Utilizar o modelo de base de dados do Access de projetos

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Utilize a base de dados de gestão de projeto do Access para gerir projetos e as respetivas tarefas associadas e empregados. Também pode procurar e filtrar detalhes do projeto, introduza tarefas comuns e enviar ou receber dados através de mensagens de correio electrónico.

Nota: O modelo de base de dados de gestão de projeto foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se para a versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.

Utilizar a base de dados

Neste artigo, vamos abordar os passos básicos de utilizar o modelo de base de dados de ambiente de trabalho de projetos.

Preparar a base de dados para utilização

Para se certificar de todo o conteúdo da base de dados está ativado, utilize o seguinte procedimento:

  • Para garantir que todo o conteúdo da base de dados está ativado, na barra de mensagens, clique em Ativar este conteúdo.

    Para mais informações sobre como activar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo decidir se deve confiar numa base de dados.

Adicionar funcionários

Para começar a utilizar o modelo de base de dados de projetos, o primeiro passo é adicionar empregados, para que tenha uma pessoa para atribuir a projetos e tarefas para. Utilize este procedimento para adicionar manualmente os funcionários ou, consulte a secção seguinte para adicionar os funcionários de contactos do Outlook.

  1. No formulário de Lista do Project , clique em Lista de empregados.

  2. No formulário De lista de empregados , preencha os detalhes de cada funcionário.

  3. Para introduzir informações mais detalhadas sobre um funcionário, faça duplo clique sobre o nome do colaborador no formulário de Lista de empregados e introduza as informações no formulário de Detalhes do funcionário .

  4. Clique em Fechar para voltar ao formulário de Lista do Project .

Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook

Se utiliza o Microsoft Outlook, pode adicionar os funcionários a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário de Lista do Project , clique em Lista de empregados.

  2. No formulário De lista de empregados , clique em Adicionar a partir do Outlook.

  3. Na caixa de diálogo Seleccionar nomes para adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  4. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Adicionar um novo projecto

  1. No formulário de Lista do Project , clique em Novo projeto.

  2. No formulário de Detalhes do projeto , preencha os detalhes do projeto e, em seguida, clique em Fechar.

Editar um projeto existente

  1. No formulário de Lista de projectos , faça duplo clique sobre o projeto que pretende editar.

  2. No formulário de Detalhes do projeto , adicione ou edite os detalhes do projeto.

    Adicionar uma tarefa

    • No formulário de Detalhes do projeto , clique em Adicionar tarefa.

    • No formulário de Detalhes da tarefa , preencha os detalhes da tarefa e, em seguida, clique em Fechar.

      O Access apresenta o novo projeto na lista de Tarefas do projecto no formulário de Detalhes do projeto .

      Editar uma tarefa

    • No formulário de Detalhes do projeto , clique no separador de Tarefas do projeto .

    • Faça duplo clique na tarefa que pretende editar.

    • No formulário de Detalhes da tarefa , editar os detalhes da tarefa e, em seguida, clique em Fechar.

      Adicionar uma tarefa comuns

      Tarefas comuns são as tarefas que são utilizadas em muitos projectos diferentes, como formação ou de orçamento. Depois de introduzir uma tarefa comum, podem ser adicionado a qualquer projecto da base de dados do projeto sem ser necessário introduzir novamente os detalhes da tarefa.

    • No formulário de Detalhes do projeto , clique em Tarefas comuns.

    • Selecione a caixa de verificação junto das tarefas comuns que pretende adicionar ao projeto. Adicione novas tarefas comuns para o fim da lista.

    • Clique em Fechar para voltar ao formulário de Detalhes do projeto .

Filtrar a lista de projeto

No formulário de Lista do Project , pode filtrar a lista de projetos e guardar os filtros de Favoritos para utilização futura.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro , introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Apresentar detalhes do projeto ou empregado

O formulário de Detalhes do projeto e os formulários de Detalhes do funcionário permitem-lhe ver e a introduzir mais informações sobre um projecto ou empregado. Para apresentar o formulário de Detalhes do projeto ou o formulário de Detalhes do funcionário :

  • No formulário de Lista do projeto ou o formulário de Lista de empregados , faça duplo clique no item que pretende ver.

Adicionar anexos

No formulário de Detalhes do projeto , o formulário Detalhes da tarefa e o formulário de Detalhes do funcionário , pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Em nenhum formulário de Detalhes , faça duplo clique no campo anexos (no formulário de Detalhes do funcionário , faça duplo clique no ícone da imagem).

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher ficheiro , procure a pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em OK.

Nota: Pode anexar vários ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferente, como documentos ou folhas de cálculo.

Apresentar relatórios

A base de dados de projetos inclui vários relatórios, incluindo Projectos abertos, Detalhes da tarefa, Livro de endereços do funcionárioe muito mais. Para apresentar um relatório:

  • No formulário de Lista de projeto , selecione o relatório que pretende apresentar na lista de relatórios .

Para imprimir um relatório:

  • Clique em Ficheiro > Imprimir.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

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