Por que motivo deve atualizar as suas listas de distribuição para grupos no Outlook

Durante anos, as organizações confiaram nos grupos de distribuição para comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. No entanto, os grupos do Office 365 no Outlook oferecem uma solução mais avançada para colaboração.

Sugestão: Se estiver à procura de informações sobre como utilizar os grupos de contactos do Outlook para enviar e-mails para uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, consulte criar um grupo de contactos ou uma lista de distribuição no Outlook para PC.

O que são os grupos do Office 365?

Quando configura um grupo do Office 365 no Outlook, pode escolher um conjunto de pessoas com quem pretende colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para as pessoas partilharem. Não tem de se preocupar com atribuir permissões manualmente a todos esses recursos porque, ao adicionar membros ao grupo, as permissões são atribuídas automaticamente, para que possam utilizar as ferramentas que o grupo fornece.

Estes recursos adicionais incluem:

  • Caixa de entrada partilhada – onde as conversações que tem sempre nas suas listas de distribuição são efetuadas. Esta caixa de entrada partilhada é totalmente pesquisável para criar um arquivo vivo das mensagens do grupo. Newcomers ao grupo pode procurar ou deslocar-se para o seu histórico para se familiarizar rapidamente com o que foi publicado no grupo anteriormente. Consulte: ter uma conversação de grupo no Outlook.

    Sugestão: Se os seus utilizadores ainda quiser que as mensagens de grupo apareçam na sua caixa de entrada pessoal, tal como faziam com a lista de distribuição, tudo o que precisa de fazer é subscrever o grupo ao clicar no botão de Associação na faixa de ver no Outlook.

  • Biblioteca de ficheiros partilhados : o seu grupo tem uma biblioteca de ficheiros do SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro em que precisem de trabalhar. Consulte o artigo: partilhar ficheiros de grupo.

  • Calendário partilhado – o seu grupo recebe um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que se inscreveu no grupo é automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que os eventos também possam ser apresentados nos seus calendários pessoais, se pretenderem. Consulte o artigo: agendar uma reunião num calendário de grupo no Outlook.

  • Bloco de notas partilhado do OneNote-o grupo tem automaticamente um bloco de notas partilhado do OneNote onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Muitos grupos utilizam o bloco de notas para criar um wiki vivo com as perguntas mais frequentes e outros recursos.

  • Acesso de convidado – pode adicionar contactos externos a grupos de distribuição antes, mas só recebeu o e-mail. Com os grupos, pode oferecer aos convidados acesso a conversações de e-mail, ficheiros e até mesmo no bloco de notas partilhado do OneNote. Consulte o artigo: acesso de convidado nos grupos do Office 365.

  • O conteúdo é detectável -os grupos no Outlook são públicos por predefinição, o que significa que é fácil para as outras pessoas na sua organização detetarem e participarem ou reverem os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, pode mudar o grupo para privado, que oculta os conteúdos de não membros e necessita que o proprietário do grupo aprove qualquer pedido de ingresso.

  • Criação personalizada – não tem de obter bogged por pedidos de utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário. Se pretender controlar os utilizadores da sua organização que podem criar grupos, consulte o artigo: acesso de convidado nos grupos do Office 365.

Estas são apenas algumas das funcionalidades que tornam os grupos uma solução mais avançada do que os grupos de distribuição.

Administração dos seus grupos

O Office 365 oferece várias ferramentas e funcionalidades úteis para gerir e administrar os seus grupos de forma mais fácil. Para obter mais informações sobre cada um destes benefícios, clique nos títulos abaixo.

Manter o seu directório sob controlo é uma preocupação de todos os administradores. Eis algumas das ferramentas que o Office 365 oferece para ajudar a tornar-se mais fácil:

  • Políticas de nomenclatura -as políticas de atribuição de nome permitem-lhe definir o que é, e não são, nomes aceitáveis para os seus grupos. Isto impede que os utilizadores façam nomes obscenas ou proibidos a grupos. Além disso, pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes dos grupos.

    Associação dinâmica -as associações dinâmicas permitem-lhe definir a associação a grupos por regra, o que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como o departamento ou a função) no seu Active Directory. Consulte utilizar atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associações dinâmicas.

  • Associação oculta -se tiver uma razão para pretende que a associação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, pode ocultar a associação de terceiros.

  • Permissões de criação : pode haver algumas pessoas na sua organização que não pretende que possam criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerir as permissões de criação no seu diretório. Consulte gerir a criação de grupos do Office 365.

  • Registos de auditoria -pode ter mais confiança permitindo aos seus utilizadores criar grupos e gerir a associação a grupos, uma vez que os registos de auditoria dos grupos do Office 365 permitem-lhe monitorizar quem criou ou excluiu um determinado grupo ou fez alterações à associação do grupo. Consulte: Procurar no registo de auditoria no centro de conformidade & de segurança do Office 365.

A gestão de entregas dá-lhe alguns métodos para controlar a forma como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Para além disso, existem ferramentas para monitorizar o fluxo dessas mensagens.

  • Enviar como ou enviar em nome de -estas definições permitem que os utilizadores especificados enviem e-mails como se estivessem de, ou em nome de, do grupo.

  • Restrições do remetente – estas definições permitem-lhe controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir e-mail de terceiros, mas pode querer restringir essa sua apenas partes externas específicas.

  • Suporte de utilizadores externos – ao convidar convidados para o seu grupo, pode optar por incluí-los nas conversações de e-mail no grupo. Consulte o artigo: acesso de convidado nos grupos do Office 365.

  • Regras de transporte -as regras de transporte funcionam para os grupos tal como no seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que correspondam a condições específicas e poderão, em seguida, efetuar medidas nessas mensagens.

  • As sugestões de email-as mensagens informativas são mensagens informativas apresentadas aos utilizadores enquanto compõem uma mensagem. Os mesmos podem ajudar a reduzir os NDRs por alertar um utilizador se a sua mensagem for provável de aceder às partes externas ou ultrapassar as quotas das mensagens.

  • Múltiplos endereços proxy : um grupo pode ter aliases, tal como A caixa de correio de um utilizador. Os endereços proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para os outros aliases ou para tornar mais fácil o contacto de um grupo com um nome longo ou difícil de escrever. Consulte o artigo: suporte de múltiplos domínios para grupos do Office 365 – ajuda para administradores

  • Tamanho máximo de envio/recepção -Estas quotas podem ajudar a reduzir os problemas com o grupo a receber (ou enviar) mensagens extremamente grandes para gerir melhor o armazenamento e os requisitos de largura de banda.

O Office 365 também fornece-lhe algumas ferramentas para gerir o tipo de conteúdo que é partilhado no seu grupo.

  • Diretrizes de utilização : poderá definir as diretrizes de utilização dos grupos do Office 365 – para instruir os seus utilizadores sobre as melhores práticas que ajudam a manter os seus grupos efetivos e a instruí-los sobre políticas de conteúdo interno. Para obter um exemplo, consulte: diretrizes de utilização para clientes e parceiros da Microsoft.

  • Classificação de dados – poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos do Office 365 que permita a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial de empresa" ou "segredo superior"). Desta forma, os seus grupos podem apresentar as políticas de outros conteúdos na sua organização. O Extensible Policy permite que a sua organização configure um ponto final que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado — e pode implementar as suas próprias políticas para a criação ou alteração de grupos.

Gerir alterações

Por vezes, os utilizadores estão desagradáveis com as alterações, por isso é importante comunicar com os membros existentes das suas listas de distribuição para que saibam o que esperar. Eis algumas das informações que deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que pode obter úteis:

O que são grupos no Outlook?

Os grupos do Office 365 no Outlook são uma única solução de colaboração para Teams/grupos que pretendem partilhar debates, ficheiros, calendários e notas de forma unificada que seja fácil de encontrar.  Provavelmente, a melhor funcionalidade é que a caixa de entrada do grupo mantém um histórico dos debates, o que torna mais fácil procurar debates anteriores.

Porque é que estamos a fazer esta alteração?

As pessoas pediram muitas vezes a capacidade de procurar as mensagens publicadas na nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não têm de fazer ou responder as mesmas perguntas repetidamente.

Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para os eventos do grupo, uma biblioteca de ficheiros partilhados e um bloco de notas do OneNote onde poderemos colaborar e reunir informações para referências futuras.

Preciso de fazer algo para aderir a este grupo se já for membro da lista de distribuição?

Não, se já for membro da lista de distribuição, ser-lhe-á automaticamente membro do novo grupo.

Como posso aceder ao novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?

Para aceder ao novo grupo no Outlook, basta aceder à categoria grupos em direção à parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se utilizar este grupo com frequência, basta afixar-o como um favorito ao clicar com o botão direito do rato no mesmo e selecionar mostrar como favorito.

Adicionalmente, existem clientes móveis gratuitos para os grupos do Office 365 em todas as plataformas móveis (iOS, Android, etc.), para que possa aceder facilmente ao grupo em qualquer lugar.

Ainda não é possível enviar um e-mail

Sim, é claro. O mesmo alias de e-mail que utilizou para a lista de distribuição continuará a funcionar muito bem para o grupo no Outlook.

Além disso...

Lembre-se de o dizer quando esta alteração está a ocorrer e quem deve contactar se tiverem dúvidas.

Migrar as suas listas de distribuição

Está pronto para atualizar a lista de distribuição para um grupo? Consulte migrar listas de distribuição para o Office 365 groups – ajuda para administradores.

O que vem a seguir?

Depois de atualizar o seu grupo de distribuição para um grupo do Office 365, existem algumas tarefas de seguimento que pode querer fazer para garantir que esta é tranqüila.

  • Dê seguimento aos seus utilizadores -volte a consultar-os imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, alguns dias mais tarde. A mostrar que está a ouvir e responder a quaisquer questões que possam ter será uma longa forma de o tornar contente e confortável com a alteração.

  • Monitorizar os relatórios de envolvimento -o portal de administração do Office 365 tem alguns relatórios bons que podem mostrar-lhe o número de utilizadores que estão a utilizar o grupo, a frequência e as funcionalidades que estão a utilizar. Esses relatórios podem ajudá-lo a estruturar o seu seguimento e formação de utilizadores, bem como para realçar onde os seus utilizadores estão a obter o máximo valor do novo grupo. Consulte: relatórios de atividade no centro de administração do Microsoft 365.

  • Partilhe a sua experiência -permita que outras equipes da sua empresa saibam que atualizou o seu grupo de distribuição e quais os passos que tirou para o tornar bem sucedidos! Partilhar essas informações pode ajudar as outras equipes a seguirem o seu exemplo e a ter uma atualização do seu próprio sucesso.

Consulte também

Tem perguntas sobre os grupos do Office 365?

Visite a comunidade técnica do Microsoft Office 365 groups.

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Este artigo foi atualizado pela última vez a 22nd de dezembro de 2017 como resultado do seu feedback. Se este artigo lhe forneceu informações úteis, ou se considera que poderia ser mais informativo, clique nos controlos de feedback abaixo e deixe-nos comentários construtivos, de forma a podermos continuar a melhorar. Obrigado!

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