Adicionar ou alterar uma coluna de pesquisa que permite armazenar valores múltiplos

Por vezes, os valores que é necessário armazenar situam-se noutra tabela. Por exemplo, suponha que tem uma base de dados de registo de problemas e que pretende controlar os empregados e subcontratados a quem atribui um problema. As informações sobre estas pessoas são registadas na tabela Contactos. É possível criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo que apresenta nomes num controlo de caixa de combinação ou caixa de listagem. Quando o utilizador selecciona a pessoa a quem pretende atribuir um problema, os respectivos valores de ID de contacto são armazenados no registo do problema.

Este artigo explica o que é uma coluna de pesquisa de valor múltiplo e como adicionar uma a uma tabela. O artigo explica também como converter uma coluna existente numa coluna de pesquisa de valor múltiplo.

Se pretender saber como pesquisar programaticamente um valor numa tabela, consulte o artigo de referência Função DPesquisar. Para mais informações sobre campos de valor múltiplo, consulte Guia para campos de valor múltiplo.

Na maior parte dos sistemas de gestão de base de dados, incluindo versões anteriores do Access, só é possível armazenar um único valor num campo. A partir do Microsoft Office Access 2007, é possível criar um campo com valores múltiplos, tal como uma lista de pessoas às quais atribuiu um problema. Os campos de valor múltiplo são adequados para determinadas situações, tal como quando utiliza o Office Access 2007 para trabalhar com informações armazenadas numa lista do Windows SharePoint Services 3.0 e essa lista contém um campo que utiliza um dos tipos de campo disponíveis no Windows SharePoint Services 3.0.

Neste artigo

O que é uma coluna de pesquisa de valor múltiplo?

Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo na vista de folha de dados

Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo utilizando o painel Lista de Campos

Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo na vista de estrutura

Utilizar o Assistente de Pesquisas para criar colunas de pesquisa de valor múltiplo

Noções sobre o valor dependente e o valor de apresentação numa coluna de pesquisa de valor múltiplo

Introdução às propriedades de um campo de pesquisa

Alterar a estrutura de uma coluna de pesquisa para um campo de valor múltiplo

O que é uma coluna de pesquisa de valor múltiplo?

Uma coluna de pesquisa de valor múltiplo consiste num campo numa tabela cujos valores são obtidos a partir de outra tabela ou a partir de uma lista de valores. Utilizando uma coluna de pesquisa de valor múltiplo, é possível apresentar uma lista de opções numa caixa de combinação ou caixa de listagem. As opções podem ser fornecidas por uma tabela ou consulta, ou podem ser valores introduzidos pelo utilizador. Dado que a coluna de pesquisa é de valor múltiplo, é possível escolher mais do que um item na lista.

É possível criar manualmente uma coluna de pesquisa de valor múltiplo definindo as propriedades de campo de pesquisa de um campo, ou automaticamente concluindo o Assistente de Pesquisas. Sempre que possível, deverá utilizar o Assistente de Pesquisas para criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo. O Assistente de Pesquisas simplifica o processo, preenche automaticamente as propriedades de campo apropriadas e cria as relações de tabela apropriadas.

Caixa de combinação de campo de valor múltiplo

É possível criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo na vista de folha de dados ou na vista de estrutura.

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Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo na vista de folha de dados

Por predefinição, quando abre uma tabela, esta é apresentada na vista de folha de dados. É possível adicionar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo clicando em Coluna de Pesquisa no grupo Campos e Colunas do separador Folha de Dados. Tal inicia o Assistente de Pesquisas, o qual irá orientá-lo ao longo do processo de criação da coluna de pesquisa.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende criar a coluna de pesquisa; este procedimento abre a tabela na vista de folha de dados.

  4. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Coluna de Pesquisa.

    Imagem do Friso do Access

    O Assistente de Pesquisas é iniciado.

    Página do Assistente de Pesquisas na qual é escolhido tabela/consulta ou lista de valores

  5. Na primeira página do Assistente de Pesquisas, terá de decidir se pretende basear a coluna de pesquisa nos valores numa tabela ou consulta, ou numa lista de valores introduzidos.

    O tipo mais comum de coluna de pesquisa de valor múltiplo é aquela que apresenta valores pesquisados a partir de uma consulta ou tabela relacionada.

  6. Para saber como concluir o Assistente de Pesquisas, consulte a secção Utilizar o Assistente de Pesquisas.

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Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo utilizando o painel Lista de Campos

Se estiver a utilizar uma base de dados que contenha mais do que uma tabela, poderá iniciar o processo de criação de um campo de pesquisa de valor múltiplo arrastando um campo a partir do painel Lista de Campos. O painel Lista de Campos apresenta os campos disponíveis noutras tabelas na base de dados. Quando uma coluna de pesquisa de valor múltiplo é criada desta forma, o Assistente de Pesquisas é iniciado automaticamente, sendo que o campo arrastado passa a ser um dos campos da coluna de pesquisa.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende criar a coluna de pesquisa; este procedimento abre a tabela na vista de folha de dados.

  4. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Adicionar Campos Existentes.

    Imagem do Friso do Access

    O painel Lista de Campos é apresentado.

  5. Clique no sinal de adição (+) junto a uma tabela para apresentar a lista de campos dessa tabela.

  6. Arraste o campo pretendido do painel Lista de Campos para a tabela na Vista de Folha de Dados.

  7. Quando a linha de inserção for apresentada, largue o campo na posição pretendida.

    Linha de inserção para inserir um campo a partir do painel Lista de Campos

    O Assistente de Pesquisas é iniciado.

  8. Para saber como concluir o Assistente de Pesquisas, consulte a secção Utilizar o Assistente de Pesquisas.

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Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo na vista de estrutura

É possível criar uma coluna de pesquisa na vista de estrutura, para além da vista de folha de dados. Quando se trabalha na vista de estrutura, é utilizado o mesmo Assistente de Pesquisas que na vista de folha de dados para criar uma coluna de pesquisa. Contudo, na vista de estrutura, também se tem acesso total a todas as propriedades de campo, pelo que é possível editá-las directamente.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela à qual pretende adicionar a coluna de pesquisa de valor múltiplo e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

  4. Localize a primeira linha vazia disponível na grelha de estrutura da tabela.

  5. Na primeira linha vazia disponível, clique na coluna Nome do Campo e escreva um nome de campo para a coluna de pesquisa de valor múltiplo.

  6. Clique na coluna Tipo de Dados relativa a essa linha, clique na seta e, na lista pendente, seleccione Assistente de Pesquisas.

    O Assistente de Pesquisas é iniciado.

    Página do Assistente de Pesquisas na qual é escolhido tabela/consulta ou lista de valores

  7. Na primeira página do Assistente de Pesquisas, indique se pretende basear a coluna de pesquisa nos valores numa tabela ou consulta, ou numa lista de valores introduzidos.

    O tipo mais comum de coluna de pesquisa é aquela que apresenta valores pesquisados a partir de uma consulta ou tabela relacionada.

  8. Para saber como concluir o Assistente de Pesquisas, consulte a secção Utilizar o Assistente de Pesquisas.

Quando clicar em Concluir, será criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo serão definidas com base nas escolhas efectuadas no Assistente de Pesquisas. Poderá ver as propriedades de campo no painel inferior da vista de estrutura em Propriedades do Campo. Para ver as propriedades que se aplicam especificamente à coluna de pesquisa, clique no separador Pesquisa.

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Utilizar o Assistente de Pesquisas para criar colunas de pesquisa de valor múltiplo

O Assistente de Pesquisas é iniciado nos seguintes casos: quando o utilizador cria uma coluna de pesquisa na vista de folha de dados, quando arrasta um campo a partir do painel Lista de Campos para uma tabela aberta na vista de folha de dados, e na vista de estrutura quando selecciona Assistente de Pesquisas na coluna Tipo de Dados. O assistente orienta-o ao longo dos passos necessários para criar uma coluna de pesquisa e define automaticamente as propriedades de campo adequadas para corresponder às escolhas. O assistente também cria relações de tabela e índices, quando necessários, para suportar a coluna de pesquisa.

Na primeira página do assistente, terá de decidir se pretende basear a coluna de pesquisa numa tabela ou consulta, ou numa lista de valores introduzidos. Na maioria das vezes, se a tabela estiver correctamente estruturada e as informações estiverem divididas em tabelas baseadas em assuntos, deverá escolher uma tabela ou consulta como origem de dados para a coluna de pesquisa.

  • Criar a pesquisa de valor múltiplo com base numa tabela ou consulta

    1. No Assistente de Pesquisas, clique em Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta e, em seguida, clique em Seguinte.

    2. Seleccione uma tabela ou consulta a partir da lista e, em seguida, clique em Seguinte.

    3. Em Campos Disponíveis, clique nos campos que pretende incluir na pesquisa.

    4. Clique no botão "maior que" (>) para mover os campos escolhidos para a lista Campos Seleccionados. Clique no botão "maior que" duplo (») para mover todos os campos para a lista Campos Seleccionados e clique em Seguinte.

    5. Opcionalmente, seleccione um a quatro campos onde os itens de pesquisa são ordenados e, em seguida, clique em Seguinte.

    6. Ajuste a largura das colunas no campo pesquisa, se necessário, e clique em Seguinte.

    7. Em Pretende armazenar valores múltiplos para esta pesquisa?, seleccione a caixa de verificação Permitir Valores Múltiplos.

      Nota: Esta caixa de verificação tem de ser estar seleccionada para activar o armazenamento de valores múltiplos.

    8. Clique em Concluir.

      Quando clicar em Concluir, será criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo serão definidas com base nas escolhas efectuadas no Assistente de Pesquisas.

    9. Para guardar a tabela, clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Guardar.

      Atalho do teclado  CTRL+G

  • Criar uma pesquisa de valor múltiplo com base nos valores introduzidos

    1. No Assistente de Pesquisas, clique em Eu escrevo os valores que quero e, em seguida, clique em Seguinte.

    2. Introduza o número de colunas. Em seguida, em Col1, escreva os valores. Para mover a seguinte linha, prima a tecla de tabulação.

    3. Quando concluir a introdução dos valores, clique em Seguinte.

    4. No Assistente de Pesquisas, escreva o rótulo para a coluna de pesquisa.

    5. Em Pretende armazenar valores múltiplos para esta pesquisa?, seleccione a caixa de verificação Permitir Valores Múltiplos.

      Nota: Esta caixa de verificação tem de ser estar seleccionada para activar o armazenamento de valores múltiplos.

    6. Clique em Concluir.

      Quando clicar em Concluir, será criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo serão definidas com base nas escolhas efectuadas no Assistente de Pesquisas.

    7. Para guardar a tabela, clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Guardar.

      Atalho do teclado  CTRL+G

  • Depois de criado o campo de valor múltiplo, este é apresentado como uma lista pendente de caixa de verificação quando vir a tabela na vista de folha de dados.

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Noções sobre o valor dependente e o valor de apresentação numa coluna de pesquisa de valor múltiplo

O Access tem suportado campos de pesquisa de valor único ao longo de várias versões. Os campos de pesquisa de valor múltiplo são uma novidade no Office Access 2007. O objectivo de um campo de pesquisa consiste em substituir a apresentação de um número, tal como um ID (ou outro valor de chave externa), por algo mais significativo, tal como um nome. Por exemplo, em vez de apresentar um número de ID de contacto, o Access pode apresentar um nome de contacto. O número de ID de contacto é o valor dependente. O número de ID de contacto é pesquisado automaticamente numa consulta ou tabela de origem e substituído pelo nome de contacto. O nome de contacto é o valor de apresentação.

À semelhança de um campo de pesquisa de valor único que tem um valor de apresentação e um valor dependente, um campo de pesquisa de valor múltiplo tem valores de apresentação que aparecem na interface de utilizador, bem como valores dependentes armazenados na tabela. Por cada entrada no campo de valor múltiplo, é "pesquisado" um valor de apresentação, com base no valor dependente.

Isto significa que o Access apresenta frequentemente um valor de apresentação pesquisado que não é o mesmo que o valor dependente armazenado no campo. Por exemplo, um conjunto de valores de ID de empregado de uma consulta denominada Contactos Expandidos poderá estar armazenado num campo denominado AtribuídoA. Estes valores de ID de empregado são valores dependentes. Contudo, dado que AtribuídoA é um campo de pesquisa, o Access apresenta o conjunto de valores pesquisados no resultado da consulta; neste caso, os nomes de contacto. Os nomes de contacto são os valores de apresentação.

Folha de Dados com valores de apresentação comparada com uma folha de dados com valores dependentes

1. Valores de apresentação.

2. Valores dependentes.

É importante compreender a distinção entre os valores de apresentação de um campo de pesquisa de valor múltiplo e os respectivos valores dependentes. Os valores de apresentação são mostrados automaticamente na vista de folha de dados por predefinição. Contudo, os valores dependentes são aquilo que é armazenado, aquilo que é utilizado em critérios de consulta e aquilo que o Access utiliza por predefinição em associações a outras tabelas.

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Introdução às propriedades de um campo de pesquisa

É possível ver as propriedades de um campo de pesquisa no painel inferior da vista de estrutura em Propriedades do Campo. Para ver as propriedades relacionadas especificamente com a coluna de pesquisa, clique no separador Pesquisa.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela à qual pretende adicionar a coluna de pesquisa e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.

  4. Clique na coluna Nome do Campo referente à coluna de pesquisa.

  5. Em Propriedades do Campo, clique no separador Pesquisa.

    São apresentadas as propriedades de pesquisa.

    Propriedades do campo de pesquisa de valores múltiplos

Quando o valor da primeira propriedade (Controlo de Visualização) é definido, a lista de propriedades disponíveis é alterada para reflectir a escolha. É possível definir as propriedades do campo de pesquisa para alterar o comportamento de uma coluna de pesquisa. Tenha em atenção que, quando utiliza o Assistente de Pesquisas para criar uma coluna de pesquisa, as propriedades do campo de pesquisa são definidas automaticamente pelo assistente.

Propriedades do Campo de Pesquisa

Defina esta propriedade

Para

Controlo de Visualização

Definir o tipo de controlo como Caixa de Verificação, Caixa de Texto, Caixa de Listagem ou Caixa de Combinação. Caixa de Combinação é a escolha mais usual para uma coluna de pesquisa.

Tipo de Origem de Linha

Especificar se pretende preencher a coluna de pesquisa com valores de outra tabela ou consulta, ou a partir de uma lista de valores especificados. whether to fill the lookup column with values from another table or query, or from a list of values that you specify. Também poderá optar por preencher a lista com os nomes dos campos numa tabela ou consulta.

Origem da Linha

Especificar a tabela, consulta ou lista de valores que fornece os valores para a coluna de pesquisa. Quando a propriedade Tipo de Origem de Linha estiver definida como Tabela/Consulta ou Lista de Campos, esta propriedade deverá ser definida com o nome de uma tabela ou consulta, ou com uma instrução SQL que represente a consulta. Quando a propriedade Tipo de Origem de Linha estiver definida como Lista de Valores, esta propriedade deverá conter uma lista de valores separados por ponto e vírgula.

Coluna Dependente

Especificar a coluna na origem de linha que fornece os valores armazenados pela coluna de pesquisa. Este valor pode variar entre 1 e o número de colunas na origem de linha.

Nota: A coluna que fornece o valor a armazenar não tem de ser a mesma coluna que a coluna de apresentação.

Número de Colunas

Especificar o número de colunas na origem de linha que podem ser apresentadas na coluna de pesquisa. Para especificar quais as colunas a apresentar, deverá fornecer uma largura de coluna na propriedade Larguras das Colunas.

Títulos de Coluna

Especificar se pretende apresentar títulos de coluna.

Larguras das Colunas

Introduzir a largura de coluna para cada coluna. Se não pretender apresentar uma coluna (tal como uma coluna de ID), especifique 0 para a largura.

Linhas da Lista

Especificar o número de linhas que aparecem quando a coluna de pesquisa é apresentada.

Largura da Lista

Especificar a largura do controlo que aparece quando a coluna de pesquisa é apresentada.

Limitado à Lista

Especificar se é possível introduzir um valor que não esteja na lista.

Permitir Múltiplos Valores

Especificar se a coluna de pesquisa utiliza um campo de valor múltiplo e permite que sejam seleccionados múltiplos valores.

Permitir Edições da Lista de Valores

Especificar se é possível editar os itens numa coluna de pesquisa baseada numa lista de valores. Quando esta propriedade estiver definida como Sim e o utilizador clicar com o botão direito do rato num campo de pesquisa baseado numa lista de valores de coluna única, será apresentada a opção de menu Editar Itens de Lista. Se o campo de pesquisa tiver mais do que uma coluna, esta propriedade será ignorada.

Listar Formulário de Edição de Itens

Especificar um formulário existente a utilizar para editar os itens de lista numa coluna de pesquisa baseada numa tabela ou consulta.

Mostrar Apenas Valores da Origem da Linha

Mostrar apenas valores que correspondam à origem de linha actual quando Permitir Múltiplos Valores estiver definido como Sim.

O valor dependente numa coluna de pesquisa é determinado pela propriedade Coluna Dependente. O valor de apresentação numa coluna de pesquisa consiste na coluna ou colunas representadas na propriedade Larguras das Colunas como tendo uma largura diferente de zero.

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Alterar a estrutura de uma coluna de pesquisa para um campo de valor múltiplo

Para alterar a estrutura de uma coluna de pesquisa de valor múltiplo, terá de editar as propriedades de campo de pesquisa na vista de estrutura, com uma excepção. Se a coluna de pesquisa for baseada numa única lista de valores de coluna e a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores estiver definida como Sim, poderá alterar a lista de valores na vista de folha de dados ou vista de formulário clicando com o botão direito do rato na coluna de pesquisa de valor múltiplo e clicando depois em Editar Itens de Lista.

Editar a lista de valores de uma coluna de pesquisa de valor múltiplo baseada numa lista de valores

É possível adicionar à lista de valores, alterar a lista de valores ou definir um valor predefinido.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

  3. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que contém o campo de valor múltiplo.

    A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  4. Clique com o botão direito do rato em qualquer célula na coluna de pesquisa de valor múltiplo.

  5. Clique em Editar Itens de Lista.

  6. Altere a lista de valores e clique em OK.

Alterar de uma coluna de pesquisa de valor múltiplo baseada numa lista de valores para uma coluna de pesquisa de valor múltiplo baseada numa tabela ou consulta

  1. Em primeiro lugar, elimine o campo de valor múltiplo baseado na lista de valores existente.

    1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

    2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

    3. Abra a tabela na vista de estrutura.

    4. Seleccione o campo de valor múltiplo na grelha de estrutura.

      Para seleccionar o campo, clique no selector de linhas do campo.

    5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Eliminar Linhas.

      Grupo Ferramentas do Separador Estrutura do Friso

      É apresentado um pedido de confirmação.

    6. Quando for apresentado o pedido de confirmação, clique em Sim para eliminar o campo e todos os dados contidos no mesmo. Para cancelar, clique em Não.

  2. Agora, crie o novo campo de valor múltiplo.

    Para criar um novo campo de valor múltiplo, consulte a secção Criar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo na vista de folha de dados.

Alterar a estrutura de uma coluna de pesquisa de valor múltiplo

Para alterar uma coluna de pesquisa de valor múltiplo, poderá abrir a tabela na vista de estrutura e modificar as propriedades de campo de pesquisa. Para obter informações sobre as propriedades de campo de pesquisa, consulte a secção Introdução às propriedades de campo de pesquisa.

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