Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca do SharePoint

Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca do SharePoint

Quando o controlo de versões está ativado na sua lista ou biblioteca do SharePoint, pode armazenar, controlar e restaurar itens numa lista e ficheiros numa biblioteca sempre que estes forem alterados. O controlo de versões, combinado com outras definições, tal como o checkout, dá-lhe um grande controlo do conteúdo publicado no seu site e pode fornecer valor real se já tiver de ter de ver ou restaurar uma versão antiga de um item ou ficheiro.

Nota: O controlo de versões está ativado por predefinição em bibliotecas SharePoint e desativado por predefinição nas listas SharePoint. Para obter mais informações sobre como configurar o controlo de versões, consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Descrição geral do controlo de versões

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões para uma biblioteca. O controlo de versões está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista predefinidos, incluindo calendários, listas de controlo de problemas e listas personalizadas. Também está disponível para todos os tipos de ficheiro que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de peças Web. Para obter mais informações sobre como configurar e utilizar o controlo de versões, consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Nota: Se for um cliente do Office 365, o controlo de versões é agora activado por predefinição quando cria novas bibliotecas de OneDriveForBusiness e guarda automaticamente as últimas versões de 500 de um documento. Isto irá ajudá-lo a impedir a perda de documentos ou dados importantes. Se tiver bibliotecas existentes no seu site OneDriveForBusiness ou no seu site de equipa que não tenham o controlo de versões ativado, pode ativar o controlo de versões para os mesmos em qualquer altura.

Pode utilizar o controlo de versões para:

  • Controlar o histórico de uma versão    Quando o controlo de versões está ativado, pode ver quando um item ou ficheiro foi alterado e quem o alterou. Também pode ver quando as propriedades (informações sobre o ficheiro) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data para conclusão de um item de lista, essas informações são apresentadas no histórico de versões. Também pode ver os comentários que as pessoas fazem quando verificam os ficheiros em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    Se tiver cometido um erro numa versão atual, se a versão atual estiver danificada ou se simplesmente gostar de uma versão anterior, pode substituir a versão atual por uma anterior. A versão restaurada torna-se a nova versão atual.

  • Ver uma versão anterior    Pode ver uma versão anterior sem substituir a sua versão atual. Se estiver a ver o histórico de versões num documento do Microsoft Office, como um ficheiro do Word ou do Excel, pode comparar as duas versões para determinar as diferenças.

Se a sua lista ou biblioteca limitar as versões, certifique-se de que os contribuintes estão cientes de que as versões anteriores serão eliminadas quando o limite de versões for atingido.

Quando o controlo de versões está ativado, as versões são criadas nas seguintes situações:

  • Quando um item de lista ou ficheiro é criado pela primeira vez ou quando um ficheiro é carregado.

    Nota: Se for necessário o check out do ficheiro, tem de dar entrada do ficheiro para criar a sua primeira versão.

  • Quando um ficheiro é carregado que tem o mesmo nome de um ficheiro existente.

  • Quando as propriedades de um item de lista ou ficheiro forem alteradas.

  • Quando um documento do Office é aberto e guardado. Depois de abrir um documento novamente, será criada uma nova versão depois de uma edição ser guardada.

  • Periodicamente, ao editar e guardar documentos do Office. Nem todas as edições e gravações criam novas versões. Ao guardar as edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um determinado momento em vez de cada edição individual. Isto é comum quando a funcionalidade guardar automaticamente está ativada.

  • Durante a Cocriação de um documento, quando um utilizador diferente começa a trabalhar no documento ou quando um utilizador clica em guardar para carregar as alterações para a biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um ficheiro num determinado momento: a versão com check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só estão visíveis para os utilizadores que têm permissões para as Visualizar.

Normalmente, uma versão principal representa um marco, tal como um ficheiro enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em curso que não está pronto para que todos os participantes do site leiam. Consoante a forma como a sua equipa trabalha, a sua equipa pode ser mais provável de necessitar das versões secundárias mais recentes, tal como uma versão que foi editada recentemente. Ao longo do tempo, poderá ser menos provável que a sua equipa necessite de uma versão secundária mais antiga.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos ficheiros nas respetivas bibliotecas. Outras pessoas só controlam as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5,0; as versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5,1.

A maior parte das organizações utiliza versões secundárias quando os ficheiros estão em desenvolvimento e versões principais quando determinados Marcos são atingidos ou quando os ficheiros estão prontos para serem revisados por uma grande audiência. Em muitas organizações, a segurança de rascunho está configurada para permitir apenas o proprietário de um ficheiro e as pessoas que têm permissões para aprovar ficheiros. Isto significa que as versões secundárias não podem ser vistas por qualquer outra pessoa até a publicação de uma versão principal.

As versões principais estão disponíveis para listas, mas as versões secundárias não estão disponíveis. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização necessitar de aprovação de itens numa lista, os itens permanecerão em estado pendente até serem aprovados por alguém que tenha permissões para aprová-los. Durante o estado pendente, os números são numerados com números decimais e são referidos como rascunhos.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo versões principais e secundárias, consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são automaticamente adicionados sempre que criar uma nova versão. Numa lista ou biblioteca com a versão principal ativada, as versões têm números inteiros, como o 1,0, o 2,0, o 3,0, entre outros. Em bibliotecas, o seu administrador pode ativar o controlo de versões para versões principais e secundárias. Quando as versões secundárias estão a ser registadas, têm números decimais, como o 1,1, o 1,2, o 1,3, entre outros. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, o seu número torna-se 2,0. As versões secundárias subsequentes são numeradas 2,1, 2,2, 2,3, entre outros.

Quando descarta um check-out, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente tiver sido a versão 3,0, esta permanecerá em 3,0 depois de descartar o check-out.

Quando elimina uma versão, a versão é direcionada para a reciclagem e o seu número é incluído. O histórico de versões apresentará os números de versão restantes. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se tiver um documento que tenha versões secundárias do 4,1 e do 4,2 e decidir eliminar a versão 4,1, o histórico de versões resultante mostra apenas as versões 4,0 e 4,2. A imagem seguinte mostra isto.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo versões principais e secundárias, consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versões com uma versão secundária eliminada

Pode configurar quem pode ver rascunhos de itens de lista e ficheiros. Os rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou atualizada numa biblioteca que rastreia versões principais e secundárias.

  • Quando um item de lista ou ficheiro é criado ou atualizado, mas ainda não foi aprovado numa lista ou biblioteca na qual é necessário aprovar os conteúdos.

Ao controlar versões principais e secundárias, pode especificar se as pessoas têm de ter permissão para editar ficheiros antes de poderem ver e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas com permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas as que têm permissão apenas para ler o ficheiro não podem ver a versão secundária. Por exemplo, poderá não pretender que todas as pessoas que tenham acesso à sua biblioteca possam ver os comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se as versões principais e secundárias estiverem a ser registadas e ninguém tiver publicado uma versão principal, o ficheiro não é visível para pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando é necessária aprovação de conteúdo, pode especificar se os ficheiros com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissões para editar ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se ambas as versões principais e secundárias estiverem a ser registadas, o autor tem de publicar uma versão principal antes de o ficheiro poder ser submetido para aprovação. Quando é necessária a aprovação de conteúdo, as pessoas com permissão para ler conteúdos mas não têm permissão para ver os itens de rascunho verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.

Independentemente de se as pessoas têm permissão para editar um ficheiro ou não, se as pessoas procurarem um ficheiro que esteja em versão secundária, não receberão resultados para o mesmo.

Algumas organizações permitem que versões ilimitadas de ficheiros e outras pessoas se apliquem limitações. Poderá descobrir, depois de dar entrada à versão mais recente de um ficheiro, de que uma versão antiga está em falta. Se a sua versão mais recente for a 101,0 e tiver notado que já não existe uma versão 1,0, significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas as versões principais do 100 de um ficheiro. A adição da versão 101st faz com que a primeira versão seja eliminada. Só são mantidas as versões 2,0 a 101,0. Da mesma forma, se uma versão do 102nd for adicionada, apenas as versões 3,0 a 102,0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões secundárias a apenas aquelas de um conjunto de números das versões mais recentes. Por exemplo, se o 100 versões principais forem permitidos, o administrador poderá decidir reter pequenos rascunhos apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número predefinido de versões secundárias entre as versões principais é 511. Se tentar guardar outra versão secundária, verá uma mensagem de erro a informar que tem de publicar o documento pela primeira vez.

Numa biblioteca que limita o número de versões principais para as versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versões é atingido. Por exemplo, se mantiver rascunhos por apenas versões principais do 100 e a sua equipa criar versões principais do 105, apenas as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias associadas às cinco versões principais mais antigas, como o 1,2 ou o 2,3, são eliminadas, mas as versões principais (1, 2, etc.) são mantidas, a menos que a sua biblioteca também limite as versões principais.

É geral que limitar o número de versões é uma boa prática. Significa que pode conservar espaço no servidor e reduzir o lixo para os utilizadores. No entanto, se for necessário que a sua organização guarde todas as versões por motivos legais ou outros, não aplique limites.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo limites, consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Notas: Ambas as SharePoint Online e SharePoint Server, para as definições da biblioteca e as definições de lista, permitem até 511 versões secundárias por versão principal. Este número não pode ser alterado.

  • DLLs

    • O controlo de versões   SharePoint Online necessita do controlo de versões para bibliotecas; SharePoint Server permite-lhe selecionar sem controlo de versões como opção.

    • As versões principais   SharePoint Online definições da biblioteca permitem um intervalo de 100-50000 versões principais; SharePoint Server as definições da biblioteca permitem um intervalo de 1-50000 versões principais.

    • Versões secundárias    As definições da biblioteca SharePoint Online e SharePoint Server permitem um intervalo de 1-50000 versões principais permitidas para ter versões secundárias.

  • Listas

    • Versões    As definições de lista SharePoint Online e SharePoint Server permitem-lhe desativar o controlo de versões.

    • Versões principais    As definições de lista SharePoint Online e SharePoint Server permitem um intervalo de 1-50000 versões principais.

    • Versões secundárias    As definições de lista SharePoint Online e SharePoint Server permitem um intervalo de 1-50000 versões principais permitidas para ter versões secundárias.

O controlo de versões é ativado automaticamente quando uma biblioteca é criada e não quando uma lista é criada. Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões. Em vários sites que é a mesma pessoa que gere o site, uma vez que as listas e bibliotecas herdam as permissões do site. Para além de ativar o controlo de versões, o proprietário do site (ou outra pessoa que esteja a gerir a lista ou biblioteca) decide se precisa de aprovação de conteúdo, quem pode ver os itens de rascunho e se o check-out é obrigatório. Cada uma destas decisões tem um impacto sobre como funciona o controlo de versões. Por exemplo, se a pessoa que estiver a gerir uma biblioteca decidir exigir o check-out, os números de versão só são criados quando é dada entrada de um ficheiro. Se for necessário aprovar o conteúdo, os números de versão principais não são aplicados até que os ficheiros sejam aprovados por alguém que tenha permissão para o fazer.

Importante: Se as pessoas que trabalham na sua biblioteca estiverem a planejar a Cocriação de documentos, não configure a biblioteca para exigir o check-out. As pessoas não podem trabalhar como cocriadores quando são dada saída dos documentos de que necessitam.

Para saber como ativar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca, consulte ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Se o controlo de versões estiver ativado na sua biblioteca, a pessoa que o definir determinará se pretende controlar as versões principais e secundárias e também determinar quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando é necessária a aprovação de conteúdo, apenas o proprietário do ficheiro e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Em outras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar ficheiros na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura para a biblioteca pode ver todas as versões. Depois de uma versão ser aprovada, todas as pessoas com permissão de leitura para a lista ou biblioteca podem ver a versão.

Embora as listas não contenham versões principais e secundárias, qualquer item com o estado pendente é considerado um rascunho. Na maior parte dos casos, apenas o criador do item e as pessoas que têm permissões de controlo total ou de estrutura podem ver rascunhos. Um rascunho é apresentado em estado pendente para essas pessoas, mas as outras pessoas só veem a versão aprovada mais recente no histórico de versões. Se o ficheiro for rejeitado, este permanecerá no estado pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias o tenha eliminado.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente está visível apenas para o seu criador e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas pode especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou ficheiro. Se a sua biblioteca estiver configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o ficheiro tem de publicar primeiro uma versão principal do ficheiro.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte o artigo exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca.

Nota: A segurança de rascunho, em algumas listas e bibliotecas, está configurada para permitir que todos os utilizadores do site vejam as versões pendentes e aprovadas .

Ao dar saída de um ficheiro a partir de uma biblioteca com o controlo de versões activado, é criada uma nova versão sempre que efetuar novamente a entrada. E, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, pode decidir, ao dar entrada, o tipo de versão que está a dar entrada. Nas bibliotecas onde é necessário o check-out, as versões só são criadas após o check-in.

Em bibliotecas onde a saída não é necessária, é criada uma nova versão na primeira vez que guardar depois de abrir o ficheiro. Cada gravação subsequente substitui a versão que criou com a primeira gravação. Se fechar a aplicação e, em seguida, voltar a abrir o documento, a primeira vez que guardar novamente irá produzir uma versão. Isto pode fazer com que o número de versões para proliferar muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre o check-in e o estado, consulte o artigo dar saída, dar entrada ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca.

Importante: Se estiver a Cocriar um documento, não o Verifique a menos que tenha um bom motivo para impedir que outras pessoas trabalhem no documento.

Exigir o check-out pode ajudar a sua equipa a aproveitar ao máximo o controlo de versões, uma vez que as pessoas estruturam especificamente a forma como é criada uma versão. Uma versão é criada apenas quando alguém verifica um ficheiro, altera-o e, em seguida, verifica-o novamente. Quando o check-out não é necessário, uma versão é criada quando alguém guarda primeiro um ficheiro e esta versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e guardar novamente o ficheiro, será criada outra versão. Dependendo da situação, poderá não ser possível criar várias versões, por exemplo, se tiver de fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de terminar de efetuar alterações ao ficheiro.

Quando o check-out é obrigatório, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem primeiro dar saída do ficheiro. Quando as pessoas verificam os ficheiros, é-lhe pedido que forneçam comentários sobre as alterações efetuadas, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.

Nota: Se a biblioteca armazenar ficheiros do Microsoft Project (. mpp) sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa exigir o check-out deve ser desmarcada.

Para obter mais informações sobre como exigir o check-out, consulte Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros.

As listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com o controlo de versões e o check-out que variam consoante o nível de permissões que é aplicado a um utilizador ou a um grupo específico. Uma pessoa que pode editar os níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissões personalizados.

Estas permissões permitem-lhe a flexibilidade de gerir a sua biblioteca. Por exemplo, poderá pretender que alguém consiga eliminar versões de um ficheiro sem ter permissão para eliminar o próprio ficheiro. A permissão para eliminar versões não é igual à permissão para eliminar itens, pelo que pode fornecer um nível de controlo personalizado.

A tabela seguinte mostra as permissões relacionadas com controlo de versões e saída e os níveis de permissões predefinidos aos quais aplicam.

Permissão

Nível de permissões predefinido

Ver Versões

Controlo completo, estrutura, Contribute e leia

Eliminar Versões

Controlo completo, estrutura e contribuir

Ignorar Saída

Controlo e estrutura total

Aprovar Itens

Controlo e estrutura total

Para obter mais informações sobre permissões, consulte o artigo compreender os níveis de permissões no SharePoint.

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