Quando configura a navegação de metadados em listas e bibliotecas grandes, facilita a procura de conteúdos por parte dos utilizadores. A navegação de metadados permite ao Microsoft SharePoint utilizadores filtrar e encontrar conteúdos em listas e bibliotecas utilizando uma árvore de navegação.
Também pode aplicar Filtros de Teclas, que funcionam em conjunto com a árvore de navegação para refinar a lista de itens que são apresentados. Quando configura a navegação de metadados, pode determinar as colunas da biblioteca que aparecem na árvore e especificar Filtros de Teclas.
A ilustração seguinte mostra um exemplo de uma árvore de navegação simples baseada no tipo de conteúdo.
Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não estiver ativado para o seu site, pode ativar a funcionalidade nas páginas Funcionalidades do Site do seu site.
Nota: Tem de ser Um Proprietário do Site ou um Administrador de Coleções de Site para ativar a navegação e a filtragem de metadados.
Ativar a navegação e filtragem de metadados
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Clique Definições
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Em Ações do Site,clique em Gerir funcionalidades do site.
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Na lista Funcionalidades, localmente Navegação e Filtragem de Metadados e,em seguida, clique em Ativar.
Adicionar palavras-chave e metadados empresariais
No SharePoint no Microsoft 365, adicionar uma coluna Palavras-chave Enterprise permite aos utilizadores introduzir um ou mais valores de texto que serão partilhados com outros utilizadores e aplicações para permitir facilidade na pesquisa e filtragem, bem como consistência e reutilização de metadados.
Adicionar uma coluna Palavras-chave Enterprise também fornece sincronização entre os campos de palavras-chave existentes e a infraestrutura de metadados geridos. (As etiquetas de documentos serão copiadas para as Palavras-chave de Empresa no carregamento.)
Nota: Tem de ter, pelo menos, o nível de permissão Gerir Listas para configurar metadados e palavras-chave para uma lista ou biblioteca.
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Navegue para a lista ou biblioteca para a qual pretende configurar a navegação de metadados e clique no título.
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Clique Definições
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Em Permissões e Gestão,clique em Metadados e Palavras-chave da empresa Definições.
Nota: Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não vir a opção Definições de navegação de Metadados, esta poderá estar desativada no seu site. Para saber como a ativar, consulte Ativar a navegação e a filtragem de metadados.
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Na secção Metadados Empresariais e Palavras-chave Definições, clique na caixa de verificação Palavras-chave Enterprise para adicionar uma coluna Palavras-chave Enterprise à lista e ativar a sincronização de Palavras-chave.
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Clique em OK.
Agora, quando adicionar uma coluna à lista, pode adicionar uma coluna Palavras-chave Empresarial à lista. Para obter informações sobre como adicionar uma coluna que utiliza metadados geridos, consulte Criar uma coluna de metadados geridos. Para obter informações sobre a filtragem de metadados geridos, consulte Utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint.
Tem de ter, pelo menos, o nível de permissão Gerir Listas para configurar a navegação de metadados numa lista ou biblioteca.
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Navegue para a lista ou biblioteca para a qual pretende configurar a navegação de metadados e clique no título.
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Clique no separador Lista ou Biblioteca no separador do separador e, em seguida, clique em Lista Definições lista ou Biblioteca Definições.
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Em Definições Definições, clique em Definições de navegação de Metadados.
Nota: Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não vir a opção Definições de navegação de Metadados, esta poderá estar desativada no seu site. Para saber como a ativar, consulte Ativar a navegação e a filtragem de metadados.
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Na secção Configurar Hierarquias de Navegação, selecione o campo ou os campos que pretende apresentar na hierarquia de navegação e, em seguida, clique em Adicionar.
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Por predefinição, a árvore de navegação apresenta pastas. Se não quiser que as pastas são apresentadas, selecione Pastas e,em seguida, clique em Remover.
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Na secção Configurar Filtros de Teclas, selecione os campos que pretende adicionar como Filtros chave e, em seguida, clique em Adicionar.
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Na lista Configurar a indexação automáticade colunas para esta lista, especifique se pretende criar índices automaticamente nesta lista. Isto melhora o desempenho das consultas que os utilizadores efetuam quando utilizam as colunas de árvore de navegação e filtro de chave que especificou. Recomendamos que selecione a opção Gerir automaticamente os índices de coluna nesta lista.
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Clique em OK.
Quando a navegação de metadados está configurada para uma lista ou biblioteca, o SharePoint site apresenta um controlo de árvore no lado esquerdo da página. A árvore apresenta uma hierarquia de pastas e termos de metadados geridos. Os utilizadores podem selecionar itens na árvore para filtrar o que aparece na página. Isto permite aos utilizadores criar visualização dinâmica de conteúdos. Os utilizadores podem refinar isto mais utilizando o controlo Filtros de Teclas que aparece abaixo da árvore de navegação e que funciona em combinação com a árvore de navegação.
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Controlo de árvore
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Hierarquia de pastas para a lista ou biblioteca
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Termo
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Termos descendentes do menor
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Filtros de Teclas
Os utilizadores do site podem utilizar a árvore de navegação para navegar numa lista ou biblioteca por pasta ou por metadados. Quando os utilizadores selecionam um termo de metadados geridos na árvore de navegação, a vista apresenta apenas os itens que estão etiquetados com esse termo ou os termos descendentes. Para filtrar apenas um termo específico e excluir os termos descendentes dos filhos, os utilizadores podem selecionar o item novamente. A navegação de metadados funciona em conjunto com outros filtros da lista, como vistas e filtros de coluna.
Pode configurar e utilizar a navegação de metadados para listas e bibliotecas mesmo que estas listas e bibliotecas não utilizem colunas de metadados geridos. Além disso, pode utilizar alguns tipos de coluna como campos numa hierarquia de navegação de metadados, como Tipo de Conteúdo e Escolha de Valor único.
A lista seguinte mostra os tipos de coluna que o controlo Filtros de Chave pode utilizar como campos:
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Metadados Geridos
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Tipo de Conteúdo
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Escolha
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Pessoa ou Grupo
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Data e Hora
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Número
Para saber como configurar uma coluna que utiliza metadados geridos, consulte Criar uma coluna de metadados geridos.
Por predefinição, a SharePoint executa a criação automática de índices. Quando a criação automática de índices está ativada, os índices são criados automaticamente para os campos que adiciona à árvore de navegação e aos Filtros de Teclas. Os índices de coluna única são criados em todos os campos Filtros de Chave suportados, exceto nos campos Tipo de Conteúdo e Escolha. São criados índices compostos em todas as combinações suportadas de hierarquias de navegação e Filtros de Chave.
Quando os índices são criados automaticamente, as consultas são ativadas para listas que têm mais itens do que o limiar de vista de lista. No entanto, em alguns casos, poderá ter de desativar esta definição e configurar os índices manualmente. Por exemplo, se a combinação de índices de coluna única e compostos exceder 20 (o número máximo de índices por lista), tem de desativar a indexação automática e configurar os índices manualmente.
Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites criados em SharePoint produtos. Mesmo que a navegação de metadados não estiver configurada para uma lista ou biblioteca específica, as suas funcionalidades funcionam nos bastidores para melhorar o desempenho das vistas em listas e bibliotecas. A funcionalidade de filtragem e navegação de metadados seleciona automaticamente o melhor índice para funcionar sempre que uma vista é carregada. Quando os utilizadores carregam novas vistas, limpam filtros ou aplicam uma ordenação, a otimização da consulta determina a melhor forma de consultas na base de dados para evitar a filtragem de vistas de lista.
Se um utilizador carregar uma vista que exceda o limiar, a navegação e a filtragem de metadados criarão uma versão modificada da consulta de utilizador original denominada consulta de conversão. A consulta de contração é executada em conjunto com uma parte da lista em vez da lista completa. Como resultado, apresenta um conjunto parcial dos itens pedidos. As consultas de retrocesso fornecem resultados úteis quando a consulta original é proibida devido à restrição de listas grandes. Ocasionalmente, se nenhum dos itens que a parte da lista digitalizado pela consulta contiver resultados que correspondam à consulta do utilizador original, uma consulta de conluimento não devolverá resultados.
Quando ocorre uma consulta de desvantagem, uma mensagem no ecrã avisa o utilizador de que os resultados são parciais. A mensagem sugere que o utilizador aplique filtros adicionais para ver um conjunto completo.
A mensagem de consulta de contrária também serve como um aviso aos proprietários da lista ou biblioteca que os utilizadores não podem aceder ao conteúdo.
