Adicionar um ou mais registos a uma base de dados

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Este artigo explica como introduzir dados numa base de dados Access e irá ajudá-lo a compreender os vários processos de entrada de dados. O artigo também explica como utilizar várias técnicas de entrada de dados no Access.

Neste artigo

Noções básicas sobre a adição de registos

Adicionar registos diretamente a uma tabela na vista de folha de dados

Adicionar registos utilizando um formulário

Editar os itens num campo de pesquisa

Introduza cadeias de comprimento zero

Adicionar registos importando ou ligando a dados

Métodos para poupar tempo quando estiver a introduzir dados

Noções básicas sobre a adição de registos

Para introduzir dados com exatidão e rapidamente uma base de dados, é útil para compreender alguns conceitos básicos sobre como funciona uma base de dados. As informações nas secções seguintes explicam alguns dos estrutura e estrutura princípios básicos que controlam introduzir dados.

Como estrutura de base de dados afeta a introdução de dados

Base de dados Access não é um ficheiro no sentido mesmo como um documento do Microsoft Word ou um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, uma base de dados do Access é uma coleção de objetos — tabelas, formulários, relatórios, consultas e assim sucessivamente — que tem de trabalhar em conjunto para uma base de dados funcionar corretamente.

Além disso, esses objetos tem de aderir a um conjunto de design princípios ou base de dados irá funcionar mal ou falhar completamente. Por sua vez, esses princípios estrutura afetam a introduzir dados. Seria ajudar a memorizar destes factos sobre os objectos de base de dados e estrutura antes de continuar.

  • Access armazena todos os dados de uma ou mais tabelas. O número de tabelas que utilizar depende a estrutura e a complexidade da base de dados. Apesar de o poderá visualizar dados num formulário, um relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access armazena os dados apenas nas tabelas e os outros objetos na base de dados vêm com o nessas tabelas.

  • Cada tabela deve aceitar apenas um tipo de dados. Por exemplo, uma tabela de informações de contacto de negócio não deve conter informações de vendas. Caso isso aconteça, localizar as informações corretas pode tornar-se difícil, se não impossível.

  • Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não pode armazenar notas num campo definido para aceitar números. Se tentar deve introduzir o texto tal num campo, o Access apresenta uma mensagem de erro. No entanto, que não é uma regra de disco rígida e rápida. Por exemplo, pode armazenar números (como códigos postais) num campo definido com o tipo de dados de texto breve, mas não é possível executar cálculos com esses dados porque o Access considera uma pedra de texto.

  • Com algumas exceções, os campos num registo devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não pode introduzir mais do que um endereço de um campo de endereço. Este é contrariamente ao Microsoft Excel, que, por predefinição, permite-lhe introduzir qualquer número dos nomes ou endereços ou imagens numa única célula, a menos que defina essa célula para aceitar limitados tipos de dados.

    No entanto, pode introduzir uma lista de itens delimitada nos campos definidos para o tipo de dados de texto longo (nota) ou texto breve (texto). Além disso, Access fornece uma funcionalidade denominada o campo de valores múltiplo. Utilize campos de valor múltiplo para anexar vários blocos de dados a um único registo e para criar listas aceitam múltiplos valores. Por exemplo, pode anexar um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registo na base de dados. Também pode criar uma lista de nomes e selecione como muitos dos nomes, conforme necessário. A utilização de campos de valor múltiplo parecer interromper as regras de estrutura de base de dados, uma vez que podem armazenar mais do que um registo por campo de tabela, mas não na realidade, porque o Access impõe as regras "nos bastidores," ao armazenar os dados nas tabelas ocultas, especiais.

  • Nas versões mais antigas do Access (antes de 2007), tinha que estruturar e criar pelo menos uma tabela antes de também pode introduzir dados. Tinha que decidir quais os campos para adicionar à tabela e que tinha definir os tipos de dados para cada campo. Nas versões mais recentes do Access, agora pode abrir uma tabela em branco e comece a introduzir dados. Access irá inferir um tipo de dados para o campo com base no que introduzir.

Mais informações

As informações nesta secção toca na estrutura de base de dados, estrutura da tabela e uma funcionalidade denominados campos de valores múltiplos.

As ligações seguintes levá-lo para artigos que disponibilizam mais informações sobre os assuntos.

Como tipos de dados afetam a forma como introduzir dados

Quando estrutura uma tabela de base de dados, selecione um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir a introdução de dados mais exato. Por exemplo, imaginemos que abrir uma tabela em branco e introduza um conjunto de valores de vendas. Acesso infere, em seguida, o tipo de dados número para o campo. Se alguém tenta entrar introduza o texto nesse campo, o Access apresenta um erro de mensagens e não permitir que esse utilizador guarde o registo alterado — um passo que o ajuda a proteger os seus dados.

Mostrar-me como ver tipos de dados

No painel de navegação, efetue um dos seguintes procedimentos:

  • Faça duplo clique na tabela que pretende para investigar, para abrir a tabela na vista de folha de dados. No separador campos, no grupo formatação, observe o valor na lista Tipo de dados. Nota, se estiver a utilizar o Access 2007, vai encontrar esta lista no separador de folha de dados, no grupo de tipos de dados e formatação. As alterações de valor à medida que coloque o cursor em vários campos na tabela. Esta ilustração mostra a lista:

    Lista Tipo de Dados

  • Botão direito do rato a tabela que pretende para investigar e clique em Vista de estrutura.

    O Access abre a tabela na grelha de estrutura e a secção superior da grelha mostra o nome e tipo de dados de cada campo de tabela. Esta ilustração mostra uma tabela típica na grelha de estrutura.

    Campos na vista de estrutura

O tipo de dados definido para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre o tipo de dados é permitido num campo. Em alguns casos, tal como quando trabalha com um campo de texto longo, pode introduzir quaisquer dados que pretende. Em outros casos, tal como quando trabalha com um campo Numeração automática, o tipo de dados definição para o campo impede que introduzir as informações de todo. A tabela seguinte lista os tipos de dados que Access fornece e descreve como afetam a introdução de dados.

Tipo de dados

Efeito de introdução de dados

Texto Breve

Tenha em atenção, começando no Access 2013, dados de texto nomes foram mudados tipos texto Breve.

Campos de texto breves aceitam texto ou numéricos carateres, incluindo delimitado por listas de itens. Um campo de texto aceita um número mais pequeno de carateres que é que um campo de texto longo — de 0 a 255 carateres. Em alguns casos, pode utilizar as funções de conversão para executar cálculos com os dados num campo de texto breve.

Texto Longo

Tenha em atenção, começando no Access 2013, dados de memorando nomes foram mudados tipos para Texto longo.

Pode introduzir grandes quantidades de texto e dados numéricos neste tipo de campo. Além disso, se o Estruturador da base de dados define o campo para suportar a formatação de rich text, pode aplicar os tipos de formatação que normalmente localizar programas de processamento de texto, como o Word. Por exemplo, pode aplicar diferentes tipos de letra e tamanhos de tipo de letra para carateres específicos no texto e torná-las negrito ou itálico entre outros. Também pode adicionar etiquetas de linguagem HTML (Hypertext Markup) aos dados.

Além disso, os campos de texto longo têm uma propriedade Acrescentar apenasa chamada. Quando ativa a dessa propriedade, pode acrescentar novos dados a um campo de texto longo, mas não é possível alterar dados existentes. A funcionalidade destina-se para utilização em aplicações como o controlo de bases de dados, onde poderá ter de manter um registo permanente que permanece imutável de problemas. Quando coloca o cursor num campo de texto longo com a propriedade Acrescentar apenas ativada, por predefinição, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar as alterações de formatação ou outras ao texto.

Como campos de texto breve, também pode executar funções de conversão contra os dados num campo de texto longo.

Número

Pode introduzir apenas números neste tipo de campo e pode executar cálculos com os valores num campo numérico.

Número Grande

Tenha em atenção os tipos de dados número grande só estão disponíveis na versão de subscrição do Office 365 do Access.

Pode introduzir apenas números neste tipo de campo e pode executar cálculos com os valores num campo de número grande.

Data/Hora

Pode introduzir apenas datas e horas neste tipo de campo. Dependendo de como o Estruturador da base de dados define o campo, que poderá encontrar estas condições:

  • Se o Estruturador da base de dados definida uma máscara de introdução para o campo (uma série de carateres literais e o marcador de posição que aparecem quando selecionar o campo), tem de introduzir dados nos espaços e o formato que fornece a máscara. Por exemplo, se vir uma máscara de como MMM_DD_YYYY, tem de escrever de 2017 11 de Oct nos espaços fornecidos. É possível introduzir um nome completo do mês ou um valor de ano de dois dígitos.

  • Se o designer não tiver criado uma máscara de introdução para controlar como introduzir uma data ou hora, pode introduzir o valor de utilizando qualquer data válida ou o formato de hora. Por exemplo, pode escrever de 2017 11 de conferência, 11/10/17, 11 de Outubro de 2017, e assim sucessivamente.

  • O Estruturador da base de dados poderá aplicar um formato de apresentação para o campo. Nesse caso, se existir sem máscara de introdução, pode introduzir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access apresenta as datas em conformidade com o formato de apresentação. Por exemplo, pode introduzir 10/11/2017, mas poderá ser definido o formato de apresentação para que apresenta o valor como out-11-2017.

Moeda

Pode introduzir apenas os valores de moeda neste tipo de campo. Além disso, não possui que introduzir manualmente um símbolo de moeda. Por predefinição, o Access aplica o símbolo de moeda (¥, £, $ e assim sucessivamente) especificado nas definições regionais do Windows. Pode alterar esta símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário.

Numeração Automática

Não pode introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em qualquer altura. Acesso aumenta os valores de um campo Numeração automática sempre que adiciona um novo registo a uma tabela.

Calculado

Note que foram adicionados tipos de dados do método de cálculo para o início do Access no Access 2010

Não pode introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em qualquer altura. Os resultados deste campo são determinados por uma expressão que define. Sempre que adicionar ou editar um novo registo a uma tabela, o Access atualiza os valores num campo Método de cálculo.

Sim/Não

Quando clica num campo que está definido para este tipo de dados, o Access apresenta uma caixa de verificação ou uma lista pendente, dependendo da forma como formata o campo. Se formatar o campo para mostrar uma lista, pode selecionar Sim ou não, Verdadeiro ou Falso, ou na ou desativar a partir da lista, novamente consoante a formatação aplicada ao campo. Não é possível introduzir valores na lista ou altere os valores na lista diretamente a partir de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Utilize este tipo de campo quando pretender apresentar dados de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, pode apresentar um ficheiro de texto, um gráfico do Excel ou um conjunto de diapositivos do PowerPoint num campo objecto OLE.

Anexos fornecem uma maneira mais rápida, mais simples e flexível para ver os dados de outros programas. Consulte a entrada de anexo, mais tarde nesta tabela, para obter mais informações.

Hiperligação

Pode introduzir quaisquer dados neste tipo de campo e acesso molda-lo num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access rodeia texto com http://www. your_text.com. Se introduzir um endereço Web válido, a sua ligação irá funcionar. Caso contrário, a sua ligação irá resultar numa mensagem de erro. Além disso, a edição as hiperligações existentes pode ser difícil porque clicando num campo de hiperligação com o rato inicia o seu browser e leva-o para o site especificado na ligação. Para editar um campo de hiperligação, selecione um campo adjacente, utilize as teclas TAB ou seta para mover o foco para o campo hiperligação e, em seguida, prima F2 para ativar a edição.

Anexo

Pode anexar dados a partir de outros programas para este tipo de campo, mas não é possível escrever ou caso contrário, introduza o texto ou dados numéricos.

Para obter informações sobre como utilizar um campo de anexo, consulte o artigo anexar ficheiros e gráficos aos registos na sua base de dados.

Assistente de Pesquisas

O Assistente de pesquisas não é um tipo de dados. Em alternativa, utilize o Assistente para criar dois tipos de listas pendentes: valor listas e campos de pesquisa. Uma lista de valores utiliza uma lista delimitada de itens que introduzir manualmente ao utilizar o Assistente de pesquisas. Esses valores podem ser independentes de outros dados ou objetos na base de dados.

Em contrapartida, um campo de pesquisa utiliza uma consulta para obter dados a partir de uma ou mais das outras tabelas numa base de dados, ou noutra localização como um servidor que executa o SharePoint. O campo de pesquisa, em seguida, apresenta os dados numa lista pendente. Por predefinição, o Assistente de pesquisas define o campo da tabela para o tipo de dados número.

Pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente nas tabelas e também em formulários e relatórios. Por predefinição, os valores num campo de pesquisa são apresentados num tipo de controlo de lista denominado uma caixa de combinação — numa lista que tenha uma seta pendente: Uma lista de pesquisa em branco . Dependendo de como o Estruturador da base de dados tem definida o campo de pesquisa e a caixa de combinação, pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista. Para o fazer, o Estruturador da base de dados tem de definir uma propriedade de campo de pesquisa (a propriedade chama-se Limitar à listae o estruturador tem que desativar a funcionalidade).

Se não é possível editar diretamente os valores numa lista de pesquisa, tem de adicionar ou alterar os dados na sua lista de valores predefinida ou na tabela que serve de origem para o campo de pesquisa. Para obter informações sobre como fazê-lo, consulte o artigo Editar os itens num campo de pesquisa, mais adiante.

Por fim, quando cria um campo de pesquisa, pode defini-lo para suportem valores múltiplos, opcionalmente. Ao fazê-lo, na lista resultante apresenta uma caixa de verificação junto a cada item de lista e pode selecionar ou desmarcar como muitos dos itens, conforme necessário. Esta ilustração mostra uma lista de múltiplos valor normal:

Lista da caixa de verificação.

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de valores múltiplos e utilizando as listas resultantes, consulte os artigos utilizar uma lista que armazena vários valores e Guia para campos de valores múltiplos.

Nota: Anexo, o método de cálculo e o número grande tipos de dados não estão disponíveis nos formatos de ficheiro. mdb.

Como propriedades do campo de tabela afetam a forma como introduzir dados

Para além dos princípios de estrutura que controlam a estrutura de uma base de dados e os tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades do campo também podem afectar como introduzir dados numa base de dados do Access.

Ver propriedades de um campo de tabela

O Access fornece duas formas de ver as propriedades de um campo de tabela. Pode utilizar os controlos no separador de folha de dados ou pode abrir a tabela na vista de estrutura. Os conjuntos de passos seguintes explicam como utilizar ambas as técnicas.

Ver propriedades da tabela no separador de folha de dados

  1. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela que pretende utilizar.

  2. Clique no separador campos e utilize os controlos no grupo formatação para ver as propriedades para cada campo de tabela. Nota, se estiver a utilizar o Access 2007, vai encontrar esta lista no separador de folha de dados, no grupo de tipos de dados e formatação.

Ver propriedades da tabela na vista de estrutura

  1. No painel de navegação, com o botão direito da tabela que pretende e clique em Vista de estrutura imagem de botão no menu de atalho.

    O Access abre a tabela na grelha de estrutura.

  2. Na parte inferior da grelha, clique no separador Geral, se ainda não estiver selecionada.

    - ou -

    Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique no separador pesquisa.

    Um campo de pesquisa é um campo de tabela que utiliza uma consulta para obter os valores a partir de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por predefinição, o campo de pesquisa apresenta esses valores em forma de uma lista que se encontra. Dependendo de como um estruturador de base de dados define o campo de pesquisa, pode selecionar um ou mais itens da lista.

A tabela seguinte lista as propriedades que têm o maior impacto na introdução de dados e explica como afetam a introdução de dados.

Propriedade

Localização na grelha de estrutura de tabela

Valores possíveis

Comportamento quando tenta para introduzir dados

Tamanho do Campo

Separador Geral

0 a 255

O limite de carateres só se aplica a campos definidos para o tipo de dados de texto. Se tentar introduzir mais do que o número especificado de carateres, o campo corta-los.

Obrigatório

Separador Geral

Sim/Não

Quando ativado, esta propriedade força-o para introduzir um valor num campo e Access não permitirá que guardar todos os novos dados até concluir um campo obrigatório. Quando desativada, o campo aceitará valores nulos, que significa que o campo pode ficar em branco.

Nota: Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor em falta, indefinido ou desconhecido.

Permitir cadeias de comprimento zero

Separador Geral

Sim/Não

Quando ativada, pode introduzir cadeias de comprimento zero — cadeias que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia de comprimento zero, introduza um par de aspas no campo ("").

Indexado

Separador Geral

Sim/Não

Quando indexar um campo de tabela, Access impede que adicionar valores duplicados. Também pode criar um índice remissivo a partir de mais de um campo. Se efetuar o seguinte, pode duplicar os valores num campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de Introdução

Separador Geral

Predefinidos ou personalizados conjuntos de carateres literais e o marcador de posição

Uma máscara de introdução força-o a introduzir dados num formato predefinido. As máscaras aparecem quando selecionar um campo numa tabela ou um controlo num formulário. Por exemplo, imaginemos que clique num campo de data e ver este conjunto de carateres: MMM-DD-YYYY. Que é uma máscara de introdução. Força-lhe para introduzir valores de mês como abreviaturas de três letras, tal como out e o valor do ano como quatro dígitos — por exemplo, OCT-15-2017.

Nota: Lembre-se de que máscaras de introdução controlam apenas a introduzir dados, não como aceder ao stores ou apresenta esses dados.

Para mais informações sobre a criação e utilização de máscaras de introdução, consulte o artigo formatos de introdução de dados de controlo com máscaras de introdução. Para mais informações sobre como o Access armazena e apresenta dados de data/hora, consulte o artigo introduzir um valor de data ou hora.

Limitado à lista

Separador pesquisa

Sim/Não

Ativa ou desativa as alterações aos itens num campo de pesquisa. Novos utilizadores do Access, por vezes, tentam alterar manualmente os itens num campo de pesquisa. Quando o Access o impede de alterar os itens num campo, esta propriedade é definida como Sim. Se esta propriedade está ativada e precisar de alterar os itens numa lista, terá de abrir a lista (se pretender editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de lista de origem (se pretender editar um campo de pesquisa) e altere os valores aí. Para mais informações sobre como utilizar campos de pesquisa, consulte o artigo Editar os itens num campo de pesquisa, mais adiante.

Permitir Edições da Lista de Valores

Separador pesquisa

Sim/Não

Ativa ou desativa o comando Editar itens de lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para ativar a esse comando para campos de pesquisa, introduza um nome de formulário válido na propriedade do Formulário de edição de itens de lista . O comando permitir edições da lista de valor é apresentado num menu de atalho que tem abertos clicando com um controlo de caixa de combinação ou caixa de lista. Quando executa o comando, é apresentada a caixa de diálogo Editar itens de lista. Em alternativa, se especificar o nome de um formulário na propriedade do Formulário de edição de itens de lista , o Access inicia a esse formulário em vez de apresentar a caixa de diálogo.

Nota: Pode executar o comando Editar itens de lista a partir da caixa de listagem e controlos de caixa de combinação localizado em formulários e, a partir de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e o resultado da consulta define. Formulários têm de ser abertos na vista de estrutura ou vista de procura tabelas e conjuntos de resultados da consulta devem estar abertos na vista de folha de dados.

Listar Formulário de Edição de Itens

Separador pesquisa

Nome de um formulário de introdução de dados

Se introduzir o nome de um formulário de introdução de dados como o valor esta propriedade da tabela, é aberta esse formulário quando um utilizador executa o comando Editar itens de lista. Caso contrário, é apresentada a caixa de diálogo Editar itens de lista quando os utilizadores de executar o comando.

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Adicionar registos diretamente a uma tabela na vista de folha de dados

Uma tabela aberta na vista de folha de dados é semelhante a uma folha de cálculo do Excel, e pode escrever ou colar dados um ou mais campos — o equivalente a uma célula numa folha de cálculo.

Lembre-se destes factos ao continuar.

  • Não necessita de explicitamente guardar os seus dados. Acesso consolida as suas alterações à tabela quando mover o cursor para um novo campo na mesma linha ou quando mover o cursor para outra linha.

  • Por predefinição, os campos de uma base de dados estão definidos para aceitar um tipo de dados, como texto ou números específico. Tem de introduzir o tipo de dados que o campo estiver definido para aceitar. Se não, o Access apresenta uma mensagem de erro:

    Mensagem de erro de valor inválido

  • Um campo poderá ter uma máscara de introdução aplicada. Uma máscara de introdução é um conjunto de carateres literais e o marcador de posição que forçar a introdução de dados num formato específico.

    Para mais informações acerca de máscaras de introdução, consulte o artigo formatos de introdução de dados de controlo com máscaras de introdução.

  • Com a exceção anexos e listas de valores múltiplos, pode introduzir apenas um registo na maioria dos campos. Se não sabe se um campo aceita anexos, pode verificar as propriedades do campo. Para fazê-lo, consulte o artigo Ver propriedades de um campo de tabela, os passos neste artigo. Pode sempre identificar uma lista de valores múltiplo porque o Access apresenta uma caixa de verificação junto a cada item de lista.

Introduzir dados numa tabela

  1. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela que pretende utilizar.

    Por predefinição, o Access abre a tabela na vista de folha de dados — uma grelha que se assemelha uma folha de cálculo do Excel.

  2. Clique em ou caso contrário, colocar o foco no primeiro no campo que pretende utilizar e, em seguida, introduza os seus dados.

  3. Para mover para o campo seguinte na mesma linha, prima a tecla TAB, utilize as teclas de seta para a direita ou para a esquerda ou clique na célula no campo seguinte.

    Quando prime o SEPARADOR TAB, por predefinição, o Access utiliza definições regionais do Windows para determinar se move o cursor para a esquerda ou para a direita. Se o computador utilizar um idioma que lê a partir da esquerda para a direita, move o cursor para a direita, quando prime a tecla de tabulação. Se o computador utilizar um idioma que lê a partir da direita para a esquerda, move o cursor para a esquerda.

    Para mover para a célula seguinte numa coluna, utilize a seta para cima ou para baixo teclas de seta ou clique na célula que pretende.

Aplicar formatação de texto formatado a dados num campo de texto longo (nota)

  1. Com a tabela aberta na vista de folha de dados, selecione um campo de texto longo. Se estiver a utilizar o Access 2007 ou Access 2010 que seria um campo Memo.

    Normalmente, os campos texto longo contêm comentários ou notas, para que pode procurar num campo denominado "Comentários" ou "Notas". Se não conseguir encontrar o campo de texto longo, consulte o artigo Ver propriedades de um campo de tabela, os passos neste artigo.

  2. No separador base, no grupo tipo de letra, utilize os botões e menus para formatar o texto.

    Comandos disponíveis no grupo Tipo de Letra do Access

    Pode aplicar diferentes tipos de letra e tamanhos, tornar o texto negrito ou itálico, alterar cores e assim sucessivamente.

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Adicionar registos utilizando um formulário

Formulários de introdução de dados podem fornecer uma forma mais fácil, mais rápida e mais precisa de introduzir dados. Normalmente, criar formulários quando precisar de introduzir dados em mais de uma tabela, uma vez. Também pode criar formulários quando pretender ocultar alguns dos campos numa tabela, quando quiser facilitar uma base de dados a utilizar (um passo pode reduzir custos de formação) e, quando quiser ajudar a garantir que os utilizadores introduzam dados com exatidão.

Como utilizar um formulário para editar dados depende a estrutura do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controlos, tais como listas, caixas de texto, botões e folhas de dados — grelhas com aspeto semelhante a folhas de cálculo do Excel. Por sua vez, cada um dos controlos no formulário ou leia dados a partir ou escreve dados para um campo da tabela subjacente. O que fazer com um determinado controlo depende o tipo de dados que definiu para o campo da tabela subjacente, qualquer propriedades definidas para esse campo e possivelmente várias propriedades que define o Estruturador da base de dados para cada controlo. Para mais informações sobre como os tipos de dados e propriedades do campo afetam a introdução de dados, consulte o artigo como tipos de dados afetam a forma como o utilizador introduz dados e como propriedades do campo de tabela afetam a forma como o utilizador introduz dados, as secções neste artigo.

As secções seguintes explicam como utilizar os controlos de entrada de dados mais comuns. Se tiver questões sobre a base de dados específico, contacte o administrador do sistema ou o Estruturador da base de dados.

Adicionar ou editar texto numa caixa de texto

Quando adicionar ou editar texto numa caixa de texto, trabalhe com dados no campo de um texto breve ou texto longo. Antes de continuar, lembre-se de que pode definir um campo de texto longo (ou o controlo vinculado ao campo de texto longo) suportar a formatação de texto formatado e, em seguida, pode aplicar diferentes tipos de letra, tamanhos, estilos e cores ao seu texto.

Editar texto numa caixa de texto

  • Coloque o cursor na caixa de texto e alterar os dados. Lembre-se de que não é possível efetuar cálculos em números num campo de texto curto ou texto longo.

Aplicar formatação de texto formatado

Nota: Pode seguir estes passos apenas quando uma caixa de texto que está vinculada a um campo de texto longo (nota). Consulte o artigo Ver propriedades de um campo de tabela, os passos neste artigo.

  1. Com o formulário aberto no formulário ou esquema vistas ou a tabela aberta na vista de folha de dados, selecione o campo de texto longo (nota).

  2. No separador base, no grupo tipo de letra, utilize os botões e menus para formatar o texto.

    Comandos disponíveis no grupo Tipo de Letra do Access

    Pode aplicar diferentes tipos de letra e tamanhos, tornar o texto negrito ou itálico, alterar cores e assim sucessivamente.

Introduzir dados utilizando uma lista

Pode utilizar listas em formulários e, em tabelas e consultas resultado define aberto na vista de folha de dados — uma grelha que se assemelha uma folha de cálculo do Excel.

Quando utiliza uma lista num formulário, poderá ver um controlo de caixa de combinação ou controlo de caixa de lista. Estes valores representar uma caixa de combinação em listagem o controlo de caixa, respetivamente.

Uma lista de pesquisa em branco

Controlo de caixa de listagem básico num formulário

Quando utilizar uma lista de um conjunto de resultados da tabela ou consulta, o Access utiliza uma caixa de combinação por predefinição.

Além disso, as listas podem suportam múltiplos valores. Se vir uma lista com uma caixa de verificação junto a cada item de lista, pode selecionar até 100 itens nessa lista. Listas de valores múltiplos que pode criar sem programação podem resolver um problema de negócio comuns. Por exemplo, suponha que utiliza uma base de dados do Access para controlar os seus problemas de suporte ao cliente. Se precisar de atribuir a várias pessoas a um problema, pode utilizar uma lista de valores múltiplo. Estes valores mostram típicas listas de valores múltiplos.

Uma lista pendente da caixa de verificação no estado de aberta.   Lista da caixa de verificação.

Também pode editar os itens numa lista. Se o utilizador ou o estruturador de base de dados activar o comando, pode adicionar, alterar e remova itens da lista diretamente a partir da lista. No entanto, podem escolher estruturadores de base de dados desativar o comando, para que poderá não estar disponível para todas as bases de dados.

Os passos nas secções seguintes explicam como utilizar e editar listas.

Selecione os itens de uma lista pendente

  1. Abra o formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta que contém a lista.

    Nota: Tem de abrir formulários na vista de formulário ou vista de esquema. Tem de abrir tabelas e conjuntos de resultados de consulta na vista de folha de dados.

  2. Clique na seta para baixo ao lado da lista e, em seguida, selecione o item que pretende.

  3. Para consolidar a sua escolha a sua base de dados, mova o cursor para outro campo.

Selecione os itens a partir de uma caixa de listagem

  1. Abra o formulário que contém a lista.

  2. Desloque para baixo na lista de itens na caixa de listagem e selecione o item que pretende.

  3. Para consolidar a sua escolha a sua base de dados, mova o cursor para outro campo.

Selecione os itens de uma lista pendente de caixa de verificação

  1. Abra o formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta que contém a lista.

    Nota: Pode utilizar a caixa de verificação as listas pendentes em formulários, tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Para fazê-lo, terá de abrir formulários na vista de formulário ou vista de procurar, tem de abrir tabelas e conjuntos de resultados de consulta na vista de folha de dados.

  2. Clique na seta para baixo ao lado da lista.

  3. Selecione as caixas de verificação até 100 e, em seguida, clique em OK.

Selecione os itens de uma lista de caixa de verificação

  1. Abra o formulário que contém a lista.

    Nota: Tem de abrir o formulário na vista de formulário ou vista de procura.

  2. Clique na seta para baixo ao lado da lista.

  3. Selecione as caixas de verificação até 100 e, em seguida, clique em OK.

Editar os itens numa lista

Nota: Pode editar qualquer tipo de lista no formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta. Lembre-se de que tem de abrir formulários na vista de formulário ou vista de procurar, tem de abrir tabelas e conjuntos de resultados de consulta na vista de folha de dados. Além disso, lembre-se de que o estruturador de base de dados ou departamento de TI pode desativar este comando, para que poderá não estar disponível em todas as vezes.

  1. Abra o formulário, tabela ou conjunto de resultados de consulta que contém a lista.

  2. Botão direito do rato na lista que pretende editar e, em seguida, clique em Editar itens de lista.

    Uma caixa de diálogo ou um formulário de introdução de dados é apresentado. O ecrã que vê depende do tipo de lista que pretende editar. O Access utiliza dois tipos básicos de listas — valor listas e listas de pesquisa. Apresentação de listas de valor um conjunto de itens que introduzir manualmente e listas de pesquisa utilizam uma consulta para recuperar os seus dados a partir de uma ou mais tabelas. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a editar uma lista de valores, utilize a caixa de diálogo Editar itens de lista para editar os dados da lista e, em seguida, clique em OK depois de concluir.

    • Se estiver a editar uma lista de pesquisa, é apresentada um formulário de introdução de dados. Utilize esse formulário para editar os dados da lista.

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Editar os itens num campo de pesquisa

Um campo de pesquisa apresenta uma lista de dados que os utilizadores podem utilizar para selecionar um ou mais itens. Pode criar dois tipos de listas de pesquisa.

  • As listas de valores    Estes contêm um conjunto codificada de valores que introduzir manualmente. Os valores residem na propriedade Origem da linha do campo de pesquisa.

  • Lista de pesquisa    Estes utilizam uma consulta para obter os valores da outra tabela. A propriedade de Origem da linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista codificada de valores.

Por predefinição, o Access apresenta dados de pesquisa numa lista pendente, apesar de pode especificar um controlo de caixa de lista. Uma lista pendente é aberto para apresentar a lista e, em seguida, fecha depois de efetuar uma seleção. Uma caixa de listagem, abrir permanece sempre.

Pode executar o comando Editar itens de lista ou pode editar os dados diretamente na propriedade Origem da linha ou tabela de origem. Para obter informações sobre como utilizar o comando Editar itens de lista, consulte o artigo introduzir dados utilizando uma lista, neste artigo. Os passos nesta secção explicam como editar os itens diretamente numa propriedade de Origem da linha ou tabela de origem. O processo segue vários passos abrangentes.

  • Identifique o campo de pesquisa. Siga um processo ligeiramente diferente ao trabalhar com um formulário que com uma tabela.

  • Identificar o tipo de campo de pesquisa — uma lista de valores ou uma lista de pesquisa. Se estiver a utilizar uma lista de pesquisa, identifique a tabela de origem que fornece os dados para o campo de pesquisa.

  • Edite os itens na lista de valores.

    -ou-

    Abra a tabela de origem para a lista de pesquisa e editar os dados nessa tabela.

Identificar um campo de pesquisa a partir de um formulário

  1. No painel de navegação, com o botão direito do formulário e clique em Vista de estrutura.

    -ou-

    Se o formulário já estiver aberto, pode com o botão direito no separador de formulário e clique em Vista de estrutura no menu de atalho.

    - ou -

    No separador base, no grupo vista, clique no botão de vista para alternar entre vistas disponíveis. Em alternativa, pode clique na seta em vista e, em seguida, selecione uma das vistas disponíveis a partir do menu.

    Imagem do Friso do Access

  2. Clique no controlo de caixa de combinação ou caixa de listagem e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique no separador Tudo e localize as propriedades Tipo de origem de linha e Origem da linha. A propriedade de Tipo de origem de linha deve conter a Lista de valores ou Tabela/consulta e, a propriedade de Origem da linha tem de conter uma lista de itens separados por ponto e vírgula ou de uma consulta. Conforme necessário, aumente a folha de propriedades para que possa ler a lista de itens ou a consulta.

    Normalmente, listas de valor utilizam esta sintaxe básica: item "a";" produto";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeado por aspas duplas e separados por ponto e vírgula.

    Consultas selecionar utilizam esta sintaxe básica: SELECIONE [table_or_query_name]. [ nome_campo] FROM [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas orações (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se para uma tabela ou consulta e um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas a tabela ou consulta. Eis um ponto de chave que se deve lembrar: SELECIONADAS cláusulas não tem de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora recomenda-se e tem de conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, tudo a partir de cláusulas têm de referenciar uma tabela ou consulta. Sim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou de uma consulta de origem para um campo de pesquisa ao ler o artigo a cláusula FROM.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que escritos entre cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de pesquisa faz referência a outra consulta no painel de navegação, abra essa segunda consulta na vista de estrutura (botão direito do rato na consulta e clique em Vista de estrutura ). Tenha em atenção o nome da tabela que aparece na parte superior do estruturador de consulta e, em seguida, vá para o passo seguinte.

      -ou-

      Se a consulta no campo de pesquisa faz referência a uma tabela, tome nota do nome da tabela e ir para o passo seguinte.

  5. Faça duplo clique sobre a tabela no painel de navegação para o abrir na vista de folha de dados e, em seguida, edite os itens de lista, conforme necessário.

Identificar um campo de pesquisa de uma tabela

  1. No painel de navegação, com o botão direito na tabela e clique em Vista de estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura da consulta, na coluna Tipo de dados, clique em ou caso contrário, colocar o foco no texto, número, ou campo Sim/não.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura de tabela, clique no separador pesquisa e, em seguida, veja as propriedades Tipo de origem de linha e Origem da linha.

    A propriedade de Tipo de origem de linha tem de ler Itens de lista ou Tabela/consulta. A propriedade de Origem da linha tem de conter uma lista de valores ou uma consulta.

    Listas de valor utilizam esta sintaxe básica: item "a";" produto";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeado por aspas duplas e separados por ponto e vírgula.

    Normalmente, as consultas selecionar utilizam esta sintaxe básica: SELECIONE [table_or_query_name]. [ nome_campo] FROM [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas orações (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se para uma tabela ou consulta e um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas a tabela ou consulta. Eis um ponto de chave que se deve lembrar: SELECIONADAS cláusulas não tem de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora recomenda-se e tem de conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, tudo a partir de cláusulas têm de referenciar uma tabela ou consulta. Sim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou de uma consulta de origem para um campo de pesquisa ao ler o artigo a cláusula FROM.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que escritos entre cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo de pesquisa faz referência a outra consulta no painel de navegação, abra essa segunda consulta na vista de estrutura (botão direito do rato na consulta e clique em Vista de estrutura ). Tenha em atenção o nome da tabela que aparece na parte superior do estruturador de consulta e, em seguida, vá para o passo seguinte.

      -ou-

      Se a consulta no campo de pesquisa faz referência a uma tabela, tome nota do nome da tabela e ir para o passo seguinte.

  5. Faça duplo clique sobre a tabela no painel de navegação para o abrir na vista de folha de dados e, em seguida, edite os itens de lista, conforme necessário.

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Introduza cadeias de comprimento zero

Access permite-lhe distinguir entre os dois tipos de valores em branco: nulo valores e cadeias de comprimento zero. Um valor desconhecido de indicam valores nulos e cadeias de comprimento zero indicam os campos que contêm um espaço. Por exemplo, suponha que tem a tabela de dados de cliente e nessa tabela contém um campo de número de fax. Pode deixar o campo em branco, se tem a certeza de número de fax de um cliente. Nesse caso, deixe o campo em branco introduz um valor nulo, o que significa que não sabe o que é o valor. Se determinar que o cliente não tem uma máquina de fax mais tarde, pode introduzir uma cadeia de comprimento zero no campo para indicar que sabe que não existe nenhum valor.

Nota: Lembre-se de que pode definir uma propriedade que impede que os campos de aceitar os valores nulos. Para mais informações sobre como definir esta propriedade, consulte o artigo como tipos de dados afetam a forma como o utilizador introduz dados, neste artigo.

  1. Abra uma tabela na vista de folha de dados, ou um formulário na vista de formulário ou vista de procurar.

  2. Selecione o campo que pretende e, escreva duas aspas sem espaço entre as mesmas ("").

  3. Mova o cursor para outro registo para confirmar as suas alterações à base de dados. Por predefinição, as aspas desaparecem.

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Adicionar registos importando ou ligando a dados

Pode importar ou ligar a dados localizados numa variedade de origens, incluindo outras bases de dados, livros do Excel, ficheiros de texto e documentos do Word e listas em servidores a executar o Microsoft SharePoint Services.

Explicar como importar e ligar a essas origens de dados está fora do âmbito deste artigo. Estas ligações levá-lo para informações sobre importar e ligar a dados.

Métodos para poupar tempo quando estiver a introduzir dados

O Access fornece uma variedade de formas de tornar o processo de introdução de dados mais rápido. Procedimentos nas secções seguintes explicam como configurar um valor predefinido para campos e listas em formulários e como utilizar as teclas de atalho para reutilizar valores quando ordena dados.

Definir um valor predefinido para um campo ou controlo

Se um grande número de registos partilha o mesmo valor para um determinado campo, tal como uma localidade ou país/região, pode poupar tempo através da definição de um valor predefinido para o controlo vinculado a esse campo. Quando abrir o formulário ou crie um novo registo, o valor predefinido é apresentada nesse controlo, por predefinição.

Definir um valor predefinido para um controlo

  1. Abra o formulário na vista de estrutura.

  2. Botão direito do rato no controlo que pretende trabalhar com e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. No separador dados, defina a propriedade Valor predefinido para o valor que pretende.

  4. Repita os passos 1 a 3 para definir um novo valor predefinido.

Especificar um valor diferente

  • Para um valor numa caixa de texto, introduza novos dados. Pode substituir um valor predefinido em qualquer altura.

    - ou -

  • Para um valor numa lista, selecione um novo valor a partir da lista.

Reutilizar valores quando a ordenação

Como mover entre os registos, poderá ter de ordenar cada registo utilizando o mesmo valor. Quando o fizer, pode poupar tempo ao utilizar as teclas de atalho para repetir que ordenar valor. Por exemplo, suponha que ordena listas de encomendas por tipo de produto. No primeiro registo, escreva Contornos bebidas para ordenar ordens onde os clientes comprou contornos bebidas. Quando mover para o registo seguinte, pode copiar e reutilizar esse valor ordenar.

Nota: Estes passos partem do pressuposto de que tem um formulário aberto na vista de formulário.

  1. Deslocar-se para o campo que utiliza o valor do campo correspondente no registo anterior.

  2. Prima CTRL +' (apóstrofo).

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