Tarefas básicas no Outlook

O Outlook organiza os seus e-mails, calendários, contactos, tarefas e listas de tarefas, tudo num único local. Essa organização começa com a sua conta de e-mail. A partir daí, pode começar a trabalhar com e-mails aos transformá-los em tarefas ou compromissos e ao armazenar informações sobre as pessoas com quem interage no seus contactos, para que nunca tenha de se lembrar de um endereço de e-mail ou número de telefone. Vejamos algumas instruções rápidas sobre algumas das tarefas básicas.

Introdução

O primeiro passo é configurar a sua conta do Outlook. Depois disso, estará pronto para começar a receber e enviar e-mails, utilizar o calendário, criar contactos e trabalhar com tarefas do Outlook. 

A configuração é automática no caso de ter utilizado uma versão anterior do Outlook no mesmo computador. Caso contrário, a Configuração da Conta Automática começa quando inicia o Outlook pela primeira vez e acompanha-o durante o processo.

Ser-lhe-á pedido o seu nome, endereço de e-mail e uma palavra-passe. Normalmente é suficiente, mas se a configuração automática falhar, o Outlook pedirá mais algumas informações, tal como o nome do seu servidor de correio. Se não tiver essas informações, o seu fornecedor de e-mail pode dar-lhe os detalhes.

Botão Adicionar Conta na vista Backstage

Nota : Se quiser adicionar outra conta de e-mail mais tarde, selecione Ficheiro > Adicionar Conta quando estiver pronto para iniciar a Configuração de Conta Automática.

Barra de acesso rápido

A barra de acesso rápido é uma parte importante da sua experiência do Outlook. Além disso, é uma forma de se deslocar facilmente pelas funcionalidades mais importantes do Outlook, como o Correio, Calendário, Pessoas e Tarefas. A barra é uma ferramenta adicional aos separadores e frisos padrão que lhe fornecem uma grande variedade de ferramentas e opções para o ajudar a utilizar e gerir o Outlook.

A barra de acesso rápido, que normalmente se encontra localizada na parte inferior da janela do Outlook, mostra nomes de botões (imagem da esquerda) ou ícones (imagem da direita) associados a nomes de funcionalidades, dependendo das definições selecionadas.

Barra de acesso rápido do Outlook a mostrar, por nome, os botões de opções Correio, Calendário, Pessoas, Tarefas e Mais (os três pontos ou reticências)

Barra de acesso rápido do Outlook a mostrar os ícones de opções Calendário, Pessoas, Tarefas e Mais

Alterar o que aparece na barra de acesso rápido

Pode controlar os botões (ou ícones) que aparecem na barra de acesso rápido e até a ordem em que aparecem.

  1. Selecione Mais > Opções de Navegação.

    Selecione Mais (os três pontos) na barra de acesso rápido para ver as opções de navegação

  2. Na caixa de diálogo Opções de Navegação, faça o seguinte:

    Caixa de diálogo Opções de Navegação na barra de acesso rápido

    • Para alterar o número de botões ou ícones que aparecem na barra, aumente ou diminua a predefinição de 4 para Número máximo de itens visíveis.

    • Para ver ícones em vez de nomes, selecione a caixa de verificação Navegação Compacta.

    • Para reorganizar a forma como os botões ou ícones são listados, selecione um item na caixa Dispor pela seguinte ordem e, em seguida, selecione Mover Para Cima ou Mover Para Baixo.

  3. Selecione OK.

    Sugestão : Se não gostar das alterações efetuadas ou quiser começar de novo, selecione Repor.

Correio

O e-mail liga-o às pessoas dentro e fora da sua organização. Pode adicionar uma assinatura eletrónica e anexos às suas mensagens de e-mail.

Criar uma nova mensagem de e-mail

  1. A partir de qualquer pasta de correio (como a sua Caixa de Entrada), selecione Novo E-mail.

    Novo e-mail

    Atalho de teclado:    para criar uma mensagem de e-mail, prima Ctrl+Shift+M.

  2. Quando terminar de compor o seu e-mail, selecione Enviar.

Para obter mais informações, consulte Criar uma mensagem de e-mail.

Adicionar uma assinatura de e-mail a mensagens

Crie assinaturas personalizadas que aparecem na parte inferior das suas mensagens. As assinaturas podem incluir texto, imagens, o seu Cartão de Visita Eletrónico, um logótipo ou até mesmo uma imagem da sua assinatura manuscrita.

Criar uma assinatura

  1. Numa nova mensagem, selecione Assinatura >Assinaturas.

    Assinatura

  2. No separador Assinatura de Correio Eletrónico, selecione Novo.

  3. Escreva um nome e, em seguida, selecione OK.

  4. Em Escolher assinatura predefinida, faça o seguinte:

    • Na lista Conta de correio eletrónico, selecione uma conta de e-mail para associar à assinatura.

    • Na lista Novas mensagens, selecione a assinatura que pretende que seja automaticamente adicionada a todas as novas mensagens de e-mail. Se não quiser assinar automaticamente as suas mensagens de e-mail, pode ignorar esta opção, uma vez que (nenhum) é o valor predefinido.

    • Na lista Respostas/reencaminhamentos, selecione a assinatura que pretende que seja automaticamente adicionada (assinatura automática) quando reencaminha ou responde a mensagens. Caso contrário, aceite a opção pré-definida (nenhum).

  5. Em Editar assinatura, escreva a assinatura e, em seguida, selecione OK.

Adicionar uma assinatura

  • Numa mensagem nova, selecione Assinatura e, em seguida, selecione a assinatura pretendida.

    Assinatura

Para obter mais informações, consulte Criar e adicionar uma assinatura de mensagem de e-mail.

Reencaminhar ou responder a uma mensagem de e-mail

  1. No friso ou no painel de leitura, selecione Responder, Responder a Todos ou Reencaminhar.

    Responder à mensagem

  2. Na caixa Para, Cc ou Bcc, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para adicionar um destinatário, clique na caixa adequada e introduza o nome do destinatário.

    • Para remover um destinatário, clique na caixa adequada, selecione o nome do destinatário e, em seguida, prima Eliminar.

Para obter mais informações, consulte Responder ou reencaminhar uma mensagem de e-mail.

Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail

Para partilhar um ficheiro, pode anexá-lo à sua mensagem. Também pode anexar outros itens do Outlook, como mensagens, contactos ou tarefas.

  1. Crie uma nova mensagem ou escolha uma mensagem existente e selecione Responder, Responder a Todos ou Reencaminhar.

  2. Na janela da mensagem, selecione Mensagem > Anexar Ficheiro.

    Anexar um ficheiro a uma mensagem

Para obter mais informações, consulte Anexar um ficheiro, mensagem, contacto ou tarefa a uma mensagem de e-mail.

Abrir ou guardar um anexo de mensagem de e-mail

Pode abrir um anexo a partir do painel de leitura ou de uma mensagem aberta. Depois de abrir e ver um anexo, pode guardá-lo. Se uma mensagem tiver mais de um anexo, pode guardá-los como um grupo ou um de cada vez.

Abrir um anexo

Dependendo da versão do Outlook que está a utilizar, poderão existir múltiplas opções disponíveis para abrir um anexo.

  • Faça duplo clique no anexo.

Para obter mais informações, consulte Abrir anexos.

Guardar um anexo

  1. Selecione o anexo no painel de leitura ou na mensagem aberta.

  2. No separador Anexos, no grupo Ações, selecione Guardar Como. Também pode clicar com o botão direito do rato no anexo e, em seguida, selecionar Guardar Como.

    Guardar como anexos

Para obter mais informações, consulte Guardar anexos.

Os compromissos e as reuniões são derivados da sua vida pessoal e profissional, e o seu calendário é o instrumento perfeito para gerir ambos. Com o Outlook, também pode definir lembretes de eventos agendados.

Criar um compromisso de calendário

No Outlook, os compromissos não são o mesmo que reuniões. Os compromissos são atividades agendadas por si no calendário que não envolvem o envio de convites a outras pessoas nem a reserva de recursos, tal como uma sala de conferência ou equipamento.

Clique em Calendário

  • Numa pasta do Calendário, clique em Novo Compromisso. Também pode clicar com o botão direito do rato num bloqueio de tempo na grelha do calendário e, em seguida, selecionar Novo Compromisso.

    Novo compromisso de calendário

    Atalho de teclado:    para criar um compromisso, prima Ctrl+Shift+A.

Para obter mais informações, consulte Agendar um compromisso.

Agendar uma reunião

No Outlook, uma reunião inclui outras pessoas e pode incluir recursos, tais como salas de conferência. As respostas aos pedidos de reunião são apresentadas na sua Caixa de Entrada.

  • Numa pasta do Calendário, selecione Nova Reunião.

    Nova reunião no Calendário

Atalho de teclado:    para criar um novo pedido de reunião a partir de qualquer pasta no Outlook, prima Ctrl+Shiftt+Q.

Para obter mais informações, consulte Agendar uma reunião com outras pessoas.

Definir um lembrete

Os lembretes são apresentados numa janela de alerta, para que não perca um prazo importante. Pode definir ou remover lembretes para quase tudo no Outlook, incluindo mensagens de e-mail, compromissos e contactos.

Para compromissos ou reuniões

  • Abra um Compromisso ou Reunião e, em seguida, na caixa de listagem Lembrete, selecione o tempo antes do compromisso ou reunião em que pretende que o lembrete seja apresentado. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.

Para mensagens de e-mail, contactos e tarefas

  • Selecione Dar Seguimento > Adicionar Lembrete.

Sugestão :  Pode sinalizar rapidamente mensagens de e-mail como itens a fazer ao utilizar lembretes. Estes lembretes fazem com que a mensagem seja apresentada na Lista de Tarefas e na pasta Tarefas, mas não adiciona automaticamente um lembrete. Clique com o botão direito do rato no sinalizador na lista de mensagens para adicionar um lembrete. Em alternativa, se tiver a mensagem aberta, selecione Dar Seguimento > Adicionar Lembrete.

Dar seguimento

Pessoas

Pessoas é o nome do grupo de pessoas e empresas que constituem os seus contactos pessoais e de negócios. A escolha de quem adiciona como contacto é completamente sua e as únicas restrições que poderão aplicar-se relativamente a quem pode ou não adicionar são as limitações impostas por si ou pela sua empresa. A sua empresa, por exemplo, poderá ter regras sobre a correspondência com determinados endereços de e-mail externos.

Criar um contacto

Um contacto pode ser tão simples como um nome ou endereço de e-mail, ou pode incluir detalhes como ruas, múltiplos números de telefone, uma imagem e aniversários. Encontrará os seus contactos na opção Pessoas na barra de atalhos, no canto inferior esquerdo da janela do Outlook.

Pessoas

  • Em Pessoas, selecione Novo Contacto.

    Novo Contacto

    Atalho de teclado:    para criar um contacto a partir de qualquer pasta do Outlook, prima Ctrl+Shift+C.

Para obter mais informações, consulte Criar ou adicionar um contacto.

Obter uma lista de contactos no seu livro de endereços do Outlook

É uma prática recomendada guardar uma cópia dos seus contactos no livro de endereços. No Outlook 2013 ou Outlook 2016 para Windows, pode transferir um ficheiro de valores separados por vírgulas (.csv) dos seus contactos para o seu dispositivo e abri-lo no Excel.

  1. Abra o Outlook, selecione Ficheiro > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.

    Selecione Abrir e Exportar e, em seguida, selecione Importar/Exportar.

  2. No Assistente de Importação e Exportação, selecione Exportar para um ficheiro > Seguinte.

  3. Selecione Valores Separados por Vírgulas e, em seguida, na página Exportar para um ficheiro, selecione Contactos como a pasta da qual pretende exportar para a sua conta.

    Desloque-se para cima e, em seguida, selecione a pasta de contactos que pretende exportar.

    Importante : Antes de continuar, certifique-se de que a pasta Contactos que seleciona está associada à sua conta de e-mail. Isto é especialmente importante se estiver a efetuar estes passos no computador de outra pessoa.

  4. Selecione Seguinte > Procurar e, em seguida, aceda à localização onde pretende armazenar o ficheiro de valores separados por vírgulas (.csv).

  5. Escreva um nome de ficheiro e, em seguida, selecione OK > Seguinte.

    Guarde o seu livro de endereços de contactos como um ficheiro .csv

  6. Selecione Concluir para iniciar o processo de exportação.

    Nota : O Outlook não apresenta uma mensagem quando o processo de exportação é concluído.

Abrir o seu ficheiro .csv de contacto

Normalmente, o ficheiro de valores separados por vírgulas (.csv) dos seus contactos exportados é aberto no Excel.

  1. Navegue para a localização onde guardou o ficheiro .csv e abra-o.

  2. Confirme que os seus contactos estão listados no ficheiro.

    Exemplo de um ficheiro .csv do Outlook aberto no Excel

    Nota : Poderão existir células em branco. É normal.

  3. Feche o ficheiro sem fazer alterações para evitar potenciais problemas ao importá-lo num dispositivo diferente que tenha a mesma versão do Outlook ou um serviço de e-mail diferente.

Tarefas

Criar uma tarefa

Muitas pessoas mantêm listas de tarefas num papel, numa folha de cálculo ou através de uma combinação de métodos em papel e eletrónicos. No Outlook, pode combinar várias listas numa única lista, receber lembretes e controlar o progresso das tarefas.

  1. Abra o Outlook e, no separador Base, no grupo Novo, selecione Novos Itens.

  2. Selecione Tarefas, preencha o formulário de tarefa conforme necessário e, em seguida, selecione Guardar e Fechar.

Atalho de teclado:    para criar uma nova tarefa, prima Ctrl+Shift+K.

Para obter mais informações, consulte Criar tarefas e itens a fazer.

Atribuir uma tarefa

  1. Selecione Ícone de Tarefas na barra de acesso rápido do Outlook na barra de acesso rápido ou Tarefas na barra de navegação.

  2. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Selecione Ícone de Nova tarefa no friso ou prima Ctrl+Shift+K para criar uma tarefa.

      ou

    • Abra uma tarefa existente.

  3. Selecione Atribuir Tarefa.

    Comando Atribuir tarefa no friso

  4. No formulário de tarefa, faça o seguinte:

    • Na caixa Para, introduza um nome ou um endereço de e-mail.

    • Adicione um Assunto, selecione uma Data de início e uma Data para conclusão e defina o Estado e a Prioridade conforme necessário.

      Propriedades da Data de Início e Data para Conclusão de uma tarefa atribuída

    • Aceite ou limpe a seleção predefinida das duas caixas de verificação Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Enviar-me um relatório de estado quando a tarefa estiver concluída.

    • Se necessário, escreva uma mensagem no bloco de conteúdo abaixo das caixas de verificação.

  5. Se quiser que a tarefa se repita, selecione Periodicidade no friso, selecione as opções que pretende na caixa de diálogo Tarefa Periódica e, em seguida, selecione OK.

    Nota :  Se atribuir uma tarefa periódica, uma cópia da tarefa permanece na sua lista de tarefas, mas nunca é atualizada. Se selecionar a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando a tarefa estiver concluída, recebe relatórios de estado por cada ocorrência concluída da tarefa.

  6. Selecione Enviar.

Sugestão :  O Outlook pode controlar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se quiser que múltiplas pessoas trabalhem numa tarefa, divida a tarefa em partes mais pequenas ou atribua cada tarefa individualmente. Por exemplo, para controlar um relatório que vai ser escrito por três pessoas, crie três tarefas separadas e atribua cada tarefa individual à pessoa adequada.

Aceitar ou recusar uma tarefa atribuída

Quando uma tarefa é criada e lhe é atribuída, é apresentada na sua Caixa de Entrada.

Os comandos Aceitar ou Recusar num pedido de tarefa visualizado no Painel de Leitura

  • No painel de leitura, selecione Aceitar ou Recusar.

    ou

    Abra a tarefa, selecione Aceitar ou Recusar no friso e, independentemente da opção que escolher, selecione Editar a resposta antes de a enviar ou Enviar a resposta agora e, em seguida, selecione OK.

    Nota : As tarefas aceites aparecem na sua lista de tarefas do Outlook.

Se abrir uma tarefa, pode Responder, Responder a todos ou Reencaminhar para a pessoa que lhe atribuiu a tarefa e para outras pessoas, conforme adequado. Também pode incluir um comentário no bloco de mensagem.

Ver uma tarefa

  1. Abra o Outlook e, na barra de acesso rápido, selecione Ícone de Tarefas na barra de acesso rápido do Outlook .

  2. Na sua Lista de Tarefas ou na lista Tarefas, faça duplo clique num item para ver o formulário inteiro.

Pode alterar a forma como vê as tarefas a qualquer altura.

  • No separador Base, no grupo Vista Atual, selecione uma vista diferente.

    Opções de vista atual para tarefas .

Imprimir uma tarefa

Pode escolher como quer ver as suas tarefas e, em seguida, com base no que decidir imprimir, pode escolher o formato no qual a tarefa é impressa: Estilo de Tabela ou Estilo de Memorando. Se selecionar uma única tarefa para imprimir, por exemplo, só estará disponível a definição de impressão Estilo de Memorando. No entanto, se escolher uma lista, como a Lista de Tarefas, também estará disponível o formato de impressão Estilo de Tabela.

  1. Selecione Ícone de Tarefas na barra de acesso rápido do Outlook na barra de acesso rápido.

    Barra de acesso rápido do Outlook

  2. Selecione uma única tarefa numa das suas pastas, Lista de Tarefas ou lista Tarefas, ou selecione uma pasta.

  3. Selecione Ficheiro > Imprimir e selecione o formato (se disponível) em Definições.

Imprimir uma mensagem de e-mail, contacto ou item de calendário

No Outlook, pode imprimir itens como mensagens de e-mail, contactos, itens de calendário ou vistas maiores, como calendários, livros de endereços ou listas de conteúdo das pastas de Correio.

  1. Selecione um item ou pasta no Outlook que pretenda imprimir.

  2. Selecione Ficheiro > Imprimir.

Imprimir

Para obter mais informações, consulte Imprimir itens no Outlook.

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