Arquivar ficheiros antigos automaticamente

Arquivar ficheiros antigos automaticamente

Os e-mails podem encher a sua caixa de entrada do Outlook muito rapidamente com novas mensagens, respostas e reencaminhamentos. Sem dar por isso, pode acumular milhares de mensagens. Mantenha a sua caixa de entrada do Outlook e as respetivas pastas sob controlo ao mover os itens mais antigos que pretende guardar num arquivo. Para fazê-lo automaticamente, utilize o Arquivo Automático.

Pode alterar a frequência de execução do Arquivo Automático, o local onde armazena os itens e quanto tempo o Outlook mantém os ficheiros antes de os arquivar.

  1. Clique em Ficheiro > Opções > Avançadas.

  2. Em Arquivo Automático, clique em Definições de Arquivo Automático.

  3. Clique na caixa Executar o Arquivo Automático a cada n dias e, em seguida, especifique a frequência com que pretende executar o Arquivo Automático.

  4. Selecione as outras opções que pretender, como permitir que o Outlook elimine os ficheiros antigos em vez de arquivá-los.

    Sugestão: As funções de Arquivo e Arquivo Automático podem não estar disponíveis se o seu perfil de correio estiver ligado a um Exchange Server. Também é possível que a sua organização tenha uma política de retenção de correio que se sobrepõe ao Arquivo Automático. Contacte o administrador do sistema para mais informações.

Para obter mais informações sobre as definições do Arquivo Automático, consulte Definições de Arquivo Automático explicadas.

Alterar as definições de Arquivo Automático para uma pasta individual

  1. Na lista de pastas do Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na pasta que pretende alterar e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. No separador Arquivo Automático, selecione as opções pretendidas.

Ao abrir o Outlook pela primeira vez, o Arquivo Automático está ativado por predefinição e é executado a cada 14 dias. Pode alterar a frequência com que o Arquivo Automático é executado, especificar o ficheiro de dados do Outlook (.pst) utilizado para armazenar os itens e selecionar quando os itens nas suas pastas do Outlook serão sujeitos ao arquivo.

  1. Selecione Ferramentas > Opções e, em seguida, selecione o separador Outro.

  2. Selecione Arquivo Automático.

    A opção Arquivar Automaticamente na caixa de diálogo Opções de Ferramentas

  3. Selecione a caixa de verificação Executar o Arquivo Automático a cada n dias e, em seguida, especifique a frequência com que pretende executar o Arquivo Automático.

  4. Selecione as opções que pretende.

    • Executar o Arquivo Automático a cada: selecione a frequência com que pretende executar o Arquivo Automático. Arquivar muitos itens em simultâneo poderá tornar o desempenho do seu computador mais lento. Por esse motivo, recomendamos que selecione um período de tempo que diminua o processo do Arquivo Automático. Calcule quantos itens recebe normalmente durante um determinado período e ajuste o intervalo de tempo em função disso. Perguntar antes da execução do arquivo automático: selecione esta opção se quiser que o Outlook apresente uma mensagem de lembrete antes de o Arquivo Automático processar os seus itens do Outlook. Quando a mensagem for apresentada, pode clicar em Não para cancelar a sessão do Arquivo Automático.

    • Eliminar itens expirados (só pastas de correio electrónico): esta opção não está selecionada por predefinição. Pode optar por eliminar as mensagens de e-mail após o período de expiração. O período predefinido para os seus itens da Caixa de Entrada e de Rascunho é de seis meses e o período para os seus Itens Enviados é de três meses. No entanto, pode alterar estes períodos através da opção Eliminar itens com mais de.

    • Arquivar ou eliminar itens antigos: tem de selecionar esta opção se quiser que o Arquivo Automático elimine alguns ou todos os itens após expirarem. Esta opção ativa outras opções que lhe permitem decidir quais são os itens que serão arquivados e eliminados após atingirem o período de expiração. Em seguida, selecione definições adicionais para aplicar ao arquivo e eliminação.

      Nota: Na caixa de diálogo Arquivo Automático, "pastas" refere-se às áreas de funcionalidades principais do Outlook, como a pasta Calendário e a pasta Tarefa, bem como as pastas de e-mails individuais. Isto ocorre porque os itens de Calendário e Tarefa são armazenados nas respetivas pastas Calendário e Tarefa.

    • Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas: selecione esta opção para que a pasta Arquivo seja apresentada juntamente com as suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Na pasta Arquivo principal, pode abrir as subpastas e ver os seus itens arquivados. Ao ver os seus itens arquivados, pode verificar que os itens corretos foram arquivados e também pode arrastar os itens de que precisar para uma pasta de trabalho.

    • Eliminar itens com mais de: selecione a predefinição para quando pretende que os seus itens sejam arquivados, em dias, semanas ou meses. Pode definir um período de um dia até um período de 60 meses. Neste contexto, "eliminar" significa arquivar/armazenar itens. Não significa verdadeiramente "eliminar", a menos que especifique essa definição para as pastas noutro local.

    • Mover itens antigos para: a predefinição desta localização é diferente para computadores com os sistemas operativos Microsoft Windows Vista e Windows XP.

      Windows Vista: C:\Utilizadores\utilizador\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documentos e Definições\utilizador\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Se quiser definir outro destino para os itens arquivados, pode aceder a uma localização diferente e defini-la. Os itens serão movidos para esta localização após o respetivo período de expiração.

      Nota: Os itens arquivados numa localização personalizada não serão eliminados a menos que abra as pastas e os elimine manualmente.

    • Eliminar permanentemente os itens: esta opção elimina imediatamente os itens expirados em vez de os mover para a localização predefinida, para outra pasta especificada ou para a pasta Itens Eliminados.

    • Aplicar estas definições a todas as pastas: esta opção aplica as definições do Arquivo Automático, incluindo as suas alterações, a todas as suas pastas. Se quiser especificar definições diferentes a uma ou mais pastas, não selecione esta opção. Em alternativa, utilize as instruções apresentadas abaixo do botão que explicam como especificar definições para pastas individuais. Estas instruções também estão incluídas na seguinte secção, "Alterar as definições de Arquivo Automático para uma pasta individual". As alterações feitas a pastas específicas aplicam-se apenas a essas pastas.

    • Informações da Política de Retenção: na sua organização, um administrador do sistema poderá definir políticas de retenção para determinar quando e como os itens da sua caixa de correio são Arquivados Automaticamente. Pode ver as políticas aqui, mas não pode alterá-las sem as permissões adequadas.

  5. Clique em OK.

Alterar as definições de Arquivo Automático para uma pasta individual

  1. Na lista de pastas no Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na pasta que pretende alterar e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique no separador Arquivo Automático.

  3. Selecione as opções que pretende.

    Nota: Para obter mais informações sobre as definições, consulte o Passo 4 na secção "Rever ou alterar as predefinições do Arquivo Automático" que está acima.

  4. Clique em OK.

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