Utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Um relatório é uma excelente ferramenta para obterem informações para o seu contas, contactos profissionais, potenciais clientes, oportunidades, projetos de negócio e atividades de marketing. Pode abrir dezenas de relatórios predefinidos no Business Contact Manager para Outlook, assim como modificar, guardar, atualizar e reutilização de um número quase ilimitado de relatórios adicionais.

Este artigo descreve as funcionalidades de relatório no Business Contact Manager para Outlook e como pode trabalhar com relatórios, personalizá-los e utilizá-los para lançar atividades de outras empresas.

O que pretende fazer?

Abrir e modificar um relatório

Guardar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Criar um gráfico a partir de um relatório

Exportar um relatório para o Excel ou noutro programa para uma análise

Iniciar uma actividade de marketing a partir de um relatório

Abrir um relatório a partir de uma miniaplicação

Ver a lista de relatórios padrão

Abrir e modificar um relatório

Business Contact Manager para Outlook fornece muitos relatórios predefinidos. Se não vir exatamente o que precisa, pode abrir um relatório que é semelhante e, em seguida, modificá-lo conforme necessário. Também pode guardar os relatórios personalizados para reutilização posterior.

Abrir um relatório

  1. No Friso, clique nos relatórios de disponíveis no separador relatórios são agrupados por suas áreas de trabalho relacionadas: Gestão de contactos, vendas, Marketing ou Projectos de negócio. O grupo Abrir contém relatórios que tenha modificado e guardado.

    Separador Relatórios no Friso

  2. Para abrir um relatório predefinido, clique no botão para o tipo de relatório que pretende ver e, em seguida, clique no nome do relatório na lista.

  3. Para abrir um relatório modificado que guardou, clique em Relatórios guardados, clique no nome do relatório na caixa de diálogo Abrir relatórios guardados e, em seguida, clique em Abrir.

Sugestão : Se tem a certeza qual grupo ou categoria contém o relatório que que procura, consulte a lista de relatórios padrão.

Para obter assistência com modificação de um relatório, consulte o artigo modificar um relatório para o tornar mais útil.

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Modificar um relatório

Tem uma grande quantidade de controlo sobre o aspeto dos seus relatórios na Business Contact Manager para Outlook.

Nesta secção

Alterar o esquema de um relatório

Modificar um relatório para o tornar mais útil

Alterar o esquema de um relatório

Existem várias formas de alterar o esquema ou o aspeto de um relatório. Pode utilizar estes métodos individualmente ou em combinação; a ordem das alterações que efetuar não se importa.

  • Utilizar o painel personalizar o relatório    No Friso, no grupo esquema, clique em qualquer uma das opções para abrir o Painel de relatório personalizar:

    • Selecione a coluna. Se quiser alterar quais as colunas são apresentadas, clique neste botão e, em seguida, clique no + (adição) inicie sessão para expandir a lista e ver todos os itens no mesmo. As opções disponíveis variam com o relatório que está a modificar. Selecione as caixas de verificação para as colunas que pretende apresentar e, desmarque as caixas de verificação para itens que não pretende ver no relatório.

    • Cabeçalho e rodapé. Se pretender adicionar um cabeçalho ou rodapé ao relatório, ou adicionar notas ao relatório, clique neste botão e, em seguida, selecione as caixas de verificação e introduza as informações para as colunas que pretende apresentar. Desmarque as caixas de verificação para as colunas que não pretende ver no relatório.

    • Tipos de letra. Se pretender alterar a forma como os tipos de letra e os números são apresentados, clique em tipos de letra. Clique nas opções que pretende alterar e atualizá-las, conforme necessário. Pode alterar o tipo de letra no corpo da relatório, às etiquetas para linhas e colunas e campos numéricos de totais e subtotais.

  • Utilize os controlos de ordenar e filtrar     No Friso, no grupo Ordenar e filtrar, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Filtro. Pode limitar os resultados apresentados no relatório por filtrar o relatório. Para obter informações sobre a filtragem de um relatório, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager.

    • Por ordem ascendente ou descendente. Clique das seguintes opções para alterar a sequência de ordenação de registos no relatório. Por predefinição, as listas são ordenadas por ordem alfabética baseado no campo principal no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado contactos profissionais pela conta, a lista estiver ordenada inicialmente pelo nome da conta. Em nome da conta, cada contacto profissional associado a uma conta é apresentado por ordem alfabética.

      Sugestão : Nomes são apresentados pelas informações no campo Nome completo. Se incluir títulos no nome completo, os títulos estão incluídos na ordenação. Por exemplo, o nome completo SR. Carlos Lacerda seria estará listado em S.

  • Reordenar colunas     Para alterar a ordem das colunas num relatório, basta clicar num nome de coluna e, em seguida, arraste-o para onde pretende.

  • Ordenar itens num campo de dados secundária    Para inverter a ordem de texto ou números num campo secundário, clique no nome do campo no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contactos profissionais por conta, pode clicar na coluna Nome do contacto de negócio para voltar a ordenar os nomes dos contactos empresariais listado em cada nome da conta por ordem alfabética inversa. Clique no título da coluna novamente para restaurar a ordem original. Da mesma forma, se clicar no nome da coluna morada - código postal, a lista de contactos profissionais em cada nome da conta é ordenada por ordem numérica inversa.

  • Fechar ou expandir grupos num campo de dados secundária     Clique na - (subtracção) em qualquer linha do relatório para fechar todos os itens subpastas e apresentar apenas a primeira linha da entrada de relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contactos profissionais por conta, pode clicar o - (sinal) por um nome de conta para ocultar a lista de contactos profissionais ligadas. Para indicar que uma lista estiver fechada, (subtracção) muda para um + (início de sessão adição). Esta funcionalidade pode ser útil para reduzir o tamanho e complexidade do relatório. Para expandir um grupo, clique no + plus início de sessão.

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Modificar um relatório para o tornar mais útil

Existem várias formas que pode modificar os relatórios para torná-las mais úteis para si ou colegas de trabalho.

  • Filtrar os resultados    Depois de abrir um relatório, utilize os filtros simples e avançados para excluir registos específicos do relatório. Filtrar os resultados do relatório pode ser úteis para uma variedade de tarefas. Por exemplo, um relatório num oportunidades potenciais que está filtrado por localização é uma excelente base para uma endereçada campanha sobre um evento que está a planear na área de marketing. Para mais informações sobre a filtragem, consulte o artigo Filtrar registos no Business Contact Manager.

  • Alterar o aspeto    Atualizar o aspeto seus relatórios com as informações em alterar o esquema de um relatório

  • Personalizações de dados    Antes de abrir um relatório do mesmo, pode efetuar alterações importantes ao-lo, com as personalizações como campos definidos pelo utilizador ou alterações para as entradas predefinidas nas listas de vários. Adicione campos definidos pelo utilizador para a oportunidade potencial formulário, por exemplo, para gravar as informações específicas da indústria que necessárias e para gerar relatórios a partir dos mesmos. Alterar as opções disponíveis numa lista, e essas opções tornam-se as colunas de dados no seu relatório seguinte.

Para obter mais informações sobre como editar valores em listas, consulte o artigo criar e personalizar tipos de registo e listas.

Nota : Se for eliminado um campo definido pelo utilizador que adicionou a um relatório a partir do seu base de dados do Business Contact Manager, o relatório guardado não serão apresentados a informação a partir do campo eliminado. Se Exportar um relatório com as informações para o Excel antes do campo é eliminado, esses relatórios não são afetados.

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Corrigir erros de dados num relatório

Como ver ao longo de um relatório, poderá spot erros que pretende corrigir. Por exemplo, poderá ver que um contacto profissional foram associado a conta errada. Este tipo de erro não pode ser corrigido no relatório, mas tem de ser corrigido nos registos individuais envolvidos.

Para corrigir o erro neste exemplo, abra o registo de contacto profissional e na Página geral do registo, no campo Conta associada, introduza a conta correta. Se que, em seguida, voltar ao relatório e, no grupo ações, clique em Atualizar, o relatório será correto.

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Guardar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Após rever a um relatório, poderá pretender guardar as alterações que tenha efetuado à mesma, atualizar os dados ou imprimir o relatório. Comece com um relatório aberto para concluir a qualquer uma das seguintes ações.

Guardar um relatório modificado

Não é necessário para guardar um relatório que ainda não modificados, uma vez que está disponível a partir do separador relatórios do Friso. Relatórios guardados são armazenados na base de dados Business Contact Manager para Outlook.

  1. No Friso, clique no separador de relatórios, em seguida, clique no tipo de relatório que pretende abrir e, em seguida, clique no nome do relatório para o abrir.

  2. Personalizar o relatório conforme descrito no Abrir e modificar um relatório.

  3. No Friso, no grupo ações, clique em Guardar como.

  4. Em Guardar como caixa de diálogo que é aberta, escreva um nome para o relatório e, em seguida, clique em OK.

Para abrir um relatório personalizado, clique em Relatórios guardados.

Sugestão : O relatório é guardado na categoria mesmo que o relatório que modificada para criar o relatório guardado.

Atualizar dados num relatório

Dados do relatório são atualizados sempre que abrir um relatório guardado. Também pode atualizá-lo conforme necessário.

  1. No Friso, clique no separador de relatórios, em seguida, clique no tipo de relatório que pretende abrir e, em seguida, clique no nome do relatório para o abrir.

  2. No Friso, no grupo ações, clique em Atualizar.

Imprimir um relatório

  1. No Friso, clique no separador de relatórios, em seguida, clique no tipo de relatório que pretende abrir e, em seguida, clique no nome do relatório para o abrir.

  2. No Friso, no grupo ações, clique em Imprimir.

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Criar um gráfico a partir de um relatório

Pode criar um gráfico de maior parte dos relatórios no Business Contact Manager para Outlook e dos relatórios personalizados que criou a partir de um relatório. Relatórios que podem ser apresentados no formulário de gráfico irão exibir um botão de gráfico activo ( chart button ), no Friso. Relatórios que não têm dados não podem ser visualizados como gráficos.

  1. Abra o relatório que pretende ver como um gráfico.

  2. No Friso, no grupo Mostrar, clique em gráfico. Se um gráfico é demasiado grande para ser apresentado no monitor do computador, uma barra de deslocamento horizontal serão apresentadas sob o gráfico.

    Sugestão : Se pretende criar mais sofisticadas gráficos, exportar os dados do relatório para o Excel e utilizar esse programa para criar o seu gráfico. Para obter mais informações sobre como exportar dados do relatório para o Excel, consulte Exportar um relatório para o Excel ou noutro programa para uma análise.

chart example

  1. Utilize os controlos no grupo gráfico no friso para personalizar os seus gráficos.

  2. Etiquetas     Clique em etiquetas para adicionar ou remover títulos dos eixos e uma legenda.

  3. Valores     Clique em valores para selecionar os dados apresentados no relatório. Por exemplo, num gráfico de oportunidades por origem, pode apresentar dados de Número de oportunidades    ou as receitas.

  4. Esperado    e Total    selecione estas caixas de verificação se pretender que o gráfico para apresentar a receita real, receita prevista ou ambas.

    Nota : Estas caixas de verificação não estão disponíveis no cada gráfico.

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Exportar um relatório para o Excel ou noutro programa para uma análise

Pode facilmente exportar um relatório de Business Contact Manager para Outlook para o Microsoft Excel ou outro programa para análise mais aprofundada. Para exportar os dados do relatório para um programa que não seja o Excel, comece por exportar os dados para o Excel. Em seguida, no Excel, pode guardar os dados num formato de ficheiro que pode abrir o outro programa. Por exemplo, um ficheiro do Excel guardado num formato de ficheiro de valores separados por vírgulas (. csv) pode ser aberto numa variedade de programas.

Efetue um dos seguintes procedimentos:

Guardar o relatório como um ficheiro do Excel no seu computador   

  1. Abra o relatório que pretende exportar para o Excel.

  2. No Friso, no grupo ações, clique em Exportar para o Excel. O relatório é aberto no Excel.

  3. No Excel, clique no botão Guardar para abrir a caixa de diálogo Guardar como. Escolha a partir de mais de 20 formatos de ficheiro para guardar o relatório.

O relatório de correio eletrónico como um anexo de ficheiro do Excel   

  1. Abra o relatório ao qual pretende enviar como anexo de correio eletrónico.

  2. No Friso, no grupo ações, clique em Enviar como correio eletrónico. Abre um formulário de mensagem de correio electrónico do Outlook com o relatório anexado como um ficheiro do Excel (. xlsx format).

  3. Preencha as linhas para e Assunto, escreva uma mensagem (opcional) e, em seguida, clique em Enviar.

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Iniciar uma actividade de marketing a partir de um relatório

Pode utilizar um relatório que contém os endereços, números de telefone ou endereços de correio eletrónico de contas, contactos profissionais, ou oportunidades potenciais para iniciar uma actividade de marketing no Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra o relatório que pretende utilizar como a base de uma atividade de marketing.

  2. Clique em CTRL + A para realçar todos os registos na lista.

  3. No Friso, no grupo comunicar, clique em Nova lista de chamadas, Correio electrónico em massa ou Impressão de mailing direto e, em seguida, clique em Todos os destinatários ou Destinatários selecionada.

  4. No formulário Atividade marketing que se abre, crie a lista de destinatários para a atividade e o conteúdo.

    Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas, consulte o artigo criar e utilizar listas de chamadas no Business Contact Manager. Para obter informações sobre como criar outras atividades de marketing, consulte o artigo publicitar os seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

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Abrir um relatório a partir de uma miniaplicação

Para abrir um relatório a partir de um miniaplicação, clique no ícone de relatório na miniaplicação. Relatórios abriu a partir do Miniaplicações comportam-se tal como relatórios abriu a partir do Friso.

Para mais informações sobre as miniaplicações, consulte o artigo miniaplicações de utilização no Business Contact Manager.

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Ver a lista de relatórios padrão

A seguinte lista de padrão relatórios disponíveis no Business Contact Manager para Outlook estão organizados por tipo de registo.

Sugestão : A maioria dos relatórios podem ser convertidos num gráfico, tal como descrito no criar um gráfico a partir de um relatório.

Relatórios de conta    

  • Contas por atribuída a

  • Contas por cidade

  • Contas por Estado/província

  • Contas por Código Postal

  • Contas por território

  • Contas por categoria

  • Contas por classificação

  • Contas por Estado do pagamento

  • Contas por origem

  • Resumo de atividade da conta

  • Actividade por conta

  • Contas Negligenciadas

  • Lista de contas rápida

Relatórios de contacto de negócio    

  • Contactos profissionais por conta

  • Contactos profissionais por atribuído a

  • Contactos profissionais por cidade

  • Contactos profissionais por Estado/província

  • Contactos profissionais por Código Postal

  • Contactos profissionais por categoria

  • Contactos profissionais por classificação

  • Contactos profissionais por Estado do pagamento

  • Contactos profissionais por origem

  • Contactos profissionais por Aniversário

  • Contactos profissionais por data de nascimento

  • Resumo de atividade de contacto profissional

  • Actividade por contacto profissional

  • Contactos Profissionais Negligenciados

  • Lista de contactos profissionais rápida

Relatórios de oportunidade potencial

  • Oportunidades potenciais por atribuído a

  • Oportunidades potenciais por atribuído a e de classificação

  • Oportunidades potenciais por pontuação

Relatórios de oportunidade

  • Oportunidades por produto ou Item de serviço

  • Oportunidades por atribuído a

  • Oportunidades por origem

  • Oportunidades por conta

  • Oportunidades por contacto profissional

  • Atraso oportunidades

  • Funil de vendas

  • Vendas em curso

  • Actividade por oportunidade

Outros relatórios de vendas

  • Clientes principais por receita: contas

  • Clientes principais por receita: contactos profissionais

  • Principais produtos: Produtos com melhores vendas

  • Principais produtos: Lucros produtos

  • Principais produtos: Produtos com maiores de margens

  • Principais referências: Conduzir por Volume

  • Principais referências: Por Total de vendas

  • Clientes Inativos: Nos últimos 30 dias

  • Clientes Inativos: Nos últimos 90 dias

  • Clientes Inativos: Nos últimos 180 dias

  • Clientes Inativos: Nos últimos 365 dias

Relatórios de marketing

  • Oportunidades por actividade de Marketing

  • Contactos profissionais por actividade de Marketing

  • Contas por actividade de Marketing

  • Atividades de marketing por campanha

  • Atividades de marketing por tipo

  • Registos de chamadas por lista de chamadas

Relatórios de projeto de empresa

  • Projectos de negócio - todas as

  • Projectos de negócio - conclusão seguinte

  • Projectos de negócio - em atraso

  • Projetos de negócio por Estado

  • Data de projectos de negócio por conclusão

  • Projetos de negócio por atribuído a

  • Projetos de negócio por tipo

  • Projectos de negócio por prioridade

  • Projectos de negócio por conta

  • Projetos de negócio ao contacto profissional

  • Tarefas – de projecto todas as

  • Tarefas – de projecto seguinte para conclusão

  • Tarefas do projecto – em atraso

  • Tarefas de projecto por projeto

  • Tarefas do projeto por atribuído a

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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