Utilizar o modelo do Access ativos físicos

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Utilize o modelo do Access ativos físicos para controlar computadores, office equipamento ou mais nada que seja propriedade ou mantidas por pessoas. Esta versão de um modelo do Access popular também lhe permite procurar detalhes do activo, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de e-mail e mapear endereços os proprietários de elementos.

Pretende ver um vídeo sobre como utilizar este modelo? Consulte este artigo, utilizar o modelo de base de dados de controlo de ativos.

Nota: O modelo de base de dados ativos físicos foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se para a versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.

Introdução

Neste artigo, vamos abordar os passos básicos de utilizar o modelo ativos físicos.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta o formulário de boas-vindas. Para impedir que este formulário apresentar a próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar bem-vindo ao quando esta base de dados é aberto .

    Feche o formulário de boas-vindas para começar a utilizar a base de dados.

  • Para garantir que todo o conteúdo da base de dados está ativado, na barra de mensagens, clique em Ativar este conteúdo.

    Para mais informações sobre como activar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo decidir se deve confiar numa base de dados.

Mostrar ou ocultar foi removida activos

Elementos retirados são itens que têm uma data foi removida ou antes da data atual. Elementos podem tornar-se foi removidos quando estes forem Desatualizadas, quebrada ou caso contrário não utilizadas. Pode mostrar ou ocultar elementos retirados no formulário de lista de elementos.

  • No formulário de Lista de elementos , selecione ou desmarque a caixa de verificação Mostrar foi removida .

Procura de um ativo ou um contacto

A caixa de Pesquisa rápida permite-lhe localizar rapidamente um ativo no formulário de Lista de elementos e um contacto no formulário de Lista de contactos .

  • Escreva o texto que pretende procurar na caixa de Pesquisa rápida e, em seguida, prima ENTER.

    Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contenham texto que pesquisou. Para voltar para a lista completa, clique em Limpar atuais de pesquisa. (Está no X no interior da caixa de pesquisa.)

Filtrar a lista de elementos

No formulário de Lista de elementos , pode filtrar a lista de elementos e guardar os filtros de Favoritos para utilização futura.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro , introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário de Lista de elementos e ao formulário de Lista de contactos , alguns campos (colunas) estão ocultas por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar colunas , selecione a caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Detalhes de elementos de visualização ou de contacto

O formulário Detalhes do activo e ao formulário de Detalhes do contacto permitem-lhe ver e a introduzir mais informações sobre um item. Para apresentar os Detalhes do activo ou formulário Detalhes do contacto:

  • No formulário de Lista de elementos ou o formulário de Lista de contactos , clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar uma imagem

No formulário de Detalhes do activo e ao formulário de Detalhes do contacto , pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Na moldura de imagem no formulário de Detalhes do activo , clique em Adicionar ou remover anexos.

    Na moldura de imagem no formulário de Detalhes do contacto , clique em Editar imagem.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher ficheiro , procure a pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em OK.

Nota: Pode anexar vários ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferente, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook

Se utiliza o Microsoft Outlook, pode adicionar contactos ou proprietários de elementos a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário de Lista de contactos , clique em Adicionar a partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar nomes para adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Mostrar um mapa do endereço de um contacto

No formulário de Detalhes de contacto , se introduziu uma morada para o contacto, pode apresentar um mapa nessa localização:

  • Clique em mapear este endereço.

Apresentar relatórios

Os ativos físicos inclui vários relatórios, incluindo Todos os elementos, Detalhes do activo, Activos foi removida, Livro de endereços do contactoe mais. Para apresentar um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

Modificar a base de dados ativos físicos

Pode personalizar a base de dados ativos físicos ao adicionar um novo campo à tabela de elementos e, em seguida, adicione esse campo para o formulário de Lista de elementos , o formulário Detalhes do activo e o relatório de Detalhes do activo .

Adicionar um campo para a tabela de elementos

  1. Feche todos os abrir os separadores.

  2. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela de elementos .

  3. Desloque-se para a direita até ver a coluna com o nome Adicionar um novo campo. Faça duplo clique no cabeçalho de coluna e escreva o nome de campo.

A primeira vez que introduzir dados na coluna, o Access define o tipo de dados por si.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Assim que foi adicionado um campo a uma tabela, em seguida, pode adicioná-la para um formulário ou relatório.

  1. Botão direito do rato no formulário ou relatório no painel de navegação e, em seguida, clique em Vista de esquema.

  2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Arraste o campo que pretende na lista de campos para o formulário ou relatório.

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