Como funciona controlo de versões numa lista do SharePoint ou biblioteca

Como funciona controlo de versões numa lista do SharePoint ou biblioteca

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Quando o controlo de versões está ativado no SharePoint lista ou biblioteca, pode armazenar, controlar e restaurar itens numa lista e ficheiros numa biblioteca sempre que alteram. Controlo de versões, combinado com outras definições, tais como dar saída, dá-lhe muitas controlo do conteúdo que é registado no seu site e pode fornecer valor real se nunca tiver uma necessidade de observe ou restaurar uma versão antiga de um item ou ficheiro.

Nota: Controlo de versões está ativada por predefinição em bibliotecas de SharePoint e desativado por predefinição no SharePoint listas. Para obter mais informações sobre como configurar o controlo de versões, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Atualizado de 2017 de Outubro de agradecimento ao cliente comentários.

Descrição geral do controlo de versões

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar o controlo de versões ou desativar para uma biblioteca. Controlo de versões está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista predefinida — incluindo calendários, listas de controlo de problemas e listas personalizadas. Também está disponível para todos os tipos de ficheiro que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de peças Web. Para obter mais informações sobre como configurar e utilizar o controlo de versões, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Nota: Se for um cliente do Office 365, controlo de versões está agora ativado por predefinição quando criar novas OneDrive para Empresas bibliotecas e irá guardar automaticamente as última 500 versões de um documento. Isto irá ajudar a impedir a perda de dados ou documentos importantes. Se tiver bibliotecas existentes no seu site OneDrive para Empresas ou do seu site de equipa que não tenham o controlo de versões ativado, pode ativar controlo de versões para os mesmos em qualquer altura.

Pode utilizar o controlo de versões para o seguinte:

  • Controlar o histórico de uma versão    Quando o controlo de versões está ativado, pode ver em que momento um item ou ficheiro foi alterado e quem o alterou. Também pode ver o momento em que propriedades (informações sobre o ficheiro) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data para conclusão de um item de lista, essa informação surgirá no histórico de versões. Pode igualmente ver os comentários que as pessoas fazem quando dão entrada de ficheiros em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    Se se tiver enganado numa versão atual, se a versão atual estiver danificada ou se simplesmente preferir uma versão anterior, pode substituir a versão atual por uma versão anterior. A versão “restaurada” passa a ser a nova versão atual.

  • Visualizar uma versão anterior    Pode ver uma versão anterior sem substituir a versão atual. Se estiver a ver o histórico de versões num documento do Microsoft Office (por exemplo, num do ficheiro Word ou do Excel), pode comparar as duas versões para determinar as diferenças.

Quando o controlo de versões está ativado, são criadas versões nas seguintes situações:

  • Quando um item de lista ou ficheiro é inicialmente criado ou quando um ficheiro é carregado.

    Nota: Se for necessária saída de ficheiros, tem de dar entrada o ficheiro para criar a sua primeira versão.

  • Quando um ficheiro que tenha o mesmo nome de um ficheiro existente é carregado e a caixa de verificação Adicionar como nova versão aos ficheiros existentes está selecionada.

  • Quando as propriedades de um item de lista ou ficheiro são alteradas.

  • Quando um ficheiro é aberto, editado e guardado. É criada uma versão quando clica pela primeira vez em Guardar. O ficheiro mantém o número da nova versão durante a sessão de edição atual, mesmo que o guarde várias vezes. Quando fecha o ficheiro e volta a abri-lo para outra sessão de edição, é criada outra versão.

  • Durante a cocriação de um documento, quando um utilizador diferente começa a trabalhar no documento ou quando um utilizador clica em Guardar para carregar as alterações à biblioteca.

Podem existir até três versões atuais de um ficheiro em simultâneo: a versão com saída dada, a versão secundária ou de rascunho mais recente, e a versão principal ou publicada mais recente. Todas as outras versões são consideradas versões de histórico. Algumas versões atuais apenas são visíveis para utilizadores que tenham permissão para as ver.

Algumas organizações controlam tanto as versões principais como as versões secundárias dos ficheiros nas bibliotecas delas. Outras organizações apenas controlam as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros como, por exemplo, 5.0; as versões secundárias são identificadas por números decimais como, por exemplo, 5.1.

A maioria das organizações utiliza versões secundárias quando os ficheiros estão em desenvolvimento, e versões principais quando são alcançados determinados marcos ou quando os ficheiros estão prontos para serem revistos por uma vasta audiência. Em muitas organizações, é definida segurança de rascunho para permitir que apenas o proprietário de um ficheiro e as pessoas que têm as permissões apropriadas aprovem ficheiros. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por mais ninguém, até que seja publicada uma versão principal.

As versões principais estão disponíveis para listas, mas as versões secundárias não estão disponíveis. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização exigir a aprovação de itens numa lista, os itens permanecem no estado Pendente até serem aprovados por alguém que tenha permissões para o fazer. Enquanto estiverem no estado Pendente, os itens são numerados com números inteiros e denominam-se rascunhos.

Para obter mais informações sobre como activar e configurar o controlo de versões, incluindo as versões principais e secundárias, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

São adicionados automaticamente números de versão sempre que cria uma nova versão. Numa lista ou biblioteca que tenha o controlo de versões principais ativado, os incrementos são feitos em números inteiros; por exemplo, 1.0, 2.0, 3.0, etc. Nas bibliotecas, o seu administrador poderá ativar o controlo de versões tanto para versões principais como para versões secundárias. Quando as versões secundárias são controladas, as mesmas são numeradas em números decimais; por exemplo, 1.1, 1.2, 1.3, etc. Quando uma dessas versões é publicada como versão principal, o número passa a ser 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas como 2.1, 2.2, 2.3, etc.

Quando rejeita uma saída, o número de versão não é alterado. Se a versão mais recente for a versão 3.0, permanece como 3.0 depois de rejeitar a saída.

Quando elimina uma versão, a versão vai para a Reciclagem e o respetivo número atinge com o mesmo. O histórico de versões irá apresentar os números de versão restantes. Os números de versão não são alterados. Por exemplo, se tiver um documento que tenha as versões secundárias 4.1 e 4.2 e optar por eliminar versão 4.1, o histórico de versões resultante mostra apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem seguinte mostra este.

Para obter mais informações sobre como activar e configurar o controlo de versões, incluindo as versões principais e secundárias, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versões com uma versão secundária eliminada

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de ficheiros ao passo que outras aplicam limitações. Após dar entrada da sua versão mais recente, poderá reparar que falta uma versão antiga. Se a sua versão mais recente for 26.0 e reparar que já não existe uma versão 1.0, significa que o administrador configurou a biblioteca de modo a permitir apenas 25 versões principais de um ficheiro. A adição da 26ª versão faz com que a primeira versão seja eliminada. Apenas permanecem as versões 2.0 a 26.0. Da mesma forma, se uma 27ª versão for adicionada, apenas permanecerão as versões 3.0 a 27.0.

Também pode decidir que o administrador limitar o número de versões secundárias às apenas para um determinado número de versões mais recentes. Por exemplo, se são permitidas 25 versões principais, o administrador poderá decidir manter rascunhos mínima para apenas as versões mais recentes cinco principais. O número de versões secundárias entre versões principais predefinido é 511. Se tentar guardar outra versão secundária, verá uma mensagem de erro que o avisa que primeiro tem de publicar o documento. O administrador do site, pode alterar a predefinição para permitir que as versões secundárias menos.

Se uma lista ou biblioteca limitar o número de versões principais, as versões mais próxima são eliminadas quando o limite é atingido. Por exemplo, se apenas são mantidas 20 versões e a equipa cria 25 versões, são mantidas apenas as versões 6 a 25. Se for criado outra versão, apenas as versões 7 a 26 são mantidas. Se a lista ou biblioteca limites de versões, deve certificar-se de que os contribuintes estejam cientes de que as versões anteriores serão eliminadas quando o limite de versão é atingido.

Numa biblioteca que limita o número de versões principais que mantém-lo para as versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versão é atingido. Por exemplo, se lhe manter rascunhos para apenas 10 versões principais e a equipa cria 15 versões principais, serão mantidas apenas as versões principais para as versões mais antiga. As versões secundárias que estão associadas com as cinco mais antigo principais versões — tal como 1.2 ou 2.3 — são eliminados, mas as versões principais — 1, 2 e assim sucessivamente — são mantidos, a menos que a sua biblioteca também limita versões principais.

A limitação do número de versões é, geralmente, uma boa prática. Significa que pode poupar espaço no servidor e reduzir a confusão para os utilizadores. Mas, se a sua organização for obrigada a guardar todas as versões por motivos legais ou outros motivos, não aplique limites.

Importante: Se o número de versões que armazena limitar a sua organização, as versões mais antigas eliminadas permanentemente quando o limite é atingido. Não são enviadas para a Reciclagem.

Para obter mais informações sobre como activar e configurar o controlo de versões, incluindo limites, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Pode configurar quem pode ver rascunhos de itens de lista e ficheiros. Os rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou atualizada numa biblioteca que controla as versões principais e secundárias.

  • Quando um item de lista ou ficheiro é criado ou atualizado mas ainda não foi aprovado numa lista ou biblioteca na qual seja necessária aprovação de conteúdo.

Quando controla as versões principais e secundárias, pode especificar se as pessoas devem ter permissões para editar ficheiros antes de poderem ver e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissões para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro mas aqueles que têm permissão só de leitura do ficheiro não podem ver a versão secundária. Por exemplo, pode não querer que todas as pessoas que têm acesso à sua biblioteca possam ver comentários ou revisões enquanto um ficheiro é editado. Se as versões principais e secundárias estão a ser controladas e ninguém publicou ainda uma versão principal, o ficheiro não está visível para pessoas que não têm permissões para ver itens de rascunho.

Quando é necessária a aprovação de conteúdo, pode especificar se os ficheiros que estejam a aguardar aprovação podem ser visualizados por pessoas com permissão de leitura, as pessoas com permissão para editar, ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se estiverem a ser registadas versões principais e secundárias, o autor tem de publicar uma versão principal antes do ficheiro pode ser submetido para aprovação. Quando é necessária a aprovação de conteúdo, quem tem permissão para ler conteúdo mas não tem permissão para ver itens de rascunho irá ver a versão pela última vez aprovada ou principal do ficheiro.

Independentemente de se a pessoas tem permissão para editar um ficheiro ou não, se a pesquisa de pessoas para um ficheiro que está na versão secundária, estes não obter resultados para o mesmo.

Pode limitar quantos versões dos itens de lista ou ficheiros são guardados numa lista ou biblioteca, que pode ajudar a manter espaço do servidor. Se a sua equipa cria um grande número de versões, limitar o número de versões pode ajudar a sua equipa para melhor gerir e localizar versões anteriores. Por exemplo, se a sua equipa mantém muitas versões através de vários meses ou ano.

s, poderá ser difícil para os membros de navegar no histórico de versões para localizar as versões que precisam. Se necessitar de equipa ver ou reter qualquer uma das suas versões anteriores, quer não limitar o número de versões para manter ou definir o número de versões manter para um número elevado.

Se a sua biblioteca controla as versões principais e secundárias, pode escolher quantos versões principais de ficheiros para manter e quantas as versões secundárias para cada principais versão pretende manter. Por predefinição, cada versão principal pode ter até 511 rascunhos (versões secundárias).

Consoante a forma como a funciona de equipa, a equipa pode ser mais provável que precisa das mais recentes as versões secundárias, tal como uma versão que editou recentemente. Ao longo do tempo, a equipa pode ser menos provável que precisa de uma versão secundária mais antiga. Normalmente, uma versão principal representa um marco, tal como um ficheiro submetido para rever ou publicação, Considerando que uma versão secundária é uma trabalho em curso que não está preparado para todos os participantes de site ler.

Se uma lista ou biblioteca limitar o número de versões principais, as versões mais próxima são eliminadas quando o limite é atingido. Por exemplo, se apenas são mantidas 20 versões e a equipa cria 25 versões, são mantidas apenas as versões 6 a 25. Se for criado outra versão, apenas as versões 7 a 26 são mantidas. Se a lista ou biblioteca limites de versões, deve certificar-se de que os contribuintes estejam cientes de que as versões anteriores serão eliminadas quando o limite de versão é atingido.

Numa biblioteca que limita o número de versões principais que mantém-lo para as versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versão é atingido. Por exemplo, se lhe manter rascunhos para apenas 10 versões principais e a equipa cria 15 versões principais, serão mantidas apenas as versões principais para as versões mais antiga. As versões secundárias que estão associadas com as cinco mais antigo principais versões — tal como 1.2 ou 2.3 — são eliminados, mas as versões principais — 1, 2 e assim sucessivamente — são mantidos, a menos que a sua biblioteca também limita versões principais.

Controlo de versões é ativado automaticamente quando é criada uma biblioteca, e não quando é criada uma lista. Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões. Em vários sites é a mesma pessoa que gere o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Para além de ativar o controlo de versões, o proprietário do site (ou outra pessoa que gere a lista ou biblioteca) decide se pretende exigir a aprovação de conteúdo, quem pode ver os itens de rascunho, e se é necessária dar saída. Cada uma destas decisões tem um impacto na como funciona o controlo de versões. Por exemplo, se decidir pessoa que gere uma biblioteca exigir a saída, números de versão só são criados quando um ficheiro tem entrada dada. Se for necessária aprovação de conteúdo, versão principal números não são aplicados até que ficheiros sejam aprovados por alguém que tenha permissão para fazê-lo.

Importante:  Se as pessoas que trabalham na biblioteca planearem cocriar documentos, não configure a biblioteca para exigir registo de saída. Um utilizador não pode trabalhar em cocriação quando os documentos de que necessita têm saída dada.

Para saber como ativar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca, consulte o artigo Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Se o controlo de versões está ativado na sua biblioteca, a pessoa que configura-determina a controlar versões principais e secundárias e também determina quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando o conteúdo de aprovação de é necessária, apenas o proprietário do ficheiro e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, pode ver as versões secundárias. Outras bibliotecas, qualquer pessoa que pode editar os ficheiros na biblioteca, ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura para a biblioteca, pode ver todas as versões. Após a aprovação de uma versão, todas as pessoas que tem permissão de leitura para a lista ou biblioteca podem ver a versão.

Apesar de as listas não terem versões principais nem secundárias, qualquer item com o estado Pendente será considerado um rascunho. Na maior parte dos casos, apenas o criador do item e as pessoas com permissões de Controlo Total ou Estruturar poderão ver os rascunhos. Um rascunho será apresentado com o estado Pendente para essas pessoas, enquanto outras verão apenas a versão com o estado Aprovado mais recente no histórico de versões. Se o ficheiro for rejeitado, permanecerá no estado Pendente até que alguém com as permissões necessárias o elimine.

Por predefinição, um item pendente ou ficheiro está visível apenas para o criador de blocos de e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas pode especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou ficheiro. Se a sua biblioteca está configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o ficheiro tem primeiro de publicar uma versão principal do ficheiro.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte o artigo exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca.

Nota: Em algumas listas e bibliotecas, a segurança ao está configurada para permitir que todos os utilizadores do site ver versões pendente e aprovado.

Quando dá saída de um ficheiro numa biblioteca com o controlo de versões ativado, é criada uma nova versão sempre que volta a dar entrada desse mesmo ficheiro. E, se as versão principais e secundárias estiverem ativadas, pode decidir, na entrada, o tipo de versão ao qual está a dar entrada. Em bibliotecas onde é necessário dar saída, as versões apenas são criadas após dar entrada.

Nas bibliotecas onde não é necessário dar saída de ficheiros, é criada uma nova versão na primeira vez que o ficheiro é guardado depois de aberto. Cada gravação subsequente irá substituir a versão criada com a primeira gravação. Se fechar a aplicação e, em seguida, reabrir o documento, a primeira gravação irá produzir novamente uma versão. Esta situação poderá originar uma rápida proliferação do número de versões.

Para obter mais informações sobre verificação e reduzir, consulte o artigo dar saída, dar entrada, ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca.

Importante:  Se participar na cocriação de um documento, só deverá dar saída do mesmo se tiver um bom motivo para impedir as outras pessoas de trabalhar no documento.

Exigir a saída pode ajudar a sua equipa tirar o máximo partido do controlo de versões, uma vez que as pessoas especificamente designado quando uma versão deve ser criado. Uma versão só é criada quando alguém verifica saída de um ficheiro, esta transforma-se e, em seguida, verifica-lo novamente. Quando não é necessária dar saída, uma versão é criada quando alguém primeiro, guarda um ficheiro e esta versão é atualizada quando fecha a pessoa-lo. Se essa pessoa ou outra pessoa, em seguida, abre e guarda o ficheiro novamente, será criado outra versão. Dependendo da situação, poderá não tenciona para múltiplas versões seja criado, por exemplo, se tem de fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de que feitas as alterações ao ficheiro.

Quando é necessária uma saída, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar os ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem a primeira saída do ficheiro. Quando as pessoas dar entrada de ficheiros, são-lhe pedidos para fornecer comentários sobre as alterações que efetuadas, que ajuda a criar um histórico de versões mais importantes.

Nota: Caso a biblioteca armazene ficheiros Microsoft Project (. mpp) que estão sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa exigir a saída deve ser desmarcada.

Para obter mais informações sobre como exigir saída, consulte o artigo Configurar uma biblioteca para exigir a saída de ficheiros.

Listas e bibliotecas de tem permissões relacionados com o controlo de versões e dar saída, que variam consoante o nível de permissão que é aplicado a um utilizador ou um grupo específico. Alguém que pode editar os níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissões personalizados.

Estas permissões ativar flexibilidade na como gerir a sua biblioteca. Por exemplo, poderá querer alguém possam eliminar versões de um ficheiro sem ter a permissão para eliminar o próprio ficheiro. A permissão para Eliminar versões não é igual a permissão para Eliminar itens, para que possam fornecer um nível de controlo personalizado.

A tabela seguinte mostra as permissões que estão relacionados com controlo de versões e dar saída e predefinido que também se aplicam aos níveis de permissão.

Permissão

Nível de permissões predefinido

Ver versões

Controlo total, estrutura, contribuir e ler

Eliminar versões

Controlo total, estruturar e contribuir

Substituir dar saída

Controlo total e estrutura

Aprovar itens

Controlo total e estrutura

Para obter mais informações sobre permissões, consulte o artigo Noções sobre níveis de permissão no SharePoint.

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