Atribuir e controlar tarefas

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Para além de criar as suas próprias tarefas, pode criar tarefas para atribuir a outras pessoas.

As tarefas ajudam a controlar as coisas que precisa de fazer. Também pode atribuir tarefas a outras pessoas.

  1. Na barra de navegação, clique em Tarefas e, em seguida, clique em Nova Tarefa ou abra uma tarefa existente.

    Atalho de teclado    Para criar uma tarefa, prima Ctrl+Shift+K.

  2. Clique em Atribuir Tarefa.

    Comando Atribuir Tarefa no friso

  3. Na caixa Para, introduza um nome ou um endereço de e-mail.

  4. Introduza o Assunto, data de início e a data de conclusão.

    Propriedades de datas de início e de conclusão de uma tarefa atribuída

  5. Se pretender que a tarefa se repita, clique em Periodicidade, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique em OK.

  6. Clique em Enviar.

    Nota: Se atribuir uma tarefa periódica, uma cópia da tarefa permanece na sua lista de tarefas, mas nunca é atualizada. Se selecionar a caixa Enviar-me um relatório de estado quando a tarefa estiver concluída, recebe relatórios de estado por cada ocorrência concluída da tarefa.

Quando abrir uma tarefa atribuída por si, pode rever o progresso das tarefas atribuídas com a caixa % Concluída, que pode ser atualizada por si ou pelo destinatário quando lhe enviar um relatório de estado da tarefa atribuída.

Outlook pode controlar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se pretender para várias pessoas para trabalhar numa tarefa, é uma boa ideia para dividir a tarefa em partes mais pequenas ou atribuir a cada tarefa individualmente. Por exemplo, para registar um relatório de ser escritos por três escritores, crie três tarefas separadas denominadas Escrever relatório: Susana, Escrever relatório: Carlos, e Escrever relatório: Manuele atribuir a cada tarefa individual para o gravador de adequado.

Controlar tarefas que atribuiu a outra pessoa

  1. Na barra de navegação, clique em Tarefas.

  2. Clique em Ver > Alterar Vista > Atribuídas.

Comando da vista de tarefas atribuídas no friso

Tarefas atribuídas em falta

Se não estiver a ver as tarefas que atribuiu, o Outlook pode não estar configurado para manter cópias das tarefas atribuídas por si.

  1. Clique em Ficheiro > Opções > Tarefas.

  2. Em Opções de tarefa, selecione a caixa Manter a minha lista de tarefas atualizada com cópias das tarefas que atribuo a outras pessoas.

Caixa de verificação 'Manter a minha lista de tarefas atualizada com cópias das tarefas que atribuo a outras pessoas'

Se ativar esta opção, não controla as tarefas já atribuídas por si, mas permite controlar qualquer nova tarefa que atribuir.

Depois de criar uma tarefa e atribuí-la a alguém, poderá ter de algumas funções de gestão para executar no Manutenção de até estar concluída. Por exemplo, poderá querer relatórios de estado e atualizações de progresso da tarefa. Além disso, se a pessoa a quem atribuir a tarefa rejeita-la, poderá pretender reatribui-lo a outra pessoa.

Para atribuir uma tarefa, primeiro, crie a tarefa e, em seguida, envie-o como um pedido de tarefa a alguém. A pessoa que recebe o pedido de tarefa torna-se o proprietário temporário da tarefa. Esta pessoa pode recusar a tarefa, aceitar a tarefa ou atribuir a tarefa a outra pessoa. Se a tarefa é recusada, é devolvido para si.

Nota: Apesar de uma tarefa recusada é devolvida para si, a tarefa é ainda propriedade pelo destinatário até recuperar a propriedade devolvendo a tarefa à sua própria lista de tarefas.

Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para atribuir uma nova tarefa     No menu ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Pedido de tarefa.

      Enviar um pedido de tarefa a alguém

    • Para atribuir uma tarefa existente     Na lista de tarefas, abra a tarefa que pretende atribuir. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Atribuir tarefa.

  2. Na caixa para, introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa.

    Para selecionar o nome de uma lista, clique no botão para.

  3. Na caixa Assunto, escreva um nome para a tarefa.

    Nota: Para uma tarefa existente, a caixa Assunto é já preenchida.

  4. Selecione a data para conclusão e as opções de Estado que pretende.

  5. Selecione ou desmarque a caixa de verificação manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando esta tarefa estiver concluída.

  6. Se pretender que a tarefa se repita, no separador tarefa, no grupo Opções, clique em Periodicidade, selecione as opções que pretende e, em seguida, clique em OK.

  7. No corpo da tarefa periódica, escreva qualquer informação que pretende incluir na tarefa.

  8. Clique em Enviar Imagem do botão .

    Nota: Se atribuir uma tarefa periódica, permanecerá uma cópia da tarefa na lista de tarefas, mas não será atualizado. Se selecionar a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando esta tarefa estiver concluída, receberá um relatório de estado para cada ocorrência concluída da tarefa.

  1. Abra a tarefa que pretende enviar.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Reencaminhar.

    Atalho de teclado para reencaminhar uma tarefa, prima CTRL + L.

  3. Introduza os nomes dos destinatários ou endereços de correio electrónico nas caixas para e Cc.

  4. No corpo da tarefa, escreva qualquer mensagem que pretende incluir. Para enviar mais do que uma tarefa, arraste as tarefas adicionais a partir da lista de tarefas ao corpo da tarefa que estiver a reencaminhar.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

  1. Abra a mensagem de correio electrónico que contém o pedido de tarefa. Esta mensagem é normalmente na sua pasta Itens enviados.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em regressar à lista de tarefas.

Também pode recuperar a tarefa a partir da mensagem recusado tarefa ao clicar em voltar à lista de tarefas.

Existem três formas de controlar as tarefas que atribuiu a outras pessoas:

  • Manter cópias das tarefas que atribui automaticamente e receber relatórios de estado automatizado   

    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

    2. Clique em Opções de tarefa.

    3. Selecione a caixa de verificação manter atualizado cópias das tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.

    4. Selecione a caixa de verificação Enviar relatórios de estado quando as tarefas atribuídas são concluídas.

  • Ver tarefas que atribuiu a outras pessoas   

    1. Clique em tarefas.

    2. No menu Ver, aponte para a Vista atual e, em seguida, clique em atribuição.

  • Vista da lista de pessoas que receberem actualizada cópias de uma tarefa atribuída   

    1. Abra a tarefa atribuída para o qual pretende ver a lista.

    2. No separador Detalhes, ver os nomes na caixa de listagem de atualização.

  1. Abra a tarefa ou um pedido de tarefa.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Aceitar ou Recusar.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em Editar a resposta antes de enviar, escreva o seu comentário na mensagem e, em seguida, clique em Enviar.

    • Clique em Enviar a resposta agora.

  1. Abra a tarefa para a qual pretende enviar um relatório de estado ou comentário.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Enviar relatório de estado, responder ou responder a todos.

  3. Introduza os nomes dos destinatários ou endereços de correio electrónico nas caixas para e Cc.

    Se a tarefa está atribuída ao Adquirente, em seguida, os nomes das pessoas a ser atualizados são automaticamente adicionados.

  4. No corpo da mensagem, escreva qualquer informação que pretende incluir no relatório de estado.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

Depois de criar uma tarefa e atribuí-la a alguém, poderá ter de algumas funções de gestão para executar no Manutenção de até estar concluída. Por exemplo, poderá querer relatórios de estado e atualizações de progresso da tarefa. Além disso, se a pessoa a quem atribuir a tarefa rejeita-la, poderá pretender reatribui-lo a outra pessoa.

Para atribuir uma tarefa, primeiro, crie a tarefa e, em seguida, envie-o como um pedido de tarefa a alguém. A pessoa que recebe o pedido de tarefa torna-se o proprietário temporário da tarefa. Esta pessoa pode recusar a tarefa, aceitar a tarefa ou atribuir a tarefa a outra pessoa. Se a tarefa é recusada, é devolvido para si.

Nota: Apesar de uma tarefa recusada é devolvida para si, a tarefa é ainda propriedade pelo destinatário até recuperar a propriedade devolvendo a tarefa à sua própria lista de tarefas.

Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para atribuir uma nova tarefa     No menu ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Pedido de tarefa.

      Enviar um pedido de tarefa a alguém

    • Para atribuir uma tarefa existente     Na lista de tarefas, abra a tarefa que pretende atribuir. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Atribuir tarefa.

  2. Na caixa para, introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa.

    Para selecionar o nome de uma lista, clique no botão para.

  3. Na caixa Assunto, escreva um nome para a tarefa.

    Nota: Para uma tarefa existente, a caixa Assunto é já preenchida.

  4. Selecione a data para conclusão e as opções de Estado que pretende.

  5. Selecione ou desmarque a caixa de verificação manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando esta tarefa estiver concluída.

  6. Se pretender que a tarefa se repita, no separador tarefa, no grupo Opções, clique em Periodicidade, selecione as opções que pretende e, em seguida, clique em OK.

  7. No corpo da tarefa periódica, escreva qualquer informação que pretende incluir na tarefa.

  8. Clique em Enviar Imagem do botão .

    Nota: Se atribuir uma tarefa periódica, permanecerá uma cópia da tarefa na lista de tarefas, mas não será atualizado. Se selecionar a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando esta tarefa estiver concluída, receberá um relatório de estado para cada ocorrência concluída da tarefa.

  1. Abra a tarefa que pretende enviar.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Reencaminhar.

    Atalho de teclado para reencaminhar uma tarefa, prima CTRL + L.

  3. Introduza os nomes dos destinatários ou endereços de correio electrónico nas caixas para e Cc.

  4. No corpo da tarefa, escreva qualquer mensagem que pretende incluir. Para enviar mais do que uma tarefa, arraste as tarefas adicionais a partir da lista de tarefas ao corpo da tarefa que estiver a reencaminhar.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

  1. Abra a mensagem de correio electrónico que contém o pedido de tarefa. Esta mensagem é normalmente na sua pasta Itens enviados.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em regressar à lista de tarefas.

Também pode recuperar a tarefa a partir da mensagem recusado tarefa ao clicar em voltar à lista de tarefas.

Existem três formas de controlar as tarefas que atribuiu a outras pessoas:

  • Manter cópias das tarefas que atribui automaticamente e receber relatórios de estado automatizado   

    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

    2. Clique em Opções de tarefa.

    3. Selecione a caixa de verificação manter atualizado cópias das tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.

    4. Selecione a caixa de verificação Enviar relatórios de estado quando as tarefas atribuídas são concluídas.

  • Ver tarefas que atribuiu a outras pessoas   

    1. Clique em tarefas.

    2. No menu Ver, aponte para a Vista atual e, em seguida, clique em atribuição.

  • Vista da lista de pessoas que receberem actualizada cópias de uma tarefa atribuída   

    1. Abra a tarefa atribuída para o qual pretende ver a lista.

    2. No separador Detalhes, ver os nomes na caixa de listagem de atualização.

  1. Abra a tarefa ou um pedido de tarefa.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Aceitar ou Recusar.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em Editar a resposta antes de enviar, escreva o seu comentário na mensagem e, em seguida, clique em Enviar.

    • Clique em Enviar a resposta agora.

  1. Abra a tarefa para a qual pretende enviar um relatório de estado ou comentário.

  2. No separador tarefa, no grupo Gerir tarefa, clique em Enviar relatório de estado, responder ou responder a todos.

  3. Introduza os nomes dos destinatários ou endereços de correio electrónico nas caixas para e Cc.

    Se a tarefa está atribuída ao Adquirente, em seguida, os nomes das pessoas a ser atualizados são automaticamente adicionados.

  4. No corpo da mensagem, escreva qualquer informação que pretende incluir no relatório de estado.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

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