Preencher uma agenda em turnos

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Neste artigo

Organizar turnos por grupo

Adicionar pessoas à agenda

Adicionar um turno

Atribuir um turno aberto

Partilhar uma agenda com a sua equipa

Abrir uma agenda diferente

Organizar turnos por grupo

Na sua nova agenda, verá um grupo sem nome onde adiciona pessoas e turnos, mas pode adicionar outros grupos conforme necessário e atribuir-lhes todos os nomes. Os grupos com nome ajudam a organizar os membros da sua equipa por função ou departamento na agenda. Por exemplo, um hotel poderá ter os seguintes grupos: "Receção", "Serviço de Quartos" e "Serviço de Estacionamento".

É aconselhável criar grupos antes de começar a adicionar pessoas à agenda, uma vez que não pode mover uma pessoa e todos os seus turnos de um grupo para outro. 

Para adicionar um grupo

  • Clique em Adicionar grupo e escreva um nome para o grupo.

Para atribuir um nome ou mudar o nome de um grupo

  • Clique em introduzir o nome do grupo ou o nome de um grupo existente e escreva um nome.

Depois de criar os seus grupos, está pronto para adicionar pessoas aos mesmos.

Adicionar pessoas à agenda

Se ainda não tiver criado grupos para organizar os membros da sua equipa e quiser, agora é a hora de o fazer. Caso contrário, pode continuar com o grupo predefinido e adicionar pessoas ao mesmo.

  1. Localize o grupo ao qual pretende adicionar alguém e clique em adicionar pessoas para em grupo.

  2. Escreva o nome ou o e-mail do mesmo e encontre-os na lista pessoas sugeridas .

  3. Torne-lhes um proprietário se pretender que os mesmos possam atualizar a agenda.

  4. Clique em Guardar.

Nota: Pode adicionar pessoas na sua organização à agenda, mesmo que ainda não estejam na equipa do teams. Ao adicioná-las à agenda, também serão adicionadas à equipa. Além disso, se o tornar um proprietário da agenda, o mesmo será também um proprietário da equipa.

Adicionar um turno

Para adicionar uma mudança do zero

  1. Na linha da pessoa a quem está a atribuir a mudança para a Data pretendida, clique em Botão Mais opções > Adicionar turnoou faça duplo clique no deslocamento vazio.

  2. Preencha as informações da mudança e considere selecionar uma cor de tema para organizar as coisas.

  3. Dê um nome ao turno para que seja fácil de se diferenciar de outros turnos. Por predefinição, o nome do turno é a hora de início e de fim.

  4. Adicione notas para o turno, como tarefas a serem efetuadas.

  5. Adicione quebras ou recreio na secção atividades .

  6. Selecione guardar para guardar sem partilhar ou partilhar , se estiver pronto para guardar e partilhar o turno com a equipa.

Para basear um novo turno num outro existente

Aceda à linha da pessoa a quem está a atribuir a tecla Shift à data pretendida, clique em Botão Mais opções e, em seguida, selecione o turno a partir da lista. Se a lista for longa, pode procurar aquela que pretende.

Para copiar um turno para outro local na agenda

Num turno existente, clique em Botão Mais opções > copiare, em seguida, aceda ao local onde pretende colocar a tecla Shift e clique em Botão Mais opções > colar.

Adicionar um turno aberto

Adicione agora um turno aberto e atribua-o a alguém mais tarde como parte do seu planejamento de agendas ou partilhe-o com a equipa para que as pessoas o possam pedir.

  1. Na linha abrir turnos abaixo da data em que está a criar o turno, clique em Botão Mais opções e, em seguida, selecione Adicionar a tecla Shift aberta para começar do zero ou selecione um turno existente da lista para basear o novo.

  2. Preencha as informações para o turno, incluindo o número de slots que pretende disponibilizar.

  3. Dê um nome ao turno para que seja fácil de se diferenciar de outros turnos. Por predefinição, o nome do turno é a hora de início e de fim.

  4. Adicione atividades como interrupções ou almoços.

  5. Selecione guardar para guardar sem partilhar ou partilhar , se estiver pronto para guardar e partilhar o turno aberto com a equipa.

    Notas: Se pretender editar o turno após ter partilhado o mesmo com a equipa, existem algumas coisas que deve ter em mente:

    • Se alterar o número de slots disponíveis, terá de selecionar partilhar. Não pode guardar as suas alterações e compartilhá-las mais tarde.

    • Se alterar a hora de início ou de fim do turno, todas as solicitações pendentes desse turno serão recusadas automaticamente quando o partilhar novamente com a equipa.

Partilhar uma agenda com a sua equipa

Ao efetuar alterações à agenda, pode escolher quando partilha essas alterações com a equipa. Esta opção permite-lhe chegar lá e mover as coisas até ter tudo o mais. Todas as alterações que fizer forem indicadas com um asterisco (*) e também incluímos uma no botão partilhar com equipa , apenas para o lembrar de partilhar as atualizações.

Para partilhar a agenda

  1. Clique em partilhar com a equipa.

  2. Certifique-se de que o intervalo de tempo selecionado é o que pretende partilhar.

  3. Decida se pretende notificar toda a equipa ou apenas as pessoas que são afetadas pelas alterações.

  4. Clique em Partilhar.

Abrir uma agenda diferente

Eis como pode abrir uma agenda diferente se estiver a utilizar mais do que uma equipa.

  1. No canto superior esquerdo de turnos, selecione o nome da equipa.

  2. Selecione a equipa que pretende.

Agora está a trabalhar na outra agenda.

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