Práticas Recomendadas do Outlook para Mac 2011: configurar o Outlook para trabalhar para si

Este artigo faz parte da série Práticas recomendadas para o Outlook para Mac 2011. Para saber mais sobre partes específicas da série, consulte as ligações Consulte também na parte inferior da página.

Configurar o Outlook para Mac 2011: o esquema

O primeiro passo para seguir estas práticas recomendadas consiste em configurar um sistema para otimizar a forma como utiliza o Outlook para Mac 2011. Considera-se prática recomendada ter:

Para obter mais detalhes sobre como configurar o esquema recomendado, consulte a secção FAQ no final deste documento.

Pastas

Considera-se prática recomendada ter:

  • Uma pasta Caixa de Entrada para mensagens que precisa de processar (lidar). A pasta Caixa de Entrada destina-se a mensagens enviadas diretamente para si ou cuja leitura pode ser importante. Se receber várias mensagens que andam para a frente e para trás entre várias pessoas, mude para a vista Conversações. Caso contrário, utilize a disposição da data (a disposição predefinida).

  • Uma única pasta de referência, por baixo da pasta A receber, para todo o material de referência que poderá pretender consultar mais tarde. Nada é arquivado automaticamente (ou seja, com uma regra) nesta pasta. Atribua o nome 1-Referência a esta pasta. (Adicionar o 1- vai fazer com que seja o primeiro item abaixo da pasta A receber.) Esta pasta é criada por baixo da pasta A receber para que a possa minimizar e removê-la da vista.

    Nota : Se esta pasta ficar demasiado grande (10 000 itens ou mais), o Outlook para Mac 2011 poderá ficar lento quando passar para a mesma.

  • Uma pasta para mensagens privadas, pessoais e relacionadas com a carreira. Ter uma pasta separada para informações pessoais e relacionadas com a sua carreira dá-lhe a liberdade de procurar uma mensagem quando estiver uma pessoa atrás de si sem ter de se preocupar com a possibilidade de surgir uma mensagem com informações importantes. Atribua o nome 2-Pessoal a esta pasta.

    Os gestores podem ter uma única pasta para comentários dos seus colaboradores chamada 3-Gestão.

  • Um conjunto de pastas para mensagens do Grupo de Contactos. Todas as mensagens enviadas para os Grupos de Contactos (também conhecidos como servidores de listas, listas de correio ou listas de distribuição) não têm necessariamente de ser lidas. Este conjunto de pastas é o repositório para todas as mensagens dos Grupos de Contactos que não são enviadas automaticamente para a Caixa de Entrada. Crie uma única pasta de nível superior por baixo da Caixa de Entrada com o nome Grupos de Contactos e, em seguida, crie uma subpasta para cada tópico dos Grupos de Contactos. Normalmente, basta uma pasta por Grupo de Contactos, mas, se estiver em vários Grupos de Contactos relacionados, considere a opção de enviar todas as mensagens para a mesma pasta. Feche a pasta Grupo de Contactos de nível superior para que não se distraia com as mensagens não lidas nas pastas abaixo da mesma.

    Nota : Se precisar de ler todas as mensagens num Grupo de Contactos, não crie uma pasta para isso. Estas mensagens devem ir diretamente para a pasta A receber.

Pastas Inteligentes   

As Pastas Inteligentes, também conhecidas como pastas de pesquisa, são úteis para recolher informações a partir de várias pastas de correio. As Pastas Inteligentes podem ser particularmente úteis para recolher informações guardadas em pastas diferentes como, por exemplo, quando se prepara para uma reunião trimestral.

Pastas inteligentes

Se receber um grande volume de mensagens (mais de 200 mensagens por dia), as pastas de pesquisa podem ser uma boa forma de analisar correio de remetentes diferentes.

Para obter mais detalhes sobre como configurar Pastas Inteligentes, consulte a secção FAQ no final deste documento.

Regras

O objetivo de organizar o Outlook consiste em reduzir a quantidade de "ruído" desnecessário na pasta A receber e fazer com que os itens mais importantes apareçam em primeiro lugar. As regras contribuem para este processo, movendo as mensagens para pastas com base nos critérios que os utilizadores definem. As regras só filtram as mensagens que entram na pasta A receber cuja leitura é obrigatória.

Considera-se prática recomendada ter as seguintes regras (para mais detalhes sobre como configurar estas regras, consulte as FAQ no final deste documento):

  • Para: Mim   . As mensagens enviadas diretamente para si ou em que esteja incluído na linha CC são enviadas para a Caixa de Entrada e não são processadas por outras regras, mesmo que sejam também enviadas para um Grupo de Contactos.

  • Grupos de Contactos   . Todas as mensagens enviadas para um Grupo de Contactos são enviadas para uma pasta de Grupo de Contactos, a não ser que as respetivas palavras-chave sugiram que são importantes para si, caso em que serão enviadas para a Caixa de Entrada. Se tiver vários Grupos de Contactos semelhantes, todos devem utilizar a mesma regra e ser arquivados na mesma pasta. Se for membro de um Grupo de Contactos e tiver de ler todas as mensagens nesse Grupo, não crie uma regra para o mesmo. Todas as mensagens que tiver de ler devem ir diretamente para a Caixa de Entrada.

Notificações

Se receber muitas mensagens ou se se distrair facilmente pelo som de notificação que é emitido quando recebe mensagens, recomendamos que desligue as seguintes opções:

Para alterar estas definições, no menu do Outlook, clique em Preferências e clique em Notificações e Sons. Em Chegada de mensagens, desmarque todas as caixas de verificação.

Chegada de mensagens

Categorias

As categorias no Outlook para Mac 2011 permitem-lhe gerir itens de várias formas. Existem três tipos de categorias principais cuja criação recomendamos:

  • Projeto (pode incluir pessoas)

  • Tópico

  • Localização ou atividade

As categorias não são um aspeto necessário deste sistema, mas serão bastante úteis se for diligente na sua utilização. Por exemplo, podem ajudá-lo a identificar mais facilmente o que pode fazer num determinado momento e ajudá-lo a agrupar tarefas semelhantes para que as possa fazer ao mesmo tempo.

Para criar categorias, efetue o seguinte procedimento:

  • No separador Base, clique em Categorizar e, em seguida, clique em Adicionar Nova.

Considera-se prática recomendada ter uma categoria para:

  • Cada um dos subordinados diretos e para o seu gestor para itens que pretende rever da próxima vez que se reunirem (por exemplo, uma categoria denominada 1:1 Gestor).

  • Cada uma das principais localizações ou tipos de atividade que realiza, para que possa realizar ações em volume (uma parte útil da gestão das suas tarefas), por exemplo:

    @Viagem    para tarefas que pode fazer a caminho de casa depois de sair do trabalho.

    @E-mail    para tarefas que envolvam mensagens de e-mail, reuniões ou qualquer outro aspeto do Outlook para Mac 2011.

    @Casa     para tarefas que só pode fazer em casa.

    @Reunião    para itens de que necessita como preparativo para uma reunião.

    @Offline    para tarefas que o afastam do computador, tais como copiar documentos.

    @Online    para tarefas que só pode fazer online ou através de um browser.

    @Telefone    para chamadas que tem de fazer ou atender.

    @Ler    para tarefas que envolvem apenas a leitura e não a resposta. Esta categoria é útil para mensagens longas ou anexos que precisa de ler, mas que não o pode fazer imediatamente.

    @Espera    para mensagens ou tarefas para as quais aguarda uma resposta, mas que não implicam uma ação seguinte explícita da sua parte.

    Categorias do Outlook

    Nota : Utilizar o símbolo @ faz destacar as categorias na lista de categorias. Inserir @ antes de determinadas categorias ajuda a manter estas categorias na parte superior da lista de categorias e recorda-o do local onde deve estar quando está a efetuar essas tarefas (por exemplo, @Telefone é "ao telefone").

  • Cada tópico ou projeto importante para que possa encontrar facilmente mensagens sobre um determinado tópico — especialmente se não houver palavras no corpo ou no assunto que as fariam aparecer numa pesquisa.

  • Tarefas importantes que têm de ser concluídas hoje e que não podem ser adiadas para outro dia.

    Nota : Pode aplicar várias categorias a um único item, por oposição a arquivar, onde os itens só podem estar numa pasta de cada vez. Por exemplo, uma mensagem importante que queira discutir com o seu gestor antes de responder pode estar categorizada como @E-mail e 1:1 Gestor.

Como pode ver, as categorias ajudam a tornar as pesquisas mais eficientes, ajudando-o a preparar-se para reuniões.

Nota : Seja extremamente cauteloso ao categorizar as mensagens enviadas: os destinatários poderão ver as suas categorias. Se os destinatários não estiverem a utilizar o Outlook para Mac 2011 ou o Exchange Server 2010, poderão ver as categorias que definir.

Consulte também

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: gerir bem o tempo

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: controlar a Caixa de Entrada de forma simples

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: gerir o tempo com uma revisão diária

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: trabalhar com a ajuda das Tarefas

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: encontrar uma mensagem específica

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: escrever e-mails fantásticos

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: calendários e reuniões

Práticas Recomendadas para o Outlook para Mac 2011: perguntas mais frequentes

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