Tarefas básicas no Access 2010

Nota: Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Seguem-se algumas tarefas básicas da base de dados que pode fazer para o ajudar a aprender a utilizar o Microsoft Access 2010.

 

Neste artigo

O que é o Access?

Bases de dados relacionais no Access

Quando abre o Access

Localizar e aplicar um modelo

Criar uma base de dados de raiz

Abrir uma base de dados do Access existente

Começar a utilizar a sua nova base de dados

Adicionar uma tabela

Colar dados de outra origem numa tabela do Access

Importar ou ligar a dados de outra origem

Próximos passos

Importar dados a partir de uma folha de cálculo ou de outro programa

Importar uma folha de cálculo do Excel para o Access

Importar uma folha de cálculo do Excel como uma tabela numa nova base de dados

Utilize o assistente de análise de tabelas para organizar os seus dados

Trabalhar com dados de outros programas

Utilizar uma base de dados de versão anterior em várias versões do Access

Utilizar um ficheiro de base de dados do Access em várias versões do Access

Passo 1: criar uma cópia da base de dados existente e guardá-la num novo formato

Passo 2: dividir a base de dados de cópia e utilizar o ficheiro original como base de dados de fundo

Passo 3: ligar o novo front-end à base de dados original

Utilizar uma aplicação front-end/de front-end em várias versões do Access

O que é o Access?

O Access 2010 é uma ferramenta de estrutura e implementação de uma aplicação de base de dados que pode utilizar para controlar informações importantes. Pode manter os seus dados no seu computador ou pode publicar na Web, para que as outras pessoas possam utilizar a sua base de dados com um browser.

Muitas pessoas começam a utilizar o Access quando o programa que está a utilizar para controlar algo gradativamente se torna menos ajustado para a tarefa. Por exemplo, suponhamos que é um planejador de eventos e que pretende controlar todos os detalhes que precisa de gerir para tornar os seus eventos bem-sucedidos. Se utilizar um processador de texto ou um programa de folhas de cálculo para o fazer, pode facilmente ter problemas com dados duplicados e inconsistentes. Pode utilizar o software de calendário, mas controlar as informações financeiras num calendário não é uma boa opção.

Bases de dados relacionais no Access

Por vezes, precisa de uma base de dados relacional para controlar essas informações — um armazém de dados que tenha sido separado em coleções mais pequenas de dados (denominadas tabelas) para eliminar redundância e, em seguida, relacionadas em conjunto com base nos bits de informações comuns (chamados campos) . Por exemplo, uma base de dados relacional de planeamento de eventos pode conter uma tabela com informações do cliente, uma tabela com informações do fornecedor e uma tabela com informações do evento. A tabela com informações do evento pode ter um campo para o relacionar à tabela cliente e um campo para o relacionar à tabela fornecedor. Dessa forma, por exemplo, se o número de telefone de um fornecedor for alterado, as informações podem ser alteradas uma vez na tabela fornecedor, em vez de em cada evento que envolvia o fornecedor.

O Access é uma ferramenta que pode utilizar para desenvolver de forma rápida e fácil aplicações de bases de dados relacionais que o ajudam a gerir informações. Pode criar uma base de dados para o ajudar a controlar praticamente qualquer tipo de informação, como inventário, contactos profissionais ou processos empresariais. Na verdade, o Access é fornecido com modelos que pode utilizar imediatamente para controlar uma variedade de informações, tornando as coisas mais fáceis para um principiante.

Quando abre o Access

Quando inicia o Access 2010, vê a vista Microsoft Office Backstage, onde pode obter informações sobre a base de dados atual, criar uma nova base de dados, abrir uma base de dados existente e ver os conteúdos em destaque do Office.com.

Vista Backstage do Access 2010

A vista Backstage também contém muitos outros comandos que pode utilizar para ajustar, manter ou partilhar as bases de dados. Os comandos na vista Backstage em geral se aplicam a bases de dados inteiras, não a objetos dentro de uma base de dados.

Nota: Pode aceder à vista Backstage em qualquer altura ao clicar no separador ficheiro .

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Localizar e aplicar um modelo

O Access fornece-lhe uma grande variedade de modelos que pode utilizar para acelerar o processo de criação de bases de dados. Um modelo é uma base de dados pronta para utilizar que contém todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para efetuar uma tarefa específica. Por exemplo, existem modelos que podem ser utilizados para controlar problemas, gerir contactos ou manter um registo de despesas. Alguns modelos contêm alguns registos de exemplo para ajudar a demonstrar a sua utilização. Os bancos de dados de modelos podem ser utilizados como estão ou pode personalizá-los para se adequarem melhor às suas necessidades.

Para localizar e aplicar um modelo à base de dados, faça o seguinte:

  1. No separador Ficheiro, clique em Novo.

  2. Em modelos disponíveis, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para reutilizar um modelo que utilizou recentemente, clique em modelos recentese, em seguida, selecione o modelo pretendido.

    • Para utilizar um modelo que já tenha instalado, clique em os meus modelose, em seguida, selecione o modelo pretendido.

    • Para encontrar um modelo em Office.com, em modelos do Office.com, clique numa categoria de modelo, selecione o modelo que pretende e, em seguida, clique em transferir para transferir o modelo do Office. com para o seu computador.

      Também pode procurar modelos no Office.com a partir do Access. Na caixa de Office.com procurar modelos , escreva um ou mais termos de pesquisa e, em seguida, clique no botão de seta para procurar.

  3. Opcionalmente, clique no ícone de pasta junto à caixa nome de ficheiro para navegar para uma localização onde pretende criar a base de dados. Se não indicar uma localização específica, o Access cria a base de dados na localização predefinida que é apresentada abaixo da caixa nome de ficheiro .

  4. Clique em Criar.

O Access cria a base de dados e abre-a para utilização.

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Criar uma base de dados de raiz

Se pretender obter uma introdução mais completa dos conceitos por trás da utilização do Access para criar uma base de dados, consulte o artigo conceitos básicos de estrutura de base de dados.

Se nenhum dos modelos se adequar às suas necessidades ou se tiver dados noutros programas que pretenda utilizar no Access, pode decidir que é melhor criar uma base de dados do zero. No Access 2010, tem uma opção: uma base de dados de ambiente de trabalho padrão ou uma base de dados Web.

Para obter mais informações sobre bases de dados Web, consulte o artigo criar uma base de dados para partilhar na Web.

Para criar uma nova base de dados, faça o seguinte:

  1. Iniciar o Access.

  2. No separador novo na vista Backstage, clique em base de dados em branco ou base de dados Web em branco.

    Importante: A escolha que fizer aqui irá determinar que funcionalidades estão disponíveis na base de dados. As bases de dados de ambiente de trabalho não podem ser publicadas na Web e as bases de dados Web não suportam algumas funcionalidades de ambiente de trabalho, tais como consultas de totais.

  3. À direita, escreva um nome para a sua base de dados na caixa nome de ficheiro .

    Para alterar a localização na qual cria o ficheiro, clique em procurar Imagem de botão junto à caixa nome de ficheiro , procure e selecione a nova localização e, em seguida, clique em OK.

  4. Clique em Criar.

    O Access cria a base de dados e, em seguida, abre uma tabela vazia (denominada tabela1) no vista de Folha de dados.

  5. O Access coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna clique para adicionar da nova tabela.

    Para adicionar dados, comece a escrever, ou pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção colar dados de outra origem numa tabela do Access, mais à frente neste artigo.

    Notas: 

    • Introduzir dados na vista de folha de dados foi concebido para ser muito semelhante a introduzir dados numa folha de cálculo do Excel. A restrição principal é que os dados têm de ser introduzidos em linhas e colunas contíguas, a partir do canto superior esquerdo da folha de dados. Não deve tentar formatar os seus dados, incluindo linhas em branco ou colunas, tal como pode fazer numa folha de cálculo do Excel, porque isso irá perder espaço na sua tabela. A tabela apenas contém os seus dados. Todas as apresentações visuais dos dados serão efetuadas nos formulários e relatórios que criar mais tarde.

    • A estrutura da tabela é criada à medida que introduz os dados. Sempre que adicionar uma nova coluna à folha de dados, é definido um novo campo na tabela. O Access define o tipo de dados do campo com base no tipo de dados que introduzir. Por exemplo, se tiver uma coluna onde introduziu apenas valores de data, o Access irá definir o tipo de dados desse campo para data/hora. Se, mais tarde, tentar introduzir um valor que não seja de data (tal como um nome ou número de telefone) nesse campo, o Access apresenta uma mensagem a informar que o valor não corresponde ao tipo de dados da coluna. Sempre que possível, deve planejar a sua tabela de modo a que cada coluna contenha o mesmo tipo de dados, quer seja texto, datas, números ou outro tipo. Isto torna muito mais fácil criar consultas, formulários e relatórios que selecionam apenas os dados que pretende.

Se ainda não pretender introduzir dados, clique em fechar Imagem de botão .

Nota: O Access irá eliminar a tabela1 se a fechar sem guardar.

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Abrir uma base de dados do Access existente

Sugestão: Para abrir rapidamente uma das últimas várias bases de dados que tinha aberta, no separador ficheiro , clique em recentee, em seguida, clique no nome do ficheiro.

  1. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

  2. Clique num atalho na caixa de diálogo abrir — ou, na caixa procurar em , clique na unidade ou pasta que contém a base de dados que pretende.

  3. Na lista de pastas, faça duplo clique em pastas até abrir a pasta que contém a base de dados.

  4. Quando encontrar a base de dados, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para abrir a base de dados no modo de abertura predefinido, faça duplo clique na mesma.

    • Para abrir a base de dados para acesso partilhado num ambiente multiutilizador, para que o utilizador e os outros utilizadores possam ler e escrever na base de dados ao mesmo tempo, clique em abrir.

    • Para abrir a base de dados para acesso só de leitura, de modo a poder vê-la, mas não pode editá-la, clique na seta junto ao botão abrir e, em seguida, clique em abrir como só de leitura.

    • Para abrir a base de dados para acesso exclusivo, de modo a que ninguém mais possa abri-la enquanto estiver aberta, clique na seta junto ao botão abrir e, em seguida, clique em abrir em modo exclusivo.

    • Para abrir a base de dados para acesso só de leitura, clique na seta junto ao botão abrir e, em seguida, clique em abrir como só de leitura , os outros utilizadores ainda podem abrir a base de dados, mas apenas têm acesso só de leitura.

Se não conseguir localizar a base de dados que pretende abrir    

  1. Na caixa de diálogo abrir , clique no atalho o meu computador , ou, na caixa procurar em , clique em o meu computador.

  2. Na lista de unidades, clique com o botão direito do rato na unidade em que acredita que está a base de dados e, em seguida, clique em Procurar.

  3. Introduza os critérios de pesquisa e, em seguida, prima ENTER para procurar a base de dados.

  4. Se a base de dados for encontrada, abra-a ao fazer duplo clique na mesma na caixa de diálogo resultados da pesquisa .

    Uma vez que a pesquisa foi iniciada a partir da caixa de diálogo abrir , tem de clicar em Cancelar nessa caixa de diálogo para que a base de dados seja aberta.

Pode abrir diretamente um ficheiro de dados num formato de ficheiro externo (como o dBASE, o Paradox, o Microsoft Exchange ou o Excel). Também pode abrir diretamente qualquer origem de dados ODBC, como o Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. O Access cria automaticamente uma nova base de dados do Access na mesma pasta que o ficheiro de dados e adiciona ligações a cada tabela na base de dados externa.

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Começar a utilizar a sua nova base de dados

Consoante o modelo que utilizou, poderá ter de efetuar um ou mais dos seguintes procedimentos para começar a utilizar a nova base de dados:

  • Se o Access apresentar uma caixa de diálogo de início de sessão com uma lista de utilizadores vazia, utilize o seguinte procedimento para começar:

    1. Clique em novo utilizador.

    2. Preencha o formulário detalhes do utilizador .

    3. Clique em Guardar e Fechar.

    4. Selecione o nome de utilizador que acabou de introduzir e, em seguida, clique em início de sessão.

  • Se o Access apresentar uma folha de dados vazia, pode começar a escrever dados diretamente nessa folha de dados ou clicar noutros botões e tabulações para explorar a base de dados.

  • Se o Access apresentar uma página introdução , pode clicar em ligações nessa página para saber mais sobre a base de dados ou clicar noutros botões e separadores para explorar a base de dados.

  • Se o Access apresentar uma mensagem de aviso de segurança na barra de mensagens e confiar na origem do modelo, clique em Ativar conteúdo. Se a base de dados necessitar de um início de sessão, terá de iniciar sessão novamente.

Para bases de dados de ambiente de trabalho e Web, também pretende começar com um dos seguintes passos:

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Adicionar uma tabela

Pode adicionar uma nova tabela a uma base de dados existente ao utilizar as ferramentas no grupo tabelas no separador criar .

Grupo Tabelas no separador Criar

Nota: Numa base de dados Web, apenas o comando tabela está disponível no grupo tabelas .

Independentemente da vista na qual comece, pode sempre mudar para a outra vista utilizando os botões ver na barra de estado da janela do Access.

Criar uma tabela em branco na vista de folha de dados    Na vista de folha de dados, pode introduzir dados imediatamente e permitir que o Access crie a estrutura da tabela nos bastidores. Os nomes dos campos são atribuídos numericamente (campo1, Campo2, etc.) e o Access define o tipo de dados do campo, com base no tipo de dados que introduzir.

  1. No separador criar , no grupo tabelas , clique em tabela Imagem de botão .

  2. O Access cria a tabela e, em seguida, coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna clicar para adicionar .

  3. Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia, ou pode colar dados de outra origem, conforme descrito mais adiante neste artigo.

    • Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

      Sugestão: Atribua um nome relevante a cada campo, para que possa saber o que se encontra sem ter de ver os dados.

    • Para mover uma coluna, selecione-a clicando no cabeçalho da coluna e, em seguida, arraste-a para o local que pretende. Também pode selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las para uma nova localização em conjunto.

      Para adicionar mais campos à sua tabela, pode começar a escrever na caixa de diálogo clique para adicionar na vista de folha de dados ou pode adicionar novos campos utilizando os comandos no grupo Adicionar & eliminar no separador campos .

Criar uma tabela a partir da vista de estrutura    Na vista de Estrutura, tem de criar a estrutura da nova tabela em primeiro lugar. Em seguida, pode mudar para a vista de folha de dados para introduzir dados ou introduzir dados através de outro método, como por exemplo, com um formulário.

A vista de estrutura não está disponível para tabelas numa base de dados Web.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Estrutura da Tabela. Imagem de botão

  2. Para cada campo na sua tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, selecione um tipo de dados da lista Tipo de Dados.

  3. Pode introduzir informações adicionais para cada campo na coluna Descrição . A descrição introduzida é apresentada na barra de estado quando o ponto de inserção está nesse campo e é utilizado como texto da barra de estado para quaisquer controlos que criar ao arrastar o campo do painel lista de campos para um formulário ou relatório e para todos os controlos criados para esse campo pelo assistente de formulários ou assistente de relatórios.

  4. Depois de adicionar todos os seus campos, guarde a tabela:

    • No separador Ficheiro, clique em Guardar.

  5. Pode começar a introduzir dados na tabela em qualquer altura ao mudar para a vista de folha de dados, clicar na primeira célula vazia e escrever. Também pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção seguinte.

Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint    Com uma lista do SharePoint, os seus dados podem ser utilizados por pessoas que não têm acesso. Além disso, os dados da lista são armazenados num servidor, o que normalmente oferece uma melhor proteção contra a perda de dados do que os ficheiros armazenados num computador de secretária. Pode começar com uma nova lista ou pode ligar a uma lista existente. Tem de ter permissões suficientes no site do SharePoint onde quer criar a lista. Isto pode variar por site, por isso, contacte o seu administrador do SharePoint para obter detalhes sobre as suas opções.

Esta funcionalidade não está disponível numa base de dados Web.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

  2. Pode utilizar um dos modelos de lista para criar uma lista padrão do SharePoint, como contactos ou eventos.

    Também pode optar por criar uma lista personalizada ou para ligar ou importar uma lista existente. Selecione a opção que pretende utilizar.

  3. Se selecionar qualquer um dos modelos de lista ou criar uma lista personalizada, a caixa de diálogo criar nova lista é aberta para o orientar ao longo do processo. Se optar por utilizar uma lista existente, será aberta a caixa de diálogo obter dados externos para o ajudar.

Para mais informações sobre tabelas, consulte o artigo Introdução às tabelas.

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Colar dados de outra origem numa tabela do Access

Se os seus dados estiverem atualmente armazenados noutro programa, como o Excel, pode copiar e colar os dados numa tabela do Access. Geralmente, isto funciona melhor se os seus dados já estiverem separados em colunas, como numa folha de cálculo do Excel. Se os seus dados estiverem num programa de processamento de texto, deve primeiro separar as colunas dos dados ao utilizar separadores ou converter os dados numa tabela no programa de processamento de texto e, em seguida, copiar os dados. Se os seus dados precisarem de uma edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos em nomes próprios e apelidos), poderá pretender fazê-lo antes de copiar os dados, particularmente se não estiver familiarizado com o Access.

Ao colar dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo consoante o tipo de dados que lá encontrar. Por exemplo, se um campo colado tiver apenas valores de data, o Access aplica o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado tiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O Access atribui nomes aos campos consoante aquilo que encontra na primeira linha dos dados colados. Se a primeira linha de dados colados for semelhante em tipo para as linhas que se seguem, o Access determina que a primeira linha faz parte dos dados e atribui os nomes genéricos dos campos (campo1, Campo2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for semelhante às linhas que se seguem, o Access utiliza a primeira linha como nomes de campos e exclui a primeira linha dos dados reais.

Se o Access atribuir nomes genéricos aos campos, deve mudar o nome dos campos assim que for possível para evitar confusão. Utilize o seguinte procedimento:

  1. No separador ficheiro , clique em guardar para guardar a tabela.

  2. Na vista de folha de dados, faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e, em seguida, escreva um nome para a coluna.

  3. Guarde a tabela novamente.

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Importar ou ligar a dados de outra origem

Pode ter dados que está a recolher noutro programa que gostaria de utilizar no Access. Talvez trabalhe com pessoas que armazenam os seus dados noutros programas e pretenda trabalhar com os dados no Access. Em alternativa, talvez tenha várias origens de dados diferentes e necessite de um "teclado de aterrissagem", onde pode reunir todas as coisas para uma análise mais aprofundada.

O Access torna mais fácil a importação ou ligação de dados a partir de outros programas. Pode trazer dados de uma folha de cálculo do Excel a partir de uma tabela noutra base de dados do Access, a partir de uma lista do SharePoint ou de qualquer uma das várias origens. O processo difere ligeiramente dependendo da origem de dados, mas estas instruções irão ajudá-lo a começar:

  1. No separador dados externos , no grupo importar & , clique no comando do tipo de ficheiro a partir do qual está a importar.

    Por exemplo, se importar dados de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não vir o tipo de programa correto, clique em mais.

    Nota: Se não conseguir encontrar o tipo de formato correto no grupo de ligações importar & , poderá ter de iniciar o programa onde criou os dados originalmente e, em seguida, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro que o Access suporta (tal como um ficheiro de texto delimitado ) e, em seguida, importar ou ligar a dados.

  2. Na caixa de diálogo obter dados externos , clique em procurar para navegar para o ficheiro de dados de origem ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa nome de ficheiro .

  3. Clique na opção que pretende em especificar como e onde pretende armazenar os dados na base de dados atual. Pode criar uma nova tabela com os dados importados ou criar uma tabela ligada que mantenha uma ligação para a origem de dados.

  4. Clique em OK.

    Dependendo da sua escolha, a caixa de diálogo ligar objetos ou a caixa de diálogo importar objetos é aberta.

  5. Utilize a caixa de diálogo para concluir o processo. O procedimento exato que se segue depende da opção de importação ou ligação que selecionou.

  6. Na última página do assistente, clique em Concluir.

    Se optar por importar, o Access pergunta-lhe se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir.

  7. Se considerar que vai executar esta mesma operação de importação, clique em guardar passos de importaçãoe, em seguida, introduza os detalhes.

    Em seguida, pode reproduzir facilmente a operação de importação ao clicar em importações guardadas no grupo importar no separador dados externos , ao clicar na especificação de importação e, em seguida, ao clicar em executar.

  8. Se não quiser guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta a tabela em tabelas no painel de navegação.

Para saber mais sobre como importar dados para o Access, siga as ligações na secção Consulte também deste artigo.

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Passos seguintes

O resto do processo de estruturação varia consoante as suas metas, mas é provável que queira considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Este artigo não fornece informações sobre a criação de objetos de base de dados adicionais.

Para obter mais informações, consulte os seguintes artigos:

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Importar dados a partir de uma folha de cálculo ou de outro programa

Se estiver familiarizado com outros programas de folhas de cálculo ou folhas de cálculo, provavelmente sabe as noções básicas sobre como estas aplicações funcionam e que bases de dados são utilizadas. O Access difere de muitas outras aplicações de bases de dados ao permitir-lhe criar bases de dados relacionais e é diferente da maioria dos programas de folhas de cálculo ao oferecer ferramentas para desenvolver consultas, formulários e relatórios sofisticados. O Access também fornece várias opções para trabalhar com outros programas de bases de dados, tais como o SQL Server.

Importar uma folha de cálculo do Excel para o Access

Muitas pessoas começam a explorar o Access depois de criar uma lista no Excel. O Excel é um ótimo local para iniciar uma lista, mas, à medida que a lista cresce, torna-se mais difícil organizar e manter a atualização. Mover a lista para o Access é normalmente o passo lógico seguinte.

Uma tabela de base de dados é semelhante em estruturar a uma folha de cálculo, nesses dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é fácil importar uma folha de cálculo para uma tabela de base de dados. A principal diferença entre armazenar os dados numa folha de cálculo e armazená-los numa base de dados está na organização dos dados. Simplesmente importar a sua folha de cálculo inteira como uma nova tabela numa base de dados não resolverá os problemas associados à organização e atualização dos seus dados, particularmente se a sua folha de cálculo tiver dados redundantes. Para resolver estes problemas, tem de dividir os dados da folha de cálculo em tabelas separadas, cada uma com dados relacionados. Para obter mais informações sobre como dispor os dados nas suas tabelas, consulte o artigo conceitos básicos de estrutura de basede dados.

O Access apresenta o assistente de análise de tabelas, que pode ajudá-lo a concluir este processo. Depois de importar os seus dados para uma tabela, o assistente ajuda-o a dividir a tabela em tabelas separadas, cada uma com os dados que não estão duplicados em qualquer uma das outras tabelas. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas.

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Importar uma folha de cálculo do Excel como uma tabela numa nova base de dados

  1. No separador Ficheiro, clique em Novo e, em seguida, em Base de Dados Em Branco.

  2. Escreva um nome para a nova base de dados na caixa nome de ficheiro e, em seguida, clique em criar.

    A nova base de dados é aberta e o Access cria uma nova tabela vazia, Tabela1.

  3. Fechar Tabela1.

    Quando lhe for perguntado se pretende guardar as alterações à estrutura da tabela1, clique em não.

  4. No separador dados externos , no grupo importar & ligação , clique em Excel. Imagem de botão

  5. Na caixa de diálogo obter dados externos , clique em procurar.

  6. Utilize a caixa de diálogo Abrir ficheiro para localizar o seu ficheiro.

  7. Selecione o ficheiro e clique em Abrir.

  8. Na caixa de diálogo obter dados externos , certifique-se de que a opção importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados atual está selecionada.

  9. Clique em OK.

    O assistente de importação de folhas de cálculo é iniciado e faz-lhe algumas perguntas sobre os seus dados.

  10. Siga as instruções em seguida, clique em seguinte ou anterior para navegar nas páginas. Na última página do assistente, clique em Concluir.

    Nota: O Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir. Se considerar que irá executar esta mesma operação de importação, clique em Sime, em seguida, introduza os detalhes. Em seguida, pode reproduzir facilmente a operação no futuro ao clicar em importações guardadas no grupo importar no separador dados externos . Se não quiser guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta-os em todas as tabelas no painel de navegação.

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Utilize o assistente de análise de tabelas para organizar os seus dados

Depois de os seus dados serem importados para uma tabela do Access, pode utilizar o assistente de análise de tabelas para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente fornece uma forma simples de organizar os dados em tabelas separadas, para que sejam armazenados da forma mais eficiente. O Access preserva a tabela original como uma cópia de segurança e, em seguida, cria novas tabelas que pode utilizar como base para a sua aplicação de bases de dados.

  1. Abra a base de dados do Access que contém a tabela que pretende analisar.

  2. No separador ferramentas da base de dados , no grupo analisar , clique em analisar tabela.

    O assistente de análise de tabelas é iniciado.

    As primeiras duas páginas do assistente contêm um breve tutorial – completo com os botões nos quais pode clicar para ver exemplos. Se não vir as páginas de introdução, em vez disso, consulte a caixa de verificação denominada Mostrar páginas de introdução?, selecione a caixa de verificação e, em seguida, clique duas vezes em voltar para ver a introdução. Se não pretender ver as páginas de introdução novamente depois de ler a introdução, pode desmarcar a caixa de verificação Mostrar páginas de introdução?

  3. Na tabela que contém os campos com os valores que estão repetidos em vários registos? , selecione a tabela que pretende analisar e, em seguida, clique em seguinte.

  4. Pode permitir que o assistente decida quais os campos que podem ser colocados em que tabelas ou pode tornar essa decisão. Se seguir as sugestões do assistente, pode continuar a efetuar alterações ao esquema da tabela na página seguinte do assistente.

    Nota: Se permitir que o assistente decida quais os campos que pretende colocar em que tabelas, as suas escolhas poderão nem sempre ser apropriadas para os seus dados, principalmente se não existirem muitos dados com os quais trabalhar. Deve verificar cuidadosamente os resultados do assistente. Por outro lado, o assistente pode sugerir uma organização mais eficiente do que a que está a pensar, pelo que é uma boa ideia, pelo menos, experimentar as decisões do assistente uma vez. Se não gostar das sugestões, ainda pode reorganizar os campos manualmente e pode sempre clicar em anterior e dispor todos os campos.

  5. Clique em Seguinte. Nesta página, pode especificar as tabelas que contêm os campos. Se tiver optado por permitir que o assistente decida, deverá ver múltiplas tabelas ligadas por linhas de relação. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela que contém todos os campos. Em qualquer dos casos, pode efetuar alterações nesta página.

    • Pode arrastar campos de uma tabela para uma área em branco da página para criar uma nova tabela que contenha esses campos. O Access pede-lhe um nome de tabela.

    • Pode arrastar campos de uma tabela para outra tabela se considerar que serão armazenados de forma mais eficiente.

    • A maioria das tabelas receberá um ID ou um campo de ID exclusivo gerado . Para saber mais sobre os campos ID, clique em sugestões no canto superior direito do assistente.

    • Para anular uma alteração, clique no botão anular.

    • Para mudar o nome de uma tabela, faça duplo clique na barra de título, escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

  6. Depois de ter os campos dispostos da forma que pretende, clique em seguinte.

  7. Se o assistente encontrar registos com valores muito semelhantes, este irá identificar esses valores como possíveis erros tipográficos e apresentar um ecrã onde pode confirmar o que fazer sobre os mesmos. PerCorra a lista para encontrar as que têm valores na coluna correção e, em seguida, clique no item adequado na lista pendente. Selecione (Leave as-is) para impedir que o assistente faça alterações ao valor. Quando terminar, clique em seguinte.

  8. O assistente pergunta-lhe se pretende criar uma consulta semelhante à sua tabela original. Se já tiver criado formulários e relatórios baseados na tabela original, é recomendável criar uma consulta. Se selecionar Sim, criar a consulta, o assistente renomeia a tabela original ao acrescentar "_OLD" ao nome da tabela e, em seguida, nomeia a nova consulta utilizando o nome da tabela original. Os formulários e relatórios baseados na tabela agora utilizam a consulta para os dados e continuam a funcionar como antes.

  9. Clique em Concluir.

    O assistente cria as novas tabelas conforme especificado e, em seguida, abre-as. Feche-os quando terminar de inspecionar os resultados.

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Trabalhar com dados de outros programas

O Access 2010 fornece funcionalidades para trabalhar com dados armazenados noutros programas.

Criar uma nova base de dados do Access que vincule dados de outro formato de ficheiro    Pode utilizar o Access para abrir um ficheiro noutro formato de ficheiro, como texto, dBASE ou uma folha de cálculo. O Access cria automaticamente uma base de dados do Access e liga o ficheiro para si.

  1. Iniciar o Access.

  2. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

  3. Na caixa de diálogo abrir , clique no tipo de ficheiro que pretende abrir na lista. Se não tiver a certeza do tipo de ficheiro, clique em todos os ficheiros (*. *).

  4. Se for necessário, navegue para a pasta que contém o ficheiro que pretende abrir. Quando encontrar o ficheiro, faça duplo clique no mesmo para o abrir.

  5. Siga as instruções no assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.

Importar ou ligar dados a uma base de dados do Access existente    Pode importar dados de outras origens e programas para tabelas do Access de modo a que os dados estejam contidos no ficheiro do Access ou pode ligar a dados a partir do Access, de modo a que os dados permaneçam no ficheiro original (fora do ficheiro do Access).

  1. No separador dados externos , no grupo importar & , clique no formato em que os dados estão armazenados.

    Pode importar ou ligar a dados a partir das seguintes fontes:

    • Excel    Pode trazer dados de uma folha de cálculo ou de um intervalo com nome num livro do Excel. Cada folha de cálculo ou intervalo com nome tem de ser importado ou associado em separado.

    • Access    Isto é muito útil para separar o seu processo dos seus dados, criar uma base de dados dividida. Ou seja, pode utilizar uma base de dados para conter todos os seus formulários, relatórios e macros e manter os seus dados noutra base de dados. Em seguida, pode desenvolver melhorias sem interromper o trabalho de qualquer pessoa. Também pode combinar dados de muitas bases de dados diferentes do Access, o que facilita a resumir dados em departamentos ou entre parceiros empresariais.

    • base de dados ODBC    Muitos programas suportam este formato, incluindo vários produtos de servidor de bases de dados. Isto ajuda-o a criar bases de dados de "teclado de destino", onde combina dados de diferentes sistemas.

    • Ficheiro de texto    Pode ligar a um ficheiro de texto simples e pode até utilizar o Access para alterar os conteúdos desse ficheiro. Isto pode ajudar a facilitar a utilização dos dados do Access através de uma vasta gama de programas.

    • Ficheiro XML    Este formato também oferece compatibilidade com vários outros programas, incluindo alguns servidores Web.

    • Lista do SharePoint    Isto faz com que os seus dados possam ser utilizados com um browser, a forma padrão de utilizar uma lista do SharePoint.

    • Serviços de Dados    Pode ligar a serviços de dados Web dentro da sua empresa.

    • Documento HTML    

    • Pasta do Outlook    Pode ligar-se às pastas do Outlook, para que integre mais facilmente as suas informações de contacto com o resto dos seus dados.

    • ficheiro dBase    o dBase é um sistema de bases de dados alternativo popular suportado pelo Access

      É apresentada a caixa de diálogo obter dados externos .

  2. Siga as instruções na caixa de diálogo.

    O Access irá importar ou ligar os dados à sua base de dados. Para a maioria dos formatos, tem de especificar a localização dos dados e, em seguida, escolher como pretende armazenar os dados na sua base de dados.

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Utilizar uma base de dados de versão anterior em várias versões do Access

Se a sua base de dados do Access ou projeto do Access tiver sido criado no Access 2000 ou posterior, pode utilizar a base de dados ou o projeto na versão do Access em que foi criado ou em qualquer versão posterior, mesmo que o ficheiro esteja com segurança ativada. Por exemplo, os ficheiros do Access 2000 podem ser utilizados no Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 e Access 2010.

Pode ter uma situação em que pretende manter os seus dados numa versão anterior do Access, mas tem utilizadores com uma versão mais recente do Access que pretenda ligar a esses dados, mas que ainda aproveitam algumas das funcionalidades da versão mais recente. A solução consiste em criar uma nova base de dados de front-end na versão mais recente (com formulários, relatórios, consultas, macros, mas sem tabelas) e ligá-la às tabelas do ficheiro de versão anterior. Utilize um dos seguintes procedimentos, dependendo de se a sua base de dados está contida num ficheiro ou se já está dividida num aplicação front-end/back-end.

Utilizar um ficheiro de base de dados do Access em várias versões do Access

Se todas as tabelas, formulários e outros objetos da base de dados da versão anterior do Access estiverem contidos num ficheiro e pretender utilizar a base de dados em várias versões do Access, pode criar uma nova base de dados front-end numa versão posterior e ligá-la ao ficheiro original. Os utilizadores que têm a versão anterior do Access continuam a poder utilizar a base de dados original. Os utilizadores que têm a versão mais recente podem utilizar a nova base de dados front-end para ligar aos mesmos dados. Pode criar várias versões de front-end se precisar de acomodar múltiplas versões do Access.

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Passo 1: criar uma cópia da base de dados existente e guardá-la num novo formato

Utilize o seguinte procedimento para converter a base de dados em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando preserva a base de dados original no formato original e cria uma cópia no formato especificado.

  1. Feche o ficheiro do Access. Se o ficheiro for uma base de dados multiutilizador do Access localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que ninguém tem de abrir.

  2. Inicie o Access 2010.

  3. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

  4. Navegue para a localização do ficheiro que pretende converter e, em seguida, faça duplo clique no mesmo para o abrir.

    Se a caixa de diálogo de aprimoramento da base de dados aparecer, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em não.

  5. Se um formulário abrir quando iniciar a base de dados, feche o formulário.

  6. No separador ficheiro , clique em guardar base de dados como.

  7. Na caixa de diálogo guardar como , escreva um nome para a nova base de dados.

    Nota: A menos que guarde a nova base de dados numa localização diferente, o seu nome tem de ser diferente do nome da base de dados original. Em ambos os casos, normalmente é melhor utilizar um nome diferente, para que possa distinguir facilmente entre a base de dados front-end e a base de dados de extremidade. No enTanto, se estiver a converter para o formato Access 2007, a extensão de nome de ficheiro será alterada de. mdb para. accdb, para que possa utilizar o mesmo nome de ficheiro.

  8. Clique em Guardar.

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Passo 2: dividir a base de dados de cópia e utilizar o ficheiro original como base de dados de fundo

Divida a base de dados convertida ao utilizar o seguinte procedimento:

  • No separador ferramentas da base de dados, no grupo mover dados , clique em base de dados do Access. Imagem de botão

  • Na caixa de diálogo divisor de bases de dados , clique em dividir base de dados.

    Pode efetuar uma cópia de segurança se quiser, mas também pode voltar a criar a cópia utilizando a base de dados original.

  • Escreva um nome para a base de dados de fundo e, em seguida, clique em dividir.

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Passo 3: ligar o novo front-end à base de dados original

  1. Elimine a base de dados de fundo que a ferramenta de divisor de bases de dados criou, o que não elimina a eliminação da base de dados original.

  2. Ligue a nova base de dados front-end às tabelas da base de dados original: no separador dados externos , no grupo importar & , clique em Gestor de tabelas ligadas. Imagem de botão

  3. Clique em selecionar tudoe, em seguida, selecione a caixa de verificação sempre pedir nova localização .

  4. Clique em OK, navegue para a base de dados da versão anterior e, em seguida, faça duplo clique na mesma.

    Se tudo correr bem, o Access apresenta uma mensagem a indicar que todas as tabelas ligadas selecionadas foram atualizadas com êxito.

Agora pode melhorar a nova base de dados front-end para suportar novas funcionalidades para os utilizadores que têm versões mais recentes do Access. Os utilizadores que têm versões anteriores podem continuar a utilizar a base de dados da versão anterior.

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Utilizar uma aplicação front-end/de front-end em várias versões do Access

Se a sua base de dados do Access já for uma aplicação front-end/back-end, pode converter o front-end para o novo formato de ficheiro. Não são necessárias alterações para a base de dados de extremidade.

O seguinte procedimento mostra-lhe como utilizar o comando guardar base de dados como para converter a base de dados front-end em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando preserva a base de dados original no formato original e cria uma cópia no formato especificado.

  1. Feche a base de dados front-end. Se o ficheiro for uma base de dados multiutilizador do Access localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que ninguém tem de abrir.

  2. Inicie o Access 2010.

  3. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

  4. Navegue para a localização da base de dados front-end e, em seguida, faça duplo clique na mesma para abri-la.

    Se a caixa de diálogo de aprimoramento da base de dados aparecer, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em não.

  5. Se aparecer um formulário quando abrir a base de dados, feche o formulário.

  6. No separador ficheiro , clique em guardar base de dados como.

  7. Na caixa de diálogo guardar como , escreva um nome para a nova base de dados.

  8. Clique em Guardar.

Agora pode melhorar a nova base de dados front-end para suportar novas funcionalidades.

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