Configurar a gestão de registos no local

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A capacidade de gerir registos em qualquer site oferece aos gestores de registos maior controlo sobre o processamento de registos legais e de negócio com valor a longo prazo. A gestão de registos "no local" também permite que estes registos façam parte de uma área de trabalho de colaboração, juntamente com outros documentos nos quais esteja a trabalhar.

Dependendo da estrutura organizacional da sua solução de gestão de registos, pode ativar a gestão de registos no local ao nível da coleção de sites e desativar a declaração manual de registos ao nível da lista ou da biblioteca. Contudo, a predefinição para listas e bibliotecas é que a declaração manual de registos é ativada quando a funcionalidade é ativada ao nível da coleção de sites.

Ativar a gestão de registos local no SharePoint

Se ainda não o fez, tem de ativar na gestão de registos local antes de efetuar as seguintes tarefas. Se ativou, ignore estes passos.

  1. Navegue até ao site de nível superior.

  2. Clique em Definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em Definições do Site

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  3. Em Administração da Coleção de Sites clique em Funcionalidades da coleção de sites.

  4. Em funcionalidades da coleção de sites, localize a Gestão de registos no local e clique em Ativar.

Configurar a gestão de registos no local para uma coleção de sites

Se a solução de gestão de registos abranger vários sites, poderá configurar definições de gestão de registos das seguintes formas:

  • Especifique os tipos de restrições a colocar num documento quando for declarado como um registo.

  • Especifique se todas as listas ou bibliotecas num site permitem a declaração manual de registos.

  • Especifique quem pode declarar e anular a declaração manualmente de documentos como registos.

Para configurar a gestão de registos no local para uma coleção de sites

Nota: Primeiro tem de ativar a funcionalidade de gestão de registos no local ao nível da coleção de sites para poder concluir este procedimento.

  1. Navegue até ao site de nível superior.

  2. Clique em Definições Botão de Definições do Office 365 e, em seguida, clique em Definições do Site

    Num site ligado grupo SharePoint, clique em Definições, clique em Conteúdos do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

  3. Em Administração de Coleções de Sites, clique em Definições da declaração de registo.

  4. Na página Definições da Declaração de Registo, na secção Restrições de Registos, selecione a opção que especifica o tipo de restrições que irão ser colocadas num item quando for declarado como um registo. Esta definição não afeta itens já declarados como registos.

    • Sem Restrições Adicionais   Esta restrição é útil se pretender que os registos tenham uma política de retenção separada dos não registos, mas não pretender bloquear os registos contra eliminação ou edição.

    • Bloquear Eliminação   Esta é a restrição predefinida para o Centro de Registos.

    • Bloquear Edição e Eliminação    Esta restrição é útil se pretender bloquear completamente um documento, de modo a não poder ser editado ou eliminado. Um ícone de "cadeado" é associado ao documento para mostrar visualmente que o item está bloqueado.

  5. Na secção Disponibilidade da Declaração de Registos, selecione a opção que especifica se os itens podem ou não ser manualmente declarados como registos em listas e bibliotecas por predefinição. Se a opção Não disponível em todas as localizações por predefinição estiver selecionada, os itens só podem ser declarados como registos através de uma política ou fluxo de trabalho.

    Uma opção na secção Disponibilidade da Declaração de Registos permite-lhe anular a declaração de um registo. Para fazê-lo, em Detalhes de Conformidade, junto a Estado do Registo, clique em Anular Declaração de Registo. Ser-lhe-á pedido que confirme se pretende anular a declaração de um item como registo.

    Nota: A opção Anular Declaração apenas é apresentada para itens declarados anteriormente como registos.

  6. Na secção Funções da Declaração, especifique os tipos de utilizadores que podem declarar ou anular a declaração de itens como registos.

    • Todos os contribuintes e administradores da lista    Qualquer utilizador com as permissões "editar itens" numa lista pode declarar e anular a declaração de itens como registos.

    • Apenas administradores da lista    Apenas os utilizadores com permissões "gerir lista" numa lista podem declarar e anular a declaração de itens como registos.

    • Apenas ações de política    Apenas as ações de política ou o código personalizado em execução como a Conta do Sistema podem declarar e anular a declaração de itens como registos.

  7. Clique em OK.

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Configurar a gestão de registos no local para uma lista ou biblioteca

Pode configurar definições de gestão de registos para permitir ou impedir a criação de registos em listas ou bibliotecas específicas num site. Também pode configurar listas e bibliotecas, de modo a que todos os itens adicionados às mesmas sejam automaticamente declarados como registos.

Para configurar a gestão de registos no local para uma lista ou biblioteca

  1. Aceda à lista ou biblioteca que pretende configurar para gestão de registos.

  2. Para bibliotecas, em Ferramentas de Biblioteca, clique no separador Biblioteca. Para listas, em Ferramentas de Lista, clique no separador Lista.

  3. No Friso da Biblioteca, clique em Definições da Biblioteca. Para listas, clique em Definições de Lista.

    No SharePoint Online, clique em Definições e, em seguida, clique em definições da lista ou definições da biblioteca.

    Nota: Se não vir o botão do friso referido neste procedimento, poderá ter de ajustar a resolução do ecrã ou o tamanho da janela do browser para expandir todos os botões do friso disponíveis. Pode também clicar no botão do grupo para expandir a seleção de botões desse grupo.

  4. Na página Definições de Lista, clique em Definições da Declaração de Registo.

  5. Na página definições da declaração de registo, na secção Disponibilidade da declaração Manual de registos, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Selecione se pretende utilizar a predefinição da coleção de sites.

    • Permitir a declaração manual de registos nesta lista ou biblioteca.

    • Nunca permitir a declaração manual de registos nesta lista ou biblioteca.

  6. Na secção Declaração Automática, selecione se pretende ou não que os itens sejam adicionados a esta lista ou biblioteca para serem automaticamente declarados como registos.

  7. Clique em OK.

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