Considerações de conceção para a atualização de dados

Uma base de dados bem concebida não só ajuda a garantir a integridade dos dados, como é mais fácil de manter e atualizar. Uma base de dados de Acesso não é um ficheiro no mesmo sentido que um documento do Microsoft Word ou um slide do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, é uma coleção de objetos - mesas, formas, relatórios, consultas, e assim por diante - que devem trabalhar em conjunto para funcionar corretamente.

Os utilizadores introduzem dados principalmente através de controlos. O que você faz com um determinado controlo depende do conjunto de tipo de dados para o campo de tabela subjacente, quaisquer propriedades definidas para esse campo, e propriedades definidas para o controle. Por fim, considere a utilização de técnicas adicionais de base de dados, tais como validação, valores predefinidos, listas e pesquisas e atualizações em cascata. 

Para obter mais informações sobre a atualização de dados a partir de um ponto de vista do utilizador, consulte Formas de adicionar, editar e apagar registos.

Neste artigo

Como o design da base de dados afeta a entrada de dados

A informação que guarda numa base de dados é armazenada em tabelas,que contêm dados sobre um determinado assunto, como ativos ou contactos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item, como um contacto particular. É composto por campos, como nome, morada e número de telefone. Um recorde é comumente chamado de linha, e um campo é geralmente chamado de coluna. Estes objetos devem aderir a um conjunto de princípios de conceção ou a base de dados funcionará mal ou falhará completamente. Por sua vez, esses princípios de design afetam a forma como introduz os dados. Tenha em conta o seguinte:

  • Tabelas    O acesso armazena todos os dados numa ou mais tabelas. O número de tabelas que utiliza depende do design e complexidade da base de dados. Embora possa ver dados de forma a ser divulgado, um relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access armazena os dados apenas em tabelas e os outros objetos na base de dados são construídos em cima dessas tabelas. Cada mesa deve basear-se num assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contacto comercial não deve conter informações sobre vendas. Se isso acontecer, encontrar e editar a informação correta pode tornar-se difícil, se não impossível.

  • Tipos de dados    Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não é possível armazenar notas num campo definido para aceitar números. Se tentar introduzir texto num campo deste tipo, o Access apresenta uma mensagem de erro. No entanto, esta não é uma regra dura e rápida. Por exemplo, pode armazenar números (como códigos postais) num campo definido para o tipo de dados de Texto Curto, mas não pode efetuar cálculos nesses dados porque o Access considera-o um pedaço de texto.

    Com algumas exceções, os campos de um registo devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não pode introduzir mais do que um endereço num campo de endereços. Isto contrasta com o Microsoft Excel, que permite introduzir qualquer número de nomes ou endereços ou imagens numa única célula, a menos que esta coloque essa célula para aceitar tipos limitados de dados. 

  • Campos de valores múltiplos    O acesso fornece uma funcionalidade chamada campo multivalorizado para anexar várias peças de dados a um único registo, e para criar listas que aceitam múltiplos valores. Pode sempre identificar uma lista multivalorizada porque o Access apresenta uma caixa de verificação ao lado de cada item da lista. Por exemplo, pode anexar um slide deck do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registo na sua base de dados. Também pode criar uma lista de nomes e selecionar o maior número desses nomes que necessário. O uso de campos multivalorizados pode parecer quebrar as regras de design de bases de dados porque você pode armazenar mais de um recorde por campo de mesa. Mas o Access aplica as regras "nos bastidores", armazenando os dados em mesas especiais e escondidas.

  • Utilização de formulários    Normalmente cria formulários quando pretende facilitar a utilização de uma base de dados e para ajudar a garantir que os utilizadores introduzam dados com precisão. A forma como utiliza um formulário para editar dados depende do design do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controlos, tais como listas, caixas de texto, botões e até folhas de dados. Por sua vez, cada um dos controlos no formulário lê ou escreve dados para um campo de tabela subjacente.

Para mais informações, consulte o básico de design da Base de Dados e crie uma tabela e adicione campos.

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Definir um valor padrão para um campo ou controlo

Se um grande número de registos partilharem o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, pode economizar tempo definindo um valor predefinido para o controlo ligado a esse campo ou ao próprio campo. Ao abrir o formulário ou tabela para criar um novo registo, o seu valor padrão aparece nesse controlo ou campo.

Em uma mesa

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. No topo da vista, selecione o campo.

  3. Na parte inferior da vista, selecione o separador Geral.

  4. Detete a propriedade Predefinição de Valor Padrão ao valor que deseja.

De uma forma

  1. Abra o formulário em Layout ou Design View.

  2. Clique à direita no controlo com que pretende trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. No separador Dados, detete a propriedade 'Valor Predefinido' ao valor que pretende.

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Utilização de regras de validação para limitar dados

Pode validar dados nas bases de dados do Access à medida que os introduz, utilizando regras de validação. As regras de validação podem ser definidas na vista de estrutura de tabela ou de folha de dados de tabela. Existem três tipos de regras de validação no Access:

  • Regra de validação de campo    Pode utilizar uma regra de validação de campo para especificar um critério que todos os valores de campo válidos devem cumprir. Não deverá ter que especificar o campo atual como parte da regra, a menos que utilize o campo numa função. As restrições dos tipos de carateres que podem ser introduzidos num campo poderão ser mais fáceis de aplicar com uma Máscara de Introdução. Por exemplo, um campo de data poderá ter uma regra de validação que não permita valores no passado.

  • Regra de validação de registos    Pode utilizar uma regra de validação de registos para especificar uma condição que todos os registos válidos devem satisfazer. Pode comparar os valores nos diferentes campos com uma regra de validação de registo. Por exemplo, um registo com dois campos de data pode exigir que os valores de um campo precedam sempre valores do outro campo (por exemplo, o StartDate é antes do EndDate).

  • Validação num formulário    Pode utilizar a propriedade da Regra de Validação de um controlo num formulário para especificar um critério que todos os valores que os valores input a esse controlo devem cumprir. A propriedade de controlo Regra de Validação funciona como uma regra de validação de campo. Normalmente, utiliza uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação de campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for utilizada.

Para mais informações, consulte Restringir a entrada de dados utilizando regras de validação.

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Trabalhar com listas de valor e campos de procura

Existem dois tipos de dados da lista no Access:

  • Listas de valor    Estes contêm um conjunto de valores codificados que introduz manualmente. Os valores residem na propriedade da Origem da Linha do campo.

  • Campos de pesquisa    Estes usam uma consulta para recuperar valores de outra mesa. A propriedade Row Source do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificada. A consulta recupera valores de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por padrão, o campo de procura apresenta-lhe esses valores sob a forma de uma lista. Dependendo da forma como configura o campo de lookup, pode selecionar um ou mais itens dessa lista.

    Nota    Os campos de procura podem confundir novos utilizadores do Access porque uma lista de itens aparece num local (a lista que o Access cria a partir dos dados no campo de procura), mas os dados podem residir noutro local (a tabela que contém os dados).

Por predefinição, o Access exibe dados da lista num controlo de caixa combo, embora possa especificar um controlo de caixa da lista. Uma caixa de combinação abre-se para apresentar a lista, e depois fecha assim que fizer uma seleção. Uma lista, pelo contrário, permanece sempre aberta.

Para editar listas, também pode executar o comando de Itens da Lista de Edição ou pode editar os dados diretamente na propriedade Da Origem da Linha da tabela fonte. Quando atualiza os dados num campo de investigação, atualiza a tabela de origem.

Caso a propriedade Tipo de Origem de Linha da sua caixa de listagem ou caixa de combinação esteja definida para Lista de Valor, pode editar a lista de valores enquanto o formulário está aberto na vista Formulário — ao evitar a necessidade de mudar para a vista Estrutura ou vista Esquema, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Origem de Linha do controlo sempre que necessitar de fazer uma alteração à lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação tem de estar definida para Sim.

Para mais informações, consulte Criar uma lista de escolhas utilizando uma caixa de listaou uma caixa de combinação.

Evitar a edição da lista de valores na vista Formulário

  1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e clique em Vista Estrutura ou Vista Esquema.

  2. Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  3. No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores para Não.

  4. Clique em File e, em seguida, clique em Guardar, ou prima Ctrl+S imagem de botão .

Especificar um formulário diferente para editar a lista de valores

Por predefinição, o Access fornece-lhe um formulário incorporado com o objetivo de editar a lista de valores. Caso possua outro formulário que prefira utilizar para este propósito, pode introduzir o nome do formulário na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens da seguinte forma:

  1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista Estrutura e Vista Esquema no menu de atalho.

  2. Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  3. No separador Dados da folha de propriedades, clique na seta pendente na caixa de propriedade Listar Formulário de Edição de Itens.

  4. Clique no formulário que pretende utilizar para editar a lista de valores.

  5. Clique no Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar, ou prima Ctrl+S imagem de botão .

Examinar um campo de procuração de uma forma

  1. Abra o formulário em Layout ou Design View.

  2. Clique na caixa da lista ou no controlo de caixa de combinação e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique no separador All e localize as propriedades do Tipo fonte de linha e da origem da linha. A propriedade do Tipo Origem da Linha deve conter a Lista de Valor ou tabela/consulta,e a propriedade Row Source deve conter uma lista de itens separados por pontos e vírgulas ou uma consulta. Para mais espaço, clique na propriedade e selecione Zoom ou prima Shift+F2.

    Tipicamente, as listas de valor usam esta sintaxe básica: "item";" item";" artigo"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de duas aspas e separados por pontos evículos.

    Selecione consultas que utilizem esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].. field_name] FROM [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto chave a lembrar: As cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendada, e devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem referir-se a uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou consulta de origem para um campo de procura, lendo a cláusula FROM.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens da lista. Certifique-se de que rodeia cada item com duas aspas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de lookup refere outra consulta, abra essa segunda consulta na Vista de Design (clique à direita na consulta na Vidraça de navegação e clique em Design View). Note o nome da tabela que aparece na parte superior do designer de consulta, e depois vá para o próximo passo.

      Caso contrário, se a consulta no campo Lookup refere uma tabela, note o nome da tabela e vá para o próximo passo.

  5. Abra a tabela em Datasheet View, e depois edite os itens da lista conforme necessário.

Examine um campo de procura em uma mesa

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de design de consulta, na coluna Data Type, clique ou coloque o foco em qualquer campo de Texto, Número ou Sim/Não.

  3. Na secção inferior da grelha de design de tabela, clique no separador Lookup e, em seguida, olhe para as propriedades do Tipo de Origem da Linha e da Origem da Linha.

    A propriedade do Tipo Fonte de Linha deve ler Lista de Valor ou Tabela/Consulta. A propriedade Row Source deve conter uma lista de valor ou uma consulta.

    As listas de valor utilizam esta sintaxe básica: "item";" item";" artigo"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de duas aspas e separados por pontos evículos.

    Normalmente, consultas selecionadas usam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name]. field_name] FROM [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto chave a lembrar: As cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendada, e devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem referir-se a uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou consulta de origem para um campo de procura, lendo a cláusula FROM.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens da lista. Certifique-se de que rodeia cada item com duas aspas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo Lookup fizer referência a outra consulta, na Painel de Navegação, abra essa segunda consulta na vista Design (clique na consulta e clique em Design). Note o nome da tabela que aparece na parte superior do designer de consulta, e depois vá para o próximo passo.

      Caso contrário, se a consulta no campo Lookup refere uma tabela, note o nome da tabela e vá para o próximo passo.

  5. Abra a tabela em Datasheet View, e depois edite os itens da lista conforme necessário.

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Apagar os dados de uma lista de valores ou campo de procura

Os itens numa lista de valores residem na mesma tabela que os restantes valores num registo. Em contraste, os dados num campo de procura residem numa ou mais outras tabelas. Para remover dados de uma lista de valor, abra a tabela e edite os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer passos adicionais e estes variam consoante a consulta das listas de pesquisa obtenha os respetivos dados a partir de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada numa tabela, identifique essa tabela e o campo com os dados que são apresentados na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados nesse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada noutra consulta, terá de abrir a consulta secundária, localizar a tabela de origem e o campo do qual a consulta secundária obtém os seus dados e alterar os valores nessa tabela.

Remover dados de uma lista de valores

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na secção inferior da grelha, clique no separador Pesquisa e, em seguida, localize a propriedade Origem da Linha.

    Por predefinição, os itens numa lista de valores são colocados entre aspas e os pontos e vírgulas separam cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Se necessário, retire os itens da lista. Lembre-se de apagar as aspas que rodeiam cada item apagado. Além disso, não deixe um ponto e vírgula líder, não deixe pares de pontos-e-vírgula juntos (;;), e se remover o último item da lista, elimine o ponto-e-vírgula final.

    Importante    Se eliminar um item de uma lista de valores e já existirem registos na tabela que utilizam esse item eliminado, este último continuará a fazer parte do registo até que o altere. Por exemplo, imaginemos que a sua empresa tem um armazém na Cidade A, mas decide vender esse edifício posteriormente. Se remover o item "Cidade A" da lista de armazéns, continuará a vê-lo na sua tabela até alterar esses valores.

Remover dados de um campo de procuração

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura, clique no separador Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.

    A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar o valor Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha tem de conter uma consulta que faça referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas para campos de procura começam sempre com a palavra SELECT.

    Normalmente (embora nem sempre), uma consulta selecionar utiliza a seguinte sintaxe base: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e a um campo nessa tabela; inversamente, a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Um ponto a lembrar: A cláusula FROM dir-lhe-á sempre o nome da tabela de origem ou consulta. As cláusulas SELECT podem nem sempre conter o nome de uma tabela ou de uma consulta, embora contenham sempre o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem referir-se a uma tabela ou consulta.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se a consulta no campo Lookup fizer referência a outra consulta, clique no botão 'Construir' (no separador Dados da folha de propriedade, clique Botão do Construtor seguinte) para abrir a consulta na vista Design. Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, prossiga para o passo 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, aponte o nome da tabela e, em seguida, prossiga para o passo 5.

  5. Abra a tabela de origem na Visualização da Folha de Dados.

  6. Localize o campo que contém os dados utilizados na lista de pesquisa e, em seguida, edite-os conforme necessário.

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Como os tipos de dados afetam a forma como introduz os dados

Quando desenha uma tabela de bases de dados, seleciona um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma entrada de dados mais precisa.

Ver tipos de dados

Siga um dos seguintes procedimentos:

Utilizar a vista da folha de dados

  1. Abra a tabela na Vista Folha de Dados.

  2. No separador Campos, no grupo Formatting, veja o valor na lista de Tipo de Dados. O valor muda à medida que coloca o cursor nos vários campos da sua tabela:

    Lista Tipo de Dados

Usar vista de design

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Olhe para a grelha de design. A parte superior da grelha mostra o nome e o tipo de dados de cada campo de tabela.

    Campos na vista de estrutura

Como os tipos de dados afetam a entrada de dados

O tipo de dados que define para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre que tipo de dados é permitido num campo. Em alguns casos, como um campo de Texto Longo, pode introduzir os dados que quiser. Noutros casos, como um campo AutoNumber, a definição do tipo de dados para o campo impede-o de introduzir qualquer informação. A tabela que se segue lista os tipos de dados que Access fornece, e descreve como afetam a entrada de dados.

Para mais informações, consulte os tipos de dados para aceder às bases de dados do ambiente de dados e modificar ou alterar a definição do tipode dados para um campo .

Tipo de dados

Efeito na entrada de dados

Texto Breve

Tenha em atenção que, a partir do Access 2013, o nome dos tipos de dados Texto foi mudado para Texto Breve.

Os campos de texto curtos aceitam texto ou caracteres numéricos, incluindo listas deitens delimitadas. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres do que um campo de Texto Longo — de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, pode utilizar funções de conversão para efetuar cálculos sobre os dados num campo de Texto Curto.

Texto Longo

Nota, a partir do Access 2013, os tipos de dados do Memorando foram renomeados para Texto Longo.

Pode introduzir grandes quantidades de texto e dados numéricos neste tipo de campo até 64.000 caracteres. Além disso, você define o campo para suportar formatação de texto rica, você pode aplicar os tipos de formatação que você normalmente encontra em programas de processamento de palavras, como o Word. Por exemplo, pode aplicar diferentes tipos de letra e tamanhos de letra a caracteres específicos no seu texto, tornando-os arrojados ou em itálico, e assim por diante. Também pode adicionar etiquetas de linguagem de marcação de hipertexto (HTML) aos dados. Para mais informações, consulte Inserir ou adicionar um campo de texto rico.

Além disso, os campos de texto longo têm uma propriedade chamada Apêndice Apenas. Quando ativa essa propriedade, pode anexar novos dados a um campo de Texto Longo, mas não pode alterar os dados existentes. A funcionalidade destina-se a ser utilizada em aplicações como bases de dados de rastreio de problemas, onde poderá ser necessário manter um registo permanente que permanece imutável. Quando coloca o cursor num campo de Texto Longo com a propriedade Append Only ativada, por padrão, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar qualquer formatação ou outraalteração ao texto.

Tal como os campos de Texto Curto, também pode executar funções de conversão contra os dados num campo de Texto Longo.

Número

Só pode introduzir números neste tipo de campo e pode efetuar cálculos sobre os valores num campo Número.

Número Grande

Nota: Os tipos de dados de Grande Número estão disponíveis apenas na versão de subscrição Office 365 do Access.

Só pode introduzir números neste tipo de campo e pode efetuar cálculos sobre os valores num campo de Grande Número.

Para obter mais informações, consulte Utilizar o tipo de dados Número Grande.

Data/Hora

Só pode introduzir datas e horários neste tipo de campo. 

Pode definir uma máscara de entrada para o campo (uma série de caracteres literais e de espaço reservado que aparecem quando seleciona o campo), deve introduzir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, deve digitar 11 out 2017 nos espaços fornecidos. Não pode introduzir um nome de mês inteiro, ou um valor de dois dígitos por ano. Para obter mais informações, consulte os formatosde entrada de dados do Controlo com máscaras de entrada .

Se não criar uma máscara de entrada, pode introduzir o valor utilizando qualquer data ou formato de hora válido. Por exemplo, pode escrever 11 out. 2017, 10/11/17, 11 de outubro de 2017, e assim por diante.

Também pode aplicar um formato de exibição no campo. Nesse caso, se não houver máscara de entrada, pode introduzir um valor em quase qualquer formato, mas o Access apresenta as datas de acordo com o formato de visualização. Por exemplo, pode entrar 10/11/2017, mas o formato de exibição pode ser definido de modo a que exiba o valor como 11 Out-2017.

Para mais informações, consulte Inserir a data de hoje.

Moeda

Só pode introduzir valores cambiais neste tipo de campo. Além disso, não é preciso introduzir manualmente um símbolo de moeda. Por predefinição, o Access aplica o símbolo da moeda (¥, £, $, e assim por diante) especificado nas definições regionais do Windows. Pode alterar este símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário.

Numeração Automática

Não é possível introduzir ou alterar os dados deste tipo de campo a qualquer momento. O acesso aumenta os valores num campo AutoNumber sempre que adiciona um novo disco a uma tabela.

Calculado

Não é possível introduzir ou alterar os dados deste tipo de campo a qualquer momento. Os resultados deste campo são determinados por uma expressão que define. O acesso atualiza os valores num campo Calculado sempre que adicionar ou editar um novo disco a uma tabela.

Sim/Não

Quando clica num campo definido para este tipo de dados, o Access exibe uma caixa de verificação ou uma lista de drop-down, dependendo da formação do campo. Se forformar o campo para mostrar uma lista, pode selecionar sim ou não,verdadeiro ou falso,ou On ou Off da lista, novamente dependendo do formato aplicado ao campo. Não é possível introduzir valores na lista ou alterar os valores da lista diretamente de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Utiliza este tipo de campo quando pretende apresentar dados a partir de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, pode apresentar um ficheiro de texto, um gráfico Excel ou um slide de powerPoint num campo OLE Object.

Os anexos proporcionam uma forma mais rápida, fácil e flexível de visualizar dados de outros programas.

Hiperligação

Pode introduzir quaisquer dados neste tipo de campo e o Access embrulha-os num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access rodeia o seu texto com http://www.your_text.com. Se introduzir um endereço Web válido, o seu link funcionará. Caso contrário, o seu link resultará numa mensagem de erro.

Além disso, editar hiperligações existentes pode ser difícil porque clicar num campo de hiperligação com o rato começa o seu navegador e leva-o ao site especificado no link. Para editar um campo de hiperligação, selecione um campo adjacente, utilize o TAB ou as teclas de seta para mover o foco para o campo de hiperligação e, em seguida, prima F2 para ativar a edição.

Anexo

Pode anexar dados de outros programas a este tipo de campo, mas não pode escrever ou introduzir dados de texto ou numéricos.

Para mais informações, consulte Ficheiros e gráficos anexados aos registos na sua base de dados.

Assistente de Pesquisas

O Assistente de Procura não é um tipo de dados. Em vez disso, usa o assistente para criar dois tipos de listas de abandono: listas de valor e campos de procura. Uma lista de valor utiliza uma lista de itens delimitadas que introduz manualmente quando utiliza o Assistente de Procuração. Estes valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objetos na sua base de dados.

Em contraste, um campo de pesquisa usa uma consulta para recuperar dados de uma ou mais das outras tabelas numa base de dados. Em seguida, o campo de procura exibe os dados numa lista de drop-down. Por predefinição, o Assistente de Procuração define o campo de tabela para o tipo de dados número.

Você pode trabalhar com campos de procura diretamente em mesas, e também em formulários e relatórios. Por padrão, os valores num campo de procuração aparecem num tipo de controlo de lista chamado caixa de combinação — uma lista que tem uma seta de queda:

Uma lista de pesquisa em branco

Também pode utilizar uma caixa de listas que exibe vários itens com uma barra de pergaminho para ver mais itens:

Controlo de caixa de listagem básico num formulário

Dependendo da forma como define o campo de pesquisa e a caixa de combinação, pode editar os itens da lista e adicionar itens à lista desligando a propriedade Limit To List do campo de pesquisa.

Se não conseguir editar diretamente os valores numa lista, tem de adicionar ou alterar os dados na sua lista predefinida de valores, ou na tabela que serve de fonte para o campo de procuração.

Finalmente, quando cria um campo de lookup, pode defini-lo opcionalmente para suportar vários valores. Quando o fizer, a lista resultante apresenta uma caixa de verificação ao lado de cada item da lista, podendo selecionar ou limpar o maior número de itens necessários. Este número ilustra uma lista típica de vários valores:

Lista da caixa de verificação.

Para obter informações sobre a criação de campos de procura multivalorizados e a utilização das listas resultantes, consulte Criar ou eliminar um campo multivalorizado.

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Como as propriedades do campo de mesa afetam a forma como introduz os dados

Além dos princípios de design que controlam a estrutura de uma base de dados e os tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar a forma como introduz dados numa base de dados do Access.

Ver propriedades para um campo de mesa

O acesso fornece duas formas de ver as propriedades para um campo de mesa.

Na vista datasheet

  1. Abra a tabela na Vista Folha de Dados.

  2. Clique no separador Campos e utilize os controlos no grupo Formatting para ver as propriedades de cada campo de mesa.

Na vista do design

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na parte inferior da grelha, clique no separador Geral, se ainda não estiver selecionado.

  3. Para ver as propriedades para um campo de procuração, clique no separador Lookup.

Como as propriedades impactam a entrada de dados

A tabela seguinte lista as propriedades que têm maior impacto na entrada de dados e explica como afetam a entrada de dados.

Propriedade

Localização na grelha de design de mesa

Valores possíveis

Comportamento quando tenta introduzir dados

Tamanho do Campo

Separador Geral

0-255

O limite de caracteres aplica-se apenas aos campos definidos para o tipo de dados de texto. Se tentar introduzir mais do que o número especificado de caracteres, o campo corta-os.

Obrigatório

Separador Geral

Sim/Não

Quando ligado, esta propriedade obriga-o a inserir um valor num campo, e o Access não lhe permitirá guardar novos dados até completar um campo necessário. Quando desligado, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco.

Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito, e "nulo" é um valor em falta, indefinido ou desconhecido.

Permitir cordas de comprimento zero

Separador Geral

Sim/Não

Quando ligado, pode introduzir cordas de comprimento zero - cordas que não contêm caracteres. Para criar uma corda de comprimento zero, introduza um par de marcas duplas no campo(").

Indexado

Separador Geral

Sim/Não

Ao indexar um campo de mesa, o Access impede-o de adicionar valores duplicados. Também pode criar um índice a partir de mais de um campo. Se o fizeres, podes duplicar os valores num campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de Introdução

Separador Geral

Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e de espaço reservado

Uma máscara de entrada obriga-o a introduzir dados num formato predefinido. As máscaras aparecem quando seleciona um campo numa mesa ou um controlo num formulário. Por exemplo, suponha que clique num campo Data e veja este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYY. É uma máscara de entrada. Obriga-o a entrar em valores mensais como abreviaturas de três letras, como OCT, e o valor do ano como quatro dígitos — por exemplo, OCT-15-2017.

As máscaras de entrada controlam apenas a forma como introduz os dados, não a forma como o Access armazena ou exibe esses dados.

Para mais informações consulte Os formatos de entrada de dados do Controlo com máscaras de entrada e formato um campo de data e hora.

Limite à lista

Separador de procura

Sim/Não

Permite ou desativa alterações nos itens num campo de procuração. Por vezes, os utilizadores tentam alterar os itens num campo de procuração manualmente. Quando o Access o impede de alterar os itens num campo, esta propriedade está definida para Sim. Se esta propriedade estiver ativada e precisar de alterar os itens numa lista, tem de abrir a lista (se quiser editar uma lista de valor) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se quiser editar um campo de pesquisa) e alterar os valores.

Permitir Edições da Lista de Valores

Separador de procura

Sim/Não

Ativa ou desativa o comando de Itens da Lista de Edição para listas de valor, mas não para campos de procura. Para ativar esse comando para campos de pesquisa, insira um nome de formulário válido na propriedade 'Formulário' de Formulário de Formulário de Formulário de Itens de Lista. O comando Allow Value List Edits aparece num menu de atalho que abre clicando à direita numa caixa de lista ou no controlo de caixas de combinação. Quando executa o comando, aparece a caixa de diálogo items da Lista de Edição. Alternadamente, se especificar o nome de um formulário na propriedade 'Formulário' de Formulário de Formulário de Edição de Itens de Lista, o Access inicia esse formulário em vez de exibir a caixa de diálogo.

Pode executar o comando de Itens de Lista de Edição a partir da caixa de lista e dos controlos de caixa de combinação localizados em formulários, e a partir de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários devem ser abertos em qualquer vista de design ou vista de navegação; tabelas e conjuntos de resultados de consulta devem ser abertos na vista datasheet.

Listar Formulário de Edição de Itens

Separador de procura

Nome de um formulário de entrada de dados

Se introduzir o nome de um formulário de entrada de dados como valor nesta propriedade de tabela, esse formulário abre-se quando um utilizador executa o comando de Itens de Lista de Edição. Caso contrário, a caixa de diálogo de itens de lista de edição aparece quando os utilizadores executam o comando.

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Utilize atualizações em cascata para alterar valores-chave primários e estrangeiros

Por vezes, pode ser necessário atualizar um valor-chave primário. Se utilizar essa chave primária como chave estrangeira, pode atualizar automaticamente as suas alterações através de todas as instâncias infantis da chave estrangeira.

Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registo) numa tabela de bases de dados. Uma chave estrangeira é uma coluna que corresponde à chave principal. Normalmente, as chaves estrangeiras residem noutras tabelas, e permitem criar uma relação (uma ligação) entre os dados nas tabelas.

Por exemplo, suponha que use um número de identificação do produto como chave primária. Um número de identificação identifica um produto de forma única. Também utiliza esse número de identificação como chave estrangeira numa tabela de dados de encomenda. Dessa forma, você pode encontrar todas as encomendas que envolvem cada produto, porque sempre que alguém faz uma encomenda para esse produto, o ID torna-se parte da encomenda.

Por vezes, os números de identificação (ou outros tipos de teclas primárias) mudam. Quando o fizerem, pode alterar o seu valor principal e ter essa alteração automaticamente em cascata através de todos os registos infantis relacionados. Você ativa este comportamento ligando a integridade referencial e atualizações em cascata entre as duas tabelas.

Lembre-se destas regras importantes:

  • Só é possível ativar atualizações em cascata para os principais campos-chave definidos para os tipos de dados de Texto ou Número. Não é possível utilizar atualizações em cascata para campos definidos para o tipo de dados AutoNumber.

  • Só é possível permitir atualizações em cascata entre as tabelas com uma relação de um a muitas.

Para mais informações sobre a criação de relacionamentos. ver Guia de relações de mesa e Criar, editar ou excluir uma relação.

Os seguintes procedimentos andam de mãos dadas e explicam como primeiro criar uma relação e, em seguida, permitir atualizações em cascata para essa relação.

Criar a relação

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. No separador Design, no grupo Relacionamentos, clique na Tabela show.

  3. Na caixa de diálogo Show Table, selecione o separador Tabelas, selecione as tabelas que pretende alterar, clique em Adicionar, e, em seguida, clique em Fechar.

    Pode premir O SHIFT para selecionar várias tabelas, ou pode adicionar cada tabela individualmente. Selecione apenas as tabelas dos lados "um" e "muitos" da relação.

  4. Na janela Relacionamentos, arraste a chave primária da mesa no lado "um" da relação e deixe-a cair no campo-chave estrangeiro da mesa no lado "muitos" da relação.

    É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A figura que se segue mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações com uma relação existente

  5. Selecione a caixa de verificação de integridade referencial de aplicação e clique em Criar.

Ativar atualizações em cascata nas teclas primárias

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. A janela Relacionamentos aparece e exibe as juntas (mostradas como linhas de ligação) entre as tabelas da base de dados. A figura que se segue mostra uma relação típica:

  3. Clique na linha de união entre as tabelas dos pais e das crianças e clique em Editar Relacionamento.

    Uma relação entre duas tabelas

    É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A figura que se segue mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações

  4. Selecione Campos Relacionadosde Atualização em Cascata, certifique-se de que a caixa de verificação de integridade referencial de aplicação é selecionada e, em seguida, clique em OK.

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Por que os números de ID às vezes parecem saltar um número

Quando cria um campo definido para o tipo de dados AutoNumber, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registo. O valor é incrementado por padrão, para que cada novo recorde obtenha o próximo número sequencial disponível. O objetivo do tipo de dados AutoNumber é fornecer um valor adequado para ser usado como chave primária. Para mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a chave principal.

Quando elimina uma linha de uma tabela que contém um campo definido para o tipo de dados AutoNumber, o valor no campo AutoNumber para essa linha nem sempre é automaticamente reutilizado. Por essa razão, o número que o Access gera pode não ser o número que se espera ver, e podem surgir lacunas na sequência de números de IDENTIFICAÇÃO — isto é por design. Deve confiar apenas na singularidade dos valores num campo AutoNumber, e não na sua sequência.

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Dados de atualização a granel utilizando consultas

Apêndice, Atualização e Exclusão são formas poderosas de adicionar, alterar ou remover registos a granel. Além disso, as atualizações a granel são mais fáceis e eficientes de realizar quando se utilizam bons princípios de conceção de bases de dados. Utilizar um apêndice, atualizar ou eliminar consulta pode ser um poupança-tempo porque também pode reutilizar a consulta.

Importante    Faça o reforço dos seus dados antes de utilizar estas consultas. Ter uma cópia de segurança à mão pode ajudá-lo a corrigir rapidamente quaisquer erros que possa inadvertidamente cometer.

Acrescentar consultas    Use para adicionar muitos discos a uma ou mais tabelas. Uma das utilizações mais frequentes de uma consulta de apêndice é adicionar um grupo de registos de uma ou mais tabelas numa base de dados de origem a uma ou mais tabelas numa base de dados de destino. Por exemplo, suponha que adquira novos clientes e uma base de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar introduzir esses novos dados manualmente, pode anexar os mesmos à tabela ou tabelas apropriadas na sua base de dados. Para mais informações, consulte Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consultade apêndice .

Atualizar consultas    Utilize para adicionar, alterar ou eliminar parte (mas não todos) de muitos registos existentes. Pode pensar nas consultas de atualização como um formulário eficaz da caixa de diálogo Localizar e Substituir. Introduza um critério selecionado (o equivalente áspero de uma cadeia de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente áspero de uma corda de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas de atualização podem aceitar múltiplos critérios, permitem-lhe atualizar um grande número de registos num só passe e permitir-lhe alterar registos em mais de uma tabela. Para mais informações, consulte Criar e executar uma consulta de atualização.

Eliminar consultas    Quando pretende eliminar rapidamente muitos dados ou apagar um conjunto de dados regularmente, um exclusão é útil porque as consultas tornam possível especificar critérios para encontrar e eliminar rapidamente os dados. Para mais informações, consulte Formas de adicionar, editar e apagar registos.

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Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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