Configurar a gestão de registos no local

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Pode utilizar funcionalidades de gestão de registos em qualquer documento e em qualquer site. A capacidade de gerir registos em qualquer site oferece aos gestores de registos maior controlo sobre o processamento de registos legais e de negócio com um valor a longo prazo. A gestão de registos "no local" também permite que estes registos façam parte de uma área de trabalho de colaboração, juntamente com outros documentos nos quais esteja a trabalhar.

Dependendo da estrutura organizacional da sua solução de gestão de registos, pode ativar a gestão de registos no local ao nível da coleção de sites e desativar a declaração manual de registos ao nível da lista ou da biblioteca. Contudo, a predefinição para listas e bibliotecas é que a declaração manual de registos é ativada quando a funcionalidade é ativada ao nível da coleção de sites.

Neste artigo

Configurar a gestão de registos de local para uma coleção de sites no

Configurar a gestão de registos local para uma lista ou biblioteca

Configurar a gestão de registos no local para uma coleção de sites

Se a solução de gestão de registos no nível de lista ou biblioteca, consulte o artigo Configurar na gestão de registos local para uma lista ou biblioteca. Se a solução de gestão de registos abranger vários sites, pode configurar as definições de gestão de registos das seguintes formas:

  • Especifique os tipos de restrições a colocar num documento quando for declarado como um registo.

  • Especifique se todas as listas ou bibliotecas num site permitem a declaração manual de registos.

  • Especifique quem pode declarar e anular a declaração manualmente de documentos como registos.

Configurar em gestão de registos local para uma coleção de sites

Nota: No local tem de ativar primeiro a funcionalidade de gestão de registos ao nível da coleção de sites antes de poder continuar com este procedimento.

  1. Navegue para o site de nível superior.

  2. No de menu Ações do Site Ações do Site , clique em Definições do Site

  3. Em Administração de Coleções de Sites, clique em Definições da declaração de registo.

  4. Na página Definições da Declaração de Registo, na secção Restrições de Registos, selecione a opção que especifica o tipo de restrições que irão ser colocadas num item quando for declarado como um registo. Esta definição não afeta itens já declarados como registos.

  5. Sem Restrições Adicionais   Esta restrição é útil se pretender que os registos tenham uma política de retenção separada dos não registos, mas não pretender bloquear os registos contra eliminação ou edição.

  6. Bloquear Eliminação   Esta é a restrição predefinida para o Centro de Registos.

  7. Bloquear Edição e Eliminação    Esta restrição é útil se pretender bloquear completamente um documento, de modo a não poder ser editado ou eliminado. Um ícone de "cadeado" é associado ao documento para mostrar visualmente que o item está bloqueado.

Restrições de registos

  1. Na secção Disponibilidade da declaração de registo, selecione a opção que especifica ou não itens podem ser manualmente declarados como registos em listas e bibliotecas por predefinição. Se não está disponível em todas as localizações por predefiniçãoopção está selecionada, itens podem ser declarados como registos apenas através de uma política ou o fluxo de trabalho.

    As opções nesta secção permitem definir, para toda a coleção de sites, se os botões Declarar Registoe Anular Declaração de Registoaparecem ou não no Friso. Se os botões forem apresentados no Friso, os utilizadores com permissões apropriadas poderão declarar um documento como um registo.  Cada lista ou biblioteca tem a sua própria página Definições da Declaração de Registo, que lhes permite não utilizar a definição da coleção de sites e mostrar ou ocultar os botões de declaração de registos no Friso. Se as definições de declaração de registos não estiverem definidas ao nível da lista ou biblioteca, irão utilizar a definição da coleção de sites por predefinição.

    Disponibilidade da declaração de registos

  2. Na secção Funções da Declaração, especifique os tipos de utilizadores que podem declarar ou anular a declaração de itens como registos.

  3. Todos os contribuintes e administradores da lista    Qualquer utilizador com as permissões "editar itens" numa lista pode declarar e anular a declaração de itens como registos.

  4. Apenas administradores da lista    Apenas os utilizadores com permissões "gerir lista" numa lista podem declarar e anular a declaração de itens como registos.

  5. Apenas ações de política    Apenas as ações de política ou o código personalizado em execução como a Conta do Sistema podem declarar e anular a declaração de itens como registos.

    Funções da declaração

  6. Clique em OK.

Início da página

Configurar a gestão de registos no local para uma lista ou biblioteca

Pode configurar definições de gestão de registos para permitir ou impedir a criação de registos em listas ou bibliotecas específicas num site. Também pode configurar listas e bibliotecas, de modo a que todos os itens adicionados às mesmas sejam automaticamente declarados como registos.

C Con num local a gestão de registos numa lista ou biblioteca

  1. Aceda à lista ou biblioteca que pretende configurar para gestão de registos.

  2. Para bibliotecas, em Ferramentas de Biblioteca, clique no separador Biblioteca. Para listas, em Ferramentas de Lista, clique no separador Lista.

  3. No Friso da Biblioteca, clique em Definições da Biblioteca. Para listas, clique em Definições de Lista.

    Nota: Se não vir o botão do friso referido neste procedimento, poderá ter de ajustar a resolução do ecrã ou o tamanho da janela do browser para expandir todos os botões do friso disponíveis. Pode também clicar no botão do grupo para expandir a seleção de botões desse grupo.

  4. Na página Definições de Lista, clique em Definições da Declaração de Registo.

    Página Definições da Declaração de Registo da Biblioteca

  5. Na secção Disponibilidade da Declaração Manual de Registos, efetue um dos seguintes procedimentos:

  6. Selecione se pretende utilizar a predefinição da coleção de sites.

  7. Permita a declaração manual de registos para esta lista ou biblioteca.

  8. Nunca permita a declaração manual de registos para esta lista ou biblioteca.

  9. Na secção Declaração Automática, selecione se pretende ou não que os itens sejam adicionados a esta lista ou biblioteca para serem automaticamente declarados como registos.

  10. Clique em OK.

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