Utilizar o modelo de base de dados de Access de contactos

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Utilize o modelo de base de dados do Access contactos para controlar nomes, endereços, números de telefone e outras informações. Esta nova versão de um modelo do Access popular também lhe permite categorizar cada contacto, enviar mensagens de e-mail e criar mapas de endereços.

Pretende ver um vídeo sobre como utilizar este modelo? Consulte este artigo, utilizar o modelo de base de dados de contactos.

Nota: O modelo de base de dados de contactos foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se para a versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.

Introdução

Neste artigo, vamos abordar os passos básicos de utilizar o modelo de base de dados contactos.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta o formulário de boas-vindas. Para impedir que este formulário apresentar a próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar bem-vindo ao quando esta base de dados é aberto .

    Feche o formulário de boas-vindas para começar a utilizar a base de dados.

  • Para garantir que todo o conteúdo da base de dados está ativado, na barra de mensagens, clique em Ativar este conteúdo.

    Para mais informações sobre como activar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo decidir se deve confiar numa base de dados.

Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook

Se utiliza o Microsoft Outlook, pode adicionar contactos a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário de Lista de contactos , clique em Adicionar a partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Seleccionar nomes para adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Procurar um contacto

A caixa de Pesquisa rápida permite-lhe rapidamente localizar um contacto no formulário de Lista de contactos .

  • No formulário de Lista de contactos , na caixa de Pesquisa rápida , escreva o texto que pretende procurar e, em seguida, prima ENTER.

    Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contenham texto que pesquisou. Para voltar para a lista completa, clique em Limpar atuais de pesquisa. (Está no X no interior da caixa de pesquisa.)

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário de Lista de contactos , alguns campos (colunas) estão ocultas por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar colunas , selecione a caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Mostrar detalhes de contacto

O formulário Detalhes do contacto permite-lhe ver e introduzir mais informações sobre cada contacto. Para apresentar o formulário detalhes do contacto:

  • No formulário de Lista de contactos , clique em Abrir junto ao contacto que pretende ver.

Adicionar uma imagem

No formulário de Detalhes de contacto , pode adicionar uma imagem para o contacto.

  1. Na moldura de imagem, clique em Editar imagem.

  2. Na caixa de diálogo anexos , clique em Adicionar.

  3. Na caixa de diálogo Escolher ficheiro , procure a pasta que contém o ficheiro.

  4. Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  5. Na caixa de diálogo anexos , clique em OK.

Nota: Pode anexar vários ficheiros para cada contacto, incluindo tipos de ficheiro diferente, como documentos ou folhas de cálculo.

Mostrar um mapa do endereço de um contacto

No formulário de Detalhes de contacto , se introduziu uma morada para o contacto, pode apresentar um mapa nessa localização:

  • Clique em clique para mapa.

Apresentar relatórios

A base de dados de contactos inclui dois relatórios: diretório e lista telefónica. Para apresentar um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

Modificar a base de dados de contactos

Pode personalizar a base de dados de contactos ao adicionar um novo campo à tabela de contactos e, em seguida, adicione esse campo ao formulário de Lista de contactos e ao formulário de Detalhes do contacto .

Adicionar um campo para a tabela de contactos

  1. Feche todos os abrir os separadores.

  2. No painel de navegação, faça duplo clique na tabela de contactos .

  3. Desloque-se para a direita até ver a coluna com o nome Adicionar um novo campo. Faça duplo clique no cabeçalho de coluna e escreva o nome de campo.

A primeira vez que introduzir dados na coluna, o Access define o tipo de dados por si.

Adicionar um campo a um formulário

Assim que foi adicionado um campo a uma tabela, em seguida, pode adicioná-la a um formulário.

  1. Botão direito do rato no formulário no painel de navegação e, em seguida, clique em Vista de esquema.

  2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Arraste o campo que pretende a partir da lista de campo ao formulário.

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