Tarefas básicas no Outlook

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Outlook organiza os seus e-mails, calendários, contactos, tarefas e listas de acções a fazer, tudo num só local. Que inicia organização com a sua conta de e-mail. A partir desse local pode começar a trabalhar com mensagens de correio eletrónico, torne-as em tarefas ou compromissos e armazenar informações sobre as pessoas interage com os contactos para que nunca tenha de se lembrar de um endereço de e-mail ou um número de telefone. Vamos uma guia passo a passo rápida de algumas tarefas básicas.

Introdução

A ação primeira é configurar a conta Outlook. Após esta ação, estará pronto para começar a receber e enviar e-mail, utilize o calendário, criar contactos e trabalhar com tarefas Outlook.

Configuração é automática se tiver utilizado numa versão anterior do Outlook no mesmo computador. Se não, a configuração da conta automática irá iniciar pela primeira vez que iniciar Outlook e guiá-lo ao longo do processo.

Ser-lhe-á pedido para o seu nome, endereço de e-mail e uma palavra-passe. Que é normalmente suficiente, mas se ocorre uma falha na configuração automática, Outlook irá pedir para alguns equipamentos mais informações, como o seu nome de servidor de correio. Se não possuir essas informações, seu fornecedor de e-mail pode fornecer-lhe os detalhes.

Adicionar botão conta na vista Backstage

Nota : Se pretender adicionar outra conta de e-mail mais tarde, quando estiver pronto, selecione ficheiro > Adicionar conta para iniciar a configuração da conta automática.

Barra de acesso rápido

A barra de acesso rápido é uma parte da sua experiência Outlook importante. E é uma forma fácil que pode deslocar-se entre as funcionalidades principais Outlook — correio, calendário, pessoas e tarefas. A barra é além dos separadores padrão e fitas fornecerem-lhe um variedade de ferramentas e opções para o ajudar a utilizar e gerir Outlook.

Geralmente localizada na parte inferior da janela do Outlook, um acesso rápido barra mostra — dependendo das definições selecionadas — nomes dos (imagem para a esquerda) ou ícones (imagem direita) associados com nomes de funcionalidade.

Acesso rápido do Outlook barra a mostrar, por nome, botões de correio, calendário, pessoas e tarefas e mais (reticências ou nas reticências) opções

Acesso rápido do Outlook a mostrar o correio, calendário, pessoas, tarefas e mais ícones de opções da barra

Alterar o que é apresentado na barra de acesso rápido

Pode controlar os botões (ou ícones) aparecem na barra de acesso rápido e até mesmo por que ordem que apareçam.

  1. Selecione mais Mais opções > Opções de navegação.

    Selecione mais (três pontos) na barra de acesso rápido para ver opções de navegação

  2. Na caixa de diálogo Opções de navegação, faça o seguinte:

    Acesso rápido barra a caixa de diálogo Opções de navegação

    • Para alterar o número de botões ou ícones que aparecem na barra de, aumente ou diminua a predefinição de 4 do número máximo de itens visíveis.

    • Para ver os ícones em vez de nomes, selecione a caixa de verificação A navegação compacta.

    • Para reorganizar como os botões ou ícones estão listados, selecione um item na caixa apresentar por esta ordem e, em seguida, selecione Mover para cima ou Mover para baixo.

  3. Selecione OK.

    Sugestão : Se não gostar das alterações efetuadas ou apenas quiser começar de novo, selecione Repor.

E-mail irão ligá-lo para as pessoas dentro e fora da sua organização. Pode adicionar uma assinatura eletrónica e anexos às mensagens de e-mail.

Criar uma nova mensagem de e-mail

  1. A partir de qualquer pasta de correio (por exemplo, a sua caixa de entrada), selecione Novo E-Mail.

    novo e-mail

    Atalho de teclado:    Para criar uma mensagem de e-mail, prima Ctrl + Shift + M.

  2. Quando tiver terminado a compor o seu correio eletrónico, selecione Enviar.

Para mais informações, consulte o artigo criar uma mensagem de e-mail.

Adicionar uma assinatura de e-mail a mensagens

Crie assinaturas personalizadas que aparecem na parte inferior das suas mensagens. Assinaturas podem incluir texto, imagens, seu Cartão de Visita Eletrónico, um logótipo ou mesmo uma imagem da sua assinatura manuscrita.

Criar uma assinatura

  1. Na nova mensagem, selecione assinatura >assinaturas.

    Tabela Dinâmica com várias tabelas

  2. No separador Assinatura de correio eletrónico , selecione Novo.

  3. Tipo de anamee, em seguida, clique em OK.

  4. Em Escolher assinatura predefinida, efetue o seguinte:

    • Na lista Conta de e-mail, selecione uma conta de e-mail a associar à assinatura.

    • Na lista novas mensagens , selecione a assinatura que pretende que seja adicionada automaticamente a todas as novas mensagens de correio eletrónico. Se não quiser automática assinar mensagens de correio eletrónico, pode ignorar esta opção, tal como (nenhuma) é o valor predefinido.

    • Na lista Respostas/reencaminhamentos, selecione a assinatura que pretende que seja automaticamente adicionada (assinatura automática) quando reencaminha ou responde a mensagens. Caso contrário, aceite a opção pré-definida (nenhum).

  5. Em Editar assinatura, escreva oassinaturae, em seguida, clique em OK.

Adicionar uma assinatura

  • Numa nova mensagem, selecione assinaturae, em seguida, selecione a assinatura que pretende.

    Tabela Dinâmica com várias tabelas

Para obter mais informações, consulte o artigo criar e adicionar uma assinatura de mensagem de correio eletrónico.

Reencaminhar ou responder a uma mensagem de e-mail

  1. No Friso ou no painel de leitura, selecione responder, Responder a todosou Reencaminhar

    Responder

  2. Na caixa para, Ccou Bcc , efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para adicionar um destinatário, clique na caixa apropriada e introduza o nome do destinatário.

    • Para remover um destinatário, clique na caixa apropriada, selecione o nome do destinatário e, em seguida, prima Delete.

Para mais informações, consulte Responder ou reencaminhar uma mensagem de e-mail.

Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail

Para partilhar um ficheiro, pode anexá-lo à sua mensagem. Também pode anexar outros itens com o justOutlook , tais como mensagens, contactos ou tarefas.

  1. Criar uma nova mensagem ou selecione uma mensagem existente e selecione responder, Responder a todosou Reencaminhar.

  2. Na janela da mensagem, selecione a mensagem > Anexar ficheiro.

    anexar ficheiro

Para mais informações, consulte Anexar um ficheiro, mensagem, contacto ou tarefa a uma mensagem de e-mail.

Abrir ou guardar um anexo de mensagem de e-mail

Pode abrir um anexo a partir do painel de leitura ou de uma mensagem aberta. Depois de abrir e visualizar um anexo, pode guardá-lo. Se a uma mensagem tiver mais do que um anexo, pode guardá-los como um grupo ou uma de cada vez.

Abrir um anexo

Dependendo da versão do Outlook que estiver a utilizar, poderá haver várias opções disponíveis para abrir um anexo.

  • Faça duplo clique no anexo.

Para obter mais informações, consulte Abrir anexos.

Guardar um anexo

  1. Selecione o anexo no painel de leitura ou na mensagem aberta.

  2. No separador anexos , no grupo ações , selecione Guardar como. Pode também com o botão direito no anexo e, em seguida, selecione Guardar como.

    guardar como anexos

Para obter mais informações, consulte Guardar anexos.

Compromissos e reuniões são uma byproduct da sua vida pessoal e profissional e o seu calendário é veículo perfeito para gerir ambos. Com Outlook também pode definir lembretes de eventos agendados.

Criar um compromisso de calendário

Outlook, compromissos não são iguais a reuniões. Os compromissos são atividades agendadas no seu calendário que não envolvem a outras pessoas nem a reserva de recursos, como uma sala de conferências ou equipamento.

Clique em Calendário

  • Na pasta de calendário, selecione Novo compromisso. Pode também com o botão direito num bloco de tempo na sua grelha do calendário e, em seguida, selecione Novo compromisso.

    Novo Compromisso de Calendário

    Atalho de teclado:    Para criar um compromisso, prima Ctrl + Shift + A.

Para obter mais informações, consulte Agendar um compromisso.

Agendar uma reunião

No Outlook, uma reunião inclui outras pessoas e pode incluir recursos, tais como salas de conferência. Irá obter respostas a pedidos de reunião na pasta a receber.

  • Na pasta de calendário, selecione Nova reunião.

    Nova Reunião no Calendário

Atalho de teclado:    Para criar um novo pedido de reunião a partir de qualquer pasta do Outlook, prima Ctrl + Shift + Q.

Para obter mais informações, consulte Agendar uma reunião com outras pessoas.

Definir um lembrete

Lembretes de pop-up numa janela alerta de modo a não perder um prazo importante. Pode definir ou remover lembretes para quase tudo no Outlook, incluindo mensagens de correio eletrónico, compromissos e contactos.

Para compromissos ou reuniões

  • Abra um compromisso ou reunião e, em seguida, na caixa de listagem de lembrete, escolha a quantidade de tempo antes do compromisso ou reunião quando pretende que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione nenhum.

Para mensagens de e-mail, contactos e tarefas

  • Selecione dar seguimento > Adicionar lembrete.

Sugestão : Pode rapidamente sinalizar mensagens de correio eletrónico como itens a fazer, utilizando os lembretes. Estes lembretes se a mensagem aparecer na lista de itens pendentes e na pasta tarefas, mas não adicionar automaticamente um lembrete. Botão direito do rato no sinalizador na lista de mensagens para adicionar um lembrete. Ou, se tiver a mensagem aberta, selecione Dar seguimento > Adicionar lembrete.

Dar seguimento

Pessoas

Pessoas é o nome de balde para as pessoas — e empresas — que formam os contactos profissionais e pessoais. Quem adicionar como um contacto é completamente discricionário e as restrições apenas que se podem aplicar Control quem pode ou não é possível adicionar são as limitações que impor que ou a sua empresa. Sua empresa, por exemplo, poderá ter regras sobre a correspondência com determinados endereços de e-mail externo.

Criar um contacto

Um contacto pode ser tão simple como um nome e e-mail endereços ou pode incluir, por exemplo, detalhes, como moradas, vários números de telefone, uma imagem e aniversários. Encontrará os contactos na opção de pessoas na barra de atalhos, no canto inferior esquerdo da janela do Outlook.

Pessoas

  • Em pessoas, escolha Novo contacto.

    Novo Contacto

    Atalho de teclado:    Para criar um contacto a partir de qualquer pasta do Outlook, prima Ctrl + Shift + C.

Para obter mais informações, consulte Criar ou adicionar um contacto.

Obter uma lista de contactos no seu livro de endereços Outlook

Guardar uma cópia de contactos no seu livro de endereços é aconselhável. No Outlook 2013 ou Outlook 2016 para Windows, pode transferir um ficheiro de valores separados por vírgulas (. csv) dos seus contactos para o seu dispositivo e abra-o no Excel.

  1. Abra o Outlook, selecione ficheiro > Abrir e exportar > Importar/exportar.

    Selecione Abrir e Exportar e, em seguida, selecione Importar/Exportar.

  2. No Assistente de importação e exportação, selecione Exportar para um ficheiro > seguinte.

  3. Escolha Valores separados por vírgulas e, em seguida, na página Exportar para um ficheiro, selecione contactos como a pasta para exportar para a sua conta.

    Desloque para cima e, em seguida, selecione a pasta de contactos que pretende exportar.

    Importante : Antes de continuar, certifique-se a pasta de contactos que escolher está ligado à sua conta de e-mail. Este é particularmente importante se estiver a realização estes passos a partir do computador de outra pessoa.

  4. Selecione seguinte > Procurar e, em seguida, aceda à localização onde pretende armazenar o ficheiro de valores separado vírgulas (. csv).

  5. Escreva um nome de ficheiroe, em seguida, selecione OK > seguinte.

    Guardar o livro de endereços contacto como um ficheiro. csv

  6. Selecione Concluir para iniciar o processo de exportação.

    Nota : Outlook não é apresentada uma mensagem quando o processo de exportação está concluído.

Abra o seu ficheiro de contactos. csv

O ficheiro de valor separados por vírgulas (. csv) dos seus contactos exportados normalmente é aberto no Excel.

  1. Navegue para a localização onde o guardou o ficheiro. csv e abra-o.

  2. Confirme que os contactos são listados no ficheiro.

    Exemplo de ficheiro do Outlook. csv aberto no Excel

    Nota : Poderá haver células em branco. É normal.

  3. Feche o ficheiro sem efetuar alterações para evitar potenciais problemas importar o ficheiro num dispositivo diferente que tem a mesma versão do Outlook ou de um serviço de correio eletrónico diferente.

Criar uma tarefa

Muitas pessoas mantêm as listas de acções a fazer — em papel, numa folha de cálculo ou em conjunto com uma combinação de papel e métodos de visita electrónicos. Outlook, pode combinar diferentes listas numa só, obter lembretes e controlar o progresso da tarefa.

  1. Abra Outlook e, no separador base, no grupo Novo, selecione Novos itens.

  2. Selecione a tarefa, preencha o formulário de tarefa, conforme necessário e, em seguida, selecione Guardar e fechar.

Atalho de teclado:    Para criar uma nova tarefa, prima Ctrl + Shift + K.

Para obter mais informações, consulte Criar tarefas e itens pendentes.

Atribuir uma tarefa

  1. Selecione Ícone de tarefas na barra de acesso rápido do Outlook na barra de acesso rápido ou tarefas na barra de navegação.

  2. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • Selecione Ícone da nova tarefa no Friso ou prima Ctrl + Shift + K para criar uma tarefa.

      ou

    • Abra uma tarefa existente.

  3. Selecione Atribuir tarefa.

    Comando Atribuir Tarefa no friso

  4. No formulário da tarefa, faça o seguinte:

    • Na caixa para, introduza um nome ou endereço de e-mail.

    • Adicione um Assunto, selecione uma data de início e data para conclusão e definir o Estado e prioridade conforme necessário.

      Propriedades de datas de início e de conclusão de uma tarefa atribuída

    • Aceitar ou desmarcar a seleção predefinida as duas caixas de verificação: manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Enviar-me um relatório de estado quando esta tarefa estiver concluída.

    • Se for necessário, escreva uma mensagem no bloco de conteúdo abaixo das caixas de verificação.

  5. Se pretender que a tarefa para repetir, escolha Periodicidade no Friso, selecione as opções que pretende na caixa de diálogo Periodicidade da tarefa e, em seguida, clique em OK.

    Nota : Se atribuir uma tarefa periódica, uma cópia da tarefa permanece na sua lista de tarefas, mas nunca actualiza. Se selecionar a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando esta tarefa estiver concluída, poderá receber relatórios de estado para cada ocorrência concluída da tarefa.

  6. Selecione Enviar.

Sugestão : Outlook pode controlar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se pretender que várias pessoas para trabalhar numa tarefa, dividir a tarefa em partes mais pequenas ou atribuir a cada tarefa individualmente. Por exemplo, para registar um relatório de ser escritos por três escritores, crie três tarefas separadas e atribuir a cada tarefa individual para o gravador de adequado.

Aceitar ou recusar uma tarefa atribuída

Quando uma tarefa é criada e atribuída ao utilizador, este aparece na pasta a receber.

Os comandos Aceitar ou Recusar num pedido de tarefa visualizado no Painel de Leitura

  • No painel de leitura, selecione Aceitar ou Recusar.

    ou

    Abra a tarefa, selecione Aceitar ou Recusar no Friso e, independentemente da opção que escolheu, selecione Editar a resposta antes de enviar ou Enviar a resposta agora e, em seguida, clique em OK.

    Nota : Tarefas aceites aparecem na sua lista de tarefas Outlook.

Se abrir uma tarefa, pode responder, responder a todos ou Reencaminhar a pessoa que a tarefa atribuída a si e para outras pessoas conforme adequado. Também pode incluir um comentário no bloco de mensagem.

Visualizar uma tarefa

  1. Abra Outlook e, na barra de acesso rápido, selecione Ícone de tarefas na barra de acesso rápido do Outlook .

  2. Na lista de tarefas ou Lista de itens pendentes, faça duplo clique num item para ver o formulário completo.

Pode alterar a vista tarefas em qualquer altura.

  • No separador base, no grupo Vista atual, selecione uma vista diferente.

    Opções actuais de visualização para tarefas .

Imprimir uma tarefa

Pode escolher a forma como vê as suas tarefas e, em seguida, com base no que selecione para imprimir, em que formato — estilo de tabela ou o estilo de memorando — a tarefa é impresso. Se selecionar uma tarefa para imprimir, por exemplo, em seguida, a impressão apenas definição disponível é estilo de memorando. Mas se optar por uma lista, tal como a lista de acções a fazer, um formato de estilo de tabela de impressão também é oferecido.

  1. Selecione Ícone de tarefas na barra de acesso rápido do Outlook na barra de acesso rápido.

    Barra de acesso rápido do Outlook

  2. Selecione uma tarefa de uma das suas pastas — lista de tarefas ouLista de itens pendentes — ou escolha uma pasta.

  3. Selecione ficheiro > Imprimir e selecione o formato (se disponível) em definições.

Imprimir uma mensagem de e-mail, contacto ou item de calendário

Na Outlook, pode imprimir itens como mensagens de correio eletrónico, contactos, itens de calendário ou vistas maiores, como calendários, livros de endereços ou listas de conteúdo para pastas de correio.

  1. Selecione um item ou pasta no Outlook que pretende imprimir.

  2. Selecione ficheiro > Imprimir.

Imprimir

Para obter mais informações, consulte Imprimir itens no Outlook.

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