Utilizar uma tabela ou consulta como uma origem de dados de impressão em série

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Pode criar uma operação de impressão em série utilizando o assistente de impressão em série do Microsoft Word. Este assistente também está disponível no Access e permite-lhe configurar um processo de impressão em série que utiliza uma tabela ou consulta numa base de dados do Access como a origem de dados para cartas de formulário, mensagens de e-mail, etiquetas de correio, envelopes ou diretórios.

Este tópico explica como iniciar o assistente de impressão em série a partir do Access e criar uma ligação direta entre uma tabela ou consulta e um documento do Microsoft Word. Este tópico abrange o processo de escrita de letras. Para obter informações passo a passo sobre como configurar um processo de impressão em série, consulte o artigo ajuda do Microsoft Word.

Utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados

  1. Abra a base de dados de origem e, no painel de navegação, selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar como origem de dados de impressão em série.

  2. No separador dados externos , no grupo Exportar , clique em intercalação do Word

    O assistente de impressão em série do Microsoft Word é iniciado.

  3. Selecione se pretende criar a ligação num documento existente ou num novo documento e, em seguida, clique em OK.

  4. Se optou por ligar a um documento existente, na caixa de diálogo Selecionar documento do Microsoft Word , localize e selecione o ficheiro e, em seguida, clique em abrir.

    O Word é iniciado. Dependendo da sua escolha, o Word abre o documento que especificou ou um novo documento.

  5. No painel de impressão em série , em Selecionar tipo de documento, clique em letras e, em seguida, clique em seguinte: iniciar o documento para avançar para o passo 2.

  6. No passo 2, clique em seguinte: Selecionar destinatários.

    No passo 3, pode criar a ligação entre a origem de dados no Access e no documento do Word. Uma vez que iniciou o assistente a partir do Access, esta ligação é criada automaticamente. Em Selecionar destinatários, note que a caixa utilizar uma lista existente está selecionada e o nome da origem de dados é apresentado em utilizar uma lista existente.

    Origem de dados de impressão em série

  7. Clique em Editar a lista de destinatários se pretender personalizar os conteúdos da tabela ou consulta.

    Editar lista de destinatários

    Pode filtrar, ordenar e validar os dados. Clique em OK para continuar.

  8. Clique em seguinte: escreva a sua carta para continuar. Siga as instruções restantes no painel de impressão em série e, no passo 5, clique em seguinte: concluir a impressão em série.

Outras formas de utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados

Pode especificar uma tabela ou consulta como uma origem de dados de outras formas. Por exemplo, pode exportar a tabela ou consulta do Access para uma base de dados ODBC, um ficheiro do Microsoft Excel, um ficheiro de texto ou qualquer outro formato de ficheiro compatível com o Word e, em seguida, ligar ao ficheiro resultante utilizando o assistente de impressão em série do Word.

  1. Se ainda não tiver exportado a tabela ou consulta, faça-o. No Access, no painel de navegação, selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar e, no separador dados externos , no grupo Exportar , clique no formato para o qual pretende exportar e, em seguida, siga as instruções.

  2. No Word, se o painel de impressão em série não for apresentado, no seParador mailings , no grupo Iniciar impressão em série, clique na seta em Iniciar impressão em sériee, em seguida, clique em Assistente de impressão em sériepasso a passo. É apresentado o painel de impressão em série .

  3. No passo 3 do painel de impressão em série , em utilizar uma lista existente, clique em procurar ou editar a lista de destinatários.

  4. Na caixa de diálogo selecionar origem de dados , especifique o ficheiro de dados que criou no Access e, em seguida, clique em abrir.

  5. Siga as instruções em todas as caixas de diálogo que se seguem. Na caixa de diálogo destinatários da impressão em série , reveja e personalize os conteúdos do ficheiro. Pode filtrar, ordenar e validar os conteúdos antes de continuar.

  6. Clique em OKe, em seguida, clique em seguinte: escreva a sua carta no painel de impressão em série . Para obter mais instruções sobre como personalizar a sua impressão em série, consulte ajuda do Word.

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