Trabalhar offline com tabelas ligadas a listas do SharePoint

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Pode utilizar o Access para trabalhar offline com dados ligados a listas do SharePoint. Isto pode ser útil, por exemplo, se precisar de estar ausente do escritório ou precisar de continuar a trabalhar quando um servidor não está disponível ou se perdeu as ligações ao servidor.

Descrição Geral

Antes de trabalhar offline com dados de um site do SharePoint, primeiro tem de criar ligações entre as tabelas do Access e as listas do SharePoint. Em seguida, pode colocar as listas offline para as atualizar ou analisá-las ao utilizar o Access. Ao restabelecer a ligação, pode sincronizar os dados para que a base de dados e as listas sejam atualizadas. Se a sua base de dados tiver consultas e relatórios, pode utilizá-los para analisar os dados ligados.

Se atualizar dados enquanto estiver offline, pode sincronizar as suas alterações quando o Access se ligar novamente ao servidor. Se ocorrerem conflitos de dados, por exemplo, se alguém atualizar um registo no servidor enquanto outra pessoa atualizar o mesmo registo offline, pode resolver o conflito ao sincronizar.

Pode ligar tabelas do Access a listas com vários métodos. Por exemplo, pode mover a sua base de dados para um site do SharePoint, que também liga as tabelas da base de dados às listas no site. Em alternativa, pode exportar dados a partir de uma lista na vista de folha de dados num site do SharePoint para uma tabela do Access. Por exemplo, pode utilizar um relatório no Access para resumir os dados. Para obter mais informações sobre como ligar a dados do SharePoint a partir do Access, consulte o artigo importar ou ligar a dados numa lista do SharePoint.

Trabalhar offline com listas do SharePoint no Access

A partir do Access 2010, trabalhar offline com listas do SharePoint ligadas é mais de um processo automático mantido pelo Access. Se o Access não conseguir ligar ao site do SharePoint onde as suas listas do SharePoint ligadas residem, talvez por ter perdido a conectividade à Internet, o Access muda para o modo offline. Na barra de estado no canto inferior direito da janela do Access verá uma mensagem a informar que todas as tabelas do SharePoint estãodesligadas. Se clicar em ficheiro > informações , também verá uma mensagem semelhante a indicar que tem tabelas desligadas. Quando estiver no modo offline, pode continuar a adicionar, editar e eliminar dados numa cópia local em cache dos dados da lista do SharePoint.

O Access continua a experimentar e restabelecer a ligação em intervalos regulares com as listas ligadas no servidor do SharePoint. Quando o Access restabelecer uma ligação para o site do SharePoint, verá uma barra de mensagens por baixo da faixa de ver a perguntar se pretende sincronizar os seus dados offline com o servidor.

Clique em sincronizar para restabelecer a ligação ao servidor do SharePoint.

Clique em sincronizar e o Access religa às listas do SharePoint ligadas e, em seguida, tenta unir quaisquer alterações de dados.

Resolver alterações de dados em conflito

É dado um conflito quando dois utilizadores fazem uma alteração na mesma parte da estrutura ou dos dados de uma lista. O utilizador que submete a alteração primeiro terá êxito em submeter as alterações efetuadas, mas o segundo utilizador será notificado de um conflito.

Por exemplo, o utilizador A altera a coluna cidade da terceira linha de Dallas para Seattle e, ao mesmo tempo, altera a célula de Dallas para Houston. As alterações do utilizador A são enviadas primeiro para o servidor, seguidas pelas suas alterações. O servidor informa-o de um conflito e permite-lhe resolver o conflito.

Nota: Ocorrerá um conflito mesmo quando os utilizadores editarem células diferentes na mesma linha.

Não poderá efetuar alterações a um registo que tenha um conflito até resolver o conflito.

Se o Access detetar quaisquer conflitos de dados ao sincronizar as alterações offline com o servidor do SharePoint, verá a caixa de diálogo resolver conflitos .

Utilize as opções disponíveis na caixa de diálogo resolver conflitos para resolver conflitos de dados.

Efetue um dos seguintes procedimentos:

  • Para resolver o erro ou conflito atualmente apresentado, ignorando as alterações efetuadas ao registo, clique em eliminar as minhas alterações. As suas alterações serão perdidas.

  • Para resolver todos os conflitos e erros pendentes ao ignorar todas as suas alterações à lista, clique em eliminar todas as minhas alterações.

  • Para resolver o erro ou o conflito atualmente apresentado, reaplique as suas alterações, clique em repetir as minhas alterações. No caso de um conflito, se o utilizador e o outro utilizador mudarem a mesma coluna, as suas alterações irão substituir as alterações do outro utilizador. Se Editar colunas diferentes, as suas alterações serão intercaladas com as alterações do outro utilizador.

  • Para resolver todos os conflitos e erros pendentes ao reaplicar as suas alterações, clique em repetir todas as minhas alterações.

  • Para ver os detalhes do próximo conflito ou erro, clique em seguinte no canto superior direito da caixa de diálogo.

  • Para ver os detalhes do conflito ou erro anterior, clique em anterior no canto superior direito da caixa de diálogo.

  • Para resolver conflitos e erros mais tarde, clique em fechar na barra de título da caixa de diálogo.

Notas

  • A grelha de detalhes mostra todas as colunas na sua vista atual. Se as colunas não estiverem visíveis, utilize a barra de deslocamento horizontal para se deslocar ou arraste a margem direita da caixa de diálogo para aumentar a largura da grelha de detalhes.

    Para ampliar os conteúdos de uma coluna, clique na coluna na grelha de detalhes. As alterações e as alterações do outro utilizador serão apresentadas na caixa de diálogo detalhes do campo . A caixa de diálogo também é útil para ver as alterações de formatação de texto formatado.

  • A grelha de detalhes apresenta a linha eliminada, em vez de uma linha de dados, se o utilizador ou o outro utilizador elimina uma linha. Se o outro utilizador eliminar a linha, a caixa de diálogo não apresentará o nome do utilizador ou a data e hora da eliminação. Além disso, não poderá repetir as suas alterações.

Definir a opção Colocação em Cache do Serviço Web e tabelas do SharePoint

A definição predefinida para as novas bases de dados no Access 2010 e em versões posteriores é a colocação em cache do serviço e das tabelas ligadas do SharePoint. Se pretender alterar este comportamento e, em alternativa, utilizar o comportamento existente no Access 2007, clique em Opções de _GT_ de ficheiro para abrir a caixa de diálogo Opções do Access . Clique em base de dados atual para ver as definições indicadas em Caching Web Service e tabelas do SharePoint.

  • Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e superior Selecione esta opção para que o Access coloque em cache uma cópia local dos dados ligados. Esta definição pode melhorar o desempenho quando estiver a trabalhar com dados ligados. Se utilizar esta opção, o carregamento e a visualização de dados ligados serão mais rápidos. Se quiser utilizar o comportamento de colocação em cache que existia no Access 2007, anule a seleção desta opção.

  • Limpar cache ao fechar Selecione esta opção para que o Access limpe todos os dados em cache locais da memória ao fechar a sua base de dados.

  • Nunca colocar em cache Selecione esta opção para que o Access não coloque em cache uma cópia local dos dados enquanto trabalha nas suas origens de dados ligadas do SharePoint.

    Nota: As opções Limpar cache ao fechar e Nunca colocar em cache não estão disponíveis se a definição Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e superior não estiver selecionada.

Posso trabalhar offline manualmente no Access 2010 e posterior?

Para ter o controlo manual de trabalhar offline com os dados ligados do SharePoint no Access 2010 e superior, terá de desmarcar a definição utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e posterior para a base de dados atual encontrada no Access Caixa de diálogo opções. Consulte a secção anterior sobre como localizar e definir essa opção.

Nota: Poderá ser-lhe pedido para fechar e voltar a abrir a sua base de dados depois de alterar a definição.

Após ter desmarcado a opção utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e posterior , verá um grupo listas ligadas à Web de comandos que aparecem no separador dados externos .

Neste grupo, verá comandos como trabalhar offline, sincronizar, religar listas e outros. Estes são os mesmos comandos que estavam no Access 2007 no grupo listas do SharePoint no seParador dados externos .

Para trabalhar offline com os seus dados de lista do SharePoint neste modo, clique em trabalhar offline.

Para sincronizar as suas listas offline com os dados do servidor, clique em sincronizar.

Para restabelecer a ligação das tabelas ligadas depois de trabalhar offline, clique em trabalhar online.

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Está a utilizar o Access 2007?

Para efetuar este procedimento, primeiro tem de ligar as suas tabelas do Access a listas do SharePoint.

Nota: Se tiver uma base de dados que já esteja publicada num site do SharePoint, primeiro tem de guardar uma cópia local da base de dados e, em seguida, colocar as listas em modo offline.

  1. Abra a base de dados que está ligada às listas do SharePoint.

  2. No separador dados externos , no grupo listas do SharePoint , clique em trabalhar offline.

Nota: Se o botão trabalhar offline não estiver disponível, significa que as suas tabelas não estão ligadas a listas do SharePoint ou que já colocou os dados da lista offline.

  1. Abra a base de dados que está ligada às suas listas do SharePoint.

  2. No separador dados externos , no grupo listas do SharePoint , clique em sincronizar.

Se ocorrer um conflito ao longo de uma alteração que tenha feito offline e uma alteração que alguém fez no servidor, é apresentada a caixa de diálogo resolver conflitos .

A caixa de diálogo apresenta informações sobre o conflito, como por que motivo ocorreu o erro e fornece opções para tentar enviar os dados novamente ou para descartá-las. Se existirem vários erros, pode ver os detalhes de cada erro ao clicar nos botões anterior e seguinte na caixa de diálogo. Alguns erros só podem ser resolvidos ao descartar as suas alterações.

A grelha de detalhes na caixa de diálogo resolver erros apresenta todas as colunas na vista atual. Para a linha afetada, a grelha de detalhes mostra a alteração que efetuou. Não pode editar os valores, mas pode clicar em cada coluna para ver mais detalhes.

  • Na caixa de diálogo resolver erros , efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se pretender manter as alterações efetuadas no servidor para um item selecionado, clique em eliminar as minhas alterações.

    • Se pretender submeter novamente as suas alterações a um item selecionado, clique em repetir as minhas alterações.

      Dependendo da situação, poderá ter de esperar até o problema ser resolvido. Por exemplo, se não conseguir sincronizar as suas alterações devido a um problema de conectividade de rede, deverá esperar até ser ligado novamente.

    • Se pretender manter as alterações efetuadas no servidor para todos os itens, clique em eliminar todas as minhas alterações.

    • Se pretender submeter novamente as suas alterações a todos os itens, clique em repetir todas as minhas alterações.

      Dependendo da situação, poderá ter de esperar até o problema ser resolvido. Por exemplo, se não conseguir sincronizar as suas alterações devido a um problema de conectividade de rede, deverá esperar até ser ligado novamente.

      Notas: 

      • Se o erro só puder ser resolvido ao descartar as suas alterações, os botões para repetir as suas alterações poderão não estar disponíveis.

      • Pode fechar a caixa de diálogo sem realizar qualquer ação, mas não poderá abandonar ou atualizar a lista ou efetuar alterações a uma coluna calculada até resolver o erro.

Depois de restabelecer a ligação das tabelas ligadas, todas as alterações efetuadas aos dados ou objetos são sincronizadas.

  1. Abra a base de dados que está ligada às listas do SharePoint.

  2. No separador dados externos , no grupo listas do SharePoint , clique em trabalhar online.

    Nota: Se pretender eliminar as alterações que efetuou offline, clique em eliminar alterações no grupo listas do SharePoint .

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