Acerca dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

Acerca dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

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Fluxos de trabalho do SharePoint são pré-programados mini-aplicações simplificar e automatizar uma grande variedade de processos de negócio. Fluxos de trabalho podem variar entre recolher assinaturas, comentários ou aprovações para um plano ou documento, para controlar o estado atual de um procedimento de manutenção de rotina. Fluxos de trabalho do SharePoint foram concebidos para poupar tempo e esforço e para trazer consistência e eficiência para tarefas que efetuar regularmente.

O que é um fluxo de trabalho do SharePoint?

Provavelmente, já sabe o que é um fluxograma. Trata-se de um mapa gráfico de um processo, com instruções sobre o que acontece em cada passo.

Processo do Fluxo de Trabalho

Um fluxo de trabalho do SharePoint é como um fluxograma automatizado que retira muito do trabalho, suposições e aleatoriedade aos seus processos de trabalho habituais.

Por exemplo, observe o processo de aprovação de um documento na ilustração. Executar este processo manualmente pode implicar muita verificação e controlo, encaminhamento de documentos e envio de lembretes — e cada uma destas tarefas tem de ser realizada por si ou por um dos seus colegas. Isto significa muito trabalho extra e (talvez ainda pior) um fluxo constante de interrupções.

Mas quando utilizar o fluxo de trabalho de aprovação de documentos do SharePoint para executar o processo, todos esse verificar e a controlar e para lembrá- e reencaminhamento de chamadas são feito pelo fluxo de trabalho, automaticamente. Se alguém estiver atrasada concluir uma tarefa ou se surgirem outros problemas algumas, a maior parte dos fluxos de trabalho incluídos gera uma notificação a permitir-lhe saber acerca do mesmo. Ninguém no grupo tem que monitorizar importante o processo de uma vez que com um fluxo de trabalho do SharePoint, o processo é sempre Monitorizar proactivamente própria.

É muito fácil executar um fluxo de trabalho do SharePoint. Basta escolher o tipo de fluxo de trabalho que pretende, especificar as opções que funcionam melhor na sua situação e deixar o fluxo de trabalho assumir o comando. E, obviamente, pode cancelar ou terminar um fluxo de trabalho sempre que precisar de o fazer.

Todos os tipos de fluxo de trabalho incluídos act como um modelo. Adicionar uma versão do fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca ou para uma coleção de sites inteira utilizando um formulário de iniciação para especificar as opções e as seleções pretendidas para esta versão. Estas opções e seleções incluem quem o fluxo de trabalho atribui tarefas, prazos de tarefa, como o fluxo de trabalho pode ser iniciado e por quem, instruções para ser incluídas nas notificações de tarefa e assim sucessivamente.

Importante:  Por predefinição, os fluxos de trabalho de Aprovação, Recolher Comentários e Recolher Assinaturas não estão ativados e não são listados na caixa de listagem Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para que fiquem disponíveis para utilização, um administrador do site tem de os ativar ao nível da coleção de sites.

Existem cinco tipos de fluxo de trabalho pré-programados.

Marca de Verificação Um fluxo de trabalho de aprovação encaminha um documento ou outro item para designada pessoas à sua aprovação ou rejeição. Também pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para controlar a aprovação de conteúdo numa lista ou biblioteca. Para obter mais informações e instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho aprovação.

Fluxo de Trabalho Recolher Comentários Um fluxo de trabalho recolher comentários encaminha um documento ou outro item por pessoas designadas para os respetivos comentários. O fluxo de trabalho recolher comentários consolida todos os comentários dos participantes para o proprietário do fluxo de trabalho e fornece um registo do processo de revisão. Para obter mais informações e instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho recolher comentários.

Fluxo de Trabalho Recolher Assinaturas O fluxo de trabalho recolher assinaturas encaminha um documento do Microsoft Office para pessoas designadas para os respetivos assinaturas digitais. Tenha em atenção que o fluxo de trabalho recolher assinaturas funciona apenas com documentos do Word, livros do Excel e formulários do InfoPath. Para obter mais informações e instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho recolher assinaturas.

Fluxo de trabalho Três estados O fluxo de trabalho de três Estados foi concebido para controlar o estado de um item de lista através de três Estados (fases). Podem ser utilizado para gerir processos de negócio que requerem às organizações controlem um grande volume de problemas ou itens — suporte ao cliente problemas, oportunidades potenciais ou tarefas do projeto, por exemplo.

Em cada uma das transições entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia um alerta de correio eletrónico sobre a tarefa a essa pessoa. Quando esta tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o estado do item e prossegue para o estado seguinte. O fluxo de trabalho Três estados foi concebido para funcionar com o modelo de lista Controlo de Problemas, mas pode ser utilizado com qualquer lista que contenha uma coluna Escolha que tenha três ou mais valores.

Para saber mais e, para obter instruções passo a passo, consulte o artigo utilizar um fluxo de trabalho de três Estados.

Fluxo de Trabalho Aprovação da Eliminação Um fluxo de trabalho de aprovação publicação é semelhante a outros fluxos de trabalho do SharePoint que automatiza o encaminhamento de conteúdo para especialistas e intervenientes para revisão e aprovação. O que faz com que o fluxo de trabalho de aprovação publicação exclusivo que este programa foi concebido especificamente para sites de publicação onde a publicação de páginas web de novas e atualizadas intimamente é controlada. Nestes tipos de sites, sem novo conteúdo pode ser publicado até que tenha sido aprovado por cada aprovador no fluxo de trabalho. Para saber mais e, para obter instruções passo a passo, consulte o artigo trabalhar com um fluxo de trabalho de aprovação publicação.

Para adicionar ou iniciar um fluxo de trabalho, tem de ter a permissão correta para a lista, biblioteca ou coleção de sites onde o fluxo de trabalho é executado:

  • Para adicionar um fluxo de trabalho    Por predefinição, tem de ter a permissão Gerir listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo de proprietários do tem a permissão Gerir listas por predefinição; ao grupo de membros e o grupo de que os visitantes não o fizer.)

  • Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por predefinição, tem de ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários de ambos tem a permissão Editar itens por predefinição; grupo visitantes não).
    Em alternativa, podem escolher os proprietários configurar os fluxos de trabalho específicos para que possa ser iniciado apenas por membros do grupo proprietários.

O diagrama que se segue fornece uma vista de alto nível das etapas básicas para o planeamento, adição, execução e modificação de um fluxo de trabalho do SharePoint. Seguem-se as secções individuais de cada um dos passos.

Processo do Fluxo de Trabalho

  • Planear    Certifique-se de que conhece as opções que pretende e que informações necessita de ter disponíveis ao utilizar o formulário de iniciação para adicionar a sua versão do fluxo de trabalho.

  • Adicionar    Preencha o formulário de iniciação para adicionar a sua versão do fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou coleção de sites.

  • Iniciar    Inicie o seu novo fluxo de trabalho, manual ou automaticamente, num documento ou outro item numa lista ou biblioteca. (Se iniciar manualmente, terá a oportunidade de alterar algumas das definições do formulário de associação num formulário de iniciação mais conciso.) Quando é iniciado, o fluxo de trabalho cria tarefas, envia mensagens de notificação e inicia o controlo de ações e eventos.

  • Monitorizar    Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode visualizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver que tarefas estão concluídas e que outras ações ocorreram. Se necessário, pode ajustar tarefas atuais e futuras a partir daqui e pode até cancelar ou terminar esta execução do fluxo de trabalho.

  • Rever    Quando a execução estiver concluída, todo o seu histórico pode ser revisto na página Estado do Fluxo de Trabalho. Também a partir da página de estado, é possível criar relatórios estatísticos quanto ao desempenho geral deste fluxo de trabalho.

  • Alterar    Se o fluxo de trabalho não estiver a funcionar como pretende, pode abrir o formulário de associação original que utilizou para adicioná-lo e fazer alterações.

Se precisar de mais flexibilidade com um fluxo de trabalho incorporado, pode personalizá-lo de forma mais ampla com uma ferramenta como o SharePoint Designer 2013. Também pode criar o seu próprio fluxo de trabalho de raiz.

Ao utilizar o Estruturador de Fluxos de Trabalho, pode criar regras que associam condições e ações a itens em listas e bibliotecas do SharePoint. As alterações aos itens nas listas e bibliotecas acionam ações no fluxo de trabalho.

Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho que inicie um fluxo de trabalho de aprovação adicional, se o custo de um item exceder um determinado montante.

Também pode definir um fluxo de trabalho para um conjunto de documentos relacionados. Por exemplo, se o seu fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos ou se estiver filtrado para o tipo de conteúdo Documento, é apresentado um grupo de ações contextual Conjunto de Documentos. Um Conjunto de Documentos permite que um grupo de documentos seja tratado como uma unidade individual, de modo a que uma ação do fluxo de trabalho no âmbito de um Conjunto de Documentos seja executada em cada um dos itens nesse Conjunto de Documentos.

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