Agendar uma reunião com outras pessoas

Agendar uma reunião com outras pessoas

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Pode enviar um pedido de reunião para uma ou mais pessoas. O Outlook rastreia quem aceita o pedido e reserva tempo no seu calendário para a reunião. Quando cria um pedido de reunião, pode adicionar anexos, definir uma localização e utilizar o Assistente de Agendamento para escolher a melhor hora para a reunião.

Agendar uma reunião

  1. Crie um pedido de reunião de uma das seguintes formas:

    • Na caixa de entrada, selecione novos itens > reunião ou utilize o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q.

      Para agendar uma reunião, no separador Base, em Novo grupo, selecione Novos Itens e, em seguida, Reunião.

    • A partir do calendário, selecione nova reunião ou utilize o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q.

      Comando Nova Reunião no friso

    • A partir de uma mensagem de e-mail na caixa de entrada, selecione o botão responder com reunião .

      A partir de uma mensagem de e-mail, selecione responder com reunião.
  2. Adicione participantes de uma de duas formas:

    • Adicione os seus participantes à linha para do pedido de reunião e avance para o passo 4.

    • Se estiver a utilizar uma conta do Office 365 ou uma conta do Exchange, utilize o Assistente de agendamento para ver as agendas dos participantes.

  3. No Assistente de agendamento, clique na caixa abaixo do seu nome e escreva o nome ou endereço de e-mail de um participante ou clique no botão Adicionar participantes para abrir o seu livro de endereços.

    Clique no ícone junto ao nome do participante no assistente de agendamento para marcar um participante específico como participante obrigatório ,participante opcionalou recurso. Quando começar a escrever o nome de um participante, o Outlook irá fornecer sugestões para si com base nas pessoas com quem conheceu ou por e-mail recentemente. Selecione um nome a partir da lista para adicionar um participante.

    Pode marcar participantes como obrigatórios ou opcionais.
  4. Adicionar um assunto de reunião, hora de início e hora de fim e localização.

    No Outlook 2016 e Outlook para Office 365, pode começar a escrever o nome de uma localização, por exemplo, quarto café ou sala de conferências 23, e o Outlook irá procurar correspondências de localização. Selecione uma das sugestões para selecionar essa localização ou continue a escrever para introduzir outra localização.

    Sugestão: Se utilizar uma conta do Microsoft Exchange ou uma conta de E-mail do Office 365, clique em Assistente de agendamentoe, em seguida, clique em localizador de salas para verificar a disponibilidade e reservar salas. Para obter mais informações, consulte o artigo utilizar o assistente de agendamento e o localizador de salas para reuniões no Outlook.

  5. Para anexar um ficheiro a um pedido de reunião, no menu Inserir , selecione anexar ficheiroe, em seguida, selecione o ficheiro que pretende adicionar.

  6. Se não quiser torná-la uma reunião periódica, clique em Enviar. Caso contrário, consulte o artigo tornar uma reunião periódica.

Utilize o Outlook Mobile em conjunto com o Outlook para PC para obter funcionalidades adicionais. Se utilizar o Outlook para IOS, o seu dispositivo móvel pode lembrá-lo quando precisa de sair para o tornar para os seus compromissos a tempo.

Ativar o tempo de saída

  1. A partir do Outlook para iOS, selecione definições _GT_ tempo de saída.

  2. Selecione uma conta suportada e, em seguida, utilize o controlo de deslize para ativar a hora de sair.

Nota: A hora de sair ainda não está disponível para o Outlook para Android. Apenas o Office 365, o Outlook.com e algumas contas do Gmail são suportados.

Impedir que os participantes reencaminhem uma reunião

Se estiver a utilizar o Office 365, ao criar um pedido de reunião, pode impedir que os participantes da reunião reencaminhem o pedido de reunião para outras pessoas. Esta nova opção está disponível para clientes de canal mensal após a atualização para a versão 1808.

  • Antes de enviar o pedido de reunião, selecione Opções de resposta > permitir o reencaminhamento para permitir que os participantes reencaminhem um pedido de reunião.

Consulte impedir o reencaminhamento de uma reunião para saber mais.

  1. Clique Reunião > Periodicidade.

    Comando Periodicidade no friso

    Nota: Utilize o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião a repetir regularmente.

  2. Escolha as opções para o padrão de periodicidade pretendido e, em seguida, clique em OK.

    Nota: Quando adicionar um padrão de periodicidade a um pedido de reunião, o separador Reunião é alterado para Série de Reuniões.

  3. Para enviar o pedido de reunião, clique em Enviar.

Adicionar uma pessoa a uma reunião existente

Pode adicionar outro participante a uma reunião existente.

Se for o proprietário da reunião:

  1. Faça duplo clique para abrir a reunião e, em seguida, utilize a linha para ou o Assistente de agendamento para adicionar uma ou mais pessoas à reunião.

  2. Clique em Enviar e, em seguida, selecione uma das seguintes opções:

    • Enviar atualizações apenas para os participantes adicionados ou eliminados.

    • Enviar atualizações a todos os participantes.

Se não for o proprietário da reunião

  1. Abra o pedido de reunião. No grupo responder na faixa de opções, selecione respondere, em seguida, reencaminhar. Adicione um ou mais destinatários ao pedido de reunião.

  2. Clique em Enviar. O proprietário da reunião irá receber uma notificação de que encaminhou o pedido de reunião para outra pessoa. Para obter mais informações, consulte reEncaminhar uma reunião.

Terminar reuniões antecipadamente

Se estiver a utilizar o Outlook para o Office 365, agora pode fazer com que o Outlook termine as suas reuniões alguns minutos antes. Isto pode ajudá-lo a criar em tempo de viagem entre reuniões. Pode escolher uma duração diferente para as reuniões em uma hora e reuniões durante uma hora.

  1. Selecionar Opções de _GT_ de ficheiro > calendário > Opções de calendário

  2. Selecione a caixa de verificação terminar compromissos e reuniões antecipadamente .

    Caixa de diálogo Opções de Calendário, com a caixa de verificação Terminar os compromissos e reuniões mais cedo selecionada
  3. Utilize as lista pendentes para selecionar o número de minutos para reuniões com menos de uma hora e uma hora ou mais, e, em seguida, clique em OK.

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