Adicionar ou eliminar uma coluna numa folha de dados

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O Access permite adicionar ou remover as colunas de uma folha de dados de várias formas. Pode utilizar a vista Folha de Dados para adicionar ou remover colunas, bem como para definir os tipos de dados dessas colunas. Também pode adicionar campos de um painel de tarefas ou abrir a tabela subjacente à folha de dados e adicionar um campo na vista Estrutura. Este tópico explica como utilizar cada método.

Para obter mais informações sobre como criar e utilizar folhas de dados, consulte os artigos Criar um formulário com a ferramenta Folha de Dados e Trabalhar com folhas de dados.

O que pretende fazer?

Compreender as colunas em folhas de dados

Adicionar uma coluna com recurso à vista Folha de Dados

Remover uma coluna com recurso à vista Folha de Dados

Adicionar uma coluna com recurso à vista Estrutura

Remover uma coluna com recurso à vista Estrutura

Compreender a forma como o Access atribui tipos de dados à medida que introduz informações

Definir os tipos de dados que a vista Folha de Dados não infere

Compreender as colunas em folhas de dados

As folhas de dados são a representação visual das informações contidas numa tabela de base de dados ou dos resultados devolvidos por uma consulta. As colunas das folhas de dados representam o mesmo que é representado por campo numa tabela de base de dados. Quando adiciona ou remove uma coluna de uma folha de dados, está a adicionar ou remover um campo da tabela subjacente à folha de dados. Se esse campo contiver dados, também eliminará essas informações.

Trabalhar com colunas

O Access facilita a adição ou remoção de campos de tabelas, uma vez que pode realizar estas tarefas na vista Folha de Dados. Por predefinição, todas as tabelas na vista Folha de Dados contêm agora uma coluna em branco denominada Clicar para Adicionar. Para adicionar uma coluna, tem de introduzir dados na primeira célula em branco que se encontra debaixo do cabeçalho dessa coluna. Também pode colar um ou mais dados na coluna em branco. Já não precisa de utilizar a vista Estrutura para adicionar ou remover colunas embora possa fazê-lo se quiser.

Além disso, já não tem de definir os tipos de dados mais comuns para a nova coluna. Por predefinição, os campos numa tabela de base de dados têm de conter tipos de dados específicos, tais como texto, datas e horas, números e assim sucessivamente. Geralmente, definem-se tipos de dados quando se estruturam tabelas para bases de dados. Contudo, agora o Access infere a maioria dos tipos de dados quando se introduzem dados numa coluna nova pela primeira vez. Por exemplo, se introduzir um nome no primeiro campo da sua tabela nova, o Access define esse campo para o tipo de dados Texto. Se colar uma data, o Access define o campo para o tipo de dados Data/Hora e assim sucessivamente. Se colar vários tipos de dados, tais como códigos postais de vários países/regiões, o Access seleciona o tipo de dados que melhor preserva as informações (geralmente, é o tipo de dados Texto). Para obter mais informações, consulte a secção Compreender a forma como o Access atribui tipos de dados à medida que introduz informações que se encontra abaixo, neste artigo.

Para obter mais informações sobre a definição de tipos de dados, consulte o artigo Tipos de dados para bases de dados de ambiente de trabalho do Access. Se não estiver familiarizado com as regras de estrutura das bases de dados relacionais, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Os passos mencionados nas secções seguintes explicam como adicionar e remover colunas de folhas de dados com recurso à vista Folha de Dados e à vista Estrutura.

Adicionar uma coluna com recurso à vista Folha de Dados

Os passos nesta secção explicam como utilizar a vista Folha de Dados para adicionar uma coluna a uma folha de dados, atribuir um nome à coluna e introduzir dados. À medida que for avançando, lembre-se de que, se seguir estes passos, estará a adicionar e alterar um campo da tabela subjacente à sua folha de dados.

  1. No Painel de Navegação, localize e faça duplo clique na tabela à qual quer adicionar o campo.

    O Access abre a tabela na vista Folha de Dados.

  2. Desloque-se para o lado esquerdo ou direito da folha de dados (consoante as suas definições Regionais e de Idioma do Windows) e localize a coluna em branco.

    Por predefinição, as palavras Clicar para Adicionar são apresentadas no cabeçalho da coluna em branco.

  3. Introduza alguns dados na primeira linha em branco debaixo do cabeçalho.

    - ou -

    Cole um ou mais dados no campo, começando pela primeira célula em branco.

    Guarde as suas alterações.

    O Access define um tipo de dados para o campo consoante o tipo de dados que introduzir. Por exemplo, se introduzir um nome, o Access define o tipo de dados para Texto.

    Para obter mais informações sobre a forma como o Access define tipos de dados, consulte a secção Compreender a forma como o Access atribui tipos de dados à medida que introduz informações. Para obter informações sobre como definir tipos de dados manualmente, consulte a secção Definir os tipos de dados que a vista Folha de Dados não infere que também se encontra abaixo, neste artigo.

  4. Faça duplo clique no cabeçalho da coluna e introduza um nome para o campo novo.

    - ou -

    Clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna e clique em Mudar o Nome do Campo no menu de atalho. Em seguida, escreva um nome para o campo.

  5. Guarde as suas alterações.

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Remover uma coluna com recurso à vista Folha de Dados

Antes de remover uma coluna de uma folha de dados, deve lembrar-se de vários factos importantes:

Remover a coluna na vista Folha de Dados

  1. Clique com o botão direito do rato na linha de cabeçalhos da coluna que pretende remover.

  2. Clique em Eliminar Campo no menu de atalho.

  3. Clique em Sim para confirmar a eliminação.

  4. Guarde as suas alterações.

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Adicionar uma coluna com recurso à vista Estrutura

Se estiver familiarizado com versões anteriores do Access, provavelmente tem alguma experiência na utilização da vista Estrutura. A vista Estrutura proporciona mais flexibilidade do que vista Folha de Dados porque pode definir todos os tipos de dados disponíveis e criar um campo de pesquisa sem ter de sair da vista Estrutura.

Adicionar a coluna na vista Estrutura

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

    - ou -

    Na barra de estado do Access, clique em Vista Estrutura.

  2. Na coluna Nome do Campo, selecione uma linha em branco e escreva um nome para o campo novo.

  3. Na coluna Tipo de Dados, junto ao nome do seu campo novo, selecione um tipo de dados para a coluna nova.

  4. Guarde as suas alterações.

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Remover uma coluna com recurso à vista Estrutura

As regras de eliminação de colunas na vista Folha de Dados também se aplicam à vista Estrutura: se eliminar uma coluna, perderá todos os dados dessa coluna. Além disso, antes de poder eliminar uma chave primária ou um campo de pesquisa, tem de eliminar primeiro as relações desses campos.

Para obter mais informações, consulte noções básicas de estrutura de base de dadosde artigos, Adicionar ou alterar a chave primária de uma tabela no Accesse criar ou eliminar um campo de valores múltiplos.

Remover a coluna na vista Estrutura

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

    - ou -

    Na barra de estado do Access, clique em Vista Estrutura.

  2. Selecione o campo (a linha) que pretende eliminar.

  3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Eliminar Linhas.

    – ou –

    Prima Delete.

  4. Guarde as suas alterações.

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Compreender a forma como o Access atribui tipos de dados à medida que introduz informações

Quando cria uma folha de dados em branco, o Access atribui um tipo de dados a cada campo quando introduz dados nesse campo pela primeira vez. A tabela abaixo lista os vários tipos de dados que pode introduzir, bem como o tipo de dados que o Access aplica a cada um deles.

Nota: Não pode definir os tipos de dados Anexo ou Objeto OLE nem ativar o suporte para a edição de texto formatado ao introduzir dados num campo.

A tabela abaixo mostra como o Access define o tipo de dados para um campo quando introduz dados na vista Folha de Dados.

Se introduzir:

O Access cria um campo com um tipo de dados de:

Guilherme

Texto Breve (Texto)

Um bloco de texto ou texto e números com mais de 256 carateres.

Texto Longo (Memo)

Nota: Não pode utilizar a vista Folha de Dados para ativar a formatação de texto formatado. Além disso, se ativar uma propriedade chamada Acrescentar Apenas para o campo Memo, por predefinição, o Access oculta todo o texto quando colocar o cursor nesse campo.

Para obter informações sobre a ativação da formatação de texto formatado, consulte o artigo Criar ou eliminar um campo de RTF.

http://www.contoso.com

O Access reconhece os seguintes protocolos Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota: Para que o Access reconheça o protocolo e defina o tipo de dados Hiperligação, tem de seguir o protocolo com um caráter que não seja um espaço em branco.

Hiperlink

50000

Número, Número Inteiro Longo

50 000

Número, Número Inteiro Longo

50 000,99

Número, Duplo

50000,389

Número, Duplo

31/12/2019

Os formatos de data e hora especificados nas suas definições Regionais e de Idioma do Windows controlam a forma como o Access formata os dados de Data/Hora.

Data/Hora

31 de dezembro de 2019

Nota: Tem de introduzir ou colar mais do que o nome do dia da semana para que o Access infira o tipo de dados Data/Hora. Por exemplo, se introduzir "terça-feira", o Access selecionará o tipo de dados Texto. Para que o Access infira o tipo de dados Data/Hora, tem de introduzir, não só o dia, como também o mês.

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50

Data/Hora

17:50

Data/Hora

12,50 €

O Access reconhece o símbolo de moeda especificado nas suas definições Regionais e de Idioma do Windows.

Moeda

21,75

Número, Duplo

123,00%

Número, Duplo

3,46E+03

Número, Duplo

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Definir os tipos de dados que a vista Folha de Dados não infere

Por predefinição, não pode realizar algumas tarefas com recurso à vista Folha de Dados:

  • Não pode definir os tipos de dados Anexo ou Objeto OLE ao colar dados numa célula em branco.

  • Não pode ativar a edição de texto formatado para um campo Texto Longo (Memo) ao colar dados. Para ativar o suporte de texto formatado, tem de definir uma opção para o campo na vista Estrutura.

Os passos nesta secção explicam como realizar essas tarefas.

Definir tipos de dados Anexo

  1. Se ainda não estiver selecionada, selecione a coluna em branco (a coluna denominada Clicar para Adicionar) na sua folha de dados.

  2. Na lista pendente, selecione Anexo.

  3. Guarde as suas alterações.

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Adicionar um campo de Texto Longo (Memo) a uma tabela com edição de texto formatado

  1. Se ainda não estiver selecionada, selecione a coluna em branco (a coluna denominada Clicar para Adicionar) na sua folha de dados.

  2. Na lista pendente, selecione Rich Text.

  3. Guarde as suas alterações.

Converter uma coluna num campo de pesquisa

Por predefinição, não pode utilizar a vista Folha de Dados para converter uma nova coluna num campo de pesquisa. Se não estiver familiarizado com o Access, um campo de pesquisa apresenta dados de outra origem de dados (de uma tabela ou lista de itens) numa lista. Por predefinição, o Access recorre a uma lista pendente para apresentar dados de pesquisa, mas também pode recorrer a uma caixa de listagem (lista que não abre nem fecha) num formulário.

Pode criar dois tipos de campos de pesquisa: listas baseadas em tabelas e listas de valores. As listas baseadas em tabelas recorrem a uma consulta para obter dados de outra tabela e as listas de valores apresentam um conjunto de valores hard-coded. O seguinte procedimento explica como criar os dois tipos de lista.

Adicionar um campo de pesquisa

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela subjacente à sua folha de dados nova e clique em Vista Estrutura.

    - ou -

    Na barra de estado do Access, clique em Vista Estrutura.

    A tabela é aberta na vista Estrutura.

  2. Selecione o campo que pretende converter.

    - ou -

    Na coluna Nome do Campo, selecione uma linha em branco e introduza um nome para o campo novo.

  3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Coluna de Pesquisa.

    – ou –

    Na vista Estrutura, na coluna Tipos de Dados, clique na seta para baixo e selecione Assistente de Pesquisas.

    O Assistente de Pesquisas é iniciado.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Criar uma lista baseada numa tabela    

      1. Selecione Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta e clique em Seguinte.

      2. Em Vista, selecione uma opção, selecione uma tabela ou consulta na lista e, em seguida, clique em Seguinte. Por exemplo, se quiser utilizar valores de uma tabela no seu campo de pesquisa, clique em Tabelas. Se quiser utilizar uma consulta, clique em Consultas. Para ver uma lista com todas as tabelas e consultas existentes na base de dados, clique em Ambas.

      3. Mova os campos que pretende que apareçam na sua lista de pesquisa do painel Campos Disponíveis para o painel Campos Selecionados e, em seguida, clique em Seguinte.

      4. Opcionalmente, selecione uma ou mais opções de ordenação para os campos que selecionou no passo anterior e, em seguida, clique em Seguinte.

      5. Opcionalmente, ajuste a largura de cada coluna na sua lista de pesquisa e, em seguida, clique em Seguinte.

      6. Opcionalmente, em Que etiqueta quer para a coluna de pesquisa, introduza um nome na caixa de texto.

      7. Opcionalmente, selecione a caixa de verificação Permitir Vários Valores. A seleção desta opção permite-lhe selecionar e armazenar mais do que um item da lista.

      8. Clique em Concluir. Se o Access lhe pedir para guardar a tabela, clique em Sim. O Access adiciona a consulta de pesquisa à sua tabela nova. Por predefinição, a consulta obtém os campos que especificar, bem como os valores da chave primária da tabela de origem. Em seguida, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa de forma que este corresponda ao tipo de dados definido para o campo de chave primária na tabela de origem. Por exemplo, se o tipo de dados do campo de chave primária na tabela de origem for Numeração Automática, o Access define o tipo de dados para o seu campo de pesquisa para o tipo de dados Número.

      9. Regresse à vista Folha de Dados, vá para o seu campo de pesquisa e selecione um item da lista.

        Ou

  5. Crie uma lista baseada em valores    

    1. Clique em Eu escrevo os valores que quero e, em seguida, clique em Seguinte.

    2. Na caixa Número de colunas, introduza o número de colunas que pretende que apareçam na sua lista e, em seguida, vá para a primeira célula em branco e introduza um valor.

      Quando introduzir o primeiro valor, aparecerá outra célula em branco debaixo da célula atual.

    3. Quando acabar de introduzir o seu primeiro valor, utilize a tecla de tabulação ou a tecla de seta para baixo para mover o foco para a célula seguinte e introduza um segundo valor.

    4. Repita os passos 2 e 3 até concluir a criação da sua lista e, em seguida, clique em Seguinte.

    5. Opcionalmente, introduza um nome para o campo novo e, em seguida, clique em Concluir.

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