Armazenar a data e hora em que um registo é modificado

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Pode manter registar das quando registos numa tabela do Access são modificado pela última vez, utilizando um formulário com uma macro. Quando o formulário é utilizado para modificar um registo, a macro armazena a data e hora na tabela. Apenas a mais recente a data de modificação e a hora são armazenados.

Nota: Os procedimentos neste artigo são para utilização no ambiente de trabalho bases de dados do Access.

Neste artigo

Descrição Geral

Antes de começar

Passo 1: Adicionar carimbos de data/hora a uma tabela

Passo 2: Criar uma macro que registe a data e hora

Passo 3: Adicionar os campos e a macro a um formulário de introdução de dados

Descrição Geral

Para registar a data e hora em que os registos numa tabela são modificados, tem de concluir os seguintes passos:

Passo 1: Adicionar campos a uma tabela    Necessita de um local onde armazenar a data e hora antes de a poder registar. O primeiro passo consiste em criar campos na tabela com os registos que pretende controlar. Para capturar a data e hora, crie um campo para a data e um campo para a hora. Se pretender apenas capturar uma ou outra, pode criar apenas o campo pretendido.

Passo 2: Crie uma macro que registe a data e hora    Se pretender registar a data, hora, ou ambas, a macro terá uma ou duas ações. Quando escrever a macro, especifique apenas os campos que vão armazenar a data e hora, e não a tabela que contém esses campos. Dessa forma, poderá reutilizar facilmente a macro com outras tabelas e formulários.

Passo 3: Adicionar a macro a um formulário de introdução de dados    Pode adicionar a macro à propriedade de formulário Antes de Atualizar do formulário utilizado para editar registos na tabela. Se utilizar outros formulários para editar registos na tabela, pode adicionar a macro a cada um deles. Dessa forma, pode capturar a data e hora independentemente do formulário utilizado para editar o registo.

Sugestão: Se pretender controlar quando são criados registos, mas não o cuidado quando forem modificados, basta crie um campo da tabela para controlar e utilizar a propriedade do campo Valor predefinido para carimbo cada registo quando é criado.

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Antes de começar

Antes de começar, tenha em atenção o seguinte:

  • Os utilizadores têm de ativar as macros na base de dados. Se um utilizador abrir a base de dados e não ativar as macros, a macro não vai colocar um carimbo de data/hora sobre os registos. Se armazenar a base de dados numa localização de confiança, as macros são automaticamente ativadas.

  • Se um utilizador editar registos, mas não utilizar um formulário de introdução de dados que contenha a macro que os carimbos de data/hora registam, os registos editados pelo utilizado não terão o carimbo de data/hora.

  • Uma vez que a data e hora são armazenadas em campos de tabela, os valores nesses campos são substituídos sempre que um registo é modificado. Por outras palavras, pode apenas armazenar a data e hora da modificação mais recente.

  • Se pretender apenas capturar a data e hora em que um registo é criado, adicionar um campo para a tabela e defina a propriedade Valor predefinido desse campo para agora () ou data ().

  • Se o ficheiro da base de dados tiver um formato de ficheiro antigo e utilizar a segurança ao nível de utilizador, tem de ter permissões para alterar a estrutura da tabela e os formulários utilizados para editar os respetivos registos.

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Passo 1: Adicionar carimbos de data/hora a uma tabela

Crie campos para armazenar as informações.

  1. Abra a tabela na Vista de estrutura.

  2. Efetue um ou ambos os seguintes procedimentos:

    • Crie um campo para armazenar a data.    Na coluna Nome do Campo da janela de estrutura, escreva Data de Modificação numa nova linha e selecione Data/Hora na coluna Tipo de Dados.

    • Crie um campo para armazenar a hora.    Na coluna Nome do Campo da janela de estrutura, escreva Hora de Modificação numa nova linha e selecione Data/Hora na coluna Tipo de Dados.

  3. Prima Ctrl+G para guardar as alterações.

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Passo 2: Criar uma macro que registe a data e hora

Depois de criar os campos, crie uma macro para colocar um carimbo de data/hora sobre esses campos. Para tornar a macro reutilizável com outras tabelas, refira apenas os nomes do campo e não os nomes da tabela.

Nota: Se pretender apenas registar a data ou a hora, omita a ação da macro de que não necessita.

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Macro. Se este comando não estiver disponível, clique na seta abaixo do botão Módulo ou Módulo de Classe e clique em Macro

  2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Todas as Ações.

  3. Na janela da macro, abra a lista de ações de macros e selecione DefinirValor.

    Separador de estrutura de macros do Access 2010.

    1. em primeiro lugar, mostre todas as ações de macro disponível. A ação DefinirValor considera potencialmente insegura e estiver oculto por predefinição, uma vez que pode alterar dados.

    2. Em seguida, selecione a ação DefinirValor a partir da lista.

  4. Na caixa de ação DefinirValor, na caixa Item, escreva ou cole [Data de Modificação].

  5. Na caixa Expressão, escreva Data ().

  6. Abra a lista de ações de macro seguinte e selecione DefinirValor.

  7. Na caixa de ação DefinirValor, na caixa Item, escreva ou cole [Hora de Modificação].

  8. Na caixa Expressão, escreva Hora().

  9. Prima CTRL+G e na caixa de diálogo Guardar Como, escreva Última Modificação.

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Passo 3: Adicionar os campos e a macro a um formulário de introdução de dados

Depois de criar a macro, adicione-a a cada formulário de introdução de dados que os utilizadores vão usar para introduzir dados na tabela relevante.

  1. Abra o formulário de introdução de dados na Vista de estrutura.

  2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Em Lista de Campos, em Campos disponíveis para esta vista, arraste os campos Data de Modificação e Hora de Modificação para o formulário. Ajuste o tamanho e posicionamento dos campos no formulário consoante o necessário.

  4. Se a folha de propriedades ainda não estiver visível, prima F4 para a visualizar.

  5. Na folha de propriedades, certifique-se de que a opção Tipo de Seleção está definida como Formulário.

    Sugestão: Para alterar o Tipo de Seleção, clique no tipo de seleção pretendido na lista pendente.

  6. Na folha de propriedades, clique no separador Evento.

  7. No separador Evento, clique na seta na caixa Antes de Atualizar e clique em Última Modificação.

  8. Se utilizar vários formulários para editar registos, repita este procedimento para cada um desses formulários.

  9. Para verificar se a macro está a funcionar corretamente, abra o formulário na Vista de formulário, edite um registo e prima SHIFT+F9. Deverá ser apresentada a data e hora em que editou o registo.

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