Adicionar um campo de pesquisa a uma tabela

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Utilize campos de procura para localizar valores ("de procura") numa tabela e que pode utilizar noutra tabela. Os campos de procura podem fornecer valores para listas pendentes e permitir introduzir mais facilmente dados em campos, quer os dados estejam numa folha de dados, num formulário ou numa vista de aplicação do Access.

Por exemplo, imaginemos que quer obter uma lista com todas as capitais de distrito do país, para que os utilizadores da sua base de dados possam escolher uma cidade em vez de escreverem o nome. Utilize o Assistente de Pesquisas no Access para configurar um campo de pesquisa para o nome da cidade.

Criar campos de procura numa aplicação Web do Access

Criar campos de procura em bases de dados de computador

Criar listas de valores para utilizar em campos de procura

Numa aplicação Web do Access

Em bases de dados de computador

Caixa de combinação vs. campos de procura de preenchimento automático

Criar campos de procura numa aplicação Web do Access

Antes de prosseguir, se tiver criado a sua base de dados com um modelo de base dados ou adicionado uma tabela com um modelo, é possível que o Access já tenha criado algumas relações de procura entre as tabelas. Para procurar campos de procura, abra uma tabela na vista de Estrutura no Access e observe o tipo de dados Procura, na coluna Tipos de Dados.

Para utilizar o Assistente de Pesquisas numa aplicação Web do Access:

  1. No programa de ambiente de trabalho do Access abra a tabela na vista de Estrutura.

  2. Na primeira linha em branco da lista de campos, escreva um nome para o campo de procura novo e escolha Procura, na coluna Tipos de Dados. Esta ação inicia o Assistente de Pesquisas.

    Importante: Numa aplicação Web do Access, tem de adicionar um campo novo e defini-lo, de imediato, para utilizar o tipo Dados de Procura. Se tentar alterar um campo existente para o tipo Dados de Procura, não poderá guardar as alterações à estrutura da tabela, mesmo que o campo nunca tenha tido valores. Esta limitação só se aplica às aplicações Web.

  3. Clique em Pretendo que o campo de procura obtenha os valores de outra tabela ou consulta.

  4. Escolha a tabela ou a consulta a utilizar como a origem de dados.

  5. Na lista Que valor pretende mostrar na procura?, escolha o campo ou a consulta a utilizar nos dados de procura.

  6. Escolha de que forma vão ser ordenados os valores na lista Pretende ordenar os itens na procura?.

  7. Escolha uma opção para controlar o que acontece quando é eliminado um registo da tabela de origem.

    Nota: Regra geral, a opção Impedir a eliminação se existirem registos correspondentes… é a melhor escolha, porque ajuda a preservar a integridade dos dados. Utilize as outras opções com cuidado.

  8. Clique em OK e guarde a tabela.

Obtenha mais informações sobre Tipos de dados para bases de dados de computador do Access e sobre Tipos de dados para aplicações do Access.

Criar campos de procura em bases de dados de computador

  1. Na vista de estrutura, selecione um campo existente ou adicionar um novo campo e, selecione o tipo de dados do Assistente de pesquisas .

  2. No primeiro ecrã do assistente, escolha Pretendo que o campo de procura obtenha valores de outra tabela ou consulta e clique em Seguinte.

  3. Em Ver, escolha a tabela ou a consulta a utilizar como origem e clique em Seguinte.

  4. Clique em Seguinte para confirmar a sua escolha.

  5. Escolha uma sequência de ordenação e clique em Seguinte.

  6. Assinale a caixa Ocultar coluna chave (recomendado) para ocultar o campo chave da tabela de origem, caso não seja o campo que quer mostrar na lista. Por exemplo, se a primeira coluna tiver um número e a segunda tiver os valores que pretende ver, o mais provável é que não queira mostrar a primeira.

  7. Clique em Seguinte.

  8. Se ainda não tiver indicado um nome para o campo, o assistente utiliza o nome do campo da outra tabela ou o nome da consulta de origem.

  9. Clique em Concluir e guarde a tabela.

    Sugestão: Se converter um campo já existente num campo de procura, o Access avisa-o de que os valores existentes poderão perder-se caso o converta. Se precisar de guardar estes valores, faça uma cópia da tabela que está prestes a alterar, incluindo a estrutura e os dados.

Criar listas de valores para utilizar em campos de procura

Em vez de utilizar um campo ou uma consulta existentes como a origem, pode criar uma lista de valores.

Numa aplicação Web do Access

  1. No programa de ambiente de trabalho do Access abra a tabela na vista de Estrutura.

    Importante: Nas aplicações Web, tem de utilizar um campo novo. Se alterar o tipo de dados de um campo para Procura, mesmo que o campo nunca tenha tido valores, não poderá guardar as alterações à estrutura da tabela.

  1. Adicione um campo novo e escolha Procura como o tipo de dados, o que inicia o Assistente de Pesquisas.

  2. Clique na caixa Eu escrevo os valores que quero.

  3. Introduza os valores, um em cada linha, e clique em OK.

Em bases de dados de computador

  1. No programa para computador do Access, abra a vista de Estrutura. Pode criar um campo novo ou converter um já existente em procura.

  2. Na coluna Tipos de Dados do campo, clique em Assistente de Pesquisas.

  3. Clique no botão Eu escrevo os valores que quero e clique em Seguinte.

  4. Introduza um valor em cada célula da Col1 na grelha (de cima para baixo) e clique em Seguinte depois de introduzir todos os valores.

  5. Assinale a caixaLimitar à Lista para impedir que os utilizadores introduzam valores que não estejam na lista.

  6. Assinale a caixa Permitir Vários Valores para permitir que os utilizadores escolham mais de um valor para o campo.

Saiba como Armazenar vários valores em campos de procura.

  1. Clique em Concluir.

Caixa de combinação vs. campos de procura de preenchimento automático

Na vista de Lista da aplicação Web mostrada aqui, a caixa Distrito é um controlo de lista de combinação que mostra os nomes dos distritos numa lista pendente. Assim que começa a escrever a primeira letra ou as primeiras letras de um distrito, é-lhe sugerida a primeira correspondência na lista. Utilize as caixas de combinação se as pessoas precisarem de ver todas as escolhas na lista imediatamente.

Saiba como Adicionar caixas de combinação a vistas.

Escolhas nas caixas de combinação

Nesta vista, a caixa Área de Envio está ligada ao campo Área da tabela Áreas de Envio. A caixa Área de Envio é um controlo de caixa de preenchimento automático e não um controlo de caixa de combinação. As caixas de preenchimento automático estão em branco enquanto não começar a escrever. As escolhas começam a aparecer à medida que escreve carateres que correspondem a itens na lista. Utilize as caixas de preenchimento automático se as pessoas já souberem do que estão à procura e não querem perder tempo a percorrer listas grandes.

Escrever em caixas de preenchimento automático

Saiba como Adicionar caixas de preenchimento automático a vistas.

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