Associar e controlar mensagens de correio electrónico no Business Contact Manager

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Manter um registo das mensagens de correio electrónico de e para a pessoas associadas a sua empresa pode ser uma tarefa complicada e, quando perder registar das mensagens, pode perder das oportunidades de venda demasiado. Para resolver este problema, Business Contact Manager para Outlook transformar um negócio registo numa pasta a receber correio electrónico virtual, permitindo-lhe a ligação mensagens de correio electrónico.

Este artigo descreve como associar mensagens de correio electrónico individuais a registos de Business Contact Manager para Outlook e como configurar o correio electrónico a ligar e controlo para ligar automaticamente mensagens a registos, incluindo projectos de negócio.

Importante: Se existirem vários utilizadores da base de dados, qualquer utilizador com acesso à base de dados pode ver mensagens de correio eletrónico associada.

O que pretende fazer?

Mensagens de correio electrónico individuais de ligação para registos

Liga automaticamente a mensagens de correio electrónico aos registos

Desactivar ligação e monitorização do correio electrónico

Compreender os problemas de segurança e privacidade com ligação de correio electrónico e controlo numa base de dados partilhada

Eliminar mensagens de correio electrónico a partir de um registo

Mensagens de correio electrónico de ligação para registos

Pode ligar mensagens de correio electrónico para Conta e Contacto Profissional tipos de registo e para projetos de negócio. E, em seguida, com alguns cliques, pode ver as mensagens que estão ligadas para o registo.

Ao associar contactos profissionais e projetos de negócio a uma conta, também pode ver as mensagens de correio electrónico que estão ligadas a cada contacto profissional e o projeto de negócio no histórico de comunicações do registo de conta.

Liga automaticamente a mensagens de correio electrónico aos registos

A ligação de correio electrónico e monitorização permite a funcionalidade para automaticamente associar e controlar mensagens de correio electrónico a partir do contas e contactos profissionais, ler ficheiros mais antigos e até mesmo rever as mensagens que enviou às mesmas. Pode ligar automaticamente mensagens de e-mail por sujeito projectos de negócio.

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Mensagens de correio electrónico individuais de ligação para registos

As mensagens de correio electrónico que liga a um registo de conta, contacto profissional ou projeto de negócio manter-se no Outlook. As mensagens de correio também são apresentadas no histórico de comunicações do registo e a pasta Histórico de Comunicação de Business Contact Manager para Outlook.

Quatro KB da mensagem é armazenado na base de dados do Business Contact Manager, para que continua a ter acesso a todo ou parte da mensagem, mesmo se for eliminado a partir do Outlook. Se a mensagem original foi maior que 4 KB, apenas terá acesso a parte da mensagem se for eliminado a partir do Outlook.

  1. No Outlook, clique em ou abra a mensagem de e-mail que pretende associar a um registo.

  2. No Friso, no grupo negócios, clique em associar a registo.

  3. Na caixa de diálogo associar a registo do Business Contact Manager, na lista Tipo de Item, clique no tipo de registo que pretende localizar.

    Nota: Se escolher um registo de oportunidade, mensagem de correio electrónico realmente está ligada para a conta ou contacto profissional de registo de oportunidade.

  4. Na lista de registos, clique num registo.

    Se pretende ligar o item mais de um registo, selecione os registos.

Como é que seleciono mais do que um registo?

Para selecionar registos adjacentes, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último registo do grupo que pretende adicionar. Para selecionar registos que não estejam adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para selecionar todos os registos, clique num e, em seguida, prima CTRL+T.

  1. Em Registos ligados, clique em Associar a.

    Os registos que selecionou estão listados na caixa Associar a.

  2. Clique em OK.

Ver as mensagens de correio electrónico que estão ligadas a um registo

Para ver as mensagens de correio electrónico que estão ligadas a um registo, abra o registo e, em seguida, clique no separador Histórico.

Mensagens de correio electrónico, bem como quaisquer outros itens do histórico de comunicações que estão ligadas para o registo são apresentados.

Para obter informações sobre outros itens do histórico de comunicações, consulte o artigo controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager.

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Liga automaticamente a mensagens de correio electrónico aos registos

Da hora que ativar Ligação e Monitorização de E-mails, de qualquer novas mensagens de correio electrónico para ou proveniente de endereços de correio electrónico seleccionados esteja automaticamente associadas a registos.

Também pode procurar mensagens de correio electrónico antiga e ligá-los a registos, demasiado.

As mensagens são apresentadas no histórico de comunicações do registo que contém o endereço de correio electrónico seleccionados.

Se associar a partir de uma mensagem de e-mail e não existe nenhum registo Business Contact Manager para Outlook existente que corresponda ao endereço de correio electrónico, o tipo de ligação e funcionalidade de rastreio cria um novo registo de contacto profissional e ligações a mensagem de correio electrónico à mesma.

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Antes de ligação e monitorização

Antes de ativar a ligação de correio electrónico e controlo, faça o seguinte:

Confirme que introduziu endereços de correio electrónico para os seus registos de Business Contact Manager para Outlook.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para apresentar a área de trabalho:

    • Gestão de Contactos.

    • Vendas.

    • Gestão de Projetos.

  2. Clique no separador que contém o registo que pretende e, em seguida, faça duplo clique no registo para o abrir.

  3. Confirme que é apresentado um endereço de e-mail no campo endereço de correio eletrónico.

Confirme que o Outlook está definido para guardar mensagens enviadas para a pasta Itens enviados.

Para facilmente associar e controlar mensagens a enviar, guarde a mensagens enviadas para a sua pasta Itens enviados.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Opções.

  3. Clique em correio e, em seguida, desloque-se para a secção Guardar mensagens.

  4. Confirme que a caixa de verificação ao lado de Guardar cópias das mensagens na pasta Itens enviados está selecionada. Se também pretende associar e controlar mensagens reencaminhadas, certifique-se de que a caixa de verificação Guardar as mensagens reencaminhadas está selecionada, demasiado.

  5. Clique em OK.

Para proteger a sua privacidade se partilhar a base de dados Business Contact Manager para Outlook com outros utilizadores, mensagens de correio eletrónico marcado pessoal, privado ou confidencial não são ligadas e registadas.

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Configurar a ligação de correio electrónico e controlo

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão de controlo de destaques.

  3. Na caixa de diálogo controlo de destaques, no separador E-mail, selecione as caixas de verificação ao lado dos endereços de e-mail que pretende associar e controlar.

    Se um registo contiver mais do que um endereço de correio electrónico, o registo de conta ou contacto profissional será listado mais de uma vez.

    Imagem de esquema Processo de Destaques de Imagem

  4. Desmarque as caixas de verificação ao lado de qualquer endereços de correio electrónico que não pretende associar e controlar.

  5. Clique no separador pastas.

    Todas as pastas são selecionadas por predefinição.

    Nota: Se tiver todas as regras Outlook configurar para encaminhar mensagens de correio electrónico para pastas diferentes, certifique-se de que selecionar as pastas no separador pastas para associar e controlar as mensagens.

  6. Clique em OK.

    Todas as futuras mensagens de e para os endereços selecionados nas pastas seleccionadas controladas automaticamente.

    Também pode configurar ligação e monitorização de uma mensagem de correio electrónico. Na pasta a receber, clique em ou abra a mensagem de e-mail. No Friso, no grupo negócios, clique em ligação e registar. Na caixa de diálogo ligação & controlar, selecione os endereços de e-mail e, em seguida, clique em OK. Se existir um registo de Business Contact Manager para Outlook existente, que corresponde ao endereço de correio electrónico, o endereço de e-mail a ligar cria um registo de contacto profissional.

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Ligar as anteriores mensagens para as suas contas e contactos profissionais

Se pretender ligar mensagens que recebeu antes de ativar a associação do correio electrónico e o rastreio, Business Contact Manager para Outlook pode localizar as mensagens para si e ligá-los para as suas contas e contactos profissionais.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão de controlo de destaques.

  3. Na caixa de diálogo controlo de destaques, efetue o seguinte, se for necessário:

    • Selecione as caixas de verificação para quaisquer contas ou contactos profissionais cujas mensagens pretende localizar e ligar.

    • Desmarque as caixas de verificação ao lado de qualquer contas ou contactos profissionais cujo passado mensagens não pretende ligar.

      Se um registo contiver mais do que um endereço de correio electrónico, o registo de conta ou contacto profissional será listado mais de uma vez.

  4. Se pretender especificar onde Business Contact Manager para Outlook procura mensagens antigas, no separador pastas, selecione ou desmarque as caixas de verificação junto aos nomes de pasta.

  5. Clique em pesquisa e de ligação.

    monitorizar problemas no groove

  6. Na caixa de diálogo Correio electrónico do ligação existente, se pretende excluir mensagens de correio electrónico mais antigas do que uma determinada data, selecione a caixa de verificação Ignorar e-mail mais antiga do que e, em seguida, clique numa data no calendário.

  7. Clique em Iniciar.

  8. Quando pesquisa e ligação estiver concluída, clique em Fechar.

  9. Se necessário, na caixa de diálogo controlo de destaques, altere as seleções para mensagens de correio electrónico futuras.

    Importante: Se clicar em OK na caixa de diálogo controlo de destaques sem alterar os endereços de correio electrónico seleccionados e pastas, mensagens de correio electrónico futuras serão ligadas e registadas com base nas seleções que utilizou para a pesquisa e de ligação.

  10. Na caixa de diálogo controlo de destaques, clique em OK.

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Mensagens de e-mail de ligação por sujeito projectos de negócio

Pode ligar mensagens de correio electrónico a um registo de projecto de negócio com base no assunto das mensagens de e-mail. Para mais informações acerca de registos de projeto de negócio, consulte o artigo organizar projectos de negócio no Business Contact Manager.

Aviso: Se ligação mensagens para um projeto de negócio e, em seguida, pretende desativar a ligação e monitorização, tem de o desactivar para cada assunto de correio electrónico exclusivo.

Para obter informações, consulte o artigo desativar a ligação de correio electrónico e controlo por assunto neste artigo.

  1. Clique em ou abra a mensagem de correio electrónico que à qual pretende ligar ao seu registo de projecto de negócio.

  2. No Friso, no grupo negócios, clique em ligação e registar.

  3. Na caixa de diálogo ligação & controlar, clique no separador de Assunto da mensagem.

    IMPOT Equação 2

  4. Selecione a caixa de verificação junto ao nome do projeto que pretende associar a mensagem de correio electrónico a.

  5. Clique em OK.

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Desactivar ligação e monitorização do correio electrónico

Se já não quiser ligar automaticamente a mensagens de correio electrónico a registos, pode desativar a ligação de correio electrónico e controlo.

Poderá pretender desativar a ligação de correio electrónico e monitorização se partilhar a base de dados com os seus colegas, uma vez que podem ver todas as mensagens de correio eletrónico associada. Para as impedir de ver apenas as mensagens que já estão ligadas, consulte o artigo Eliminar mensagens de correio electrónico a partir de um registo neste artigo.

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Desactivar ligação e monitorização para contas e contactos profissionais do correio electrónico

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão de controlo de destaques.

  3. Na caixa de diálogo controlo de destaques, nos separadores o E-mail e de pastas, clique no botão Limpar tudo para limpar todas as caixas de verificação.

    Se pretende desativar a ligação e monitorização apenas para certos registos, desmarque as caixas de verificação.

  4. Clique em OK.

    Nota: Desativar a ligação de correio electrónico e deixa de todas as mensagens de correio electrónico futuras a ligar os seus registos de controlo. Se pretender remover mensagens de correio electrónico que estão atualmente ligadas aos seus registos, terá de eliminá-los depois de desativar a ligação e monitorização de E-mail. Para obter informações, consulte o artigo Eliminar mensagens de correio electrónico a partir de um registo neste artigo.

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Desativar a ligação de correio electrónico e controlo por assunto

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Projetos.

  2. No separador Projetos de negócio, faça duplo clique sobre o projeto que pretende.

  3. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

  4. Mensagem de correio electrónico com o assunto que pretende parar a ligação e monitorização com o botão direito e, em seguida, clique em ligação e registar.

  5. Faça o seguinte:

    • Desactivar ligação e monitorização para contas e contactos profissionais do correio electrónico     Se for necessário, no separador Endereço de correio electrónico, clique em Limpar tudo para parar a ligação e monitorização mensagens para contas e contactos profissionais.

    • Desactivar ligação e monitorização para projectos de negócio do correio electrónico     Clique no separador de Assunto da mensagem e, em seguida, clique em Limpar tudo.

      Pode desativar a ligação de correio electrónico e controlo de apenas esses projetos de negócio, contas e contactos profissionais que estão ligadas à mensagem selecionada. Para desativar a ligação e monitorização para projectos de negócio, tem de desativá-lo para cada assunto de correio electrónico exclusivo.

  6. Clique em OK.

    Nota: Desativar a ligação de correio electrónico e deixa de todas as mensagens de correio electrónico futuras a ligar os seus registos de controlo. Se pretender remover mensagens de correio electrónico que estão atualmente ligadas aos seus registos, terá de eliminá-los depois de desativar a ligação e monitorização de E-mail. Para obter informações, consulte o artigo Eliminar mensagens de correio electrónico a partir de um registo neste artigo.

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Compreender os problemas de segurança e privacidade com ligação de correio electrónico e controlo numa base de dados partilhada

Quando partilha uma base de dados, partilhar todas as informações na base de dados com todas as pessoas que tiverem acesso à mesma. Se configurar ligação automática e o rastreio de mensagens de correio electrónico, todas as mensagens de correio eletrónico existentes e futuras e outros itens do histórico de comunicações que estão ligadas aos seus registos estão disponíveis para todos os utilizadores com acedam à base de dados. Para obter informações sobre a partilha de uma base de dados, consulte o artigo partilhar os dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

Se existirem vários utilizadores da base de dados     Qualquer utilizador com acesso à base de dados pode ver mensagens ligadas e outros itens do histórico de comunicações.

  • Se quiser impedir que os seus colegas acedam a mensagens de e-mail ligada, mas se pretender utilizar a ligação de correio electrónico e controlo para futuras mensagens, elimine as mensagens existentes a partir dos registos antes de partilhar a base de dados. Para mais informações, consulte o artigo Eliminar mensagens de correio electrónico a partir de um registo neste artigo.

  • Se não pretender que os seus colegas para ter acesso a mensagens de correio electrónico futuras, mas pretender ter acesso às mensagens antigas, desative ligação e monitorização antes de partilhar a base de dados. Consulte a secção desativar a ligação de correio electrónico e controlo neste artigo.

  • Se quiser impedir que os seus colegas acedam a todos os existentes e futuras mensagens de correio electrónico que estão ligadas a registos, desactivar ligação e monitorização do correio electrónico e eliminar mensagens de correio electrónico de todos os registos antes de partilhar a base de dados.

Se for a única pessoa a quem utiliza a base de dados, ou se partilhar a base de dados para fazer uma cópia do mesmo no seu computador portátil     Considerações de segurança são mínimas — tal como manter a sua palavra-passe segura. Em segurança pode ativar a qualquer endereço de correio electrónico para ligação e monitorização de uma vez que ninguém possa ver as mensagens.

Nota: Para fazer uma cópia da base de dados a utilizar quando estiver fora do escritório, primeiro tem de partilhar a base de dados do Business Contact Manager — mas que ainda apenas um utilizador da base de dados. Para obter informações sobre como efectuar uma cópia da base de dados, consulte o artigo partilhar os dados do Business Contact Manager com outros utilizadores.

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Eliminar mensagens de correio electrónico a partir de um registo

Pode ser associada uma mensagem de e-mail a mais do que um registo. Quando remove uma mensagem ligada a partir de um registo, é eliminado a partir do histórico de comunicações de apenas esse registo. Se a mensagem de e-mail estiver ligada a outros registos, não são afetados. Por exemplo, se uma mensagem de e-mail estiver ligada a uma oportunidade potencial e uma conta não relacionada, eliminar a mensagem de e-mail a partir da oportunidade potencial não elimina a mensagem a partir do registo de conta.

Eliminar uma mensagem de e-mail a partir de um registo não elimina a mensagem de e-mail no Outlook.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para apresentar a área de trabalho:

    • Gestão de Contactos.

    • Vendas.

    • Gestão de Projetos.

  2. Clique no separador que contém o registo que pretende e, em seguida, faça duplo clique no registo para o abrir.

  3. No Friso, no grupo Mostrar, clique no botão Histórico.

    Mensagens de correio electrónico, bem como quaisquer outros itens do histórico de comunicações que estão ligadas para o registo são apresentados.

    Para apresentar apenas mensagem de correio electrónico mensagens na página Histórico, no Friso, clique no separador Ver clique no botão Tipo de Item e, em seguida, clique em mensagens de correio eletrónico.

  4. Selecione as mensagens de correio electrónico que pretende eliminar.

    Para selecionar registos que são adjacentes umas às outras, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registos de nome e apelidos do grupo ao qual pretende eliminar. Para selecionar registos não adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais.

  5. Clique no botão Remover.

Para mais informações sobre registos eliminados, consulte o artigo Eliminar o Business Contact Manager registos.

Para obter informações sobre como restaurar itens eliminados, consulte o artigo restaurar um registo no Business Contact Manager.

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Eliminar todas as mensagens de correio electrónico a partir de registos

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

  2. Em Registos de negócio, clique em Histórico de comunicações.

  3. Clique no cabeçalho de coluna de Tipo de Item para ordenar a lista por Tipo de Item.

  4. Selecione todas as mensagens de correio electrónico ou selecione todas as mensagens de correio electrónico que pretende eliminar.

    Para selecionar registos que são adjacentes umas às outras, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registos de nome e apelidos do grupo ao qual pretende eliminar. Para selecionar registos não adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais.

  5. As mensagens de correio electrónico seleccionados com o botão direito e, em seguida, clique em Eliminar.

Para obter informações sobre outros itens do histórico de comunicações, consulte o artigo controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager.

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