Arquivar no Outlook para Windows

Arquivar no Outlook para Windows

Existem várias formas de arquivar mensagens no Outlook 2016. Os métodos que pode utilizar variam consoante utilize o Outlook 2016 com uma conta do Office 365 para empresas, uma conta do Exchange ou outros tipos de contas, tal como contas POP, IMAP ou do Outlook.com ou Gmail.

Todas as contas no Outlook 2016 têm acesso a uma pasta de Arquivo. A pasta Arquivo é uma das pastas predefinidas do Outlook, como a Caixa de Entrada, Itens Enviados e Itens Eliminados. Não pode eliminar a pasta Arquivo. Se utilizar o Outlook com uma conta do Exchange ou do Exchange Online, serão aplicadas políticas de pasta, tal como as políticas de retenção aplicadas à pasta Arquivo.

Utilizar o botão Arquivar para mover mensagens para a pasta Arquivo não reduz o tamanho da sua caixa de correio. Se precisar de reduzir o tamanho da sua caixa de correio, pode utilizar o Arquivo Online no Office 365 para Empresas ou a funcionalidade Arquivo Automático.

Arquivar mensagens com uma única ação no Outlook 2016

Pode utilizar o botão Arquivar no grupo Eliminar do friso para mover uma ou mais mensagens para a sua pasta Arquivo sem ter de as eliminar. Utilizar o Arquivo tem diversas vantagens.

  • Os itens arquivados são fáceis de localizar a partir da caixa de pesquisa ou ao navegar para a sua pasta Arquivo. Quando escreve um termo na caixa de pesquisa, por predefinição, o Outlook 2016 procura em todas as pastas da sua caixa de correio.

  • Os itens continuam disponíveis no seu telemóvel ou noutros dispositivos através da pasta Arquivo.

Arquivar itens no Outlook 2016

  1. Selecione uma ou mais mensagens na sua Caixa de Entrada ou noutra pasta para arquivar.

  2. No grupo Eliminar, selecione Arquivar. Também pode utilizar a Tecla de Retrocesso para arquivar imediatamente uma ou mais mensagens selecionadas. 

    Arquivo Com Um Só Clique

    Nota: A sua pasta Arquivo já existe, mesmo que nunca tenha utilizado a funcionalidade. Irá encontrá-la na sua lista de pastas do Outlook. Se não vir a pasta e estiver a utilizar o Outlook 2016, aceda a Ficheiro > Conta do Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora.

  3. As suas mensagens serão movidas para a pasta Arquivo. Se arquivar uma mensagem por engano, aceda à pasta Arquivo e mova a mensagem novamente para a sua Caixa de Entrada.

Nota: o botão Arquivar só é visível no Outlook 2016. As versões mais antigas do Outlook não têm o botão Arquivar no friso.

Arquivar mensagens com o teclado

Pode arquivar uma ou mais mensagens selecionadas ao premir a Tecla de Retrocesso. Se premir a tecla Delete, as mensagens serão movidas para a pasta Itens Eliminados. Não pode alterar o comportamento da Tecla de Retrocesso.

Como posso encontrar a pasta Arquivo?

A sua pasta Arquivo encontra-se na lista de pastas. Para apresentar a lista de pastas, selecione Ver > Painel de Pastas e selecione Normal.

No menu Painel de Pastas, está selecionada a opção Normal.

Como posso fazer pesquisas na pasta Arquivo?

Por predefinição, quando procura itens do Outlook com a funcionalidade Procurar em Caixa de Correio Atual na parte superior da sua lista de pastas, o Outlook procura em toda a sua caixa de correio.

Procurar na sua caixa de correio

Se quiser definir o âmbito da pesquisa para apenas a pasta Arquivo, selecione primeiro a pasta Arquivo na lista de pastas. Assim, a sua caixa de pesquisa irá procurar apenas na pasta Arquivo.

Procurar na pasta Arquivo

Qual é a diferença relativamente ao Arquivo Online?

O Arquivo Online é uma funcionalidade para clientes empresariais do Office 365 que têm caixas de correio invulgarmente grandes. Estes clientes podem utilizar um Arquivo Online para evitar eliminar correio antigo. O Arquivo Online de um utilizador funciona como uma segunda conta no Outlook com a sua própria estrutura de pastas. Por esse motivo, não é incluído nas pesquisas que efetua na Caixa de Entrada.

Se um Arquivo Online estiver ativado, os administradores e utilizadores podem configurar a respetiva caixa de correio para mover automaticamente as mensagens antigas para o Arquivo Online através de Políticas de Arquivo.

Quando devo utilizar o Arquivo e o Arquivo Online?

Recomendamos que utilize a funcionalidade Arquivo para manter a sua Caixa de Entrada livre de mensagens às quais já respondeu ou para as quais já tomou medidas. Considere o Arquivo uma pasta de ficheiros. Pode armazenar itens na pasta Arquivo e continuar a aceder-lhes facilmente. Se preferir, também pode eliminar mensagens ou movê-las para pastas específicas.

Para utilizadores que têm caixas de correio grandes numa organização do Office 365 Enterprise, recomendamos que os administradores definam uma Política de Arquivo que mova os itens para um Arquivo Online após um ano, ou menos se os utilizadores estiverem a alcançar a quota de caixa de correio mais rapidamente. Isto garante que os utilizadores não têm de eliminar e-mails antigos para libertar espaço para os novos e-mails. Os e-mails mais antigos do que o período especificado podem ser movidos da pasta Caixa de Entrada e da pasta Arquivo local.

Perguntas mais frequentes sobre o arquivo

Não. A pasta Arquivo é uma das pastas de sistema predefinidas do Outlook e não pode mudar o nome, mover ou eliminá-la.

O Arquivo é uma funcionalidade já conhecida e que está disponível no Outlook Mobile, no Outlook Web App, no Outlook.com e até mesmo noutros fornecedores de e-mail, como é o caso do Gmail. Uma vez que se trata de um nome estabelecido, e dado que o Arquivo Online é uma funcionalidade já existente, decidimos manter o mesmo nome.

O Arquivo Automático é uma funcionalidade antiga do Outlook que permite mover automaticamente e-mails antigos para um ficheiro .pst. Isto significa que os e-mails são removidos do servidor e que são mais difíceis de localizar através da pesquisa. Se o disco rígido onde se encontra o ficheiro AutoArchive.pst ficar inutilizável, estes e-mails serão perdidos. O Arquivo Online é uma substituição de nível empresarial para o Arquivo Automático.

O Arquivo Automático pode continuar a ser utilizado se não tiver um Arquivo Online e se o seu departamento de TI não desativar a funcionalidade. Para obter mais informações sobre o Arquivo Automático no Outlook 2016, consulte Arquivar manualmente itens mais antigos no Outlook para Windows

O Arquivo encontra-se amplamente disponível no Outlook para Windows, no Outlook Mobile, no Outlook na Web e no Outlook.com. A funcionalidade de Arquivo não pode ser desativada através de uma Política de Grupo.

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