Configurar o armazenamento e a partilha de ficheiros do Office 365

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Uma das melhores formas de configurar o armazenamento de ficheiros e partilha de que é o seu negócio utilizar OneDrive para Empresas e um site de equipa em conjunto. Este é ideal se tiver uma pequena empresa com alguns empregados.

Office 365 inclui um site de equipa básico para si começar a utilizar. Pode começar imediatamente a armazenar ficheiros no OneDrive e colaborar em ficheiros no site de equipa.

Última atualizada 7 de Junho de 2018

Onde pode armazenar documentos no Office 365

  • OneDrive foi concebido para utilização individual, com a ocasionais partilha de ficheiros.

  • Um site de equipa SharePoint foi concebido para partilhar e colaborar em ficheiros regularmente. Um site de equipa é ideal para armazenar ficheiros que tenham partilhado que é o proprietário onde várias pessoas proprietário os ficheiros e podem colaborar nos mesmos. Numa empresa com apenas alguns dos empregados, só poderá ter um site de equipa.

Tanto OneDrive e sites de equipa em qualquer lugar fornecem acesso para si e para os seus funcionários.

Um diagrama sobre como pode utilizar dois tipos de armazenamento: OneDrive ou Sites de equipa

Seguem-se recomendações para o que armazenar em cada localização quando utiliza OneDrive e sites de equipa em conjunto:

Localização de armazenamento

Para que serve

O que armazenar aqui

OneDrive

Armazenar conteúdo em OneDrive é como armazenar ficheiros no seu computador; ninguém pode facilmente aceder aos mesmos.

Para obter mais informações, consulte o artigo que é o OneDrive para empresas?

Ficheiros empresariais a que outros membros não precisarão de aceder regularmente ou nos quais não precisarão de colaborar.

sites de equipa SharePoint

Colaboração. Quando cria um grupo do Office 365 (por exemplo, no Office 365 admin center, no Outlook ou criando uma equipa no Microsoft Teams) é criado um site de equipa SharePoint para esse grupo. Da mesma forma, quando cria um novo site de equipa SharePoint a partir da home page SharePoint ou do SharePoint admin center preview, também cria um grupo do Office 365. Para obter mais informações consulte o artigo o que é um site de equipa SharePoint? e criar um site de equipa no SharePoint Online.

Ficheiros que tenham partilhado que é o proprietário. Recomendamos que os sites de equipa separada para cada unidade de trabalho na sua organização. Por exemplo, para manter os pessoal e documentos financeiros privados para uma pequena equipa, crie um site de equipa em separado.

Nota: SharePoint também tem outros tipos de sites que pode utilizar para a sua empresa. Pode utilizar os sites de comunicação na intranet para publicar informações para uma audiência abrangente. E que pode utilizar sites concentrador para ligar sites da intranet.

Começar a utilizar OneDrive e o seu site de equipa

Armazenamento em nuvem OneDrive obtém a cada pessoa na sua empresa que tem uma licença de Office 365 atribuída (e SharePoint Online selecionado). Estes podem armazenar empresas relacionadas com os ficheiros para aqui para aceder a partir de qualquer dispositivo e só estão disponíveis para esse utilizador. Por exemplo, eles poderão armazenar um rascunho de proposta, as notas de reunião ou o script para uma demonstração que está a aceder a entregar.

Também podem partilhar os funcionários OneDrive ficheiros e pastas. Se um empregado estiver ausente ou sair da empresa, as outras pessoas podem aceder a ficheiros partilhados armazenados no OneDrive.

Eis como cada pessoa na sua equipa pode configurar OneDrive e partilhar ficheiros.

Ecrã principal do Office 365 com o OneDrive selecione

  1. Aceda ao office.com para iniciar sessão e inicie sessão com o seu nome de utilizador e palavra-passe.

  2. Na home page do Office 365, selecione OneDrive.

  3. No OneDrive, os membros de equipa podem armazenar os seus próprios ficheiros relacionados com o business. Pode partilhar ficheiros individuais ou uma pasta inteira. Escolha um ficheiro ou pasta, clique com botão direito e, em seguida, selecione partilhar.

    Partilhar uma pasta

  4. Na página Enviar ligação, deixe a seleção predefinida, qualquer pessoa com a ligação pode ver e editar.

    Escreva os nomes ou endereços de correio eletrónico dos membros de equipa que pretende ter acesso para a pasta e, adicione uma mensagem opcional.

    Se pretender que a sua cópia do correio eletrónico que será enviada, adicione o seu endereço de e-mail para a lista.

    Partilhe uma caixa de diálogo ligação a mostrar a mostrar a escrever e selecionar um nome.

  5. Quando tiver terminado introduzir quem pretende partilhar com, selecione Enviar. O e-mail é imediatamente enviado para as pessoas convidar.

    Partilhar uma ligação, a mostrar a lista de nomes

  6. Eis o aspeto de e-mail.

    Enviar por correio eletrónico com a ligação para partilhar a pasta do OneDrive

O Office 365 inclui um site de equipa básico com algumas funcionalidades para o ajudar a começar. Apenas as pessoas da sua empresa podem aceder a este site interno.

Eis como pode aceder ao seu site de equipa:

  1. Aceda ao office.com para iniciar sessão e inicie sessão com o seu nome de utilizador e palavra-passe.

  2. No ecrã principal do Office 365, selecione SharePoint e, em seguida, selecione a ligação de site de equipa no menu de navegação no lado esquerdo.

  3. Verá a home page da sua equipa. Esta página inclui:

    • Página principal do apresenta equipa notícias e atividade, tal como novos ficheiros adicionados ou editado recentemente.

    • O botão + Novo para adicionar elementos para a home page, como uma biblioteca de documentos, uma lista ou uma nova página.

    • Menu de navegação no lado esquerdo para obter para outras áreas no seu site de equipa, como a biblioteca de documentos de equipa.

Home page do site de equipa do SharePoint Online

Para o ajudar a começar a armazenar e partilhar ficheiros rapidamente, o seu site de equipa contém um local para armazenar ficheiros. Chama-se biblioteca Documentos.

Eis os passos para adicionar ficheiros:

  1. Na home page do seu site de equipa, selecione documentos a partir do menu de navegação no lado esquerdo. Isto vai levá-lo à sua biblioteca de documentos.

    Biblioteca de documentos de equipa

  2. Enquanto está a sessão iniciada no Office 365 ainda, abra o Explorador do Windows a partir da barra de tarefas ou noutra localização. Ir para os ficheiros que pretende carregar para o seu site de equipa.

  3. Selecione os ficheiros que pretende carregar para o seu site de equipa e, em seguida, arraste-os para a biblioteca de documentos.

    Arraste um ficheiro a partir de uma pasta ambiente de trabalho à sua biblioteca

  4. Quando tiver concluído, os ficheiros estarão armazenados no seu site de equipa e no seu computador.

    Biblioteca de site de equipa com os ficheiros

  5. Pode eliminar os ficheiros do seu computador. O próximo passo, sincronizar ficheiros onlinehttps com o seu ambiente de trabalho, vai criar uma nova localização para estes ficheiros no seu computador.

    Se tiver muitos ficheiros ou ficheiros grandes a carregar para o seu site de equipa, leia estas sugestões sobre carregar ficheiros grandes ou muitos ficheiros para uma biblioteca.

    Se precisar de mais espaço de armazenamento, consulte o artigo Alterar espaço de armazenamento da sua subscrição.

Agora que tem ficheiros no seu site de equipa, pode configurá-los para sincronizar com o seu PC ou Mac. Desta forma, pode trabalhar nos seus ficheiros a partir do seu PC ou Mac em vez de trabalhar no Microsoft Edge, Chrome ou outro browser. Também é útil ter uma versão dos seus ficheiros sincronizados no seu computador para situações, quando precisa de aceder ao ficheiro e que não esteja ligado à Internet.

Depois de configurar ficheiros para sincronizar com o seu computador, quando estiver ligado à Internet, vai ser sincronizados automaticamente.

Eis como pode sincronizar ficheiros no seu site de equipa com o seu computador:

  1. Na home page do seu site de equipa, selecione documentos a partir do menu de navegação no lado esquerdo. Isto leva-o para a sua biblioteca de documentos.

    Sugestão: Quando sincronizar os ficheiros no site de equipa, que está a sincronizar a biblioteca cada ficheiro no site, não a todo o site.

    Biblioteca de documentos de equipa

  2. Selecione sincronizar para sincronizar todos os ficheiros. Ou navegue para a pasta específica que pretende sincronizar.

    Biblioteca de documentos com o botão de sincronização selecionado

  3. Se lhe for pedido para alternar entre aplicações, selecione Sim. OneDrive é o processo efetuar a sincronização.

    Pedido de aplicações do Office 365 mudar
  4. Se, em seguida, receber um configurar o OneDrive pedido, inicie sessão com a sua conta ou profissional.

    Ecrã de configuração do OneDrive

  5. Se ainda não ainda sincronizou o OneDrive, poderá ver um ecrã Esta é a sua pasta do OneDrive. Verifique o caminho em pasta Your OneDrive é aqui. Selecione a Localização de alterar se pretender utilizar um caminho diferente e, em seguida, clique em seguinte.

    Alterar a sua pasta local neste ecrã

  6. Os ficheiros nos seus sites de equipa serão apresentados no painel esquerdo do Explorador de ficheiros sob o nome da sua organização. Os ficheiros na OneDrive irão aparecer em "OneDrive - < nome da organização >"

    Consulte o artigo o que tenha sido sincronização tinha na sua pasta local

  7. Teste a sincronização ao abrir um ficheiro numa pasta da equipa no seu computador. Efetuar uma alteração e, em seguida, selecione Guardar.

Melhores práticas para o armazenamento e partilha de ficheiros

Eis algumas dicas para tirar o máximo partido do OneDrive ou no seu site de equipa SharePoint.

  • Em nome individual de exclusivo: utilizar OneDrive para armazenar os seus ficheiros e partilhá-los com os clientes no caso a caso.

  • Co-ownerships: ambos os proprietários utilizar OneDrive e partilhar ficheiros e para trás.

  • Empresas com clientes externos ou que necessitam de acesso aos ficheiros de parceiros: criar um novo site de equipa para armazenar e partilhar documentos destinados a um cliente específico. Configure o site para permitir o acesso a apenas esse cliente. Em seguida, não precisa de se preocupar que outro cliente será acidentalmente aceder a informações destinadas a outro cliente.

Quando armazenar um ficheiro no OneDrive só está acessível por si, a não ser que partilhe com outras pessoas. Quando partilhar ficheiros, pode escolher para criar uma ligação que pode ser reencaminhada ou para partilhar com pessoas específicas apenas. Também pode criar pastas separadas no OneDrive, para fins diferentes, tal como público, pessoal, ou para projetos individuais. Cada pasta pode ser partilhada com uma pessoa diferente ou grupo ou mais ninguém de todo.

Para mais informações sobre a partilha, consulte também partilhar ficheiros e pastas no OneDrive para empresas.

Para ver quanto espaço de armazenamento que ainda lhe falta no OneDrive, consulte o artigo Gerir o armazenamento do OneDrive para empresas.

Enquanto que possa carregar quase todos os tipos de ficheiros, não são permitidos em alguns nomes de ficheiro e carateres em nomes de ficheiro. Para obter mais informações, consulte o artigo carateres de ficheiro inválidos e tipos de ficheiro no OneDrive para empresas.

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