Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros

Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros

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É uma forma de colaboração em documentos de controlo exigir a saída de ficheiros, especialmente quando vários utilizadores têm acesso à biblioteca. Se for necessária uma saída de biblioteca, outras pessoas não é possível substituí-lo. No entanto, corre o risco de impedir que outras pessoas a ver as alterações mais recentes ou façam alterações próprios. Se precisar de outras pessoas trabalhar no documento, é importante que ficheiros são dada iniciá-la rapidamente.

Nota:  Não configure a sua biblioteca para exigir o registo de saída se houver pessoas que tencionem cocriar documentos na biblioteca. Não é possível trabalhar simultaneamente em documentos quando a exigência de registo de saída está ativada.

Exigir a saída de ficheiros para edição

Nota: Apenas as pessoas com permissões de Controlo Total ou Estruturar podem configurar bibliotecas para exigirem o registo de saída dos ficheiros.

  1. Aceda à biblioteca que pretenda trabalhar.

  2. Clique em definições de Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem , definições da biblioteca.

    Se não vir estes itens de menu, clique em biblioteca no Friso e, em seguida, clique em

    Definições da biblioteca no grupo definições.

  3. Na página Definições, em Definições Gerais, clique em Definições de controlo de versão.

  4. Na secção Exigir saída, em exigir que seja dada saída antes que estes possam ser editados documentos?, clique em Sim.

  5. Clique em OK para guardar as suas definições e regressar à página Definições da Biblioteca.

Se efetuar o seguinte …

Eis o que acontece …

Criar ou adicionar um ficheiro a uma biblioteca

Inicialmente, o ficheiro encontra-se com registo de saída para si. Tem de dar entrada do ficheiro na biblioteca para que outras pessoas possam vê-lo e trabalhar com o mesmo.

Abrir um ficheiro para edição

Quando clica em Editar, é dada automaticamente saída do ficheiro para si. Uma caixa de mensagem alerta-o de que está prestes a dar saída do ficheiro e oferece-lhe a oportunidade de o editar na sua pasta de rascunhos local.

Depois de dar saída, o ícone de ficheiro é abrangido com uma seta verde, apontar para baixo, que indica que o ficheiro está agora com saída dada. Ninguém pode alterar o ficheiro e, mais ninguém pode ver as suas alterações, enquanto que a tenha com saída dada.

Alterar as informações sobre o ficheiro (as propriedades)

Se ainda não tiver sido dada saída do ficheiro para si, tem de dar saída do mesmo antes de poder efetuar alterações às propriedades, tais como o título, o nome do autor, a data para conclusão, a contagem de palavras, e etc. As suas alterações não irão surtir efeito até voltar a dar entrada do ficheiro.

Tentar abrir um ficheiro com registo de saída para outra pessoa

As opções Dar Saída e Dar Entrada não estão disponíveis. Não pode dar saída de um ficheiro do qual outra pessoa tenha dado saída. Se tentar fazê-lo, será apresentada uma mensagem a informar que foi dada saída do ficheiro por outra pessoa.

Contudo, pode descobrir quem tem o ficheiro colocando o cursor do rato sobre o ícone de ficheiro. O nome da pessoa que deu saída do ficheiro é apresentado numa descrição. Em seguida, pode contactar essa pessoa para pedir a entrada do ficheiro caso necessite dele imediatamente.

Dar entrada do ficheiro

É-lhe pedido que introduza um comentário sobre as alterações efetuadas. Se a sua biblioteca controlar versões, o seu comentário torna-se parte do histórico de versões. Se tanto as versões principais como as versões secundárias forem controladas, ser-lhe-á pedido que escolha o tipo de versão do qual está a dar entrada. Para obter mais informações sobre o controlo de versões, consulte a secção Consulte Também deste artigo.

Manter o ficheiro com registo de saída durante um longo período de tempo

Ninguém pode ver as suas alterações nem editar o ficheiro enquanto o mesmo estiver com registo de saída. Embora isto seja útil durante o período de tempo em que está a efetuar alterações, também pode impedir que outras pessoas executem as tarefas que lhes foram atribuídas. É uma boa prática comercial e uma cortesia comum voltar a dar entrada do ficheiro o mais rapidamente possível depois de dar saída do mesmo. Em algumas circunstâncias, um administrador poderá ter de forçar um registo de entrada do ficheiro.

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