Adicionar ou atualizar recursos de empresa utilizando um ficheiro de dados externos

Adicionar ou atualizar recursos de empresa utilizando um ficheiro de dados externos

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O agrupamentos de recursos da empresa é a lista de pessoas, materiais e custos que serão utilizados como recursos em planos de projetos. Antes de poder atribuir recursos a tarefas, estes têm de ser adicionados ao Project Online ou ao Project Server. Pode fazê-lo através da sincronização do Active Directory ou ao adicioná-los manualmente.

Introduzir recursos manualmente um de cada vez pode ser bastante demorado. Outra opção manual consiste em importar os recursos com um ficheiro de dados externos. Também pode atualizar os recursos existentes da mesma forma, ao importar as alterações a partir de um ficheiro de dados externos.

O Project Professional é utilizado em conjunto com o Project Online ou o Project Server para importar dados a partir de um ficheiro externo. O Project Professional pode importar ficheiros nos seguintes formatos de ficheiro:

  • Formatos de ficheiro do Project: .mpp e .mpt

  • Formatos de ficheiro do Excel: .xlsx, .xlsb e .xls

  • .txt

  • .csv

  • .xml

Independentemente do formato, o ficheiro deve conter, pelo menos, o Nome a Apresentar dos recursos que pretende adicionar ao agrupamento de recursos da empresa. O ficheiro pode conter outras informações dos recursos que sejam importantes para a sua organização. Em seguida, irá mapear os campos no ficheiro externo para os campos no Centro de Recursos no Project Online ou no Project Server.

Nota: Se tiver campos que não estão disponíveis por predefinição no Project Server ou no Project Online, crie campos personalizados antes de mapear os dados. Assim que tiver campos personalizados no Project Server ou no Project Online, pode mapear os campos no ficheiro de dados externo com esses campos personalizados.

Para importar recursos novos ou modificar recursos existentes num agrupamento de recursos da empresa:

  1. Aceda ao Centro de Recursos no Project Server ou no Project Online.

  2. Selecione os recursos que pretende modificar ou, pelo menos, um recurso, se quiser adicionar mais recursos ao agrupamento.

  3. Clique em Recursos > Abrir. Esta ação abre o Project Professional na vista Folha de Recursos.

    Nota:  Se estiver a estabelecer ligação ao Project Online, poder-lhe-á ser pedida a sua conta e palavra-passe quando o Project Professional for iniciado.

  4. No Project Professional, clique em Ficheiro > Abrir e, em seguida, selecione o ficheiro de dados externo que contém as informações que está a importar.

  5. Clique em Seguinte no Assistente de Importação.

  6. Selecione Novo mapa e, em seguida, clique em Seguinte.

  7. Execute um dos seguintes passos:

    • Se estiver a modificar recursos existentes, selecione Intercalar os dados no projeto ativo e, em seguida, clique em Seguinte.

    • Se estiver a adicionar recursos novos, selecione Acrescentar os dados ao projeto ativo e, em seguida, clique em Seguinte.

  8. Clique em Recursos e, em seguida, clique em Seguinte.

  9. Selecione o nome da folha de cálculo de origem se estiver a utilizar um ficheiro do Excel. Caso contrário, o campo ficará desativado.

  10. Mapeie os campos no ficheiro externo com os campos do Project Professional e, em seguida, clique em Seguinte.

    Nota: A pré-visualização irá mostrar-lhe o aspeto que os dados terão quando estiverem no Project Professional.

  11. Se estiver a modificar recursos existentes, selecione o campo que será utilizado para intercalar os dados do ficheiro externo no Project Professional, clique em Definir Chave de Intercalação e, em seguida, clique em Seguinte.

    Por exemplo, se definir o campo Nome como a chave de intercalação, os dados associados a esse nome no ficheiro externo serão utilizados para modificar o registo com esse nome no agrupamento de recursos da empresa.

    Sugestão: Se quiser reutilizar os mapeamentos de campos ao adicionar ou atualizar recursos mais tarde, selecione Guardar Mapa.

  12. Clique em Concluir

Os recursos estão agora listados na Folha de Recursos. Quando fechar o ficheiro, clique em Sim quando lhe for pedido para Guardar as suas alterações aos Recursos de Empresa Reservados.

No Project Online ou no Project Server, regresse ao Centro de Recursos para ver os recursos que foram adicionados ao agrupamento de recursos da empresa.

Para saber mais, consulte Gerir recursos no Project Professional.

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