Cenários para utilizar o InfoPath e o InfoPath Forms Services

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Este artigo aborda os cenários na qual as organizações podem utilizar o Microsoft Office InfoPath e InfoPath Forms Services para melhorar a processos de negócio, tal como reembolso de despesas: ou afirmação seguro relatórios.

Cenários e empresas que outros fabricantes referidas neste artigo são fictícios e são fornecidas ilustração apenas para fins de. Para saber como InfoPath e InfoPath Forms Services foram utilizados no ambientes empresariais real, pode consultar a casos práticos reais. Encontre ligações para mais informações sobre casos práticos na secção Consulte também.

Neste artigo

Cenário 1: Relatórios de despesas

Cenário 2: Seguro afirmações

Cenário 3: Candidaturas

Cenário 4: Gestão de inventário

Cenário 5: pesquisa de mercado

Cenário 1: Relatórios de despesas

parte de um formulário de relatório de despesas Respostas. referência de Corporation, um equipamento informático nacionais e o fornecedor de serviços IT, vende computadores, hardware de rede e IT contratos de serviço.

Vários grupos dentro de respostas. referência Corporation — incluindo marketing, vendas e suporte consultores — implicam e relatório de despesas relacionadas com o trabalho.

Os profissionais de TI. Datum Corporation pretende utilizar para o InfoPath e InfoPath Forms Services para simplificar as despesas relatórios processo dentro da empresa. Em particular, querer para evitar erros de introdução de dados e para eliminar a necessidade de pessoal administrativo reintroduzir dados a partir de relatórios de despesas para separada, outra base de dados. Respostas. referência de Corporation também quer fornecer os funcionários com uma forma de ver Estados dos seus relatórios de despesas online.

Antes do InfoPath

Apesar de respostas. referência Corporation utilizado um livro do Microsoft Office Excel para gerar relatórios de despesas, empregados continuam a ser utilizadas um processo manual para submeter relatórios de despesas. Por exemplo, um empregado introduzido respetivos despesas num livro do Excel e, em seguida, impressos o livro. Posteriormente, anexado uma lista de distribuição de papel ao relatório impresso e, em seguida, enviada o relatório através de correio interoffice para o seu Gestor de.

Depois de aprovar o relatório, o Gestor de verificado o seu nome na lista de distribuição e, em seguida, enviadas o relatório para o departamento de contabilidade através de correio interoffice. Se o Gestor de contabilidade aprovado o relatório, controlos de reembolso foram emitidos. Para filiais, semanas poderiam passar entre a hora em que foi submetido o relatório inicial e quando o colaborador recebida a verificação de reembolso.

Depois do InfoPath

Como resultado de mudar de um processo baseada em papel para um processo automatizado que utiliza o InfoPath e InfoPath Forms Services, Corporation de referência de respostas. tem reduzido o tempo e dinheiro despendido a despesas de empregado de processamento de relatórios. Os funcionários agora podem preencher os respetivos formulários online e enviá-las eletronicamente aos seus gestores. Depois dos gestores de aprovam os relatórios, eles podem encaminhá-los eletronicamente para o departamento de contabilidade para final aprovação e reembolso.

As vantagens de mudar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Conveniência online    Os funcionários que têm o InfoPath instalado nos seus computadores podem utilizar o InfoPath para preencher e submeter um formulário de relatório de despesas. Empregados que não têm o InfoPath instalado nos seus computadores, podem preencher e apresentar os seus relatórios de despesas utilizando um browser Web.

  • Suporte offline    Se os funcionários preenchem um formulário de relatório de despesas no InfoPath, podem guardar respectivos formulários parcialmente completa no computador, trabalhar no formulário offline e, em seguida, submeter o formulário concluído à rede empresarial quando estes são ligadas. Este é especialmente útil para funcionários que têm acesso intermitente ou limitado para recursos de rede ou à Internet, tal como funcionários que viajam frequentemente.

  • Precisão acrescido    Uma vez que o modelo de formulário foi concebido para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, empregados utilizam uma caixa de lista pendente para escolher a partir de uma lista de categorias de despesas, padronizada em vez disso, em seguida, ter de se lembrar e introduzir manualmente uma categoria de despesas no formulário.

  • Eficiência     Os funcionários que conseguem ver o estado do processo de aprovação ao visualizar uma página no site do Microsoft Windows SharePoint Services.

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Cenário 2: Seguro afirmações

Parte de um formulário de reclamação de seguro Seguro enorme é uma empresa grande e multinacional que vende produtos seguros para-vidas, automóveis e os proprietários de casa. Estes produtos são vendidos para consumidores e os clientes da empresa.

Seguro enorme tem uma grande, móvel força de trabalho das pessoas mais do que 10.000, que inclui pessoas vendas: afirmações de dados, advogados, a equipa de TI, HR docentes e funcionários de juros.

Seguro enorme quer utilizar o InfoPath e InfoPath Forms Services para permitir que os clientes, agentes de seguros e empresas relacionadas utilizar formulários online para processar os respetivos créditos de seguros.

Antes do InfoPath

Antes de utilizar o InfoPath e InfoPath Forms Services, empregados em grandes seguros utilizado um processo de afirmação manual, baseada em papel. Depois entrevistar um cliente, um agente seria preencher um formulário de afirmação desenhada à mão e, em seguida, o formulário de afirmação para uma adjuster de fax. Quando o adjuster rever as informações, posteriormente, muitas vezes seria necessário ligar o agente para esclarecer, consoante a qualidade de impressão do fax.

Depois do InfoPath

A transição a partir de um processo de afirmações baseadas em papel para o InfoPath e InfoPath Forms Services tem permitida grandes seguros ligar a clientes, agentes e dados online.

Por exemplo, agora é possível para um cliente grandes seguros para o ficheiro uma afirmação através da Internet ao preencher um formulário preparados para browser. Pode aceder ao cliente para o site de grandes Web seguro, estabelecer a sua conta, inicie sessão no e um pedido de ficheiros. Depois do cliente submete o formulário, ter sido enviada para o adjuster numa mensagem de e-mail e uma cópia da mensagem de correio eletrónico é enviada para o agente. O adjuster devolve o formulário ao agente se são necessária uma informações adicionais. Do sistema automatizado tem reduzido custos de transformação, abreviada o tempo demora a processar em afirmações e aumentado satisfação do cliente geral.

As vantagens de mudar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Conveniência    Para além de a submeter em afirmações por telefone, clientes podem submeter em afirmações ao preencher um formulário na Web. Isto permite que os clientes para submeter formulários a sua conveniência, não apenas durante o horário comercial padrão.

  • Precisão acrescido    Uma vez que o modelo de formulário foi concebido para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, clientes ou agentes de utilizam uma caixa de lista pendente para escolher a partir de uma lista dos tipos de afirmação padrão em vez disso, em seguida, ter de procurar e introduza manualmente um tipo de afirmação sob a forma.

  • Eficiência    Além disso, a utilização de um fluxo de trabalho de aprovação integrada permite o agente ou adjuster ver o estado das outras partes a afirmação a trabalhar rapidamente. Apesar de docentes na grandes seguros anteriormente utilizado um fluxo de trabalho claramente definido, os respetivos processos foram baseada em papel. Por conseguinte, agentes e os dados não conseguiu rapidamente determinar o estado da afirmação sem fazer uma chamada telefónica. Agora, um agente, por exemplo, pode verificar a página de estado do fluxo de trabalho no site do SharePoint onde o formulário está armazenado para ver se o adjuster tem de concluir o processo de aprovação.

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Cenário 3: Candidaturas

Parte de um formulário de permissão de aplicação Os controlos de departamento do edifício é uma Agência 100 pessoa do Governo localidade para a cidade Springfield.

Este Agência é responsável por rever pedidos de licenças que foram submetidas por outras empresas eléctricas e, em seguida, para aprovar ou recusar pedidos desses.

Os controlos de departamento do edifício quer contratantes possam preencher candidaturas num browser, para que o processo de autorização seja mais fácil e conveniente.

Antes do InfoPath

Antes de utilizar o InfoPath e InfoPath Forms Services, os controlos de departamento do edifício utilizado um processo de aplicação manual, baseada em papel que resultou num introdução de dados redundantes. Contratantes preenchido formulários de papel no escritório administração pública. Empregados enviada, em seguida, os formulários escritas à mão para uma recepcionista quem introduzidos os dados um sistema de base de dados. Depois dos dados foram introduzidos, as entradas resultantes foram comparados com o formulário de papel para assegurar a exatidão. Se dados inválidos ou ininteligíveis foram encontrados, o formulário foi devolvido ao empreiteiro por correio, juntamente com um segundo formulário que continha as instruções para corrigir as entradas inválidas.

Depois do empreiteiro submetido um formulário revisto, as atualizações foram introduzidas, em seguida, a base de dados e as novas entradas foram selecionadas para precisão contra os formulários originais e a segundo. Depois dos dados foram considerados válidos, DATAM o processo de aprovação. Durante a fase de aprovação, um inspector aprovado ou negado o pedido de licença com base em vários critérios. Depois do fluxo de trabalho de aprovação foi concluído, o empreiteiro foi notificado da decisão por correio.

Depois do InfoPath

Movendo a partir de um processo de autorização baseada em papel para um processo automatizado que utiliza o InfoPath e InfoPath Forms Services, os controlos de departamento do edifício, é possível ligar contratantes, empregados e inspetores online.

Por exemplo, quando um empreiteiro submete uma aplicação de licença no departamento do edifício controlos Web site, os dados do formulário são apresentados numa base de dados que se encontra na rede do departamento de edifício controlos dos. Depois do pedido é apresentado, um novo pedido de licença aparece automaticamente num site do SharePoint, onde o agente de receção verifica se as informações de integridade e assina digitalmente o formulário de pedido para confirmar a recepção.

As vantagens de mudar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Conveniência online    Contratantes tenham até o Gabinete governamental para se candidatarem para uma licença. Contratantes agora podem submeter o seu pedido de licença através da Web, ao preencher um formulário preparados para browser num browser, como o Firefox, Safari ou Internet Explorer.

  • Precisão acrescido    Uma vez que o modelo de formulário de autorização foi concebido para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, contratantes utilizam uma caixa de lista pendente para escolher a partir de uma lista de categorias padrão quando que seleccionam o tipo de licença da procurada, em vez disso, em seguida, ter de procurar e introduzir manualmente o tipo de licença no formulário.

  • Melhor experiência de utilizador    Depois dos dados são submetidos, um novo formulário de pedido de permissão aparece automaticamente no site da intranet do departamento de edifício controlos. Quando um empregado abre um formulário, ele vê os dados de empresa do empreiteiro e permitir que os dados da aplicação no formulário.

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Cenário 4: Gestão de inventário

parte de um formulário de inventário Largura importadores do mundo é uma internacional empresa com base no Baltimore, MD A empresa importa têxteis, ícone encriptação e consumíveis com um determinada ênfase no bens da América do norte África.

Importadores de World Wide compra mais 70 fornecedores localizados na 12 países/regiões. Uma vez que inventário contido por estas fornecedores é bastante dinâmico e sazonais, importadores de World Wide quer criar modelos de formulário do InfoPath que irão permitir que os respetivos fornecedores sobre o inventário de consultas simples e eficiente.

Antes do InfoPath

Antes de utilizar o InfoPath e InfoPath Forms Services, importadores de World Wide utilizado um processo de inquérito manual, baseada em papel que resultou num introdução de dados redundantes. Compradores enviado inquéritos ao correio Global Express garante a ultramarinos fornecedores. Fornecedores seriam correio anterior inquérito concluído de formulários ou fax-los. Ocasionalmente, eles de telefone importadores de World Wide com as respostas. Em casos raros, o pessoal de vendas recolhidas os resultados do inquérito a partir dos fornecedores de pessoa. Em geral, poderiam passar meses antes de importadores de World Wide recebidas os resultados do inquérito final.

Quase todas as inquérito resultou na introdução de dados redundantes. Os inquéritos papel foram introduzidos uma base de dados por um secretário na largura importadores do mundo. Os registos de base de dados resultante foram comparados com o formulário de papel para assegurar a exatidão. Trabalho quaisquer informações inválidas ou ininteligíveis, uma entrevista seguimento foi realizada com o fornecedor por telefone. Se não foi possível, um pedido para esclarecer foi enviado por correio ou fax. Depois de largura mundo importadores recebido corrigido informações, foram finalizados os dados.

Depois do InfoPath

Em vez de a submeter inquéritos aos World Wide operadores por correio, fornecedores submeter agora os inquéritos ao preencher formulários preparados para browser na Web. Os dados que Fornecedores introduzem nos formulários são povoados imediatamente numa base de dados inventário. Como resultado de mudar para o InfoPath e InfoPath Forms Services, importadores de World Wide dispõe agora dos seguintes benefícios:

  • Conveniência online    Com o sistema baseados no InfoPath, fornecedores podem concluir inquéritos utilizando um browser. Já não tem fornecedores de correio ou inquéritos para importadores de World Wide de fax.

  • Prontidão    No sistema anterior, com base em papel, muitas vezes havido um atraso significativo da hora de fornecedores preenchidos o inquérito até à hora em que as respostas foram introduzidas na base de dados e uma altura importador do Word. Como resultado, estimativas do inventário estavam frequentemente Desatualizadas. Com um modelo de formulário preparados para browser do InfoPath, os dados que Fornecedores introduzem nos formulários imediatamente são povoados para a base de dados de inventário.

  • Precisão acrescido    Uma vez que o modelo de formulário foi concebido para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, fornecedores de utilizam uma caixa de lista pendente para escolher a partir de uma lista de categorias padrão quando seleccionarem um tipo de produto, em vez disso, em seguida, ter de procurar e introduza manualmente um tipo de produto no formulário.

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Cenário 5: pesquisa de mercado

parte de um formulário de estudo de mercado Proseware, Inc. é uma empresa de software com base no Canadá desenvolva produtos para a impressão indústria publicação.

Promaral, S.a. está a iniciar o ciclo de desenvolvimento pela próxima versão dos seus produtos principal programa de protecção. A equipa de desenvolvimento decide a utilizar o InfoPath e InfoPath Forms Services para ajudar as atividades de pesquisa de mercado. Durante as reuniões com os clientes, a equipa de desenvolvimento planos utilizar um modelo de formulário para recolher e registar feedback de clientes. É o objetivo do formulário manter um registo de todas as interações com os clientes para compreender melhor as necessidades dos clientes e para ajudar a garantir que os dados que são recolhidos são facilmente detetável e reutilizável.

O modelo de formulário apresentará dados diretamente para uma base de dados, que permitirá empregados obter e analisar os dados recolhidos a partir de muitas reuniões diferentes. Promaral, S.a. pretende formulários loja concluído numa biblioteca num site do SharePoint.

Antes do InfoPath

Apesar de membros da equipa do desenvolvimento habituado a utilizar o Microsoft Office Word ou do Microsoft Office Excel para tomar notas quando são recolhidas feedback de clientes e parceiros, analisar e divulgação esses dados com frequência resultaram na introdução de dados redundantes. Os membros da equipa teriam de escrever notas no livres, relacionadas e informações que procurava obter difundida dentro e entre documentos. Quando os membros da equipa pretendiam incorporar as informações que eles tinham recolhidas para especificações técnicas, eles gasto muito tempo ao procurar através de documentos não padrão para encontrar o que necessário.

Depois do InfoPath

A transição para o processo de recolha de dados padrão que utiliza o InfoPath e InfoPath Forms Services permite a equipa de desenvolvimento Proseware, Inc. reduzir o tempo e dinheiro gasto recolher, analisar e divulgação internamente de dados.

Quando a reunião com existentes e potenciais clientes, membros da equipa do desenvolvimento agora a utilizar um formulário do InfoPath para recolher dados sobre necessidades dos clientes e ideias. A equipa utiliza uma biblioteca num site do SharePoint para armazenar e partilhar formulários. A partir desta biblioteca, os membros da equipa podem preencher formulários de dados de cliente novo, reveja os dados nos formulários existentes, exportar dados de formulários concluídos para Microsoft Office Excel 2003 ou Microsoft Office Excel 2007 ou intercalar os dados a partir de vários formulários num único formulário.

As vantagens de mudar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Informações consistentes    O modelo de formulário foi concebido para ajudar a garantir uma organização consistente e a formalização das informações. Vêm os dados que aparece nas listas no formulário padronizadas listas do SharePoint e ficheiros. XML. Por exemplo, as entradas na lista tipo de negócio entram diretamente a partir de um esquema XML predefinido que é utilizado em toda a Promaral, S.a. para o intercâmbio de dados de negócio entre vários sistemas de normalizar.

  • Integração com sistemas existentes    Quando é apresentado um formulário, é guardada automaticamente numa biblioteca num site do SharePoint. Dados a partir do cada formulário é apresentada fora do formulário, em colunas na biblioteca. Isto torna mais fácil para membros de equipa localizar e ordenar dados de formulário numa biblioteca, sem ter de abrir cada formulário individualmente.

  • Múltiplas vistas    Formulário de dados de cliente inclui vistas que resolvem necessidades diferentes, incluindo vistas separadas para a gravação de informações do cliente, conclusões de equipa, metodologia de pesquisa e recursos adicionais. O formulário também inclui uma vista de impressão dedicada que resume os dados a partir de outras vistas num formato conveniente e imprimir.

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