Aceder aos Contactos Profissionais remotamente: Utilizar a Sincronização no Business Contact Manager

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Se utiliza o Outlook num dispositivo móvel ou se inicia sessão no Office Outlook Web Access (OWA) para ver as suas mensagens de e-mail, já sabe como é útil ter acesso fácil às suas informações pessoais e de negócios quando está longe do seu computador. Agora pode utilizar o seu telemóvel, o OWA, uma conta Windows Live ou um site do SharePoint para aceder aos seus Contactos Profissionais do Business Contact Manager para Outlook da mesma forma que acederia aos contactos do Outlook, Windows Live ou SharePoint.

Este artigo descreve como configurar e utilizar a sincronização para aceder aos Contactos Profissionais através da Internet, como trabalhar remotamente com registos de Contactos Profissionais, como parar de sincronizar e os resultados de mudar para uma base de dados diferente enquanto a sincronização está ativada.

Para obter informações sobre como levar todos os seus dados de negócio consigo, consulte o artigo Trabalhar offline utilizando o Business Contact Manager.

O que pretende fazer?

Por que motivo deve sincronizar os Contactos Profissionais?

Como funciona a sincronização

Exemplo: viagem de vendas

Disponibilizar os seus Contactos Profissionais na Internet

Selecionar uma pasta de sincronização

Alterar a pasta de sincronização de Contactos Profissionais

Parar de sincronizar os Contactos Profissionais

Criar registos do Business Contact Manager a partir de registos de Contacto

Como é que mudar para uma base de dados diferente afeta a sincronização?

Mudar de bases de dados enquanto sincroniza os Contactos Profissionais

Remover os Contactos Profissionais sincronizados que foram importados a partir de uma base de dados diferente

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Por que motivo deve sincronizar os Contactos Profissionais?

Quando sincroniza ou "espelha" os seus Contactos Profissionais do Business Contact Manager para Outlook, pode aceder remotamente aos seus Contactos Profissionais, juntamente com outras listas de Contactos. Por exemplo, se estivesse a planear uma viagem de vendas para demonstrar um novo produto aos seus clientes e precisasse de aceder às informações dos clientes através da Internet da mesma forma que acede remotamente aos seus outros contactos, poderia configurar os seus Contactos Profissionais para sincronização.

Nota:  Se precisar de levar todos os seus dados de negócio consigo e não apenas as informações de Contactos Profissionais, consulte o artigo Trabalhar offline utilizando o Business Contact Manager.

Para configurar o acesso remoto aos seus Contactos Profissionais, basta escolher o tipo de pasta Contactos do Outlook que utiliza com o OWA ou um dispositivo móvel quando estiver longe do escritório. As pastas que pode selecionar no Outlook incluem os seus Contactos do Outlook, Contactos do Windows Live ou Contactos do SharePoint, bem como qualquer pasta de Contactos personalizada que possa ter criado.

Como funciona a sincronização

Através do processo de sincronização, os seus Contactos Profissionais são copiados para a pasta de Contactos do Outlook que selecionar. Ambos os tipos de registos aparecem na lista de Contactos que utiliza quando não está no escritório. Os registos de Contactos Profissionais são marcados com um ícone de "empresário" Ícone Contacto profissional sincronizado . Em seguida, pode aceder aos registos de Contactos Profissionais através da Internet, da mesma forma que acede aos seus Contactos do Outlook.

A sincronização atualiza os registos na sua base de dados do Business Contact Manager com as alterações que efetuou aos registos sincronizados através da Internet e atualiza os registos sincronizados com as alterações que são efetuadas aos registos na base de dados. Todas as atualizações são efetuadas em segundo plano e não irão interferir com o seu trabalho.

Nota: Quando para de sincronizar os seus Contactos Profissionais, estes são removidos automaticamente do Outlook, SharePoint, Windows Live ou outra pasta de Contactos sincronizada.

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Exemplo: viagem de vendas

Durante uma viagem de vendas, visita um cliente e fica a saber que o gestor de compras, Guilherme Sarmento, saiu da empresa e foi contratada uma nova gestora de compras, Teresa Andrade. Pretende eliminar o registo do Guilherme dos seus Contactos Profissionais e criar um novo registo para a Teresa. Inicie sessão no OWA, clique no registo do Guilherme e elimine-o. Em seguida, clique em Novo, introduza as informações sobre a Teresa e guarde o novo registo.

Em apenas alguns minutos, as alterações serão copiadas para o Outlook no computador do escritório. O Guilherme Sarmento será eliminado da pasta Contactos do Outlook e o respetivo registo será movido para a pasta Itens Eliminados no Business Contact Manager para Outlook. A Teresa Andrade será adicionada à pasta Contactos do Outlook, mas o registo dela será um contacto do Outlook e não um registo de Contacto Profissional. Só são sincronizados os registos de Contactos Profissionais existentes. Não pode criar novos registos de Contactos Profissionais através da Internet.

Após a sua viagem, poderá configurar a Teresa Andrade como um Contacto Profissional ao seguir os passos na secção Criar registos do Business Contact Manager a partir de registos de Contacto mais adiante neste artigo.

Se decidir que precisa de todos os seus registos de negócios enquanto viaja, pode configurar a sua base de dados para estar disponível num portátil que leva consigo. Para obter informações sobre como levar todos os seus dados de negócio consigo, consulte o artigo Trabalhar offline utilizando o Business Contact Manager.

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Disponibilizar os seus Contactos Profissionais na Internet

Para poder trabalhar com as informações de Contactos Profissionais onde quer que esteja, poderia mover ou copiar os seus registos de Contactos Profissionais, um por um para a pasta que utiliza para aceder aos seus contactos remotamente, mas perderia os dados associados aos registos no Business Contact Manager para Outlook e a vantagem da sincronização. Sempre que alterasse um registo, precisaria de efetuar a mesma alteração manualmente à outra cópia do registo, quer seja na base de dados ou nos registos copiados na Internet.

Em vez disso, pode adicionar os seus Contactos Profissionais à pasta Contactos do Outlook, disponibilizando-os para si na Internet, quando utiliza o OWA, ou num dispositivo móvel. Com a Sincronização de Contactos Profissionais ativada, pode atualizar um registo de contacto num só lugar e ver as alterações refletidas na outra cópia do registo, quer seja na base de dados ou na Internet.

A funcionalidade Sincronização de Contactos Profissionais copia os Contactos Profissionais para o tipo selecionado de pasta de Contactos e deixa os registos originais na sua base de dados do Business Contact Manager. As informações em ambas as cópias dos seus registos de Contactos Profissionais são sincronizadas automaticamente sempre que fizer uma atualização, independentemente da forma como acede aos registos.

  1. Clique no separador Ficheiro.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Microsoft Outlook, prima ALT + F.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Business Contact Manager, prima ALT + B.

  3. Clique em Sincronizar e, em seguida, clique em Iniciar Sincronização de Contactos Profissionais.

    Atalho de teclado Para abrir o menu Sincronizar, prima ALT + M

  4. Na caixa de diálogo Definições de Sincronização, escolha o tipo de pasta de Contactos do Outlook para onde pretende copiar os seus Contactos Profissionais.

    As opções disponíveis irão variar consoante os programas ou aplicação Web que utiliza para aceder remotamente aos dados. Para obter informações sobre como selecionar uma pasta, consulte a secção Selecionar uma pasta de sincronização mais adiante neste artigo.

  5. Se pretender arquivar os Contactos Profissionais numa categoria específica na pasta Contactos do Outlook, deixe a caixa de verificação Categoria selecionada e, em seguida, clique na categoria que pretende. Caso contrário, desmarque a caixa de verificação.

  6. Clique em OK.

    Os seus Contactos Profissionais são copiados para a pasta de Contactos selecionada e são sincronizados automaticamente nas duas pastas.

    Os registos de Contactos Profissionais apresentam um ícone de "empresário"  Ícone Contacto profissional sincronizado para o diferenciar dos contactos do Outlook.

Nota:  Quando para de sincronizar os seus Contactos Profissionais, estes são removidos automaticamente da pasta Contactos do Outlook.

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Selecionar uma pasta de sincronização

Quando iniciar o processo de sincronização, ser-lhe-á pedido para selecionar uma pasta que irá conter a cópia dos seus registos de Contactos Profissionais. Esta é a pasta que já utiliza para aceder aos seus Contactos no seu portátil ou dispositivo móvel quando está longe do escritório.

Nota:  Se utilizar um dispositivo móvel, este tem de ser configurado para sincronizar os seus Contactos do Outlook.

A sua escolha de pastas na caixa de diálogo Definições de Sincronização depende dos programas ou aplicação Web que utiliza para aceder remotamente aos dados e das suas definições do Outlook. A pasta Contactos do Outlook pode incluir ficheiros .pst, ficheiros .ost, Contactos do Windows Live ou Contactos do SharePoint.

Seguem-se os tipos de pastas de contactos que podem ser utilizados para sincronizar Contactos Profissionais:

Conta Microsoft Exchange    Clique nesta opção se aceder ao seu e-mail através de uma conta do Microsoft Exchange Server 2010. Os seus Contactos Profissionais serão copiados para a mesma pasta que utiliza para os seus Contactos do Outlook.

Ficheiro de dados do Outlook (.pst)    Clique nesta opção se pretender copiar os seus Contactos Profissionais para a mesma pasta que utiliza para aceder aos seus Contactos do Outlook. Pode utilizar esta opção se aceder aos seus contactos no seu dispositivo móvel ou com uma conta do Exchange, conta POP ou outras contas de e-mail da Internet.

Conta Windows Live    Clique nesta opção para sincronizar os seus Contactos Profissionais com os Contactos do Windows Live se aceder aos Contactos do Windows Live num computador remoto ou num dispositivo móvel.

Lista de contactos do SharePoint Clique nesta opção se utilizar o SharePoint e tiver uma lista de contactos no site do SharePoint a que acede. Os seus Contactos Profissionais serão sincronizados com a sua lista de contactos do SharePoint.

Outra pasta de contactos Clique nesta opção se tiver criado outra pasta de Contactos do Outlook que pretende utilizar para sincronizar os seus Contactos Profissionais.

Notas: 

  • Pode sincronizar apenas uma conta de e-mail e um tipo de pasta de Contactos de cada vez.

  • Se utilizar um dispositivo móvel, este tem de ser configurado para sincronizar os seus Contactos.

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Alterar a pasta de sincronização de Contactos Profissionais

Só pode sincronizar os seus registos de Contactos Profissionais com uma pasta de cada vez. No entanto, pode alterar a pasta sempre que precisar, mesmo que já esteja a sincronizar com uma pasta diferente. Para alterar a pasta, altere as definições de sincronização.

  1. Clique no separador Ficheiro.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Microsoft Outlook, prima ALT + F.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

    Atalho de teclado   Para abrir a vista Backstage do Business Contact Manager, prima ALT + B.

  3. Clique em Sincronizar e, em seguida, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se estiver atualmente a sincronizar Contactos Profissionais com uma pasta, clique em Alterar Definições.

    • Se não estiver atualmente a sincronizar Contactos Profissionais, clique em Iniciar Sincronização de Contactos Profissionais.

  4. Na caixa de diálogo Definições de Sincronização, clique numa pasta de Contactos.

    Para obter informações sobre as opções disponíveis, consulte a secção Selecionar uma pasta de sincronização neste artigo.

  5. Se pretende arquivar os Contactos Profissionais numa categoria específica na pasta Contactos do Outlook, deixe a caixa de verificação Categoria selecionada e, em seguida, clique na categoria que pretende. Caso contrário, desmarque a caixa de verificação.

  6. Clique em OK.

    Nota:  Quando seleciona uma pasta diferente, todos os Contactos Profissionais sincronizados são removidos da pasta anterior.

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Parar de sincronizar Contactos Profissionais

  1. Clique no separador Ficheiro.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Microsoft Outlook, prima ALT + F.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Business Contact Manager, prima ALT + B.

  3. Clique em Sincronizar e, em seguida, clique em Parar de Sincronizar Contactos Profissionais.

    Atalho de teclado    Para abrir o menu Sincronizar, prima ALT + M

Todos os registos de Contactos Profissionais sincronizados serão removidos da pasta Contactos.

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Criar registos do Business Contact Manager a partir de registos de Contacto

Só são sincronizados os registos baseados em Contactos Profissionais existentes na base de dados do Business Contact Manager. Quando a sincronização é ativada, todos os novos contactos criados na pasta de contactos sincronizada aparecerão apenas como Contactos do Outlook, a menos que copie ou mova os contactos para o Business Contact Manager para Outlook.

Pode adicionar os Contactos como qualquer tipo de Registo de Contacto Profissional ou Conta, incluindo tipos de registo personalizados que criou.

Nota:  Se mover um Contacto do Outlook para o Business Contact Manager para Outlook como um registo de Conta, já não pode sincronizar esse registo para utilizar na Internet.

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Contactos.

  2. Clique no Contacto que pretende copiar ou mover para o Business Contact Manager para Outlook.

  3. No Friso, no grupo Negócios, clique em Criar Registo.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos para selecionar o tipo de registo que pretende criar:

    • Clique em Copiar para o Business Contact Manager e, em seguida, clique no tipo de registo.

    • Clique em Mover para o Business Contact Manager e, em seguida, clique no tipo de registo.

O registo é criado automaticamente. Para ver o registo no Business Contact Manager para Outlook, no Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gestão de Contactos.

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Como é que mudar para uma base de dados diferente afeta a sincronização?

No Business Contact Manager para Outlook, só pode trabalhar numa base de dados de cada vez.

Se precisar de mudar para uma base de dados diferente, pode fazê-lo mesmo quando a Sincronização de Contactos Profissionais está ativada. Quando selecionar uma base de dados nova, ser-lhe-á perguntado como pretende processar os registos sincronizados da base de dados de que está a sair. Selecione uma das seguintes opções:

  • Manter nos Contactos do Outlook. Clique nesta opção para manter os contactos sincronizados anteriormente existentes na pasta Contactos do Outlook. Estes registos de contactos permanecerão na sua pasta Contactos e serão marcados com um ícone de empresário. Não aparecerão na sua lista Contactos Profissionais na nova base de dados a menos que os adicione. Os registos permanecem inalterados na base de dados anterior.

Se selecionar esta opção, mais tarde poderá eliminar estes contactos sincronizados a partir da pasta Contactos do Outlook, através do processo descrito na secção Remover Contactos Profissionais sincronizados que foram importados a partir de uma base de dados diferente mais adiante neste artigo.

  • Eliminar dos Contactos do Outlook. Clique nesta opção para eliminar os Contactos Profissionais sincronizados da pasta Contactos do Outlook. Os Contactos Profissionais permanecerão inalterados na sua base de dados anterior.

  • Importar para a base de dados atual do Business Contact Manager. Clique nesta opção para adicionar todos os registos de Contactos Profissionais sincronizados já existentes à sua nova base de dados como Contactos Profissionais. As alterações efetuadas nos Contactos Profissionais importados não afetam os registos na base de dados anterior.

    Nota:  Se optar por importar, os Contactos Profissionais sincronizados não serão eliminados da sua pasta Contactos do Outlook.

caixa de diálogo Sincronização de contactos profissionais

A sincronização é ativada automaticamente para a nova base de dados.

Para obter informações sobre como mudar de bases de dados, consulte o artigo criar ou selecionar uma nova base de dados do Business Contact Manager.

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Mudar de bases de bases de dados enquanto sincroniza Contactos Profissionais

  1. Clique no separador Ficheiro.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Microsoft Outlook, prima ALT + F.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Business Contact Manager, prima ALT + B.

  3. Clique em Gerir Bases de Dados e, em seguida, clique na opção de base de dados que pretende.

    Atalho de teclado    Para abrir o menu Gerir Bases de Dados, prima ALT + D.

  4. Siga os passos em criar ou selecionar uma nova base de dados do Business Contact Manager para ligar a uma nova base de dados.

  5. Se a pasta Contactos já contiver Contactos Profissionais sincronizados de uma base de dados diferente do Business Contact Manager, será aberta a caixa de diálogo Sincronização de Contactos Profissionais. Clique numa das seguintes opções:

    • Manter nos Contactos do Outlook

    • Eliminar dos Contactos do Outlook

    • Importar para a base de dados atual do Business Contact Manager

  6. Clique em OK.

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Remover os Contactos Profissionais sincronizados que foram importados a partir de uma base de dados diferente

Poderá constatar que tem registos de Contactos Profissionais estranhos se tiver importado Contactos Profissionais da sua base de dados anterior. Utilize o procedimento seguinte para remover os registos.

  1. Clique no separador Ficheiro.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Microsoft Outlook, prima ALT + F.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

    Atalho de teclado    Para abrir a vista Backstage do Business Contact Manager, prima ALT + B.

  3. Clique em Sincronizar e, em seguida, clique em Remover os Contactos Eliminados do Outlook.

    Atalho de teclado    Para abrir o menu Sincronizar, prima ALT + M

Os contactos eliminados serão removidos da base de dados.

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