Assistente de Substituição de Recursos

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Utilizar o Assistente de substituição de recursos para ter o Microsoft Office Project pessoal automaticamente os seus projetos da empresa de acordo com as competências necessárias para as tarefas em projetos, as competências dos recursos presentes agrupamento de recursos empresariais e a disponibilidade os recursos. O Assistente de substituição de recursos funciona em conjunto com uma estrutura hierárquica de recursos identificados (RBS). RBS é configurar ao seu servidor fecho administrativo e, em seguida, aplicada a todos os recursos da empresa. Adicione o campo RBS à vista Utilização de tarefas e, em seguida, para cada atribuição para o qual pretende que o Assistente de substituição de recursos para obter recursos, introduza o código RBS adequado. Pode:

  • Substituir recursos genéricos por recursos reais.

  • Substituir recursos existentes por outros recursos.

  • Localizar recursos qualificados e disponíveis e atribui-los a tarefas.

  • Localize recursos a partir dos projectos seleccionados ou grupo de recursos de toda a empresa.

Localização da caixa de diálogo

No menu Ferramentas, clique em Substituir Recursos. Na página introdutória, clique no botão Seguinte.

Detalhes

Passo 1. Selecione projetos

Seleccione o(s) projecto(s) de empresa para atribuição de pessoal pelo Assistente de Substituição de Recursos.

Caixa de verificação     Especifica que este projecto deve ter pessoal atribuído pelo Assistente de Substituição de Recursos.

Nome do Projecto     Mostra os nomes de todos os projectos da empresa actualmente abertos no computador do utilizador.

Versão     Especifica o nome da versão do projecto, por exemplo, Publicado ou Arquivado. Se estiver a seleccionar vários projectos para atribuição de pessoal em simultâneo, eles têm de ser todos da mesma versão. Os novos projectos não guardados podem ser utilizados com qualquer versão.

Passo 2. Selecione recursos

Seleccione o grupo de recursos que pretende utilizar para atribuir pessoal aos projectos seleccionados.

Nos projectos seleccionados     Especifica que os recursos nos projectos seleccionados na página Passo 1. Escolher Projectos do assistente devem ser utilizados para atribuir pessoal a esses projectos. Estes recursos não têm de estar actualmente atribuídos a quaisquer tarefas. Esta opção está seleccionada por predefinição.

Especificados a seguir     Indica que os recursos listados na tabela devem ser utilizados para atribuir pessoal aos projectos seleccionados. Os recursos são listados na tabela ao clicar em Adicionar e seleccionar recursos da caixa de diálogo Criar Conjunto para Substituição de Recursos, que pode apresentar todos os recursos de empresa disponíveis.

Adicionar     Abre a caixa de diálogo Criar Conjunto para Substituição de Recursos. Se necessário, aplique filtros para encontrar recursos de empresa que correspondam aos critérios de competência e disponibilidade. Seleccione os recursos na tabela Recursos de empresa filtrados à esquerda e clique em Adicionar. Os recursos são adicionados à tabela Recursos de equipa do projecto à direita. Depois de concluir, clique em OK. Os recursos da tabela Recursos de equipa do projecto são adicionados à tabela na página Assistente para Escolher Recursos.

Remover     Remove o recurso seleccionado da tabela. Utilize, quando seleccionou a opção Especificados a seguir e estiver a construir e a optimizar a lista de recursos a utilizar para a substituição de recursos.

Permitir que os recursos com o tipo de reserva proposta atribuídos a tarefas     Especifica que o Assistente de substituição de recursos deve atribuir recursos propostos, bem como aqueles que são consolidada. Por predefinição, esta caixa de verificação está desmarcada.

Recurso fixar cores horizonte predefinido     Especifica a data de início para tarefas que pretende que o Assistente de substituição de recursos para começar a atribuição de recursos. Este é útil quando pretende manter as atribuições como estão no termo próximo, mas pretende pessoal ainda mais atribuições no futuro. Por predefinição, o cores horizonte predefinido do recurso fixar está definido para a data atual.

Passo 3. Escolher projectos relacionados

Reveja quaisquer projectos relacionados e especifique se esses projectos devem ser incluídos no conjunto de projectos para o qual o assistente atribui pessoal. Os projectos relacionados são aqueles que têm ligações entre projectos, que partilham recursos de empresa com os projectos seleccionados ou que utilizam qualquer um dos recursos seleccionados no Passo 2. Apenas os projectos que contêm relações com outros projectos são listados na tabela nesta página.

Incluir caixa de verificação     Especifica se o projecto relacionado deve ser adicionado à lista de projectos à qual pretende atribuir pessoal, utilizando o Assistente de Substituição de Recursos. Se seleccionou a caixa de verificação para um projecto nesta página, esse projecto é adicionado aos projectos aos quais se pode voltar a atribuir recursos pela substituição de recursos. Quer seleccione projectos relacionados quer não, o assistente considera sempre atribuições em projectos relacionados para calcular a disponibilidade restante de um recurso.

Nome     Mostra o nome do projecto relacionado.

Relação     Especifica a natureza da relação entre o projecto seleccionado e o projecto relacionado, por exemplo, recursos partilhados ou tarefas ligadas.

Projecto Relacionado     Indica o nome do projecto relacionado, quer partilhe um conjunto de recursos quer utilize qualquer um dos recursos seleccionados no Passo 2.

Passo 4. Escolher opções de agendamento

Especifique a prioridade para cada projecto para o qual se atribuirão recursos e indique qual o grupo de recursos a utilizar para a atribuição de pessoal.

Nome     Mostra o nome do projecto seleccionado ao qual o assistente atribuirá pessoal.

Prioridade     Especifica a prioridade relativa pela qual se deve atribuir pessoal aos projectos. Por predefinição, todos os projectos têm uma prioridade de 500, indicando uma prioridade média numa escala de 0 a 1000. Os projectos com números superiores têm maior prioridade na atribuição de pessoal e determinam a ordem pela qual o pessoal será atribuído aos projectos.

Opções     Especifica os recursos que devem ser utilizados para atribuir pessoal ao projecto seleccionado. As escolhas são os recursos no próprio projecto ou recursos no conjunto de recursos seleccionado no Passo 2.

Nivelar recursos com o tipo de reserva proposto     Indica que devem ser nivelados recursos propostos juntamente com os recursos consolidados. É aconselhável nivelar projeto após o processo de substituição de recursos está concluído. Por predefinição, esta caixa de verificação está desmarcada.

Passo 5. Substituir recursos

Reveja o sumário das escolhas que efectuou até esta altura. Se pretender alterar quaisquer definições, clique no botão Anterior para chegar à página que necessita.

Resumo da configuração     Mostra os nomes dos projectos aos quais se deve atribuir pessoal, as opções de recurso seleccionadas, o conjunto de recursos em utilização e a data indicando o horizonte de fixação dos recursos.

Executar     Executa o Assistente de Substituição de Recursos para localizar recursos no conjunto seleccionados para recursos e atribuições nos projectos seleccionados. Quando o processo estiver concluído, clique em Seguinte.

Passo 6. Rever resultados

Reveja os resultados do processo de substituição de recursos. Esta página mostra as atribuições e os recursos que se encontraram para essas atribuições com base nos perfis de competência. As atribuições ainda não foram realmente alteradas; estes são os resultados propostos. Também pode ordenar, filtrar e agrupar as alterações numa vista.

Tarefa     Mostra a tarefa para a qual se encontrou um recurso.

Perfil de competências     Mostra a lista de competências, tal como foi definido no código de hierárquico de recurso RBS ou enterprise. Estas são as competências que definiu para as atribuições na vista Utilização de tarefas ou através da utilização de recursos genéricos atribuídos e é utilizadas pelo Assistente de substituição de recursos para obter recursos elegíveis.

Recurso Atribuído     Apresenta o nome do recurso que o assistente encontrou para atribuir à tarefa.

Recurso Requerido     Apresenta o nome do recurso que foi originalmente atribuído à tarefa utilizando a caixa de diálogo Atribuir Recursos.

Requerido/Obrigatório     Especifica se o recurso foi requerido ou mandado na caixa de diálogo Atribuir Recursos.

Passo 7. Escolher opções de atualização

Especificar se pretende actualizar os projectos com base nos resultados do assistente. Também pode guardar a configuração do assistente e os resultados de substituição para um ficheiro para utilização posterior. Os projectos não são actualizados até aplicar os resultados desta página.

Actualizar projectos com resultado do assistente     Especifica que os resultados do assistente devem actualizar o projecto. Por predefinição, esta caixa de verificação está seleccionada.

Guardar resultados do assistente     Especifica que os resultados do assistente devem ser guardados num ficheiro como relatório, em vez de serem aplicados aos projectos seleccionados. Estes resultados são guardados como um ficheiro HTML e inclui os projectos, os recursos seleccionados, o horizonte de fixação dos recursos, as opções de agendamento e os recursos encontrados pelo assistente. Por predefinição, esta caixa de verificação está desmarcada.

Se ambas as caixas de verificação Actualizar projectos com resultado do assistente e Guardar resultados do assistente estiverem desmarcadas, os resultados do assistente serão ignorados. Também é possível seleccionar ambas as caixas de verificação.

Pasta     Especifica a pasta na qual deve ser guardado o ficheiro contendo os resultados guardados do assistente. Esta caixa apenas está disponível quando a caixa de verificação Guardar resultados do assistente estiver seleccionada.

Procurar     Abre a caixa de diálogo Procurar que pode utilizar para localizar a pasta na qual pretende guardar o ficheiro que contém os resultados do assistente. Quando encontrar a pasta pretendida, seleccione-a e clique em OK. A caixa de diálogo fecha-se e o caminho da pasta aparece na caixa Pasta. Este botão apenas está disponível quando a caixa de verificação Guardar resultados do assistente estiver seleccionada.

Passo 8. Concluir

Reveja as recomendações desta página. Quando clicar em Concluir, os projectos serão actualizados com os resultados do assistente ou as informações serão guardadas num ficheiro.

Actualize os projectos com os resultados do assistente     Aplica as substituições de recursos encontradas pelo assistente para os projectos seleccionados ou guarda os resultados num ficheiro HTML na pasta seleccionada.

Barra de progresso     Mostra o estado actual da actualização. Quando concluída, é apresentada uma mensagem, indicando que o assistente concluiu.

Parar     Cancela as atualizações de projeto.

Concluir     Conclui o processo de substituição de recursos e fecha o assistente. Poderá agora rever os resultados das alterações da atribuição.

Nota: 

  • Depois de concluir e fechando o assistente, reveja as atribuições utilizando a vista Utilização de tarefas ou utilização de recursos. Também pode rever informação dos recursos substituídos na vista de folha de recursos. Se estiver satisfeito com as alterações, torná-las permanentes guardando os projetos. Para rejeitar as alterações, feche os projectos sem guardar. Também pode guardar os projectos como ficheiros de projeto em separado, utilizando o comando Guardar como.

  • Depois de concluir e fechar o assistente, considere a hipótese de nivelar os projectos. Isto ajudá-lo-á a ver como as atribuições de recursos do assistente afectaram a atribuição de recursos e as datas de conclusão do projecto.

  • Antes de executar o Assistente de Substituição de Recursos, o administrador do servidor necessita de configurar o conjunto de recursos de empresa e de criar a RBS ou um esquema similar de códigos de competências para cargos. O administrador do servidor também necessita de aplicar o código RBS aos recursos de empresa.

  • Pode rever a RBS aplicada a recursos no projecto. na vista da Folha de Recursos ou de Utilização de Recursos, adicione o campo RBS. Clique num cabeçalho de coluna e, em seguida, no menu Inserir, clique em Coluna. Clique no nome do campo RBS criado pelo administrador do servidor e, em seguida, clique em OK. Aplique o código RBS adequado para cada atribuição à qual pretende que o Assistente de Substituição de Recursos atribua pessoal.

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