista Tipo de Dados

Utilizar a vista de estrutura

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Veja a grelha de estrutura. A secção superior da grelha mostra o nome e o tipo de dados de cada campo de tabela.

    Campos na vista de estrutura

Como os tipos de dados afetam a introdução de dados

O tipo de dados que definiu para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre que tipo de dados é permitido num campo. Em alguns casos, como, por exemplo, um campo de texto longo, pode introduzir os dados pretendidos. Noutros casos, como, por exemplo, um campo numeração automática, a definição tipo de dados do campo impede-lhe de introduzir quaisquer informações. A seguinte tabela lista os tipos de dados que o Access fornece e descreve como afetam a introdução de dados.

Para obter mais informações, consulte tipos de dados para bases de dados de ambiente de trabalho do Access e modificar ou alterar a definição de tipo de dados de um campo.

Tipo de dados

Efeito na introdução de dados

Texto Breve

Tenha em atenção que, a partir do Access 2013, o nome dos tipos de dados Texto foi mudado para Texto Breve.

Os campos de texto curto aceitam texto ou carateres numéricos, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de carateres do que um campo de texto longo, de 0 a 255 carateres. Em alguns casos, pode utilizar as funções de conversão para efetuar cálculos nos dados num campo de texto curto.

Texto Longo

Nota: a partir do Access 2013, os tipos de dados Memo foram renomeados para texto longo.

Pode introduzir grandes quantidades de texto e dados numéricos neste tipo de campo até 64.000 carateres. Além disso, define o campo para suportar formatação de texto formatado, pode aplicar os tipos de formatação que normalmente encontra em programas de processamento de texto, como o Word. Por exemplo, pode aplicar tipos de letra e tipos de letra diferentes a carateres específicos no seu texto e deixá-los em negrito ou itálico, entre outros. Também pode adicionar etiquetas HTML (Hypertext Markup Language) aos dados. Para obter mais informações, consulte Inserir ou adicionar um campo de texto formatado.

Além disso, os campos de texto longo têm uma propriedade denominada append only. Quando ativa essa propriedade, pode acrescentar novos dados a um campo de texto longo, mas não pode alterar dados existentes. A funcionalidade tem o objetivo de utilizar em aplicações como bases de dados de controlo de problemas, onde poderá ter de manter um registo permanente que permaneça inalterado. Quando coloca o cursor num campo de texto longo com a propriedade acrescentar apenas ativada, por predefinição, o texto no campo desaparece. Não pode aplicar nenhuma formatação ou outras alterações ao texto.

Como campos de texto curto, também pode executar funções de conversão em relação aos dados num campo de texto longo.

Número

Só pode introduzir números neste tipo de campo e pode efetuar cálculos nos valores num campo de número.

Número Grande

Nota: os tipos de dados de número grande só estão disponíveis na versão de subscrição do Office 365 do Access.

Só pode introduzir números neste tipo de campo e pode efetuar cálculos nos valores num campo de número grande.

Para obter mais informações, consulte Utilizar o tipo de dados Número Grande.

Data/Hora

Só pode introduzir datas e horas neste tipo de campo. 

Pode definir uma máscara de introdução para o campo (uma série de carateres literais e carateres de marcador de posição que aparecem quando seleciona o campo), tem de introduzir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se vir uma máscara como, por exemplo, MMM_DD_YYYY, tem de escrever Oct 11 2017 nos espaços fornecidos. Não pode introduzir um nome completo para o mês ou um valor de ano de dois dígitos. Para obter mais informações, consulte controlar os formatos de introdução de dados com máscaras de introdução.

Se não criar uma máscara de introdução, pode introduzir o valor utilizando um formato de data ou hora válido. Por exemplo, pode escrever 11 de outubro de 2017, 10/11/17, 11 de outubro de 2017, entre outros.

Também pode aplicar um formato de apresentação ao campo. Neste caso, se não existirem máscaras de entrada, pode introduzir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access apresenta as datas em conformidade com o formato de apresentação. Por exemplo, pode introduzir o 10/11/2017, mas o formato de visualização poderá estar definido de modo a apresentar o valor como 11-Out-2017.

Para obter mais informações, consulte o artigo Inserir a data de hoje.

Moeda

Só pode introduzir valores monetários neste tipo de campo. Além disso, não tem de introduzir manualmente um símbolo de moeda. Por predefinição, o Access aplica o símbolo de moeda (¥, £, $, etc.) especificado nas suas definições regionais do Windows. Pode alterar este símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário.

Numeração Automática

Não pode introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em qualquer altura. O Access incrementa os valores num campo numeração automática sempre que adiciona um novo registo a uma tabela.

Calculado

Não pode introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em qualquer altura. Os resultados deste campo são determinados por uma expressão que define. O Access atualiza os valores num campo calculado sempre que adiciona ou edita um novo registo a uma tabela.

Sim/Não

Quando clica num campo definido para este tipo de dados, o Access apresenta uma caixa de verificação ou uma lista pendente, dependendo da forma como formata o campo. Se formatar o campo para mostrar uma lista, pode selecionar Sim ou não, verdadeiro ou falso, ou Ativar ou desativar a partir da lista, consoante o formato aplicado ao campo. Não pode introduzir valores na lista ou alterar os valores na lista diretamente a partir de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Utilize este tipo de campo quando pretender apresentar dados de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, pode apresentar um ficheiro de texto, um gráfico do Excel ou um conjunto de diapositivos do PowerPoint num campo de objeto OLE.

Os anexos fornecem uma forma mais rápida, fácil e flexível de ver dados de outros programas.

Hiperligação

Pode introduzir dados neste tipo de campo e o Access molda-o num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access envolve o seu texto com http://www.your_text. com. Se introduzir um endereço Web válido, a sua ligação irá funcionar. Caso contrário, a sua ligação irá resultar numa mensagem de erro.

Além disso, pode ser difícil editar hiperligações existentes porque clicar num campo de Hiperligação com o rato inicia o browser e leva-o para o site especificado na ligação. Para editar um campo de Hiperligação, selecione um campo adjacente, utilize a tecla de TABULAção ou as teclas de seta para mover o foco para o campo de Hiperligação e, em seguida, prima F2 para ativar a edição.

Anexo

Pode anexar dados de outros programas a este tipo de campo, mas não pode escrever ou introduzir texto ou dados numéricos.

Para obter mais informações, consulte anexar ficheiros e gráficos aos registos na base de dados.

Assistente de Pesquisas

O assistente de pesquisas não é um tipo de dados. Em alternativa, utiliza o assistente para criar dois tipos de listas pendentes: listas de valores e campos de pesquisa. Uma lista de valores utiliza uma lista delimitada de itens que pode introduzir manualmente quando utiliza o assistente de pesquisas. Esses valores podem ser independentes de outros dados ou objetos na sua base de dados.

Por outro lado, um campo de pesquisa utiliza uma consulta para obter dados de uma ou mais tabelas de uma base de dados. Em seguida, o campo de pesquisa apresenta os dados numa lista pendente. Por predefinição, o assistente de pesquisas define o campo da tabela para o tipo de dados número.

Pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por predefinição, os valores num campo de pesquisa aparecem num tipo de controlo de lista denominado caixa de combinação — uma lista que tem uma seta pendente:

Uma lista de pesquisa em branco

Também pode utilizar uma caixa de listagem que apresenta vários itens com uma barra de deslocamento para ver mais itens:

Controlo de caixa de listagem básico num formulário

Dependendo da forma como define o campo de pesquisa e a caixa de combinação, pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista ao desativar a propriedade limitar a lista do campo de pesquisa.

Se não conseguir editar diretamente os valores numa lista, tem de adicionar ou alterar os dados na sua lista predefinida de valores ou na tabela que serve como origem para o campo de pesquisa.

Por fim, quando cria um campo de pesquisa, pode configurá-lo opcionalmente para suportar múltiplos valores. Ao fazê-lo, a lista resultante apresenta uma caixa de verificação ao lado de cada item de lista e pode selecionar ou desmarcar o número de itens necessários. Esta figura ilustra uma lista de múltiplos valores típica:

Lista da caixa de verificação.

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de valores múltiplos e utilizar as listas resultantes, consulte o artigo criar ou eliminar um campo de valores múltiplos.

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Como as propriedades do campo da tabela afetam a forma como insere dados

Para além dos princípios de estrutura que controlam a estrutura de uma base de dados e os tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar a forma como insere dados numa base de dados do Access.

Ver as propriedades de um campo de tabela

O Access fornece duas formas de ver as propriedades de um campo de tabela.

Na vista de folha de dados

  1. Abra a tabela na Vista Folha de Dados.

  2. Clique no separador campos e utilize os controlos no grupo formatação para ver as propriedades de cada campo de tabela.

Na vista de estrutura

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na parte inferior da grelha, clique no separador geral , se ainda não estiver selecionado.

  3. Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique no separador pesquisa .

Como as propriedades afetam a introdução de dados

A seguinte tabela lista as propriedades que têm o maior impacto sobre a introdução de dados e explica como afetam a introdução de dados.

Propriedade

Localização na grelha de estrutura da tabela

Valores possíveis

Comportamento ao tentar introduzir dados

Tamanho do Campo

Separador Geral

0-255

O limite de carateres aplica-se apenas aos campos definidos para o tipo de dados texto. Se tentar introduzir mais do que o número de carateres especificado, o campo irá recortar os mesmos.

Obrigatório

Separador Geral

Sim/Não

Quando ativada, esta propriedade força-o a introduzir um valor num campo e o Access não lhe permite guardar novos dados até concluir um campo obrigatório. Quando esta opção estiver desativada, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco.

Um valor nulo não é igual ao valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor em falta, indefinido ou desconhecido.

Permitir cadeias de comprimento zero

Separador Geral

Sim/Não

Quando ativada, pode introduzir cadeias de comprimento zero — cadeias que não contêm carateres. Para criar uma cadeia de comprimento zero, pode introduzir um par de aspas duplas no campo ("").

Indexado

Separador Geral

Sim/Não

Quando indexa um campo de tabela, o Access impede-o de adicionar valores duplicados. Também pode criar um índice a partir de mais do que um campo. Se o fizer, pode duplicar os valores num campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de Introdução

Separador Geral

Conjuntos preDefinidos ou personalizados de carateres literais e marcadores de posição

Uma máscara de introdução força-o a introduzir dados num formato predefinido. As máscaras são apresentadas quando seleciona um campo numa tabela ou num controlo num formulário. Por exemplo, suponhamos que clique num campo de data e veja este conjunto de carateres: MMM-DD-YYYY. É uma máscara de introdução. Força-o a introduzir valores de mês como abreviaturas de três letras, tais como OCT e o valor de ano como quatro dígitos, por exemplo, outubro de 15-2017.

As máscaras de introdução só controlam a forma como insere dados e não como o Access armazena ou apresenta esses dados.

Para obter mais informações, consulte o artigo controlar os formatos de introdução de dados com máscaras de introdução e Formatar um campo de data e hora.

Limitar a lista

Separador pesquisa

Sim/Não

Ativa ou desativa alterações aos itens num campo de pesquisa. Por vezes, os utilizadores tentam alterar manualmente os itens num campo de pesquisa. Quando o Access impede a alteração dos itens num campo, esta propriedade é definida como Sim. Se esta propriedade estiver ativada e precisar de alterar os itens numa lista, terá de abrir a lista (se pretender editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se quiser editar um campo de pesquisa) e alterar os valores ali.

Permitir Edições da Lista de Valores

Separador pesquisa

Sim/Não

Ativa ou desativa o comando Editar itens de lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para ativar esse comando para campos de pesquisa, introduza um nome de formulário válido na propriedade formulário de edição de itens de lista . O comando permitir edições da lista de valores é apresentado num menu de atalho que abre ao clicar com o botão direito do rato num controlo de caixa de listagem ou caixa de combinação. Quando executa o comando, é apresentada a caixa de diálogo Editar itens de lista . Em alternativa, se especificar o nome de um formulário na propriedade formulário de edição de itens de lista , o Access inicia esse formulário em vez de apresentar a caixa de diálogo.

Pode executar o comando Editar itens de lista a partir da caixa de listagem e dos controlos de caixa de combinação localizados em formulários e de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários têm de estar abertos na vista estrutura ou na vista de navegação; As tabelas e os conjuntos de resultados de consulta têm de estar abertos na vista de folha de dados.

Listar Formulário de Edição de Itens

Separador pesquisa

Nome de um formulário de introdução de dados

Se introduzir o nome de um formulário de introdução de dados como o valor na propriedade desta tabela, esse formulário é aberto quando um utilizador executa o comando Editar itens de lista . Caso contrário, a caixa de diálogo Editar itens de lista é apresentada quando os utilizadores executam o comando.

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Utilizar atualizações em cascata para alterar os valores de chave primária e externa

Às vezes, poderá ter de atualizar um valor de chave primária. Se utilizar essa chave primária como uma chave externa, pode atualizar automaticamente as suas alterações através de todas as instâncias subordinadas da chave externa.

Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registo) numa tabela de base de dados. Uma chave externa é uma coluna que corresponde à chave primária. Normalmente, as chaves estrangeiras residem noutras tabelas e permitem-lhe criar uma relação (uma ligação) entre os dados nas tabelas.

Por exemplo, suponhamos que utilize um número de ID de produto como uma chave primária. Um número de ID identifica exclusivamente um produto. Também utiliza esse número de ID como uma chave externa numa tabela de dados da encomenda. Dessa forma, pode encontrar todas as encomendas que envolvem cada produto, uma vez que alguém coloca uma encomenda desse produto, o ID torna-se parte da ordem.

Por vezes, os números de ID (ou outros tipos de chaves primárias) são alterados. Quando o fazem, pode alterar o valor da chave primária e fazer com que a alteração seja automaticamente em cascata através de todos os registos subordinados relacionados. Pode ativar este comportamento ao ativar a integridade referencial e as atualizações em cascata entre as duas tabelas.

Lembre-se destas regras importantes:

  • Só pode ativar as atualizações em cascata para campos de chave primária definidos para os tipos de dados de texto ou número. Não é possível utilizar as atualizações em cascata para campos definidos para o tipo de dados numeração automática.

  • Pode ativar as atualizações em cascata apenas entre tabelas com uma relação um-para-muitos.

Para obter mais informações sobre a criação de relações. consulte o guia para relações de tabelas e criar, editar ou eliminar uma relação.

Os seguintes procedimentos são apresentados à mão e explicam como criar uma relação e, em seguida, ativar as atualizações em cascata para essa relação.

Criar a relação

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. No separador estrutura , no grupo relações , clique em Mostrar tabela.

  3. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , selecione o separador tabelas , selecione as tabelas que pretende alterar, clique em Adicionare, em seguida, clique em fechar.

    Pode premir SHIFT para selecionar várias tabelas ou pode adicionar cada tabela individualmente. Selecione apenas as tabelas nos lados "um" e "muitos" da relação.

  4. Na janela relações , arraste a chave primária da tabela no lado "um" da relação e solte-a no campo de chave externa da tabela no lado "muitos" da relação.

    É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A seguinte imagem mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações com uma relação existente

  5. Selecione a caixa de verificação impor integridade referencial e clique em criar.

Ativar atualizações em cascata em chaves primárias

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. É apresentada a janela relações e apresenta as associações (apresentadas como linhas de ligação) entre as tabelas na base de dados. A seguinte imagem mostra uma relação típica:

  3. Clique com o botão direito do rato na linha de associação entre as tabelas principais e subordinadas e clique em Editar relação.

    Uma relação entre duas tabelas

    É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A seguinte imagem mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações

  4. Selecione propagar atualização dos campos relacionados, certifique-se de que a caixa de verificação impor integridade referencial está selecionada e, em seguida, clique em OK.

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Por que, por vezes, os números de ID parecem ignorar um número

Quando cria um campo que está definido para o tipo de dados numeração automática, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registo. O valor é incrementado por predefinição, para que todos os novos registos recebam o número sequencial disponível seguinte. O objetivo do tipo de dados numeração automática é fornecer um valor adequado para utilização como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.

Quando elimina uma linha de uma tabela que contém um campo definido para o tipo de dados numeração automática, o valor no campo numeração automática dessa linha não é sempre reutilizado automaticamente. Por esse motivo, o número que o Access gera poderá não ser o número que pretende ver e os intervalos poderão aparecer na sequência de números de ID, isto é, por estrutura. Deve confiar apenas na exclusividade dos valores num campo numeração automática e não na sequência.

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Atualizar dados em volume através de consultas

As consultas de acréscimo, atualização e eliminação são formas poderosas de adicionar, alterar ou remover registos em massa. Além disso, as atualizações em volume são mais fáceis e eficientes para realizar quando utiliza bons princípios de estrutura de bases de dados. Utilizar uma consulta de acréscimo, atualização ou eliminação pode ser uma economia de tempo, uma vez que também pode reutilizar a consulta.

Importante    Criar uma cópia de segurança dos seus dados antes de utilizar estas consultas. Ter um backup disponível pode ajudá-lo a corrigir rapidamente os erros que poderá fazer inadvertidamente.

Acrescentar consultas    Utilize para adicionar vários registos a uma ou mais tabelas. Uma das utilizações mais frequentes de uma consulta de acréscimo é adicionar um grupo de registos de uma ou mais tabelas numa base de dados de origem a uma ou mais tabelas numa base de dados de destino. Por exemplo, suponhamos que adquire alguns novos clientes e uma base de dados que contém uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar introduzir esses novos dados manualmente, pode acrescentá-los à tabela ou tabelas adequadas na base de dados. Para obter mais informações, consulte adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acréscimo.

Atualizar consultas    Utilize para adicionar, alterar ou eliminar parte (mas não todas) de muitos registos existentes. Pode pensar nas consultas de atualização como um formulário eficaz da caixa de diálogo Localizar e Substituir. Introduzir um critério de seleção (o equivalente a uma cadeia de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente a uma cadeia de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas atualização podem aceitar vários critérios, permitir que atualize um grande número de registos num só passo e permita-lhe alterar os registos em mais de uma tabela. Para obter mais informações, consulte criar e executar uma consulta de atualização.

Eliminar consultas    Quando quiser eliminar rapidamente muitos dados ou eliminar um conjunto de dados regularmente, uma eliminação é útil, uma vez que as consultas possibilitam especificar critérios para localizar e eliminar os dados rapidamente. Para obter mais informações, consulte o artigo formas de adicionar, editar e eliminar registos.

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