Como é que a versão funciona numa lista de SharePoint ou biblioteca

Como é que a versão funciona numa lista de SharePoint ou biblioteca

Quando a versão está ativada na sua lista de SharePoint ou biblioteca, pode armazenar, rastrear e restaurar itens numa lista e ficheiros numa biblioteca sempre que eles mudam. A versão, combinada com outras definições, como o checkout, dá-lhe muito controlo do conteúdo que é publicado no seu site e pode fornecer valor real se alguma vez tiver necessidade de olhar ou restaurar uma versão antiga de um item ou ficheiro.

Nota: A versão está em jogo por padrão nas bibliotecas SharePoint, e desligada por padrão em listas SharePoint. Para obter mais informações sobre a configuração da versão, consulte Enable e configure a versão para uma lista ou biblioteca.

Visão geral de versão

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ligar ou desligar a versão para uma biblioteca. A versão está disponível para itens de lista em todos os tipos de listas padrão , incluindo calendários, listas de rastreio de problemas e listas personalizadas. Também está disponível para todos os tipos de ficheiros que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de Web Part. Para obter mais informações sobre a configuração e utilização de versão, consulte enable e configure a versão para uma lista ou biblioteca.

Nota: Se for um cliente Office 365, a versão é agora ativada por padrão quando cria novas bibliotecas OneDriveForBusiness, e irá automaticamente guardar as últimas 500 versões de um documento. Isto irá ajudá-lo a evitar a perda de documentos ou dados importantes. Se tiver bibliotecas existentes no seu site OneDriveForBusiness ou no site da sua equipa que não tenham versão ativada, pode ligar a versão para elas a qualquer momento.

Pode utilizar a versão para:

  • Acompanhar a história de uma versão    Quando a versão está ativada, pode ver quando um item ou ficheiro foi alterado e quem o alterou. Também pode ver quando as propriedades (informações sobre o ficheiro) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data de vencimento de um item da lista, essa informação aparece no histórico da versão. Também é possível ver os comentários que as pessoas fazem quando verificam ficheiros nas bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    Se cometeu um erro numa versão atual, se a versão atual for corrupta, ou se simplesmente gostar melhor de uma versão anterior, pode substituir a versão atual por uma anterior. A versão restaurada torna-se a nova versão atual.

  • Ver uma versão anterior    Pode ver uma versão anterior sem sobrepor a sua versão atual. Se estiver a ver o histórico da versão dentro de um documento do Microsoft Office, como um ficheiro Word ou Excel, pode comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.

Se a sua lista ou biblioteca limitar as versões, deve certificar-se de que os contribuintes estão cientes de que as versões anteriores serão eliminadas quando o limite da versão for atingido.

Quando a versão está ativada, as versões são criadas nas seguintes situações:

  • Quando um item ou ficheiro da lista é criado pela primeira vez ou quando um ficheiro é carregado.

    Nota: Se for necessário o check-out de ficheiros, tem de verificar o ficheiro para criar a sua primeira versão.

  • Quando um ficheiro é carregado que tem o mesmo nome que um ficheiro existente.

  • Quando as propriedades de um item ou ficheiro da lista forem alteradas.

  • Quando um documento do Escritório é aberto e guardado. Depois de um documento ser reaberto, uma nova versão será criada depois de uma edição ser guardada.

  • Periodicamente, ao editar e guardar documentos do Office. Nem todas as edimas e poupanças criam novas versões. Ao guardar edições frequentemente, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo em vez de cada edição individual. Isto é comum quando a auto-poupança está ativada.

  • Durante a coautoria de um documento, quando um utilizador diferente começa a trabalhar no documento ou quando um utilizador clica em guardar para fazer upload de alterações para a biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um ficheiro em qualquer momento: a versão check-out, a versão menor ou de rascunho mais recente, e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para os utilizadores que têm permissões para as visualizar.

Normalmente, uma versão importante representa um marco, como um ficheiro submetido para revisão ou publicação, enquanto uma versão menor é um trabalho em andamento que não está pronto para todos os participantes do site lerem. Dependendo da forma como a sua equipa funciona, a sua equipa pode precisar mais das suas versões menores mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Com o tempo, a sua equipa pode ser menos provável de precisar de uma versão menor mais antiga.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos ficheiros nas respetivas bibliotecas. Outros só rastreiam as principais versões. As principais versões são identificadas por números inteiros, tais como 5.0; versões menores são identificadas por números decimais, tais como 5.1.

A maioria das organizações usa versões menores quando os ficheiros estão em desenvolvimento, e versões principais quando certos marcos são alcançados ou quando os ficheiros estão prontos para serem analisados por um grande público. Em muitas organizações, o projeto de segurança está definido para permitir apenas o proprietário de um arquivo e pessoas que têm permissões para aprovar ficheiros. Isto significa que as versões menores não podem ser vistas por mais ninguém até que uma versão importante seja publicada.

As principais versões estão disponíveis para listas, mas as versões menores não estão disponíveis. Cada versão de um item da lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização necessitar da aprovação de itens numa lista, os itens permanecem em pendente até que sejam aprovados por alguém que tenha permissão para aprová-los. Enquanto em pendente são numerados com números decimais e são referidos como rascunhos.

Para mais informações sobre a ativação e configuração da versão, incluindo versões importantes e menores, consulte a versão Enable e configure a versão para uma lista ou biblioteca.

Os números da versão são adicionados automaticamente cada vez que cria uma nova versão. Numa lista ou biblioteca que tem uma versão importante ativada, as versões têm números inteiros, tais como 1.0, 2.0, 3.0, e assim por diante. Nas bibliotecas, o seu administrador pode permitir a versão para versões importantes e menores. Quando as versões menores estão a ser rastreadas, têm números decimais como 1.1, 1.2, 1.3, e assim por diante. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão importante, o seu número torna-se 2.0. As versões menores subsequentes são numeradas 2.1, 2.2, 2.3, e assim por diante.

Quando descarta um check-out, o número da versão não muda. Se a versão mais recente foi a versão 3.0, permanece em 3.0 depois de descartar o checkout.

Quando se elimina uma versão, a versão vai para o Reciclo Bin e o seu número vai com ele. O History da versão mostrará os números restantes da versão. Os números da outra versão não mudam. Por exemplo, se tiver um documento que tenha versões menores 4.1 e 4.2, e decidir eliminar a versão 4.1, o histórico da versão resultante mostra apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem que se segue mostra isto.

Para mais informações sobre a ativação e configuração da versão, incluindo versões importantes e menores, consulte a versão Enable e configure a versão para uma lista ou biblioteca.

Histórico da versão com uma versão menor apagada

Pode configurar quem pode ver rascunhos de itens e ficheiros da lista. Os projetos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão menor de um ficheiro é criada ou atualizada numa biblioteca que rastreia versões importantes e menores.

  • Quando um item ou ficheiro da lista é criado ou atualizado, mas ainda não aprovado numa lista ou biblioteca na qual é necessária a aprovação do conteúdo.

Quando rastreia versões importantes e menores, pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar ficheiros antes de poderem ver e ler uma versão menor. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas aqueles que têm permissão apenas para ler o ficheiro não podem ver a versão menor. Por exemplo, pode não querer que todos os que têm acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se as versões maiores e menores estiverem a ser rastreadas e ninguém tiver publicado uma versão importante ainda, o ficheiro não é visível para pessoas que não têm autorização para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação do conteúdo é necessária, pode especificar se os ficheiros que estão pendentes de aprovação podem ser vistos por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar, ou apenas o autor e pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e menores estiverem a ser rastreadas, o autor deve publicar uma versão importante antes de o ficheiro poder ser submetido para aprovação. Quando a aprovação do conteúdo é necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver os itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.

Independentemente de as pessoas terem ou não permissão para editar um ficheiro, se as pessoas procurarem um ficheiro que esteja em versão menor, não obterão resultados para o mesmo.

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de ficheiros e outras aplicam limitações. Pode descobrir, depois de verificar a versão mais recente de um ficheiro, que falta uma versão antiga. Se a sua versão mais recente for 101.0 e notar que já não existe uma versão 1.0, significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um ficheiro. A adição da versão 101ª faz com que a primeira versão seja eliminada. Restam apenas as versões 2.0 a 101.0. Da mesma forma, se uma versão 102 é adicionada, apenas as versões 3.0 a 102.0 permanecem.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões menores apenas para um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se forem permitidas 100 versões principais, o administrador poderá decidir reter pequenos rascunhos apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número padrão de versões menores entre as principais versões é 511. Se tentar salvar outra versão menor, verá uma mensagem de erro que lhe diz que tem de publicar primeiro o documento.

Numa biblioteca que limita o número de versões principais para as as que mantém versões menores, as versões menores são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite da versão é atingido. Por exemplo, se mantiver esboços para apenas 100 versões principais, e a sua equipa criar 105 versões principais, apenas as principais versões serão mantidas para as versões mais antigas. As versões menores que estão associadas às cinco primeiras versões principais – como 1.2 ou 2.3 – são apagadas, mas as versões principais — 1, 2 e assim por diante — são mantidas, a menos que a sua biblioteca também limite as principais versões.

Limitar o número de versões é geralmente uma boa prática. Significa que pode conservar espaço no servidor e reduzir a confusão para os utilizadores. Mas, se a sua organização for obrigada a guardar todas as versões por razões legais ou outras, não aplique limites.

Para mais informações sobre a possibilidade de econfigurar e configurar a versão, incluindo limites, consulte a versão Enable e configure a versão para uma lista ou biblioteca.

Notas: Tanto SharePoint Online como SharePoint Server, tanto para configurações de biblioteca como para configurações de listas, permitem até 511 versões menores por versão principal. Este número não pode ser alterado.

  • Bibliotecas

    • A versão   SharePoint Online requer versão para Bibliotecas; SharePoint Server permite selecionar No Versioning como opção.

    • As principais versões   SharePoint Online Definições de Biblioteca saem de uma gama de 100-50000 versões principais; SharePoint Server Definições da Biblioteca permite uma gama de 1-50000 versões principais.

    • Versões secundárias    Tanto SharePoint Online como SharePoint Server Definições da Biblioteca permitem uma gama de 1-50000 versões principais permitidas para ter versões menores.

  • Listas

    • Versão    As definições de SharePoint Online e SharePoint Server lista permitem-lhe desativar a versão.

    • Versões principais    Tanto SharePoint Online como SharePoint Server Definições de Lista saem de uma gama de 1-50000 versões principais.

    • Versões secundárias    Tanto SharePoint Online como SharePoint Server Definições de Lista saem de uma gama de versões principais de 1-50000 permitidas para ter versões menores.

A versão é ligada automaticamente quando uma biblioteca é criada, e não quando uma lista é criada. Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ligar ou desligar a versão. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gere o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de permitir a versão, o proprietário do site (ou outra pessoa que gere a lista ou biblioteca) decide se exige a aprovação do conteúdo, quem pode ver os itens de rascunho e se é necessário o check-out. Cada uma destas decisões tem impacto na forma como a versão funciona. Por exemplo, se a pessoa que gere uma biblioteca decidir exigir check-out, os números da versão só são criados quando um ficheiro é verificado. Se for necessária a aprovação do conteúdo, os principais números da versão não são aplicados até que os ficheiros sejam aprovados por alguém que tenha permissão para o fazer.

Importante: Se as pessoas que trabalham na sua biblioteca estiverem a planear coautoria de documentos, não configure a biblioteca para exigir check-out. As pessoas não podem trabalhar como coautoras quando os documentos de que precisam são verificados.

Para aprender a ligar a versão para uma lista ou biblioteca, consulte Enable e configure a versão para uma lista ou biblioteca.

Se a versão estiver ativada na sua biblioteca, a pessoa que a configura determina se rastreia versões importantes e menores e também determina quem pode ver as versões menores. Na maioria dos casos, quando é necessária a aprovação do conteúdo, apenas o proprietário do ficheiro, e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões menores. Noutras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar ficheiros na biblioteca, ou qualquer um que tenha lido permissão para a biblioteca, pode ver todas as versões. Depois de aprovada uma versão, todos os que tenham lido permissão para a lista ou biblioteca podem ver a versão.

Embora as listas não tenham versões importantes e menores, qualquer item que esteja em pendente é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, apenas o criador do item e as pessoas que têm permissões de Controlo Completo ou Design podem ver rascunhos. Um rascunho aparece em Pendente para essas pessoas, mas outros só vêem a versão mais recente aprovada na história da versão. Se o ficheiro for rejeitado, permanece em pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias o elimine.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente é visível apenas para o seu criador e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas pode especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou arquivar. Se a sua biblioteca estiver configurada para rastrear versões importantes e menores, a pessoa que edita o ficheiro deve publicar primeiro uma versão importante do ficheiro.

Para obter mais informações sobre a configuração da aprovação de documentos, consulte Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca.

Nota: O projeto de segurança, em algumas listas e bibliotecas, está configurado para permitir que todos os utilizadores do site vejam ver versões pendentes e aprovadas.

Quando verifica um ficheiro de uma biblioteca que tem versão ligada, uma nova versão é criada sempre que o faz check-in. E, se as versões maiores e menores forem ligadas, pode decidir, no check-in, que tipo de versão está a fazer o check-in. Nas bibliotecas onde o check-out é necessário, as versões só são criadas mediante o check-in.

Nas bibliotecas onde o check-out não é necessário, é criada uma nova versão na primeira vez que poupa após a abertura do ficheiro. Cada economizador subsequente substitui a versão que criou com a primeira poupança. Se fechar a aplicação e reabrir o documento, o primeiro salvamento produzirá, mais uma vez, uma versão. Isto pode fazer com que o número de versões prolifera muito rapidamente.

Para mais informações sobre o check-in e o out, consulte Check-out, check-in ou elimine alterações nos ficheiros de uma biblioteca.

Importante: Se for coautor de um documento, não o verifique a menos que tenha boas razões para impedir que outros trabalhem no documento.

Exigir check-out pode ajudar a sua equipa a tirar o máximo partido da versão, porque as pessoas especificamente designam quando uma versão deve ser criada. Uma versão só é criada quando alguém verifica um ficheiro, muda-o e verifica-o de volta. Quando o check-out não é necessário, uma versão é criada quando alguém primeiro guarda um ficheiro e esta versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e guardar o ficheiro novamente, outra versão é criada. Dependendo da situação, poderá não pretender criar várias versões, por exemplo, se tiver de fechar um ficheiro para assistir a uma reunião antes de terminar a efetuar alterações no ficheiro.

Quando o check-out é necessário, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem primeiro verificar o ficheiro. Quando as pessoas fazem check-in nos ficheiros, são solicitados a fornecer comentários sobre as mudanças que fizeram, o que ajuda a criar um histórico de versão mais significativo.

Nota: Se a biblioteca estiver a armazenar ficheiros do Microsoft Project (.mpp) sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa de check-out Require deve ser apurada.

Para obter mais informações sobre a necessidade de check-out, consulte A configuração de uma biblioteca para exigir o check-out dos ficheiros.

As listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com a versão e check-out que variam consoante o nível de permissão que é aplicado a um utilizador ou a um grupo específico. Alguém que possa editar níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Estas permissões permitem flexibilidade na forma como gere a sua biblioteca. Por exemplo, pode querer que alguém seja capaz de apagar versões de um ficheiro sem ter permissão para apagar o ficheiro em si. A permissão para eliminar versões não é a mesma que a permissão para eliminar itens,para que possa fornecer um nível de controlo personalizado.

A tabela que se segue mostra as permissões relacionadas com a versão e check-out e quais os níveis de permissão padrão a que se aplicam.

Permissão

Nível de permissões predefinido

Ver Versões

Controlo Total, Design, Contribuir e Ler

Eliminar Versões

Controlo completo, design e contribuir

Ignorar Saída

Controlo e Design Completos

Aprovar Itens

Controlo e Design Completos

Para obter mais informações sobre permissões, consulte os níveis de permissão Understanding.

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