Configurar folhas de horas e o estado da tarefa

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Para que os membros da equipa possam gravar as horas na respectiva folha de horas ou submeter o respectivo estado da tarefa, é necessário configurar as folhas de horas, o estado da tarefa, ou ambos.

Configurar folhas de horas

Configurar o estado da tarefa

Criar períodos financeiros

  1. Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor.

  2. Na página Definições de Servidor, clique em Períodos Financeiros.

  3. Na secção Gerir Período Fiscal, clique no ano que pretende definir como período fiscal e, em seguida, clique em Definir.

  4. Na secção Definir data Período Fiscal iniciar, introduza a data em que o ano fiscal deverá começar utilizando o selecionador de data Imagem de botão .

  5. Na secção Definir Modelo de Criação do Exercício, seleccione um método de formatação para o período fiscal:

    • Método 4,5,4      Este método define um período fiscal de quatro semanas, seguido de um período fiscal de cinco semanas e de outro período fiscal de quatro semanas.

    • Método 4,4,5      Este método define um período fiscal de quatro semanas, seguido de outro período fiscal de quatro semanas e de um período fiscal de cinco semanas.

    • Método 5,4,4      Este método define um período fiscal de cinco semanas, seguido de um período fiscal de quatro semanas e de outro período fiscal de quatro semanas.

    • 13 meses      Este método define cada período como quatro semanas.

    • Ano de calendário padrão      Este método define cada período de acordo com o ano padrão de 12 meses com início a 1 de Janeiro.

  6. Na secção Definir Convenção de Nomenclatura de Períodos, crie um nome exclusivo para os períodos introduzindo:

    • Um prefixo até 15 caracteres.

    • Uma sequência de números até seis dígitos.

    • Um sufixo até 15 caracteres, por exemplo, Tri. n.º, '08.

  7. Clique em Criar e Guardar.

Na página Períodos Fiscais, o período fiscal será apresentado com períodos individuais visíveis na grelha Ajustar Meses Fiscais.

Depois de definir um período fiscal, pode editá-lo utilizando a grelha. Se pretende ajustar a data de fim para um intervalo de datas dentro do período fiscal, na coluna Data de fim para a linha períoda fiscal, escreva ou selecione uma nova data utilizando o selecionador de data Imagem de botão . As datas para os seguintes períodos automaticamente serão ajustadas para que todos os períodos são contíguos.

Sugestão: Se pretender continuar a redefinir o período fiscal, devido a um erro efectuado, tem de seleccionar previamente o período e, em seguida, eliminá-lo clicando em Eliminar e, em seguida, redefini-lo, clicando em Definir.

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Configurar períodos na folha de horas

Ao criar um período na folha de horas, está a configurar períodos que podem ser seleccionados por membros de equipa e nos quais é possível comunicar horas.

  1. Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor.

  2. Na página Definições de Servidor, clique em Períodos da Folha de Horas.

  3. Na secção Definir Parâmetros do Período em Massa, especifique o número de períodos que pretende criar, a data de início do primeiro período da folha de horas e a duração padrão dos períodos em dias.

  4. Na secção Definir Convenção de Nomenclatura do Lote, especifique a convenção de nomenclatura correspondente a cada período da folha de horas, de modo a que os membros da equipa possam facilmente identificá-los.

    • Na caixa Escrever um prefixo, escreva um prefixo exclusivo a utilizar como início da convenção de nomenclatura.

    • Se estiver a criar mais de um período, na caixa Número de Sequência Seguinte, escreva um número de sequência que possa ser utilizado para identificar cada período exclusivo.

    • Na caixa Escrever um sufixo, escreva um sufixo exclusivo a utilizar como fim da convenção de nomenclatura.

  5. Clique em Criação em Massa para criar períodos e, em seguida, clique em Guardar.

  6. Na secção Criar Períodos, é possível continuar a modificar os períodos.

    • Clique em Inserir Antes ou Inserir Após para inserir períodos adicionais na folha de horas.

    • Para mudar o nome de um período da folha de horas, clique no nome do período da folha de horas na coluna Rótulo do Período e, em seguida, escreva um novo nome.

    • Para alterar o estado do período, clique em Aberto ou Fechado na coluna Estado.

      Nota: O estado de todos os novos períodos da folha de horas é definido como Aberto. Apenas um administrador do servidor pode fechar um período. É possível impedir que folhas de horas futuras sejam submetidas utilizando a página Definições e Predefinições da Folha de Horas.

  7. Clique em Guardar.

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Definir classificações de linhas de folha de horas

Classificações são categorias definidas para o trabalho realizado pela organização. Por exemplo, a organização poderá ter diferentes classificações para trabalhos a cobrar e a não cobrar.

Por predefinição, todas as linhas de folha de horas utilizam a classificação de linhas Padrão (ou predefinida).

  1. Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor.

  2. Na página Definições de Servidor, clique em Classificações da Folha de Horas.

  3. Na secção Editar, Introduzir Classificação de Linhas, clique em Nova Classificação.

  4. Na grelha, escreva um novo nome e descrição que identifique a classificação de linhas de folha de horas junto dos membros da equipa.

  5. Por predefinição, a coluna Estado está definida como Activo. Defina o estado como Inactivo para desactivar a classificação, de modo a que deixe de ser possível aplicá-la. A classificação permanecerá no Project Web Access para fins de relatório de histórico.

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Especificar definições e predefinições de folhas de horas

  1. Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor.

  2. Na página Definições de Servidor, clique em Definições e Predefinições da Folha de Horas.

  3. Na secção Apresentação do Outlook, especifique o modo como pretende apresentar as horas agendadas, reais, extraordinárias, a cobrar e a não cobrar no Microsoft Office Outlook 2007.

  4. Na secção Apresentação do Project Web Access, seleccione a caixa de verificação A folha de horas irá utilizar o controlo de tempo Não Facturável e Horas Extraordinárias padrão para permitir que os membros da equipa submetam horas extraordinárias e a não cobrar. Os membros da equipa poderão ainda submeter horas correspondentes ao respectivo trabalho agendado.

  5. Na secção Modo de Criação de Folha de Horas Predefinida, especifique quais os dados que deverão ser incluídos na folha de horas predefinida:

    • Seleccione Atribuições de Tarefas Actuais para preencher previamente as folhas de horas com informações sobre as atribuições de tarefas a membros da equipa.

    • Seleccione Projectos Actuais para preencher previamente as folhas de horas com informações sobre os projectos actuais dos membros da equipa.

    • Seleccione Sem preenchimento prévio para criar folhas de horas em branco para membros da equipa.

  6. Na secção Unidades da Coluna da Grelha da Folha de Horas, especifique se as unidades de controlo predefinidas da folha de horas são em dias ou em semanas.

  7. Na secção Unidades de Relatórios Predefinidas, especifique se as unidades de tempo nos períodos de tempo são comunicadas em horas ou dias.

    Para especificar a quantidade de horas que constitui um dia de trabalho completo, escreva as horas na caixa O número de horas num dia da folha de horas padrão é.

  8. Na secção Limites de Comunicação de Horas, especifique as horas máximas e mínimas permitidas numa folha de horas, bem como o número máximo de horas permitido para ser comunicado num dia. Se os membros da equipa comunicarem horas que ultrapassem estes limites, serão apresentados erros nas respectivas folhas de horas ao submetê-las.

    Se não pretender definir um limite de comunicação de horas máximo nem mínimo, escreva 999 para representar um número ilimitado de horas ou escreva 0 para representar nenhum tempo mínimo. Se escrever 0 desactiva de forma eficaz os limites de comunicação.

    Sugestão: É possível especificar o número predefinido de horas num dia, até 999 horas, de modo a abranger as horas comunicadas necessárias para uma equipa.

  9. Na secção Políticas da Folha de Horas, especifique o seguinte:

    • Seleccione Permitir comunicação de tempo futura para permitir que os membros da equipa gravem as horas correspondentes a períodos no futuro.

    • Seleccione a caixa de verificação Permitir itens da folha de horas não verificados para permitir que os membros da equipa criem entradas de folha de horas para projectos ou tarefas que não se encontrem no Microsoft Office Project Server 2007.

      Nota: É necessário seleccionar esta caixa de verificação se estiver a utilizar apenas a folha de horas e não estiver a controlar as tarefas do projecto utilizando o estado da tarefa.

  10. Na secção Auditoria, clique na caixa de verificação Activar Auditoria de Folha de Horas para criar um registo detalhado de todas as alterações efectuadas a uma folha de horas.

    Sugestão: Clique em Remover Registo para limpar o registo.

  11. Na secção Encaminhamento de Aprovação, clique na caixa de verificação Encaminhamento de Aprovação Fixo para impedir que os membros da equipa especifiquem manualmente o aprovador seguinte ao submeter a respectiva folha de horas.

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Configurar o estado da tarefa

  1. Na Iniciação Rápida, clique em Definições do Servidor.

  2. Na página Definições de Servidor, clique em Definições e Apresentação da Tarefa.

  3. Na secção Método de Controlo, seleccione o método de controlo mais adequado para representar o modo como pretende que os membros da equipa comuniquem o respectivo progresso nas tarefas do projecto.

    Sugestão: Se pretender que os gestores de projecto possam optar por especificar diferentes métodos de comunicação relativamente aos seus projectos, desmarque a caixa de verificação Forçar os gestores de projecto a utilizar o método de relatório de progresso especificado acima para todos os projectos. No entanto, se requerer o mesmo método de comunicação, assegura a consistência nos relatórios que apresentam os dados de toda a organização.

  4. Na secção Proteger Actualizações do Utilizador, especifique o modo como pretende que as actualizações dos valores reais se processem:

    • Para restringir o gestor de projecto do estado da tarefa de um membro da equipa, seleccione a caixa de verificação Restringir actualizações ao Project Web Access.

    • Para requerer que os membros da equipa gravem valores reais sincronizando previamente o respectivo estado da tarefa com a respectiva folha de horas, seleccione a caixa de verificação Entrada de tempo apenas por Folha de Horas. Os utilizadores sincronizarão para actualizar tarefas. Se esta caixa de verificação estiver seleccionada, o estado da tarefa apenas pode ser introduzido clicando em Importar Folha de Horas. Quando os dados da folha de horas tiverem sido importados, não é possível editar as horas nas páginas de estado da tarefa.

  5. Na secção Definir Tarefas Actuais, escreva o número de dias no qual uma tarefa tem de ser agendada para ser concluída, de modo a ser apresentada por predefinição, e a ser considerada actual na lista de tarefas de membro da equipa.

  6. Na secção Activar Vista de Gantt de Membros de Equipa, seleccione a caixa de verificação Activar Vista de Gantt de ActiveX para todos os utilizadores, se pretender que os utilizadores utilizem os controlos ActiveX necessários para utilizar a Vista de Gantt de Tarefa na página Centro de Tarefas.

Por que motivo não é possível executar algumas ações no Project Web Access?

Dependendo das definições de permissões que utilizou para iniciar sessão no Project Web Access, não poderá conseguir ver ou utilizar determinadas funcionalidades. Além disso, que vê no algumas páginas pode ser diferentes do que é documentado se o administrador do servidor personalizado o Project Web Access e não personalizar a ajuda para corresponder ao.

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