Activar e configurar o controlo de versões para uma biblioteca do SharePoint

Uma das várias decisões que tem de tomar quando configura uma biblioteca do SharePoint diz respeito ao controlo de versões. Pretende manter as versões de cada item ou ficheiro sempre que este é editado? Se for o caso, quantas versões? Pretende apenas controlar as versões principais ou também as secundárias? Pretende que todos os utilizadores do site vejam todas as versões de rascunho ou só deverão estar visíveis para o originador e pessoas com permissões de Controlo Total e Estruturar? A decisão que toma relativamente a cada uma destas situações depende do tipo e da importância dos itens e ficheiros nas bibliotecas, da finalidade de cada item ou ficheiro, das necessidades do grupo de utilizadores e do nível de segurança que tem de manter.

Neste artigo

Por que motivo deve ser activado o controlo de versões?

Definições de controlo de versão - Como funcionam

Activar o controlo de versões numa biblioteca do SharePoint

Remover o controlo de versões de uma biblioteca do SharePoint

Por que motivo deve ser activado o controlo de versões?

Quando o controlo de versões é activado em bibliotecas do SharePoint, pode controlar e gerir as informações à medida que estas vão aumentando. Pode consultar versões anteriores e recuperá-las, se for necessário. Esta funcionalidade é muito prática, por exemplo, quando um ficheiro fica danificado ou se chega à conclusão de que as versões anteriores de um ficheiro poderão ser mais precisas que as versões mais recentes. Algumas organizações mantêm várias versões dos ficheiros por motivos legais ou de auditoria. O controlo de versões está desactivado por predefinição. Para o activar e implementar as suas decisões a nível de versões, tem de possuir as permissões de Controlo Total ou Estruturar.

Também poderá ser aconselhável controlar tanto as versões principais como as versões secundárias de um ficheiro. Este procedimento é útil, por exemplo, se pretender acompanhar a evolução de um parecer jurídico ou conhecer os fundamentos que estão na base de um novo programa actualmente em desenvolvimento. Uma versão principal pode indicar que um documento está pronto para ser revisto por uma vasta audiência, ao passo que a versão secundária (rascunho) ainda está em curso e não está pronta para circulação em massa.

Uma versão principal trata-se de uma versão que sofreu alterações significativas desde a última versão principal e é identificada por um número inteiro como 2.0. As versões principais ficam normalmente visíveis a todas as pessoas com acesso à biblioteca. Uma versão secundária trata-se de uma versão apenas com ligeiras alterações desde a última versão principal e é identificada por um número decimal como 2.1. Em geral, as versões secundárias só estão visíveis para quem efectua as alterações e quem tem a permissão de Controlo Total ou Estruturar. No entanto, pode configurar a biblioteca de modo a permitir que todos os utilizadores do site vejam todos os rascunhos disponíveis.

Nota:  As versões principais e secundárias só estão disponíveis para bibliotecas e não para listas.

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Definições de controlo de versão - Como funcionam

A caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão contém quatro secções principais, em que algumas delas não estão estritamente relacionadas com o controlo de versões. Cada secção requer decisões ao nível da configuração de uma biblioteca. Obviamente que se tiver as permissões necessárias, poderá alterar as definições posteriormente.

Selecção

Impacto

Sem controlo de versões

Apenas a versão actual de um item ou ficheiro está disponível para os utilizadores do site. Esta é a predefinição.

Criar versões principais

São criadas e mantidas versões para cada versão principal. Não são criadas nem mantidas versões secundárias.

Criar versões principais e secundárias (rascunho)

São criadas tanto versões principais como secundárias e as mesmas são controladas ao dar entrada do ficheiro. A pessoa que estiver a trabalhar no ficheiro terá de indicar, ao dar entrada do mesmo, se esse ficheiro é uma versão principal ou secundária.

Manter o seguinte número de versões principais

Se a caixa de verificação desta definição opcional estiver seleccionada, o número abaixo dela indicará a quantidade de versões principais mantidas na biblioteca. Se, por exemplo, esse número for 25, a versão mais antiga será eliminada quando a 26ª versão for criada. Depois disso, apenas estarão disponíveis as versões 2 a 26. Pode gerir a biblioteca mais facilmente se impedir a proliferação do número de versões. No entanto, se for importante manter cada versão ou um grande número de versões, aplique um limite muito elevado ou nenhum limite.

Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais

Se esta definição opcional for seleccionada, o número na caixa determinará a quantidade de versões de rascunho que será mantida. Por exemplo, poderá decidir que pretende manter 25 versões principais, mas só precisa dos rascunhos das cinco versões mais recentes. A menos que tenha um motivo de ordem legal ou qualquer outro motivo específico, provavelmente não irá necessitar de manter todos os rascunhos das versões principais.

  • Secção Segurança de Item de Rascunho   . Utilize esta secção para determinar quem pode ver itens de rascunho na biblioteca. Pode permitir que qualquer utilizador com permissões de Leitura na biblioteca os veja ou poderá restringir essa visualização apenas aos utilizadores que podem editar itens ou apenas ao autor do item e à pessoa que pode aprovar itens. Se optar por restringir a visualização, apenas os utilizadores designados poderão ver as versões secundárias (rascunhos). Os outros utilizadores só verão as versões principais.

  • Secção Exigir que Seja Dada Saída   . Utilize esta secção para especificar se os utilizadores devem dar saída dos ficheiros antes de poderem efectuar alterações nos mesmos. Para mais informações, consulte Exigir que seja dada saída dos ficheiros numa biblioteca do SharePoint.

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Activar o controlo de versões numa biblioteca do SharePoint

  1. Navegue para a biblioteca na qual planeia trabalhar. Se o nome da biblioteca não for apresentado no painel Iniciação Rápida, clique em Todo o Conteúdo do Site e seleccione o nome da biblioteca.

  2. No friso, no grupo Ferramentas de Biblioteca, clique no separador Biblioteca.

  3. Clique em Definições da Biblioteca Botão Definições da Biblioteca no friso Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Definições da Biblioteca, em Definições Gerais, clique em Definições de controlo de versão. É aberta a caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão.

  5. Na secção Histórico de Versões dos Documentos, seleccione uma das seguintes opções:

    • Criar versões principais - Se seleccionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais.

    • Criar versões principais e secundárias (rascunho) - Se seleccionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais e para o número de versões para as quais pretende manter rascunhos.

  6. Opcional: limite o número de versões que pretende manter.

    • Seleccione a caixa de verificação Manter o seguinte número de versões principais se pretender limitar o número de versões mantidas na biblioteca. Caso contrário, não a seleccione. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de verificação, introduza o número de versões que pretende manter.

    • Seleccione a caixa de verificação Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais se pretender limitar o número de rascunhos mantido. Esta opção só está disponível quando a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) está seleccionada. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de verificação, introduza o número de versões para as quais pretende guardar rascunhos.

  7. Opcional: determine que utilizadores têm permissão para ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Na secção Segurança de Item de Rascunho, seleccione uma das seguintes opções.

    • Qualquer utilizador que possa ler itens. Seleccione esta opção para permitir o acesso a qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura para o site. Esta opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está seleccionada na secção Histórico de Versões dos Documentos.

    • Apenas utilizadores que podem editar itens. Seleccione esta opção para restringir a visualização de rascunhos aos utilizadores com permissões para editar. Esta opção só está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está seleccionada na secção Histórico de Versões dos Documentos.

    • Apenas os utilizadores que podem aprovar itens (e o autor do item) podem ver rascunhos. Seleccione esta opção para restringir a visualização apenas ao autor original do item e a quem tem permissões para aprovar itens na biblioteca. Esta opção está disponível quando a secção Aprovação do Conteúdo está definida como Sim.

  8. Opcional: determine se pretende ou não exigir que seja dada saída nesta biblioteca. A predefinição é para que não seja exigida. Se pretender alterar a predefinição, seleccione Sim na secção Exigir que Seja Dada Saída. Para mais informações sobre a exigência de dar saída, consulte Exigir que seja dada saída de ficheiros numa biblioteca do SharePoint.

  9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e regressar à página Definições da Biblioteca de Documentos.

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Remover o controlo de versões de uma biblioteca do SharePoint

Com o tempo, poderá chegar à conclusão de que o controlo de versões deixou de ser necessário para a biblioteca do SharePoint. Se tiver permissões de Controlo Total ou Estruturar, poderá remover o controlo de versões da biblioteca.

  1. Navegue para a biblioteca na qual planeia trabalhar. Se o nome da biblioteca não for apresentado no painel Iniciação Rápida, clique em Todo o Conteúdo do Site e seleccione o nome da biblioteca.

  2. No friso, no grupo Ferramentas de Biblioteca, clique no separador Biblioteca.

  3. Clique em Definições da Biblioteca Botão Definições da Biblioteca no friso Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Definições da Biblioteca, em Definições Gerais, clique em Definições de controlo de versão.

  5. Na secção Histórico de Versões dos Documentos da caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão, seleccione Sem Controlo de Versões. Esta acção irá remover qualquer entrada criada anteriormente nesta secção.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e regressar à página Definições da Biblioteca de Documentos.

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