Adicionar ou eliminar uma coluna numa folha de dados

O Microsoft Office Access 2007 fornece várias formas de adicionar ou remover as colunas numa folha de dados. Agora pode utilizar a Vista de folha de dados para adicionar ou remover colunas e definir os tipos de dados para essas colunas. Pode também adicionar campos a partir de um painel de tarefas ou abrir a tabela subjacente à folha de dados e adicionar um campo na Vista de estrutura. Este tópico explica como utilizar cada método.

Nota: As informações neste tópico explicam como efectuar algumas, não todas, as tarefas que pode efectuar numa folha de dados.

Para mais informações sobre como criar e utilizar as folhas de dados, consulte o artigo Abrir uma folha de dados vazia.

O que pretende fazer?

Noções sobre colunas em folhas de dados

Adicionar uma coluna utilizando a Vista de folha de dados

Remover uma coluna utilizando a Vista de folha de dados

Adicionar uma coluna utilizando a Vista de estrutura

Remover uma coluna utilizando a Vista de estrutura

Noções sobre como o Access atribui tipos de dados à medida que as informações são introduzidas

Definir os tipos de dados que a Vista de folha de dados não infere

Activar a edição do formato RTF para um campo Memo

Converter uma coluna num campo de pesquisa

Noções sobre colunas em folhas de dados

Uma folha de dados é a representação visual das informações numa tabela de base de dados ou dos resultados devolvidos por uma consulta. Uma coluna numa folha de dados representa o mesmo que um campo numa tabela de base de dados. Quando adicionar ou remover uma coluna de uma folha de dados, adiciona ou remove um campo da tabela subjacente da folha de dados. Se esse campo contiver dados, eliminará também essas informações.

Novas funcionalidades para trabalhar com colunas

O Office Access 2007 facilita e torna mais rápida a adição e remoção de um campo de tabela uma vez que agora pode efectuar essas tarefas na Vista de folha de dados. Agora, por predefinição, todas as tabelas na Vista de folha de dados contêm uma coluna em branco com o rótulo Adicionar um Novo Campo. Para adicionar uma coluna, introduza os dados na primeira célula em branco abaixo desse cabeçalho de coluna. Pode também colar uma ou mais partes de dados na coluna em branco. Já não é necessário utilizar a Vista de estrutura para adicionar ou remover colunas, apesar de poder fazê-lo.

Além disso, já não é necessário definir os tipos de dados mais comuns para a nova coluna. Por predefinição, os campos numa tabela de base de dados têm de conter tipos específicos de dados, tal como texto, datas e horas, números e assim sucessivamente. Normalmente, os tipos de dados são definidos quando as tabelas são estruturadas para uma base de dados. No entanto, o Access agora infere a maior parte dos tipos de dados quando introduz dados, pela primeira vez, numa nova coluna. Por exemplo, se introduzir um nome no primeiro campo da nova tabela, o Access define esse campo com o tipo de dados Texto. Se colar uma data, o Access irá definir o campo com o tipo de dados Data/Hora e assim sucessivamente. Se colar dados mistos, tal como códigos postais de vários países/regiões, o Access irá seleccionar o tipo de dados que melhor conseguir manter as informações (normalmente, o tipo de dados Texto). Para mais informações, consulte a secção Noções sobre como o Access atribui tipos de dados à medida que as informações são introduzidas, mais adiante neste artigo.

Nota: Não é possível utilizar a Vista de folha de dados para definir todos os tipos de dados disponíveis. Além disso, lembre-se de que as bases de dados relacionais aderem a um conjunto de regras de estrutura.

Para mais informações sobre como utilizar a Vista de folha de dados e definir os tipos de dados, consulte o artigo Abrir uma folha de dados vazia. Se não estiver familiarizado com as regras de estrutura de bases de dados relacionais, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Os passos nas seguintes secções explicam como adicionar e remover colunas em folhas de dados utilizando a Vista de folha de dados e a Vista de estrutura.

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Adicionar uma coluna utilizando a Vista de folha de dados

Os passos nesta secção explicam como utilizar a Vista de folha de dados para adicionar uma coluna a uma folha de dados, atribuir um nome a uma coluna e introduzir dados. À medida que for avançando, lembre-se de que seguindo estes passos adiciona e altera um campo na tabela subjacente da folha de dados.

  1. No Painel de Navegação, localize e faça duplo clique na tabela à qual pretende adicionar o campo.

    O Access abre a tabela na Vista de folha de dados.

  2. Desloque-se para o lado direito ou esquerdo da folha de dados (de acordo com as Definições Regionais e de Idioma do Windows) e localize a coluna em branco.

    Por predefinição, as palavras Adicionar um Novo Campo aparecem no cabeçalho da coluna em branco. Esta ilustração exemplifica uma coluna em branco típica.

    Novo campo numa folha de dados

  3. Faça duplo clique no cabeçalho da coluna e introduza um nome para o novo campo.

    -ou-

    Clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna e clique em Mudar o Nome da Coluna no menu de atalho. Em seguida, escreva um nome para o campo.

  4. Introduza alguns dados na primeira linha em branco abaixo do cabeçalho.

    -ou-

    Cole uma ou mais partes de dados no campo, a começar pela primeira célula em branco.

    Guarde as alterações.

    De acordo com o tipo de dados que introduzir, o Access define um tipo de dados para o campo. Por exemplo, se introduzir um nome, o Access define o tipo de dados como Texto.

    Para mais informações sobre como o Access define tipos de dados, consulte Noções sobre como o Access atribui tipos de dados à medida que as informações são introduzidas, mais adiante neste artigo. Para obter informações sobre como definir manualmente tipos de dados, consulte Definir os tipos de dados que a vista de folha de dados não infere, também mais adiante neste artigo.

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Remover uma coluna utilizando a Vista de folha de dados

Antes de remover uma coluna de uma folha de dados, tenha em atenção vários importantes factos:

Remover a coluna na Vista de folha de dados

  1. Clique com o botão direito do rato na linha de cabeçalho da coluna que pretende remover.

  2. Clique em Eliminar Coluna no menu de atalho.

  3. Clique em Sim para confirmar a eliminação.

  4. Guarde as alterações.

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Adicionar uma coluna utilizando a Vista de estrutura

Se estiver familiarizado com as versões anteriores do Access, tem provavelmente alguma experiência na utilização da Vista de estrutura. A ferramenta não foi alterada no Office Access 2007. A Vista de estrutura fornece maior flexibilidade do que a Vista de folha de dados uma vez que pode definir todos os tipos de dados disponíveis e criar um campo de pesquisa sem ter de sair da Vista de estrutura.

Adicionar a coluna na Vista de estrutura

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

    -ou-

    Na barra de estado do Access, clique em Vista de Estrutura.

  2. Na coluna Nome do Campo, seleccione uma linha em branco e escreva um nome para o novo campo.

  3. Na coluna Tipo de Dados, junto do novo nome do campo, seleccione um tipo de dados para a nova coluna.

  4. Guarde as alterações.

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Remover uma coluna utilizando a Vista de estrutura

As regras para eliminar uma coluna na Vista de folha de dados também se aplicam quando trabalhar com a Vista de estrutura: Se eliminar uma coluna, perde todos os dados dessa coluna. Além disso, antes de eliminar uma chave primária ou um campo de pesquisa, tem de eliminar primeiro as relações para esses campos.

Para mais informações, consulte os artigos Princípios básicos da estrutura de bases de dados, Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária e Adicionar ou alterar um campo de pesquisa que permite armazenar vários valores

Remover a coluna na Vista de estrutura

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

    -ou-

    Na barra de estado do Access, clique em Vista de Estrutura.

  2. Seleccione o campo (a linha) que pretende eliminar.

  3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Eliminar Linhas.

    -ou-

    Prima DELETE.

  4. Guarde as alterações.

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Noções sobre como o Access atribui tipos de dados à medida que as informações são introduzidas

Quando cria uma folha de dados vazia, o Access atribui o tipo de dados a cada campo quando introduz, pela primeira vez, dados nesse campo. A tabela que se segue lista os vários tipos de dados que pode introduzir e o tipo de dados que o Access aplica a cada um.

Nota: Não é possível definir os tipos de dados Anexo ou Objecto OLE introduzindo dados num campo e não é possível activar o suporte para edição do formato RTF introduzindo dados num campo.

Para obter informações sobre como definir esses tipos de dados e activar a edição do formato RTF, consulte o artigo Abrir uma folha de dados vazia.

A seguinte tabela mostra a forma como o Access define o tipo de dados para um campo quando introduz dados na Vista de folha de dados.

Se introduzir:

O Office Access 2007 cria um campo com um tipo de dados de:

João

Texto

Um bloco de texto ou texto e números com mais de 256 caracteres.

Memo

Nota: Não é possível utilizar a vista de folha de dados para activar o formato RTF. Além disso, se activar uma propriedade denominada Anexar Apenas para o campo Memo, o Access irá ocultar por predefinição texto eventualmente existente quando o cursor for colocado nesse campo.

Para obter informações sobre como activar o formato RTF, consulte o artigo Introduzir ou editar dados num controlo ou coluna que suporte rich text (RTF).

http://www.contoso.com

O Access reconhece os seguintes protocolos da Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota: Para o Access reconhecer o protocolo e definir o tipo de dados Hiperligação, deverá seguir o protocolo de um carácter sem espaço em branco.

Hiperligação

50000

Número, Número Inteiro Longo

50.000

Número, Número Inteiro Longo

50.000,99

Número, Duplo

50000,389

Número, Duplo

31/12/2006

Os formatos de data e hora especificados nas Definições Regionais e de Idioma do Windows controlam a forma como o Access formata os dados Data/Hora.

Mostrar como se define ou altera essas definições

No Microsoft Windows Vista

  1. Clique no botão Iniciar Imagem de botão e clique em Painel de Controlo.

  2. Se utilizar a vista predefinida no Painel de Controlo, faça duplo clique em Relógio, Idioma e Região.

    - ou -

    Se utilizar a Vista Clássica, faça duplo clique em

    Opções Regionais e de Idioma.

    É apresentada a caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma.

  3. No separador Formatos, em Formato actual, clique em Personalizar este formato.

    É apresentada a caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais.

  4. Clique no separador que contém as definições que pretende alterar e efectue as alterações pretendidas. Por exemplo, para alterar parte ou a totalidade de um formato numérico, clique no separador Números e altere a definição pretendida. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no botão Ajuda(?) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (Vista Clássica)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controlo.

  2. No Painel de Controlo, faça duplo clique em Opções Regionais e de Idioma.

    É apresentada a caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma.

  3. Em Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    É apresentada a caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais.

  4. Clique no separador que contém as definições que pretende alterar e efectue as alterações pretendidas. Por exemplo, para alterar parte ou a totalidade de um formato numérico, clique no separador Números e altere a definição pretendida. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no botão Ajuda(?) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (Vista Por Categoria)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controlo.

    É apresentado o Painel de Controlo.

  2. Clique em Data, Hora, Idioma e Opções Regionais.

    É apresentada a caixa de diálogo Data, Hora, Idioma e Opções Regionais.

  3. Clique em Alterar o formato dos números, datas e horas.

    É apresentada a caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma.

  4. Em Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    É apresentada a caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais.

  5. Clique no separador que contém as definições que pretende alterar e efectue as alterações pretendidas. Por exemplo, para alterar parte ou a totalidade de um formato numérico, clique no separador Números e altere a definição pretendida. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no botão Ajuda(?) e clique na opção.

.

Data/Hora

31 de Dezembro de 2006

Nota: Tem de introduzir ou colar mais do que o nome do dia para o Access inferir o tipo de dados Data/Hora. Por exemplo, se introduzir "terça-feira", o Access selecciona o tipo de dados de Texto. Para que o Access infira o tipo de dados Data/Hora, tem de introduzir um mês para além do dia.

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50

Data/Hora

17:50

Data/Hora

€12,50

O Access reconhece o símbolo monetário especificado nas Definições Regionais e de Idioma do Windows.

Mostrar como se define ou altera essas definições

No Microsoft Windows Vista

  1. Clique no botão Iniciar Imagem de botão e clique em Painel de Controlo.

  2. Se utilizar a vista predefinida no Painel de Controlo, faça duplo clique em Relógio, Idioma e Região.

    - ou -

    Se utilizar a Vista Clássica, faça duplo clique em

    Opções Regionais e de Idioma.

    É apresentada a caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma.

  3. Em Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    É apresentada a caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais.

  4. Clique no separador Moeda e, na lista Símbolo de moeda, seleccione o símbolo que pretende utilizar. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no botão Ajuda (?) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (Vista Clássica)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controlo.

    É apresentado o Painel de Controlo.

  2. No Painel de Controlo, faça duplo clique em Opções Regionais e de Idioma.

    É apresentada a caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma.

  3. Em Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    É apresentada a caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais.

  4. Clique no separador Moeda e, na lista Símbolo de moeda, seleccione o símbolo que pretende utilizar. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no botão Ajuda (?) e clique na opção.

No Microsoft Windows XP (Vista Por Categoria)

  1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controlo.

    É apresentado o Painel de Controlo.

  2. Clique em Data, Hora, Idioma e Opções Regionais.

    É apresentada a caixa de diálogo Data, Hora, Idioma e Opções Regionais.

  3. Clique em Alterar o formato dos números, datas e horas.

    É apresentada a caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma.

  4. Em Padrões e Formatos, clique em Personalizar.

    É apresentada a caixa de diálogo Personalizar Opções Regionais.

  5. Clique no separador Moeda e, na lista Símbolo de moeda, seleccione o símbolo que pretende utilizar. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no botão Ajuda (?) e clique na opção.

Moeda

21,75

Número, Duplo

123,00%

Número, Duplo

3,46E+03

Número, Duplo


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Definir os tipos de dados que a Vista de folha de dados não infere

Por predefinição, não é possível efectuar algumas tarefas utilizando a Vista de folha de dados:

  • Não é possível definir os tipos de dados Anexo ou Objecto OLE colando dados numa célula em branco.

  • Não pode activar a edição do formato RTF para um campo Memo colando dados. Para activar o suporte do formato RTF, tem de definir uma opção para o campo na Vista de estrutura.

Os passos nesta secção explicam como efectuar essas tarefas

Para obter informações completas sobre cada tarefa, consulte o artigo Abrir uma folha de dados vazia.

Definir os tipos de dados Objecto OLE ou Anexo

  1. Se ainda não estiver seleccionada, seleccione a coluna em branco (a que tem o rótulo Adicionar um Novo Campo) na folha de dados.

  2. Clique na primeira linha de dados em branco abaixo do cabeçalho.

  3. No separador Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, clique na seta existente na lista pendente junto de Tipo de Dados e seleccione um tipo de dados.

    A lista de tipos de dados

  4. Guarde as alterações.

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Activar a edição do formato RTF para um campo Memo

Pode utilizar a Vista de folha de dados para adicionar um campo Memo a uma tabela mas tem de utilizar a Vista de estrutura para activar a edição do formato RTF para esse campo Memo. Os seguintes passos explicam a forma como efectuar as duas tarefas.

Adicionar um campo Memo a uma tabela

  1. Se ainda não estiver seleccionada, seleccione a coluna em branco (a que tem o rótulo Adicionar um Novo Campo) na folha de dados.

  2. Clique na primeira linha de dados em branco abaixo do cabeçalho.

  3. No separador Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, clique na seta existente na lista pendente junto de Tipo de Dados e seleccione um tipo de dados.

  4. Guarde as alterações e avance para o procedimento seguinte, onde activará a edição do formato RTF.

Activar a edição do formato RTF para um campo Memo

  1. Mude a tabela da Vista de folha de dados para a Vista de estrutura. O Access fornece várias formas de efectuar este procedimento:

    Se utilizar os separadores de objectos, clique com o botão direito do rato no separador na folha de dados aberta e clique em Vista de Estrutura.

    -ou-

    Na barra de estado do Access, clique em Vista de Estrutura.

    -ou-

    No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela subjacente da folha de dados e clique em Vista de Estrutura.

  2. Na Vista de estrutura, seleccione o campo Memo.

  3. No painel Propriedades do Campo, no separador Geral, clique na seta na célula junto a Formato de Texto e seleccione Rich Text a partir da lista.

    É apresentada uma mensagem de confirmação, perguntando-lhe se pretende converter a coluna em Rich Text. Clique em Sim para converter a coluna.

  4. Guarde as alterações.

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Converter uma coluna num campo de pesquisa

Por predefinição, não pode utilizar a Vista de folha de dados para converter uma nova coluna num campo de pesquisa. Se for um novo utilizador do Access, um campo de pesquisa apresentará dados de outra origem — tabela ou lista de itens — numa lista. Por predefinição, o Access utiliza uma lista pendente para apresentar dados de pesquisa mas também pode utilizar uma caixa de listagem (uma lista que não pode ser aberta ou fechada) num formulário.

Pode criar dois tipos de campos de pesquisa — listas baseadas em tabelas e listas de valores. Uma lista baseada em tabela utiliza uma consulta para obter dados de outra tabela e uma lista de valores apresenta um conjunto de valores codificados. O seguinte procedimento explica como criar os dois tipos de listas.

Adicionar um campo de pesquisa

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela subjacente da nova folha de dados e clique em Vista de Estrutura.

    -ou-

    Na barra de estado do Access, clique em Vista de Estrutura.

    A tabela é aberta na Vista de estrutura.

  2. Seleccione o campo que pretende converter.

    -ou-

    Seleccione uma linha em branco na coluna Nome do Campo e introduza um nome para o novo campo.

  3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Procurar Coluna.

    -ou-

    Na Vista de estrutura, na coluna Tipo de Dados, clique na seta para baixo e seleccione Assistente de Pesquisas.

    O Assistente de Pesquisas é iniciado.

  4. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Criar uma lista baseada em tabela    

      1. Seleccione Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta e clique em Seguinte.

      2. Em Ver, seleccione uma opção, seleccione uma tabela ou consulta a partir da lista e, em seguida, clique em Seguinte.

        Por exemplo, se pretender utilizar os valores de uma tabela no campo de pesquisa, clique em Tabelas. Se pretender utilizar uma consulta, clique em Consultas. Para ver uma lista de todas as tabelas e consultas na base de dados, clique em Ambas.

      3. Mova os campos que pretende que apareçam na lista de pesquisa a partir do painel Campos Disponíveis para o painel Campos Seleccionados e, em seguida, clique em Seguinte.

      4. Opcionalmente, escolha uma ou mais opções de ordenação para os campos que seleccionou no passo anterior e, em seguida, clique em Seguinte.

      5. Opcionalmente, ajuste a largura de cada coluna na lista de pesquisa e, em seguida, clique em Seguinte.

      6. Opcionalmente, em Que etiqueta quer para a coluna de pesquisa, introduza um nome na caixa de texto.

      7. Opcionalmente, seleccione a caixa de verificação Permitir Valores Múltiplos.

        A selecção desta opção permite-lhe seleccionar e armazenar mais do que um item a partir da lista.

      8. Clique em Concluir. Se o Access lhe pedir que guarde a tabela, clique em Sim.

        O Access adiciona a consulta de pesquisa à nova tabela. Por predefinição, a consulta obtém os campos que especificou mais os valores de chave primária para a tabela de origem. Em seguida, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa para corresponder o tipo de dados definido para o campo de chave primária na tabela de origem. Por exemplo, se o campo de chave primária na tabela de origem utilizar o tipo de dados Numeração Automática, o Access define o tipo de dados para o campo de pesquisa como o tipo de dados Número.

      9. Regresse à Vista de folha de dados, vá para o campo de pesquisa e seleccione um item a partir da lista.

    • Criar uma lista baseada em valor    

      1. Clique em Eu escrevo os valores que quero e, em seguida, clique em Seguinte.

      2. Na caixa Número de colunas, introduza o número de colunas que pretende que apareçam na lista e, em seguida, vá para a primeira célula em branco e introduza um valor.

        Quando introduz o primeiro valor, aparece outra célula em branco abaixo da célula actual.

      3. Quando terminar de introduzir o primeiro valor, utilize as teclas TAB ou seta para baixo para mover o foco para a célula seguinte e introduza um segundo valor.

      4. Repita os passos 2 e 3 até terminar de criar a lista e, em seguida, clique em Seguinte.

      5. Opcionalmente, introduza um nome para o novo campo e, em seguida, clique em Concluir.

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