Aplicar um filtro para ver registos selecionados numa base de dados do Access

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Filtragem é uma forma útil para ver apenas os dados que pretende apresentados. Pode utilizar filtros para apresentar registos específicos numa formulário, relatório, consulta ou folha de dados, ou para imprimir apenas determinados registos de um relatório, tabela ou consulta. Ao aplicar um filtro, é possível limitar os dados numa vista sem alterar a estrutura de objeto subjacente. Este artigo explica os tipos de filtros no Access e como aplicar, guardar ou remover filtros de uma base de dados de cliente do Access 2010. Este artigo não se aplica a filtragem de registos numa base de dados web Access 2010.

Neste artigo

Como os filtros são úteis

Selecione e aplique um tipo de filtro

Remover ou aplicar novamente um filtro

Limpar um filtro

Guardar um filtro

Utilidade dos filtros

Dado que a vista que obtém depois de aplicar um filtro contém apenas registos com os valores que selecionou, o resto dos dados permanece oculto até o filtro ser limpo.

Nota: As colunas em folhas de dados e os controlos em formulários e relatórios que estão vinculados a expressões não suportam filtragem.

Há vários tipos de filtro e alguns são de fácil aplicação e remoção. O Access 2010 contém alguns filtros comuns incorporados em todas as vistas. A disponibilidade de comandos de filtro depende do tipo e dos valores do campo.

Por exemplo, para ver os registos de pessoas cujo aniversário seja durante um mês específico, clique na coluna Data de Nascimento, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Filtros de Data e selecione o período de data necessário.

Filtrar num campo de data

1. os filtros que estão disponíveis para si variam consoante o tipo de dados na coluna selecionada.

2. todas as datas num período de filtro ignora a parte do dia e ano dos valores de data.

Nesta vista filtrada, são apresentados apenas os registos nos quais a parte de mês do campo Data de Nascimento está definida como abril.

Data de Nascimento filtrada para Abril

1. o ícone de filtro no cabeçalho da coluna e a barra do navegador registos indica que a vista atual é filtrada na coluna Data de nascimento.

2. na vista de folha de dados, ao passar o rato, o rato sobre o cabeçalho de coluna, irá ver o critério de filtro atual.

Nota: Quando aplica um filtro a uma coluna que já está a ser filtrada, o filtro anterior automaticamente é removido. Apesar de um único filtro pode estar em efeito para um campo de cada vez, pode especificar um filtro diferente para cada campo na vista.

Por exemplo, para ver os nomes dos contactos que vivem em Portugal e cujos aniversários são em abril, pode filtrar a tabela Contactos pelo campo País/Região e também pelo campo Data de Nascimento. Quando filtra vários campos numa única vista, os filtros são combinados utilizando o operador E, da seguinte forma:

País/Região = Portugal E mês de Data de Nascimento = abril

Para reverter para a vista não filtrada: remover os filtros. Remover um filtro temporariamente remove-a partir da vista, para que os quais pode mudar para a vista não filtrada, original.

Para alternar entre as vistas filtradas e não filtradas: no grupo Ordenar e filtrar no separador base, clique em Ativar/desativar filtro.

Para remover permanentemente um filtro a partir de uma vista: limpe o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a secção Limpar um filtro.

Definições de filtro permanecerão em efeito até fechar o objeto, mesmo se mudar para outra vista do objeto. Por outras palavras, se filtrar um formulário na vista de folha de dados, as definições de filtro continuarão em vigor, mesmo se mudar para vista de formulário ou vista de esquema e permanecerão em efeito até fechar o formulário. Se guardar o objeto enquanto o filtro é aplicado,-estarão disponível da próxima vez que abrir o objeto. Para obter informações sobre como guardar um filtro, consulte a secção Guardar um filtro neste artigo.

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Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Pode selecionar de entre vários filtros prontos a utilizar para um tipo de dados. Estes filtros estão disponíveis como comandos de menu nas seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório e Esquema. Além destes filtros, também pode filtrar um formulário ou uma folha de dados preenchendo um formulário (denominado Filtrar Por Formulário).

Se pretender maior flexibilidade e estiver familiarizado com a escrita de expressões, pode criar filtros próprios utilizando as opções no separador Filtro do documento.

Selecione de entre os seguintes tipos de filtro:

Filtros comuns: para filtrar por valores específicos ou um intervalo de valores.

Filtrar por seleção: para filtrar todas as linhas de uma tabela que contêm um valor que corresponde a um valor seleccionado numa linha ao filtrar a vista de folha de dados.

Filtrar por formulário: para filtrar por vários campos num formulário ou folha de dados, ou se está a tentar localizar um registo específico.

Advanced filtro: ao tipo de filtro onde pode definir critérios de filtro personalizado.

Nota: Se não vir os comandos de filtro no qualquer uma das vistas, poderá ter desativada o estruturador do formulário ou base de dados de filtragem. Contacte o estruturador para obter assistência.

Filtros comuns

À exceção dos campos de Objeto OLE e campos que apresentam valores calculados, todos os tipos de campo oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende dos valores e do tipo de dados do campo selecionado.

Botão direito do rato no campo que pretende filtrar. Para filtrar em várias colunas ou controlos, pode tem selecione e filtrar cada coluna ou controlar em separado ou utilize uma opção de filtro avançado. Consulte as secções Filtrar por formulário e filtros avançados neste artigo para obter mais informações.

Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo Data de nascimento, na casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em filtro

Filtros de data comuns
Exemplo de filtros de data comuns

1. Para filtrar valores específicos, utilize a lista de caixa de verificação. Esta lista apresenta todos os valores actualmente apresentados no campo.

2. para filtrar um intervalo de valores, clique destes filtros e, especifique os valores necessários. Por exemplo, para ver aniversários esse Outono entre a data atual e o final do ano, clique entre e, em seguida, especifique as datas de início e de fim apropriadas na caixa de diálogo entre. Para ver todos os aniversários que se situar numa data específica, clique na data e todos os aniversários que se inserem essa data específica são apresentados.

É importante ter em atenção que os valores num campo de data têm impacto na lista de filtros específicos do tipo. Se o valor de data mais recente num campo de data coincidir com os últimos dois anos, verá uma lista de filtros mais longa e detalhada. Se nenhuma das datas de um campo for menor que dois anos, verá uma lista de filtros mais pequena.

Listas de filtros de datas comuns longas e curtas
Listas de filtros de datas comuns longas e curtas

Nota: Os filtros específicos do tipo não estão disponíveis para campos Sim/Não, campos de objeto OLE nem campos de anexos. A lista de valores não está disponível para campos de memorando nem para campos que contenham texto formatado.

Aplicar um filtro comum

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.

  2. Certifique-se de que a vista não é filtrada já. Na barra de Seletor de registo, certifique-se de que quer a não filtrado ou o esbatida ícone de Filtro não estiver presente.

    Sugestão: Para remover todos os filtros de um objeto específico, na casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique Limpar todos os filtros.

  3. Clique em qualquer parte na coluna ou controlo que corresponde ao primeiro no campo que pretende filtrar e, na casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em filtro

Para aplicar um filtro comum: aponte para texto (ou número ou data ) filtros e, em seguida, clique no filtro que pretende. Filtra tais como é igual a e entre pedir-lhe para introduzir os valores necessários.

Sugestão: Certos carateres, tais como *, % e ?, tenham um significado especial quando especificado numa caixa de texto filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de carateres, por isso, a cadeia uma * corresponderão às qualquer cadeia que começa com ume não apenas a cadeia literal um *. Para ignorar o significado de um caráter especial, coloque-la entre parênteses Retos [, da seguinte forma: uma [*]. Tratam de bases de dados que utilizam a norma ANSI-89 *, ?, [,],!, - e # como carateres especiais. Bases de dados que utilizam a norma ANSI-92 tratam %, _, [,], ^ e - como carateres especiais. Pode utilizar qualquer um dos padrão com o Access, mas não é possível misturar dois padrões (por exemplo, ?um *) numa expressão específico...

Para aplicar um filtro com base em valores de campo: desmarque as caixas de verificação ao lado de valores que não pretende filtrar e, em seguida, clique em OK.

Para filtrar num ou em apenas alguns dos valores numa lista longa, desmarque primeiro a verificar (Selecionar tudo) caixa e, em seguida, selecione os valores que pretende.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica ausência de dados) no texto, número e campos de data: na lista de caixa de verificação, desmarque a verificar (Selecionar tudo) e, em seguida, selecione a caixa de verificação junto a (em branco).

Filtrar por seleção

Para ver todas as linhas numa tabela que contenham um valor que corresponda ao valor numa linha, pode filtrar rapidamente a vista de folha de dados selecionando um valor específico e clicando no comando Seleção. A lista pendente apresenta as opções de filtragem disponíveis. Estas opções variam consoante o tipo de dados do valor selecionado. Outra forma de aceder às opções de filtro de seleção consiste em clicar com o botão direito do rato na célula específica.

Por exemplo, se o valor 21/02/1967 estiver selecionado no campo Data de Nascimento, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Seleção para apresentar os comandos para filtrar por seleção e, em seguida, selecione a opção de filtragem pretendida.

Lista de filtros baseados na selecção

A lista de comandos também depende da selecção do valor. Por exemplo, se seleccionar apenas alguns dos caracteres no valor, verá uma lista diferente de comandos, dependendo da parte do campo que seleccionou.

Filtros baseados num campo parcialmente seleccionado

1. Filtrar utilizando o início de um valor de campo...

2. ...o centro de um valor de campo...

3. ...ou o fim de um valor de campo.

Nota: Filtrar uma seleção parcial não está disponível para campos de valores múltiplos. O seleção comando não está disponível para anexos.

Para remover um filtro, no separador Base, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ativar/Desativar Filtro, ou clique em Avançadas e clique em Limpar Todos os Filtros.

Aplicar um filtro baseado na selecção

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.

  2. Certifique-se de que a vista não é filtrada já. Na barra de Seletor de registo, certifique-se de que quer a não filtrado ou o esbatida ícone de Filtro não estiver presente.

  3. Desloque-se para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro e clique dentro da coluna (na vista de folha de dados) ou dentro do controlo (na vista de formulário, relatório ou esquema).

Para filtrar com base numa seleção parcial; Selecione os carateres que pretende, pelo casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em seleção e, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.

Filtrar por formulário

Este filtro é útil quando pretende filtrar por vários campos num formulário ou folha de dados, ou se estiver a tentar localizar um registo específico. O Access cria um formulário ou folha de dados em branco semelhante ao formulário ou folha de dados original e, em seguida, permite-lhe preencher tantos campos quantos pretender. Quando o utilizador terminar, o Access localiza os registos que contêm os valores especificados.

Nota: Não é possível especificar valores de campo para campos de valores múltiplos utilizando a filtragem por formulário, nem para campos com tipo de dados Memo, Hiperligação, Sim/Não ou Objeto OLE, embora possa especificar valores para outros campos no conjunto de registos.

Por exemplo, se pretender localizar todos os registos de cliente onde o título de contacto da pessoa é o proprietário, e essa pessoa está localizada no Portalegre ou no Aveiro, abra a folha de dados de clientes ou o formulário e, no separador base, na Ordenar e filtrar agrupar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtrar por formulário.

Introduza o primeiro conjunto de valores, clique no separador Ou na parte inferior da folha de dados ou do formulário e introduza o conjunto de valores seguinte. Tenha em atenção que, se pretender que um valor de campo funcione como filtro independentemente de outros valores de campo, tem de introduzir esse valor no separador Procurar e em cada separador Ou. Cada separador Ou representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver apenas os registos que correspondam a introdução de dados:    No casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em Ativar/desativar filtro.

Aplicar um filtro preenchendo um formulário

  1. Abra uma tabela ou consulta na Vista de folha de dados ou um formulário na Vista de formulário.

  2. Certifique-se da que vista já não está filtrada. Na barra de Seletor de registo, certifique-se de que quer a não filtrado ou o esbatida ícone de Filtro não estiver presente.

  3. No casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique Filtrar por formulário no menu de atalho.

  4. De acordo com a Vista de folha de dados ou Vista de formulário em que estiver a trabalhar, efectue um dos seguintes procedimentos:

    Vista Folha de dados: Clique na primeira linha na coluna na qual pretende filtrar, clique na seta que aparece e, em seguida, selecione um valor. Para adicionar os valores adicionais, basta clicar a ou tecla de tabulação na parte inferior da folha de dados e selecione outro valor.

    Vista de formulário: clique na seta que aparece no controlo e, selecione um valor no qual pretende filtrar. Para adicionar os valores adicionais, clique na ou tecla de tabulação na parte inferior do formulário e selecione outro valor.

    Sugestões: Não é possível especificar valores de campo para campos de valor múltiplo utilizando o filtro por formulário, mas pode especificar valores para um campo que não sejam valores de múltiplos no conjunto de registos.

    • Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, utilize o operador ou . Por exemplo, especificar "Portalegre" ou "Évora" no campo Cidade para filtrar registos que contenham qualquer valor.

    • Para aplicar o filtro com base no estado de um controlo, tal como uma caixa de verificação ou botão, clique no controlo de modo a que fique no estado pretendido. Para recolocar o controlo numa posição neutra, de modo a que não seja utilizado como um critério para filtrar registos, certifique-se de que não está disponível (aparece desactivado).

    • Para filtrar registos que tenham nula (em falta), não nulas, em branco (vazia ou ""), ou valores em branco, escreva É nulo, Não é nulo, "", ou não "" no campo.

  5. Se pretender especificar dois conjuntos alternativos de critérios para, por exemplo, ver apenas os nomes dos contactos cujo valor de País/Região seja Portugal e cujo aniversário seja em abril, pode efetuar qualquer um dos seguintes procedimentos:

    • Para obter todos os registos que cumprem qualquer um dos vários conjuntos de critérios, especifique os critérios ao introduzir o primeiro conjunto de critérios, clique na ou tecla de tabulação e, em seguida, introduza o próximo conjunto de critérios. Tenha em atenção que se pretender que um valor de campo para funcionar como um filtro, independentemente dos outros valores de campo, tem de introduzir esse valor procure separador e cada separador ou. Por outras palavras, o procure separador e cada separador ou representa um conjunto de valores de filtro alternativo.

    • Tenha também em atenção que sempre que adicionar um critério de campo para a separador ou, Access cria outro separador ou. Permite-lhe especificar vários critérios de "ou". O filtro devolve qualquer registo que contém todos os valores especificados na procure separador ou todos os valores especificados na primeira separador ou ou todos os valores especificados na segunda separador ou e assim sucessivamente.

Para remover um filtro e mostrar todos os registos, clique em novamente para Ativar/desativar filtro.

Para modificar um filtro por formulário, clique em Avançadas, em seguida, clique em novamente para Filtrar por formulário. O conjunto de critérios de filtro atual é apresentado.

Filtro avançado

Ocasionalmente, poderá pretender aplicar um filtro que seja um tipo de filtro avançado e ter de escrever manualmente o critério de filtragem. Por exemplo, para localizar registos que contenham datas que ocorrem nos sete dias anteriores ou nos seis meses anteriores.

A utilização dos filtros avançados requer a escrita de expressões. As expressões são semelhantes às fórmulas no Excel e aos critérios que especifica quando estrutura uma consulta.

Poderia utilizar um filtro avançado para, por exemplo, localizar os nomes dos contactos cujo aniversário tenha ocorrido nos sete dias anteriores. Depois de aplicar um filtro avançado, pode limitar ainda mais os resultados aos contactos cujo país/região seja Portugal.

Aplicar um filtro avançado

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Esquema.

  2. Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do navegador de registos, verifique se Sem Filtro aparece esbatido (está indisponível). Se a barra do navegador de registos não estiver visível, clique em Avançadas no grupo Ordenar e Filtrar do separador Home e clique em Limpar Todos os Filtros (se Limpar Todos os Filtros aparecer esbatido, tal indica que não existem filtros activos).

  3. No casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

  4. Adicione à grelha os campos que pretende filtrar.

  5. Na linha Critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e só os registos que correspondem a todos os critérios na linha Critérios é que são apresentados. Para especificar os critérios alternativos para um único campo, escreva o primeiro critério na linha Critérios e o segundo critério na linha Ou e assim sucessivamente.

    Sugestões: 

    • O conjunto inteiro de critérios na linha Ou é aplicado como alternativa ao conjunto de critérios na linha Critérios. Qualquer critério que pretenda aplicar a ambos os conjuntos de critérios terá de ser escrito na linha Critérios e na linha Ou. Clique em Ativar/Desativar Filtro para ver as linhas filtradas.

    • É uma boa forma de saber escrever critérios aplicar um filtro comum ou de um filtro com base na seleção que gera um resultado que se aproxime que procura. Em seguida, com o filtro aplicado à vista, apresentar o separador de objeto de filtro

Comandos especiais no separador de documento Filtro

Comandos especiais duas lhe estão disponíveis na separador de documento filtro. Quando clica o botão direito em qualquer lugar acima da grelha de estrutura, no separador, o carga da consulta e Guardar como consulta comandos estão disponíveis no menu de atalho.

Opções de filtro especiais

O comando Carregar da Consulta carrega a estrutura de uma consulta selecionada na grelha. Tal permite-lhe utilizar os critérios de consulta como critérios de filtragem.

O comando Guardar como Consulta permite guardar as definições de filtro como uma nova consulta.

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Remover ou reaplicar um filtro

Para mudar para a vista de dados não filtrada, remova os filtros clicando em Filtrado na barra do navegador de registos para reverter para a vista completa.

Quando remove os filtros atuais, estes são removidos temporariamente de todos os campos da vista. Por exemplo, se aplicar primeiro filtros nos campos País/Região e Data de Nascimento e, em seguida, remover os filtros, verá novamente todos os registos.

Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em Não Filtrado na barra do navegador de registos.

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Limpar um filtro

Limpe um filtro quando já não necessitar do mesmo. Limpar um filtro elimina-o da vista, deixando de ser possível reaplicá-lo clicando em Não Filtrado na barra de estado. Pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos na vista.

  • Para limpar um filtro a partir de um único campo único: contexto de coluna filtrada ou controlo e, em seguida, clique em Limpar filtro do nome de campo.

  • Para limpar todos os filtros de todos os campos: na casa no separador, o grupo Ordenar e filtrar, clique em Avançadas e, em seguida, clique Desmarque todos os filtros no menu de atalho.

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Guardar um filtro

Poderá ser útil guardar um filtro se planear voltar a utilizá-lo. As definições de filtro que estão aplicadas no momento em que fecha uma tabela, consulta, formulário ou relatório são guardadas automaticamente com o objeto e ficam disponíveis para uma nova aplicação. No entanto, por predefinição, as definições de filtro não são aplicadas automaticamente na próxima vez que abre o objeto.

Para certificar-se de que os filtros atuais são aplicados automaticamente quando abrir novamente uma tabela, consulta, formulário ou relatório, da folha de propriedades do objeto, defina o objeto FilterOnLoad propriedade para Sim. A propriedade FilterOnLoad é aplicada da próxima vez que abre o objeto. Sempre que alterar esta definição, tem de fechar o objeto e voltar a abri-lo para aplicar a nova definição.

Nota: O a definição da propriedade FilterOnLoad só é aplicada quando carrega o objeto. Definir esta propriedade para um objeto na vista de estrutura e, em seguida, ao mudar para outra vista não irão causar a definição para ser aplicada. Tem de fechar e voltar a abrir o objeto para que as alterações a FilterOnLoad a definição da propriedade entre em vigor...

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