Agendar uma especificação de importação ou exportação

Pode simplificar uma operação de importação e exportação que utilize com regularidade no Access ao criar uma especificação para a mesma e ao criar uma tarefa no Microsoft Outlook para o lembrar de executar a especificação. Para facilitar, a tarefa do Outlook inclui um botão que pode utilizar para executar a operação sem abrir a base de dados do Access. Para utilizar esta funcionalidade, o Outlook tem de estar instalado e configurado no computador.

Primeiro, tem de executar uma operação de importação ou exportação para guardá-la como uma especificação no Access antes de a poder agendar como uma tarefa do Outlook. Para obter informações sobre como guardar uma especificação de importação ou exportação no Access, consulte o artigo Guardar os detalhes de uma operação de importação ou de exportação como uma especificação.

Agendar uma especificação de importação ou exportação existente

Se tiver uma especificação de importação ou exportação existente, pode criar uma tarefa do Outlook para a mesma através do seguinte procedimento.

  1. Abra a base de dados do Access que contém a especificação, se ainda não estiver aberta. Ao trabalhar com uma especificação de importação, esta será a base de dados de destino. Com uma especificação de exportação, esta será a base de dados de origem.

  2. No separador Dados Externos, clique em Importações Guardadas ou Exportações Guardadas para selecionar a sua especificação.

  3. Na caixa de diálogo Gerir Tarefas de Dados, no separador Importações Guardadas ou Exportações Guardadas, clique na especificação para a selecionar.

  4. Clique em Criar Tarefa do Outlook. O Access inicia o Outlook, se estiver instalado.

    Nota: Se o Outlook não estiver instalado, o Access apresenta uma mensagem de erro. Se o Outlook não estiver configurado corretamente, o Access apresenta o Assistente de Arranque do Outlook. Siga as instruções no assistente para configurar o Outlook.

  5. Na janela Operação-Nome-Tarefa no Outlook, reveja e modifique as definições da tarefa, tal como Prazo para conclusão e Lembrete.

  6. Se quiser executar a tarefa apenas uma vez, especifique uma data na caixa Data de início.

  7. Se quiser executar a tarefa em intervalos específicos, clique em Periodicidade. Na caixa de diálogo Periodicidade da Tarefa, especifique os intervalos em que pretende executar a especificação e, em seguida, clique em OK. Para obter ajuda para configurar tarefas periódicas, consulte a Ajuda do Outlook.

  8. No separador Tarefa na janela Tarefa do Outlook, no grupo Ações, clique em Guardar e Fechar. O Outlook cria uma nova tarefa.

  9. Para executar a especificação posteriormente, abra a tarefa no Outlook. No separador Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importação ou em Executar Exportação e, em seguida, clique em OK para executar a operação.

Executar uma especificação de importação ou exportação agendada

Na hora agendada, o Outlook apresenta um lembrete. Utilize os seguintes passos para executar a operação:

  1. Na caixa de diálogo Lembrete, clique em Abrir Item para abrir a tarefa no Outlook.

  2. No separador Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importação ou Executar Exportação.

  3. Clique em OK para efetuar a operação.

Também pode executar a tarefa a qualquer momento ao seguir estes passos.

  1. Abra a tarefa no Outlook. Para fazê-lo, clique em Tarefas no Painel de Navegação do Outlook e, em seguida, clique na tarefa que pretende executar.

  2. No separador Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importação ou Executar Exportação.

  3. Clique em OK para efetuar a operação.

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