As 10 principais razões para utilizar o Access com o Excel

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Ao utilizar a família de produtos do Office, deve utilizar o Excel ou devo utilizar o Access para gerir os seus dados de tabela? Um artigo de assistente, utilizar o Access ou o Excel para gerir os seus dados, aborda os benefícios de cada produto e estes trazer para a tabela. Mas porquê escolher entre uma ou outra? Se armazenar os seus dados no Access e ligar à mesma a partir do Excel, obtém os benefícios de ambos. Seguem-se dez razões porque é que a utilizar o Excel e o Access em conjunto torna muitas sentido.

Apesar do Excel não for uma base de dados, amplamente é utilizada para armazenar dados e é normalmente utilizado para resolver problemas de base de dados simples. No entanto, o Excel é uma base de dados do ficheiro simples, não uma base de dados relacional. Quando precisar de tabelas simples evoluir em várias tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira escolha para os técnicos de informação criar rapidamente uma aplicação de base de dados. Acesso sempre foi uma Grã "dados marcação de destino" para reunir e consolidar dados de diferentes em toda a empresa, que zona do qual encontra-se dentro de livros do Excel. Assim que os dados estiverem no Access, pode adicionar mais tabelas e participá-las, crie consultas (ou vistas de dados), estruturar os dados e definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade, partilhar e atualização de dados entre vários utilizadores e criar formulários e relatórios poderosos.

Ao contrário de esquema de folha de cálculo simples do Excel, Access está organizado forma diferente com vários objetos interligados que poderão parecer complicados na primeira. Mas não tem de ser um especialista para utilizar o Access. Access foi concebido para todos os tipos de utilizadores e que pode tomar apenas medida em que precisa aceder.

Cascas novamente aceder a uma camada de cada vez.

Camadas de acesso

1. Utilize o Access de três formas: como um utilizador ocasional, um utilizador avançado ou um programador.

2. tabelas, consultas, formulários e relatórios crie a partir entre si e constituem o coração de uma aplicação de base de dados.

3. ocasionais utilizadores têm os assistentes, construtores de propriedades, a interface de utilizador Office Fluent e funcionalidades semelhante do Excel para obter rapidamente uma tarefa concluída.

4. os utilizadores avançados têm macros, o painel de propriedades, expressões e ferramentas de estrutura de base de dados para o delve mais aprofundada e fazer mais.

5. os programadores podem trabalhar com módulos e desenvolver código VBA para criar soluções de base de dados personalizados e implementar aplicações de runtime.

copiar dados do Excel no Access

É uma boa forma para começar a utilizar copiar dados a partir do Excel para o Access. Pode criar uma tabela do Access e apresentá-la na vista de folha de dados, que se assemelha à folha de cálculo do Excel. O que pode fazer tarefas comuns de criação de tabela, tais como de que define um tipo de dados, um nome de campo, ou um novo campo, à direita na vista de folha de dados. Por exemplo, se introduzir uma data num campo em branco, escreva conjuntos de acesso os dados de data/hora para esse campo. Se introduzir o texto tal como um nome, o Access aplica o tipo de dados de texto para o campo. Se pretender mover um campo, clique e arraste-a.

Ao copiar dados do Excel e colá-lo no Access, não precisa mesmo para criar uma tabela pela primeira vez ou abrir uma tabela na vista Folha de dados. Automaticamente, o Access pergunta que se os seus dados tiverem cabeçalhos, faz sugestões boas com o tipo de dados corretos e cria uma tabela do Access. Não foi possível ser mais simples.

Para mais informações, consulte o artigo Abrir uma folha de dados em branco.

ligar dados do Excel ao Access

Uma das formas mais fácil para calcular as prestações do Excel e Access é ligar uma folha de cálculo do Excel a uma tabela do Access. Quando planear manter os dados no Excel, mas também regularmente tirar partido algumas das muitas funcionalidades de acesso, tal como relatórios e consultar, utilize uma ligação de acesso. Ligar dados a partir do Access e não a partir do Excel.

O Access suporta duas bastante diferentes formas de criação de tabelas de base de dados. Os utilizadores podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados numa base de dados Access ou que possam criar ligações aos dados existentes fora da base de dados do Access. Dados em tabelas ligadas aparecem e se comportam de várias formas, tal como faria com tabelas nativas. O Assistente de Gestor de tabelas ligadas ajuda-o controlar, localize e atualizar a folha de cálculo do Excel ou outra origem de dados se esta passa e as quebras de ligação.

Quando ligar para uma folha de cálculo do Excel ou um intervalo com nome, o Access cria uma nova tabela que está ligada aos dados do Excel. Se pretende adicionar, editar ou eliminar dados, faça as alterações no Excel e atualizar (ou voltar a consultar) os dados na tabela do Access. No entanto, não pode editar o conteúdo da tabela no Access. Com os seus dados ligados para o Excel, pode criar relatórios, consultas e formulários só de leitura no Access.

Para mais informações, consulte Importar ou ligar a dados num livro do Excel.

importar dados do excel para aceder

Se decidir cortar o cabo de dados, pode mover os dados para o Excel importando os dados para o Access. Note que o word Importar tem dois significados diferentes entre o Excel e o Access. No Excel, quando importar (ou ligar), efetue uma ligação permanente aos dados que podem ser atualizados. No Access, ao importar, pode trazer com os dados para o Access uma vez, mas sem uma ligação de dados permanente. Quando importar dados, o Access armazena os dados numa tabela nova ou existente sem alterar os dados no Excel. No Access, pode importar algumas ou todas as folhas de cálculo num livro do Excel numa operação.

O Assistente de importação orienta-o através dos passos de importação e ajudá-lo a tomar decisões importantes sobre se pretende alterar os tipos de dados e adicionar cabeçalhos. Se encontrar erros ao importar os dados, o Access o alerta e guarda os erros numa tabela para que possa rapidamente localizar e corrigi-los. Por exemplo, podem existir um código alfanumérico de postal de outra forma soterrado profundas para baixo numa coluna que considerado foi todos os numérico ou um ID duplicado foi detetado para um campo de chave primária. Pode efetuar as alterações no livro do Excel e voltar a importar os dados ou efetue as alterações na nova tabela do Access. Quando concluir a operação, pode guardar os passos que utilizou e até mesmo criar uma tarefa do Outlook a lembrá-lo quando executar a operação de importação regularmente.

Assim que os dados são importados, é agora nativo para o Access e pode utilizar folhas de dados e formulários para adicionar, editar e eliminar os dados. Depois de importar os dados, pode optar por eliminar os dados a partir do Excel. Normalmente, é aconselhável ter apenas uma localização para atualizar os dados.

Nota: Importar dados a partir do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.

Para obter mais informações, consulte:

ligar para aceder a dados no Excel

Também pode restabelecer a ligação de dados do Access para o Excel. Para fazer isto, crie uma ligação no Excel, muitas vezes, armazenado num ficheiro de ligação de dados do Office (. odc), a base de dados do Access e obter todos os dados a partir de uma tabela ou consulta. Depois de ligar aos dados, pode também automaticamente atualizar (ou atualizar) seus livros do Excel a partir do Access base de dados original sempre que a base de dados forem atualizado com novas informações.

Para obter mais informações, consulte:

Relatório de empregados num esquema de tabela

Assim que os dados estiverem no Access, pode tirar partido da matriz fantástico de relatório de ferramentas de criação e personalização. Pretende criar um relatório com apenas alguns cliques? Utilize o Assistente de relatórios. Pretende estruturar e modificar o esquema do relatório em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar os blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que constrói-lo? Utilize a vista de esquema. Pretende interagir com o relatório de pesquisa, filtrar e ordenar dados live? Utilize a vista de relatório. Pretende adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperligações e estilos profissional tudo no seu próprio? Utilize o muitos assistentes de controlo e galerias nos grupos esquema e os controlos no separador estrutura do Friso. Ao utilizar o Access, pode facilmente criar relatórios simples, grupo e relatórios de resumo, etiquetas de correio, relatórios gráficos e sub-relatórios.

Assim que o relatório é criado, utilize o Access eletronicamente distribuir o relatório. Por exemplo, pode enviar o relatório ao utilizar uma mensagem de e-mail ou guardar o relatório em diferentes formatos, como um instantâneo Access ou um ficheiro PDF, para adicioná-lo a uma página web ou site do SharePoint.

Para obter mais informações, consulte:

formulário de amostra

Assim que os dados estiverem no Access, pode tirar partido das ferramentas de criação e personalização de formulário muitos. Pretende criar um formulário com apenas alguns cliques? Utilize o Assistente de formulários. Pretende estruturar e modificar o esquema de formulário em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar os blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que constrói-lo? Utilize a vista de esquema. Pretende adicionar botões de comando, caixas de listagem, caixas de combinação, grupos de opções, imagens, máscaras de introdução, gráficos, hiperligações e estilos profissional tudo no seu próprio? Utilize o muitos assistentes de controlo e galerias nos grupos esquema e os controlos no separador estrutura do Friso. Ao utilizar o Access pode facilmente criar formulários simples, formulários com separadores, formulários contínuos, formulários de pop-up, caixas de diálogo modais e subformulários.

No Access, pode facilmente criar um formulário dividido, que apresenta uma folha de dados sincronizada e vista de formulário para que pode obter a melhor de ambos. Depois de criar um formulário mais cuidado, é fácil deslocar, filtrar e até procurar os dados de formulário utilizando a caixa de pesquisa e botões de navegação padrão na parte inferior do formulário.

Formulário dividido

Para obter mais informações, consulte:

Filtro Automático

Independentemente produto utilizar, pode filtra os dados para trabalhar com um subconjunto de dados e ordenar dados encomendar a mesma apenas da forma que pretende. Utilizadores do Excel no Access, podem ver de filtrar e ordenar dados numa folha de dados sem ter de voltar sobre uma completamente nova interface de utilizador. Os ícones, menus de comando, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, se estiver a trabalhar com texto, números, datas ou valores em branco. Ainda pode guardar os filtros e ordena juntamente com a vista de folha de dados.

Pode criar uma consulta no Access e nem mesmo saber o que designa SQL. Quatro assistentes de consulta ajudá-lo a criar consultas simples, localizar duplicados, localizar registos sem correspondência e criar consultas cruzadas. Ainda não tem de criar uma consulta; Basta filtrar e ordenar os dados da forma que pretende-para procurar a e esta é guardada com uma folha de dados.

Critérios PaísRegião

Para obter mais informações, consulte:

Primeira página do assistente de etiquetas

Agora que a sua família cresceu, lista de cartão de férias inesperadamente tem maior e precisa controlar muitas mais aniversários. Não é um problema. Pode utilizar uma tabela do Access ou consulta como origem de dados de impressão em série e criar uma operação de impressão em série utilizando o Assistente de impressão em série do Word, para letras, cartões, mensagens de correio eletrónico e envelopes. Se necessitar de criar etiquetas de correio, utilize o Assistente de etiquetas no Access para criar e imprimir as etiquetas de um relatório que cria. Pode adicionar até mesmo automaticamente um código de barras correspondente a cada endereço de cliente.

Para obter mais informações, consulte:

Access e o Excel fornecem os comandos para ligar a dados em listas do SharePoint. O Excel fornece uma ligação (unidirecional) só de leitura a listas do SharePoint ligadas; enquanto o Access permite-lhe ler e escrever dados (bidireccionais) em listas do SharePoint ligadas. Acesso e SharePoint as listas de trabalho muito bem em conjunto. Tipos de dados do Access e do SharePoint — tal como texto formatado, acrescentar apenas (para suportar a controlar o histórico de revisão num campo memo), anexos, numeração automática, pesquisas e campos com múltiplos valores — efetuar para integração suave e poucas, se existirem, inconsistências de dados.

Depois de ligar os dados de lista do SharePoint para uma base de dados do Access, mesmo que pode tomar a lista do SharePoint offline dados numa base de dados local do Access, trabalharem com os dados localmente e, em seguida, voltar a ligar para o site do SharePoint para carregar as alterações. Quaisquer alterações em conflito de dados feitas por outros utilizadores serão efetuadas por um Assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios criados no Access estão com base nos mesmos dados, mas ligados a listas do SharePoint.

O Excel fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

Pontos de integração com foco nos dados do Excel

1. Importar uma vez dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint ou exportar dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint para criar uma ligação de dados unidirecional e permanente.

2. Utilizar a ligação unidirecional e permanente para atualizar dados numa folha de cálculo do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. publicar livros do Excel no Serviços do Excel, visualizar e interagir com dados utilizando a peça Web Excel Web Access numa página de peças Web.

4. importar (ligar) dados para um livro do Excel a partir de servidores OLAP, bases de dados do SQL Server e o Access e ficheiros simples.

O Access fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

1. Importar ou exportar uma vez dados entre as vistas do Access e uma lista do SharePoint.

2. dados de a ligação entre as tabelas do Access e uma lista do SharePoint através da criação de uma ligação bidirecional permanente. (Lista actualizada dados podem ser no vistos numa tabela do Access; atualizados dados de tabela do Access podem ser vistos numa lista).

3. Colocar os dados de lista offline, atualizar no Access, voltar a colocar online, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Apresentar e editar dados de lista em vistas de relatório, formulários e folhas de dados do Access.

Para obter mais informações, consulte:

Pode criar aplicações de base de dados de ambiente de trabalho se adequarem sofisticada sem escrever alguma vez uma linha de código VBA. Cada objeto do Access tem um conjunto amplo de propriedades e eventos facilmente acessíveis a partir de uma folha de propriedades para o ajudar a personalizar a solução. Cada objeto tem detalhadas estruturadores revelarem todas as funcionalidades disponíveis para si. Modelos de base de dados adicionais estão disponíveis no Office Online. Modelos de campo e tabela ajudarão-lo a criar e personalizar novas tabelas rápidas. Pode estruturar uma nova base de dados de raiz com ferramentas de estrutura de base de dados incorporado.

Macros do Access utilizam um ambiente declarativa que não necessite de escrever qualquer código VBA, pelo que não necessita de ser um programador. Cada acção de macro executa uma tarefa, tal como abrir um formulário, executar uma consulta, encontrar registos ou apresenta uma mensagem. Pode incorporar macros qualquer evento de um relatório, formulário ou controlo. Maior parte das macros têm argumentos e, pode adicionar lógica condicional às mesmas para obtê-las para fazer o que pretender. Também pode definir as variáveis e fazer erros, novamente sem escrever código VBA.

Estruturar um protótipo e executá-la pelo departamento de TI. Crie uma solução para a sua equipa quando precisar dele OMCP e fazê-lo num shoestring com uma equipa ossos bare. Manter um registo dos bilhetes vendidos para uma festa da empresa, controlar a validade de fabrico materiais ou imprimir as etiquetas de aceitação para peças. Controlar tarefas, problemas e materiais a entregar em projetos de equipa. Crie uma base de dados de vendas em curso para monitorizar potenciais vendas dentro de um pequeno grupo de profissionais de vendas.

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