Agendar reuniões com FindTime

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FindTime é um suplemento do Outlook que que facilita a agendar reuniões, permitindo que os convidados votar para horas adequadas.

Para agendar uma reunião no Outlook com FindTime

  1. Criar um novo e-mail ou selecionar uma mensagem de e-mail para responder a.

  2. Lista convidados de reunião necessários No e convidados opcionais Cc.

  3. No separador base selecione responder com o inquérito de reunião.

    FindTime > responder com reunião inquérito

  4. Selecione as definições de reunião

    FindTime duração da reunião

    • Duração: selecione uma duração a partir da lista.

      • Selecione 8 horas para reuniões do dia inteiro.

      • Utilize personalizada para definir o seu próprio tempo. A duração máxima é h 23 59m.

        Duração personalizados FindTime

    • Horas de trabalho: verificação para limitar sugeridos vezes para dias de trabalho e as horas apenas da reunião.

      Horário de trabalho FindTime

      Nota: As horas de trabalho utilizadas por predefinição são obtidas a partir do seu definições do organizador < ligação à utilização do dashboard de organizador FindTime > definições do organizador > e a falhar estes as definições do Exchange. Estes por predefinição 8: 00 para 5 pm não se forem encontradas nenhuma definição.

    • Fuso horário: selecione Ícone de fusos horários para alterar o fuso horário para a reunião.

      Editar o fuso horário
      Nota

      • Fuso horário utilizado é obtido a partir do seu definições do organizador < ligação à utilização do dashboard de organizador FindTime > definições do organizador >, mas pode selecionar um novo a partir da lista.

      • Hora de Verão é tidos em conta e reuniões depois do parâmetro anual mostram a hora correta.

  5. FindTime procura através das agendas de convidados (se disponível) e sugere horários de reunião adequado.

    Nota: FindTime utiliza a sua conta de negócio do Office 365 para aceder ao seu calendário e os calendários dos participantes na sua organização para determinar a disponibilidade. Calendários que não estão associados uma conta não são suportadas do Office 365.

    Utilize as ligações para ordenar as opções da reunião.

    • Disponibilidade: lista as melhores opções (vezes quando necessário todos os convidados estão isentas) pela primeira vez. Fatores utilizadas para determinar as melhores opções incluem participantes quantos são gratuitos, como muitos obrigatório vs. participantes opcionais são gratuitos, se os participantes em conflito tem tentativa ou ocupados compromissos no seu calendário.

      Opções de reunião ordenadas por disponibilidade

    • Tempo: lista por ordem cronológica as opções.

      Opções de reunião ordenadas por hora

      Nota: Pode percorrer os dias e meses com <e>. Disponível dias são sublinhados verde. Mais escura verde indica dias, com a maioria das opções e mais claras verde e vermelha indica a maior parte dos conflitos. Dias de fim de semana são marcados disponíveis se o Horário de trabalho não está selecionada.

    • Mostram os ícones de pessoas se convidados são necessários e a respectiva disponibilidade

      • Sublinhado azul: necessário

      • Verde: disponível

      • Amarelo: poderá estar ocupado

      • Vermelho: ocupado

      • Cinzento: desconhecido

        Tecla de ícones de pessoas

    • Pode utilizar os ícones para aceder a mais informações

      • Selecione Ícone de estado de convidados para abrir o tabuleiro de estado de convidados.

        Tabuleiro de estado de convidados

      • Coloque o cursor sobre cada ícone de pessoa ou para ver as informações de disponibilidade.

      • Selecione Ícone Calendário para ver o seu calendário.

        Calendário do organizador

  6. Selecione algumas vezes reunião adequado.

    • A caixa hora alterações para verde quando selecionado.

    • Pode selecionar um máximo de 20 horas.

      Opções de reunião selecionadas

  7. Selecione Seguinte.

  8. Introduza a localização da reunião.

    • Skype está ativado por predefinição. Selecione o ícone do Skype para o desativar.

      Definições de localização
      Nota:. As definições do Skype no seu dashboard de organizador < ligação à utilização do dashboard de organizador FindTime > definições do Skype adicionar > são utilizadas. FindTime só pode detetar as definições de se tiver uma bridge configurar. Caso contrário, receberá um novo ID do Skype para todas as reuniões.

  9. Selecione as definições da reunião e ative as opções de Activar/desactivar.

    • Notificações: vai receber notificações de correio eletrónico quando votar convidados.

    • Agendar automaticamente: A reunião será agendada automaticamente no seu calendário quando todos os convidados necessários tem pronunciado Sim, para uma opção de reunião. Consulte o artigo como automática agendar trabalhos < ligação > para obter mais informações.

    • Detém: Adiciona um compromisso tentativa ao seu calendário para cada opção de reunião selecionadas. Suspensões são removidas quando a reunião estiver agendada ou voto cancelada.

      Nota: Ainda pode eliminar horários de reunião selecionadas neste momento ao selecionar o X na lista de vezes selecionado .

      Eliminar horários de reunião

  10. Selecione Inserir ao correio eletrónico.

  11. FindTime insere as horas da reunião sugerido para o seu e-mail. Selecione Opções de edição para alterar as definições de reunião, se necessário.

    Editar as opções de e-mail
    Nota: Se efetuar alterações e voltar a inseri as horas da reunião, terá de eliminar manualmente o convite original.

  12. Selecione Enviar para enviar a reunião convida e iniciar o processo de voto. < ligar utilizando a página de voto FindTime >

  13. Receberá uma ligação direta para a página de voto < utilizando FindTime voto página > para a sua reunião.

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