Utilizar o Microsoft Query para obter dados externos

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Pode utilizar o Microsoft Query para obter dados a partir de origens externas. Ao utilizar o Microsoft Query para obter dados das bases de dados e ficheiros da empresa, não tem de escrever novamente os dados que pretende analisar no Excel. Também pode atualizar os relatórios e resumos do Excel automaticamente a partir da base de dados de origem original sempre que a base de dados for atualizada com as novas informações.

Com o Microsoft Query, pode ligar-se a origens de dados externas, selecionar dados dessas origens externas, importar os dados para a sua folha de cálculo e atualizar os dados conforme necessário para manter os dados da sua folha de cálculo sincronizados com os dados nas origens externas.

Tipos de bases de dados que pode aceder     Pode obter dados a partir de vários tipos de bases de dados, incluindo o Microsoft Office Access, o Microsoft SQL Server e os serviços OLAP do Microsoft SQL Server. Também pode obter dados de livros do Excel e de ficheiros de texto.

O Microsoft Office fornece drivers que pode utilizar para obter dados a partir das seguintes origens de dados:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (fornecedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bases de dados de ficheiros de texto

Também pode utilizar drivers ODBC ou drivers de origem de dados de outros fabricantes para obter informações de origens de dados que não estão listadas aqui, incluindo outros tipos de bases de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um controlador ODBC ou um controlador de origem de dados que não está listado aqui, consulte a documentação da base de dados ou contacte o fornecedor da base de dados.

Selecionar dados a partir de uma base de dados     Pode obter dados a partir de uma base de dados ao criar uma consulta, que é uma questão que pergunta sobre dados armazenados numa base de dados externa. Por exemplo, se os seus dados estiverem armazenados numa base de dados do Access, poderá querer saber os números de vendas de um produto específico por região. Pode recuperar uma parte dos dados selecionando apenas os dados do produto e região que pretende analisar.

Com o Microsoft Query, pode selecionar as colunas de dados que pretende e importar apenas os dados para o Excel.

Atualizar a sua folha de cálculo numa única operação     Assim que tiver dados externos num livro do Excel, sempre que a sua base de dados for alterada, pode atualização os dados para atualizar a sua análise, sem ter de criar novamente os seus relatórios de resumo e gráficos. Por exemplo, pode criar um resumo de vendas mensal e atualizá-lo todos os meses quando surgirem os novos números de vendas.

Como o Microsoft Query utiliza origens de dados     Depois de configurar uma origem de dados para uma base de dados específica, pode utilizá-la sempre que quiser criar uma consulta para selecionar e obter dados a partir dessa base de dados, sem ter de escrever novamente todas as informações de ligação. O Microsoft Query utiliza a origem de dados para se ligar à base de dados externa e para mostrar-lhe que dados estão disponíveis. Depois de criar a consulta e devolver os dados para o Excel, o Microsoft Query fornece o livro do Excel com as informações da consulta e da origem de dados, para que possa voltar a ligar à base de dados quando pretender atualizar os dados.

Diagrama da forma como o Query utiliza origens de dados

Utilizar o Microsoft Query para importar dados     para importar dados externos para o Excel com o Microsoft Query, siga estes passos básicos, cada um deles descrito em mais detalhes nas secções seguintes.

O que é uma origem de dados?     Uma origem de dados é um conjunto de informações armazenado que permite que o Excel e o Microsoft Query se liguem a uma base de dados externa. Quando utiliza o Microsoft Query para configurar uma origem de dados, é fornecido um nome à origem de dados e, em seguida, fornece o nome e a localização da base de dados ou servidor, o tipo de base de dados e as informações de início de sessão e palavra-passe. As informações também incluem o nome de um controlador de OBDC ou um controlador de origem de dados, que é um programa que faz ligações para um tipo específico de base de dados.

Para configurar uma origem de dados através do Microsoft Query:

  1. No separador dados , no grupo obter dados externos , clique em a partir de outras origense, em seguida, clique em a partir do Microsoft Query.

  2. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Para especificar uma origem de dados para uma base de dados, ficheiro de texto ou livro do Excel, clique no separador bases de dados.

    • Para especificar uma origem de dados de cubo OLAP, clique no separador cubos OLAP . Este separador só está disponível se tiver executado o Microsoft Query a partir do Excel.

  3. Faça duplo clique em _LT_New data Source>.

    -ou-

    Clique em _LT_New data Source>e, em seguida, clique em OK.

    É apresentada a caixa de diálogo criar nova origem de dados .

  4. No passo 1, escreva um nome para identificar a origem de dados.

  5. No passo 2, clique num controlador para o tipo de base de dados que está a utilizar como origem de dados.

    Notas: 

    • Se a base de dados externa que pretende aceder não for suportada pelos controladores ODBC instalados com o Microsoft Query, terá de obter e instalar um controlador ODBC compatível com o Microsoft Office a partir de um fornecedor de terceiros, tal como o fabricante da base. Contacte o fornecedor da base de dados para obter instruções de instalação.

    • As bases de dados OLAP não necessitam de controladores ODBC. Quando instala o Microsoft Query, os controladores são instalados para bases de dados criadas através do Microsoft SQL Server Analysis Services. Para se ligar a outras bases de dados OLAP, tem de instalar um controlador de origem de dados e software de cliente.

  6. Clique em ligare, em seguida, forneça as informações necessárias para se ligar à origem de dados. Para bases de dados, livros do Excel e ficheiros de texto, as informações que fornecer dependem do tipo de origem de dados que selecionou. Poderá ser-lhe pedido que forneça um nome de início de sessão, uma palavra-passe, a versão da base de dados que está a utilizar, a localização da base de dados ou outras informações específicas do tipo de base de dados.

    Importante: 

    • Utilize palavras-passe seguras que combinem maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe fracas não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe fraca: Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais carateres de comprimento. Uma frase de acesso que contenha 14 ou mais carateres é melhor.

    • É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da sua palavra-passe, a Microsoft não poderá recuperá-la. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.

  7. Depois de introduzir as informações necessárias, clique em OK ou em concluir para regressar à caixa de diálogo criar nova origem de dados .

  8. Se a sua base de dados tiver tabelas e pretender que uma tabela específica seja apresentada automaticamente no assistente de consultas, clique na caixa do passo 4 e, em seguida, clique na tabela pretendida.

  9. Se não quiser escrever o seu nome de início de sessão e palavra-passe quando utilizar a origem de dados, selecione a caixa de verificação guardar o meu ID de utilizador e palavra-passe na definição da origem de dados . A palavra-passe guardada não está encriptada. Se a caixa de verificação estiver indisponível, consulte o administrador da base de dados para determinar se esta opção pode ser disponibilizada.

    Nota de Segurança: Evite guardar informações de início de sessão ao ligar a origens de dados. Estas informações poderão ser guardadas como texto simples e um utilizador mal intencionado pode aceder às informações para comprometer a segurança da origem de dados.

Depois de concluir estes passos, o nome da sua origem de dados é apresentado na caixa de diálogo escolher origem de dados .

Utilizar o assistente de consultas para a maioria das consultas     O assistente de consultas torna mais fácil selecionar e reunir dados de diferentes tabelas e campos na base de dados. Com o assistente de consultas, pode selecionar as tabelas e os campos que pretende incluir. Uma associação interna (uma operação de consulta que especifica que as linhas de duas tabelas são combinadas com base em valores de campo idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária numa tabela e um campo com o mesmo nome numa segunda tabela.

Também pode utilizar o assistente para ordenar o conjunto de resultados e para efetuar a filtragem simples. No passo final do assistente, pode optar por devolver os dados para o Excel ou refinar ainda mais a consulta no Microsoft Query. Depois de criar a consulta, pode executá-la no Excel ou no Microsoft Query.

Para iniciar o assistente de consultas, execute os seguintes passos.

  1. No separador dados , no grupo obter dados externos , clique em a partir de outras origense, em seguida, clique em a partir do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo escolher origem de dados , certifique-se de que a caixa de verificação utilizar o assistente de consultas para criar/editar consultas está selecionada.

  3. Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.

    -ou-

    Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Trabalhar diretamente no Microsoft Query para outros tipos de consultas     Se pretender criar uma consulta mais complexa do que o assistente de consultas permite, pode trabalhar diretamente no Microsoft Query. Pode utilizar o Microsoft Query para ver e alterar as consultas que começa a criar no assistente de consultas ou pode criar novas consultas sem utilizar o assistente. Trabalhe diretamente no Microsoft Query quando pretender criar consultas que efetuem o seguinte:

  • Selecionar dados específicos a partir de um campo     Numa base de dados grande, poderá pretender selecionar alguns dos dados num campo e omitir os dados de que não precisa. Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos num campo que contenha informações de muitos produtos, pode utilizar o critérios para selecionar dados apenas para os dois produtos que pretender.

  • Obter dados com base em critérios diferentes sempre que executar a consulta     Se precisar de criar o mesmo relatório ou resumo do Excel para várias áreas nos mesmos dados externos, como um relatório de vendas separado para cada região, pode criar um consulta parametrizada. Quando executa uma consulta parametrizada, é-lhe pedido que tenha um valor a utilizar como critério quando a consulta Selecionar registos. Por exemplo, uma consulta parametrizada pode pedir-lhe para introduzir uma região específica e pode reutilizar esta consulta para criar cada um dos seus relatórios de vendas regionais.

  • Juntar dados de diferentes formas     As associações internas que o assistente de consultas cria são o tipo de associação mais comum utilizado na criação de consultas. Por vezes, no entanto, pretende utilizar um tipo de associação diferente. Por exemplo, se tiver uma tabela de informações de vendas de produtos e uma tabela de informações de clientes, uma associação interna (o tipo criado pelo assistente de consultas) irá impedir a recuperação de registos de cliente para clientes que não tenham feito uma compra. Ao utilizar o Microsoft Query, pode aderir a estas tabelas para que todos os registos dos clientes sejam recuperados, juntamente com os dados de vendas para os clientes que fazem compras.

Para iniciar o Microsoft Query, execute os seguintes passos.

  1. No separador dados , no grupo obter dados externos , clique em a partir de outras origense, em seguida, clique em a partir do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo escolher origem de dados , certifique-se de que a caixa de verificação utilizar o assistente de consultas para criar/editar consultas está desmarcada.

  3. Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.

    -ou-

    Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Reutilizar e partilhar consultas     No assistente de consultas e no Microsoft Query, pode guardar as suas consultas como um ficheiro. dqy que pode modificar, reutilizar e partilhar. O Excel pode abrir ficheiros. dqy directamente, o que permite que o utilizador ou outros utilizadores criem intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.

Para abrir uma consulta guardada a partir do Excel:

  1. No separador dados , no grupo obter dados externos , clique em a partir de outras origense, em seguida, clique em a partir do Microsoft Query. É apresentada a caixa de diálogo escolher origem de dados .

  2. Na caixa de diálogo escolher origem de dados , clique no separador consultas .

  3. Faça duplo clique na consulta guardada que pretende abrir. A consulta é apresentada no Microsoft Query.

Se pretender abrir uma consulta guardada e o Microsoft Query já estiver aberto, clique no menu ficheiro de consulta da Microsoft e, em seguida, clique em abrir.

Se clicar duas vezes num ficheiro. dqy, o Excel é aberto, executa a consulta e, em seguida, insere os resultados numa nova folha de cálculo.

Se pretender partilhar um relatório ou um resumo do Excel baseado em dados externos, pode dar a outros utilizadores um livro que contenha um intervalo de dados externos ou pode criar um modelo. Um modelo permite-lhe guardar o resumo ou o relatório sem guardar os dados externos para que o ficheiro fique mais pequeno. Os dados externos são recuperados quando um utilizador abre o modelo de relatório.

Depois de criar uma consulta no assistente de consultas ou no Microsoft Query, pode devolver os dados a uma folha de cálculo do Excel. O dados torna-se uma intervalo de dados externos ou uma Relatório de tabela dinâmica que pode formatar e atualizar.

Formatar dados recuperados     No Excel, pode utilizar as ferramentas, como gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados recuperados pelo Microsoft Query. Pode formatar os dados e a sua formatação é retida quando atualiza os dados externos. Pode utilizar as suas próprias etiquetas de coluna em vez dos nomes de campos e adicionar números de linha automaticamente.

O Excel pode formatar automaticamente os novos dados que escrever no final de um intervalo para corresponder às linhas anteriores. O Excel também pode copiar automaticamente fórmulas que tenham sido repetidas nas linhas anteriores e estendê-las para linhas adicionais.

Nota: Para poder ser expandido para novas linhas no intervalo, os formatos e fórmulas devem aparecer em pelo menos três das cinco linhas anteriores.

Pode ativar esta opção (ou desactivar novamente) a qualquer momento:

  1. Clique em Ficheiro > Opções > Avançadas.

    No Excel 2007: clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão do Office , clique em Opções do Excele, em seguida, clique na categoria avançadas .

  2. Na secção Opções de edição , selecione a verificação alargar formatos e fórmulas de intervalo de dados . Para desativar novamente a formatação automática do intervalo de dados, desmarque esta caixa de verificação.

Atualizar dados externos     Quando atualiza dados externos, executa a consulta para obter quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às suas especificações. Pode atualizar uma consulta no Microsoft Query e no Excel. O Excel fornece várias opções para atualizar consultas, incluindo atualizar os dados sempre que abrir o livro e atualizá-los automaticamente em intervalos cronometrados. Pode continuar a trabalhar no Excel enquanto os dados estão a ser atualizados e também pode verificar o estado em que os dados estão a ser atualizados. Para obter mais informações, consulte o artigo atualizar dados ligados (importados).

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