Adicionar ou remover uma assinatura digital nos ficheiros do Office

Adicionar ou remover uma assinatura digital nos ficheiros do Office

Este artigo explica as assinaturas digitais (também designadas por ID digital), para que fim pode ser utilizadas e de que forma pode utilizar assinaturas digitais nos seguintes programas do Microsoft Office: Word, Excel e PowerPoint.

Neste artigo

O que é uma assinatura digital?

Linhas de assinatura no Word e Excel

Criar uma linha de assinatura no Word ou Excel

Assinar a linha de assinatura no Word ou Excel

Remover assinaturas digitais do Word ou Excel

Assinaturas digitais invisíveis no Word, Excel ou PowerPoint

Adicionar assinaturas digitais invisíveis no Word, Excel ou PowerPoint

Remover assinaturas digitais invisíveis do Word, Excel ou PowerPoint

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um selo eletrónico e encriptado de autenticação de informações digitais, tais como mensagens de correio eletrónico, macros ou documentos eletrónicos. Uma assinatura confirma que as informações têm origem no signatário e não foram alteradas.

Certificado de assinatura e autoridade de certificação

Certificado de assinatura     Para criar uma assinatura digital, tem de ter um certificado de assinatura, que prova a identidade. Quando envia uma macro ou documento com assinatura digital, também envia o seu certificado e chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação e, tal como uma carta de condução, podem ser revogados. Normalmente, os certificados têm um ano de validade, período após o qual o signatário terá de renovar o certificado atual ou obter um novo certificado de assinatura para estabelecer a sua identidade.

Nota: Pode obter mais informações sobre chaves públicas e privadas neste artigo.

Autoridade de certificação (CA)    Uma autoridade de certificação é uma entidade semelhante a um notário público. Emite certificados digitais, assina certificados para verificar a validade e monitoriza quais os certificados que foram revogados ou que expiraram.

Sugestão: Para obter mais informações sobre como obter um certificado digital, consulte Obter um certificado digital e criar uma assinatura digital.

O que garante uma assinatura digital?

  • Autenticidade:    o signatário é confirmado como signatário.

  • Integridade:    o conteúdo não foi alterado ou adulterado desde que foi assinado digitalmente.

  • Não repudiação     Prova a todas as partes a origem do conteúdo assinado. A rejeição refere-se ao ato de um signatário negar qualquer associação com o conteúdo assinado.

  • Reconhecimento Notarial     As assinaturas nos ficheiros do Word, Excel ou PowerPoint, cujo carimbo de data/hora é assegurado por um servidor de carimbos de data/hora seguro, têm a validade de um reconhecimento notarial em determinadas circunstâncias.

Para efetuar estas garantias, o criador do conteúdo tem de assinar digitalmente o conteúdo, utilizando uma assinatura que satisfaça os seguintes critérios:

  • A assinatura digital é válida.

  • O certificado associado à assinatura digital é atual (não expirou).

  • A pessoa ou organização signatária, denominada publicador, é fidedigna.

    Importante: Os documentos assinados, que tenham um carimbo de data/hora válido, são considerados como tendo assinaturas válidas, independentemente da antiguidade ou estado de revogação do certificado de assinatura.

  • O certificado associado à assinatura digital é emitido para o publicador signatário por uma autoridade de certificação (AC) fidedigna.

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Linhas de assinatura no Word e Excel

Uma linha de assinatura é semelhante a um marcador de posição de assinatura normal que poderá aparecer num documento impresso. No entanto, o seu funcionamento é diferente. Quando uma linha de assinatura é inserida num documento do Office, o autor poderá especificar informações sobre o destinado, bem como instruções para este. Quando uma cópia eletrónica do ficheiro for enviada para o signatário destinado, essa pessoa irá ver a linha de assinatura e uma notificação de que a respetiva assinatura é solicitada. O signatário poderá:

  • Escrever uma assinatura ou

  • Selecionar uma imagem de uma assinatura manuscrita ou

  • Escrever uma assinatura com a funcionalidade de tinta digital de um PC com ecrã tátil

Quando o signatário adiciona uma representação visível de uma assinatura ao documento, é adicionada uma assinatura digital ao mesmo tempo para autenticar a identidade do signatário.

Barra de Mensagens Marcado como Final

Importante: Um documento com assinatura digital fica só de leitura para impedir modificações.

Criar uma linha de assinatura no Word ou Excel

  1. No documento ou folha de cálculo, coloque o ponteiro onde pretende criar uma linha de assinatura.

  2. No separador Inserir, no grupo Texto, clique na lista Linha de Assinatura e, em seguida, clique em Linha de assinatura do Microsoft Office.

  3. Na caixa de diálogo Configuração da Assinatura, escreva as informações que serão apresentadas sob a linha da assinatura:
    caixa de diálogo detalhes da assinatura

    • Signatário sugerido:    o nome completo do signatário.

    • Título do signatário sugerido:    o título do signatário, se existir.

    • Endereço de e-mail do signatário sugerido:    o endereço de e-mail do signatário, se necessário.

    • Instruções para o signatário:     adicione instruções para o signatário, como "Antes de assinar o documento, certifique-se de que os conteúdos estão corretos".

  4. Selecione uma ou ambas as caixas de verificação seguintes:

    • Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar:    permite que o signatário introduza uma finalidade para a assinatura.

    • Mostrar a data de assinatura na linha de assinatura     a data em que o documento foi assinado é apresentada com a assinatura.

Sugestão: Para adicionar linhas de assinatura adicionais, repita estes passos.

Nota: Se o documento permanecer não assinado, é apresentada a Barra de Mensagens Assinaturas. Clique em Ver Assinaturas para concluir o processo de assinatura.

barra de mensagens assinaturas, documento não assinado

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Assinar a linha de assinatura no Word ou Excel

Ao assinar uma linha de assinatura, adicione uma representação visível da sua assinatura e uma assinatura digital.

Uma linha de assinatura não assinada

  1. No ficheiro, clique com o botão direito do rato na linha de assinatura.

    Nota: Se o ficheiro for aberto na Vista Protegida, clique em Editar Mesmo Assim, se o ficheiro for de uma fonte fidedigna.

  2. No menu, selecione Assinar.

    • Para adicionar uma versão impressa da assinatura, escreva o seu nome na caixa junto ao X.

    • Para selecionar uma imagem da assinatura escrita, clique em Selecionar Imagem. Na caixa de diálogo Selecionar Imagem da Assinatura, localize o ficheiro de imagem da assinatura, selecione o ficheiro pretendido e, em seguida, clique em Selecionar.

      Notas: 

      • Para clientes que utilizam versões em Chinês (Tradicional ou Simplificado), Coreano ou Japonês, é apresentada a opção Linha de Assinatura de Carimbo.

      • Além disso, pode assinar uma linha de assinatura fazendo duplo clique na mesma. Escreva o seu nome junto do X. Alternativamente, no Painel de Assinaturas, na secção Assinaturas Pedidas, clique na seta existente junto da assinatura. No menu, selecione Assinar.

    • Para adicionar uma assinatura manuscrita (apenas utilizadores do Tablet PC), assine o seu nome na caixa junto ao X utilizando a funcionalidade de tinta digital.

    • Clique em Assinar.

    • O botão Assinaturas é apresentado na parte inferior do documento ou folha de cálculo.

A imagem seguinte mostra o botão Assinaturas.

o botão vermelho assinatura

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Remover assinaturas digitais do Word ou Excel

  1. Abra o documento ou folha de cálculo que contém a assinatura visível que pretende remover.

  2. Clique com o botão direito do rato na linha de assinatura.

  3. Clique em Remover Assinatura.

  4. Clique em Sim.

Nota: Além disso, pode remover uma assinatura clicando na seta situada junto à mesma no Painel de Assinaturas. Clique em Remover Assinatura.

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Assinaturas digitais invisíveis no Word, Excel ou PowerPoint

Uma assinatura digital invisível, tal como uma linha de assinatura digital visível, assegura a autenticidade, integridade e origem de um documento. É possível adicionar assinaturas digitais invisíveis a documentos do Word, folhas de cálculo do Excel e apresentações do PowerPoint.

Os documentos assinados terão o botão Assinaturas na parte inferior do documento. Além disso, nos documentos assinados, as informações da assinatura são apresentadas na secção Informações que visualiza depois de clicar no separador Ficheiro.

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Adicionar assinaturas digitais invisíveis no Word, Excel ou PowerPoint

Para proteger a autenticidade do conteúdo de um documento, pode adicionar uma assinatura digital invisível. Os documentos assinados têm o botão Assinaturas na parte inferior do documento.

botão proteger documento com opções

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Informações.

  3. Clique em Proteger Documento, Proteger Livro ou Proteger Apresentação.

  4. Clique em Adicionar uma Assinatura Digital.

  5. Leia a mensagem do Word, Excel ou PowerPoint e, em seguida, clique em OK.

  6. Na caixa de diálogo Assinar, na caixa Objetivo para assinatura deste documento, escreva o objetivo.

  7. Clique em Assinar.

Depois de um ficheiro ter sido assinado digitalmente, é apresentado o botão Assinaturas e o ficheiro torna-se só de leitura para impedir modificações.

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Remover assinaturas digitais invisíveis do Word, Excel ou PowerPoint

  1. Abra o documento, folha de cálculo ou apresentação que contém a assinatura invisível que pretende remover.

  2. Clique no separador Ficheiro.

  3. Clique em Informações.

  4. Clique em Ver Assinaturas.

  5. A vista do documento, folha de cálculo ou apresentação regressa e é apresentado o painel Assinaturas.

  6. Junto do nome da assinatura, clique na seta.

  7. Clique em Remover Assinatura.

  8. Clique em Sim.

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