Planear sites e gerir utilizadores

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Caso seja o responsável pela gestão de sites ou de coleções de sites do ambiente do SharePoint Online da sua organização, este artigo irá guiá-lo por alguns dos principais conceitos e tarefas envolvidos no desenvolvimento de uma abordagem sustentável para a gestão de sites e utilizadores.

Neste artigo

Gerir sites e colecções de sites

De que tipo de sites necessita?

Gerir Utilizadores

Planear a utilização das funcionalidades de site e coleção de sites

Gerir sites e coleções de sites

Uma coleção de sites é um grupo de sites SharePoint que tem o mesmo proprietário e partilha definições de administração, como, por exemplo, permissões. As coleções de sites são hierárquicas e incluem sempre um site de nível superior e quaisquer sites abaixo desse nível.

Diagrama hierárquico de uma coleção de sites que mostra um site de nível superior e os subsites.

O Site de Equipa e quaisquer sites criados abaixo deste só estão disponíveis para utilizadores que convide ao conceder-lhes permissão para o site. Com um Site de Equipa, a sua organização, equipa ou grupo podem interligar-se e colaborar em documentos e outros ficheiros, publicar anúncios, agendar reuniões, manter tarefas, controlar problemas ou itens de ação, armazenar informações em listas, etc. Também pode criar diversos subsites a partir dos modelos de site existentes no Site de Equipa.

Gerir uma coleção de sites

Numa organização de grandes dimensões, poderá ser normal que o ambiente do SharePoint Online inclua várias coleções de sites, cada uma com vários sites subjacentes. Por esta razão, poderá querer delegar a gestão de sites ou de coleções de sites a diferentes pessoas na sua organização. O modelo de permissões do SharePoint ajuda ao permitir atribuir permissões a funções diferentes, conhecidas como administrador da coleção de sites, proprietário do site e outras funções de que irá ouvir falar mais tarde.

Na qualidade de administrador da coleção de sites, possui o nível de permissão de Controlo Total da coleção de sites. Com este nível pode adicionar ou eliminar sites ou ainda alterar as definições de um site da coleção de sites. Para além disto, também pode ver, adicionar, eliminar ou alterar todo o conteúdo desses sites.

Responsabilidades típicas do administrador de coleções de sites

Caso seja um administrador da coleção de sites do seu site do SharePoint Online, as suas responsabilidades poderão incluir o seguinte:

  • Agir como ponto de contacto entre os seus utilizadores e o administrador global do Office 365 ou o administrador do SharePoint Online.

  • Decidir quem pode aceder a conteúdos importantes armazenados em sites do SharePoint Online ao configurar níveis de permissões do SharePoint Online.

  • Decidir quais as funcionalidades a disponibilizar a quem irá utilizar os sites na coleção de sites.

  • Fornecer suporte técnico a quem utiliza a coleção de sites.

  • Nomear um administrador secundário da Coleção de Sites para a sua coleção de sites.

  • Criar novos sites.

  • Ver, eliminar ou restaurar itens a partir da Reciclagem da Coleção de Sites.

  • Criar e personalizar o Web site Público.

  • Auxiliar na administração de determinadas funcionalidades, tais como:

    • Ativar os desativar funcionalidades da coleção de sites.

    • Criar ou personalizar os tipos de conteúdo de site.

    • Configurar as definições regionais.

Nota    Poderá ter de trabalhar com o administrador do SharePoint Online (caso esse cargo seja de outra pessoa) para gerir coleções de sites. Para obter mais informações acerca das responsabilidades do administrador da coleção de sites, consulte o artigo Gerir coleções de sites e definições globais no centro de administração do SharePoint Online.

O administrador do SharePoint Online pode desempenhar as seguintes tarefas:

  • Criar, eliminar e gerir coleções de sites.

  • Alocar e monitorizar o armazenamento de coleções de sites.

  • Conceder acesso a administradores de coleções de sites.

  • Predefinir o site SharePoint.

  • Planear sites multilingues.

  • Gerir perfis de utilizador.

  • Planear e gerir funcionalidades como metadados geridos.

  • Ativar e desativar a partilha externa.

Responsabilidades típicas do proprietário do site

Caso seja um proprietário de site, possui o nível de permissão de Controlo Total de um site e as suas responsabilidades poderão incluir o seguinte:

  • Criar e gerir sites.

  • Gerir as funcionalidades e as definições do site, tais como o aspeto e a funcionalidade.

  • Guardar um site como modelo.

  • Gerir as colunas e os tipos de conteúdo do site.

  • Eliminar um site.

  • Ajustar as definições regionais e de idioma.

  • Adicionar aplicações a sites.

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De que tipo de sites necessita?

Dependendo da dimensão da sua organização e do volume de conteúdo que planeia ter nos seus sites, convém criar subsites para organizar o conteúdo. Os sites numa coleção de sites são dispostos numa hierarquia. Ao criar sites abaixo do site de nível superior, está a desenvolver esta hierarquia. Pode criar subsites abaixo do Site de Equipa, assim como criar subsites adicionais nestes sites.

Nota   O administrador do SharePoint Online cria o site de nível superior da coleção de sites e atribui outro administrador da coleção de sites. Os proprietários de sites podem construir subsites.

Diagrama da hierarquia de sites

Existem várias formas possíveis de organizar subsites. Por exemplo, pode optar por criar subsites:

  • Por equipa ou departamento

  • Por objetivo funcional

  • Por categoria de conteúdo

  • Por projeto

  • Por cliente

  • Por nível de permissões ou confidencialidade (por exemplo, se for necessário restringir o acesso a determinadas informações, poderá isolá-las num site específico)

Reflita acerca do número de sites que pretende e acerca da lógica segundo a qual os pretende organizar. Poderá ser útil criar um diagrama da hierarquia de sites para o ajudar a organizar o planeamento. Pode desenhar rapidamente um diagrama num papel ou quadro, mas poderá criar um diagrama mais formal utilizando uma das formas de hierarquia disponíveis como SmartArt no Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.

Reflita ainda acerca do objetivo de cada site. Isto ajudá-lo-á a determinar que modelos de site pretende utilizar para criar novos sites. O SharePoint Online inclui uma vasta gama de modelos de site que pode selecionar quando cria um novo site. A seleção de um modelo de site desenvolvido para um objetivo específico pode ser muito vantajosa para o trabalho dos utilizadores. Por exemplo, se pretender criar um site de referência que os membros de uma equipa possam utilizar para partilhar rapidamente novidades ou informações de projeto atualizadas, pode começar por selecionar o modelo de site Wiki, uma vez que este modelo se destina a este tipo de comunicação.

Para mais informações acerca do planeamento de conteúdos de site, consulte o artigo Planear conteúdos de sites.

Nota    O administrador do SharePoint Online faz a gestão de sites pessoais (os sites O Meu Site). Os sites pessoais são concentradores onde os utilizadores podem trabalhar em rede com colegas e controlar informações. Como administrador de coleção de sites não possui controlo de sites pessoais, pois cada utilizador é o administrador do seu O Meu Site. Para obter mais informações acerca do planeamento de Os Meus Sites, consulte o artigo Gerir coleções de sites e definições globais no centro de administração do SharePoint.

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Lista de modelos de site

A lista seguinte inclui uma lista de modelos de site suportados e uma descrição de cada um. Utilize esta lista para decidir quais os tipos de site mais adequados à sua organização.

  • Centro de Pesquisas Base    Um site para as pesquisas. Este site inclui as páginas dos resultados da pesquisa e pesquisas avançadas.

  • Blogue Um site para publicação de ideias, observações e conhecimentos por parte de uma pessoa ou equipa e acerca dos quais os visitantes do site podem fazer comentários.

  • Centro de Informações da Empresa    Um site para apresentar conteúdos de Informações de Empresa no SharePoint Online.

  • Site de Comunidade    Um site para participar em debates da comunidade.

  • Centro de Deteção Um site para gerir a preservação, pesquisa e exportação de conteúdos para fins jurídicos e de investigação.

  • Centro de Documentos    Um site para gerir centralmente documentos da empresa..

  • Centro de Pesquisas da Empresa Um site para as pesquisas. A página de boas vindas inclui uma caixa de pesquisa com dois separadores: um para pesquisas gerais e outro para pesquisas de informações acerca de pessoas. Pode adicionar e personalizar separadores de forma a focar-se noutros âmbitos de pesquisa ou tipos de resultados.

  • Site do Projeto    Um site para gerir e colaborar num projeto.

  • Centro de Registos    Um site concebido para a gestão de registos. Os gestores de registos podem configurar a tabela de encaminhamento para enviar ficheiros recebidos para localizações específicas. Este site também lhe permite gerir se é possível eliminar ou modificar registos após este terem sido adicionados ao repositório.

  • Site de Fluxo de Trabalho SAP    Um site de Fluxo de Trabalho SAP que combina todas as tarefas empresariais do utilizador. Pode adicionar outras Peças Web relacionadas com esse fluxo de trabalho.

  • Site de Equipa    Um site para as equipas organizarem, criarem e partilharem informações de forma rápida. Fornece uma biblioteca de documentos e listas para gerir anúncios, itens de calendário, tarefas e debates.

  • Repositório de Processos do Visio    Um site para equipas poderem rapidamente ver, partilhar e armazenar diagramas de processo do Visio. Fornece uma biblioteca de documentos com controlo de versões para armazenar diagramas de processo, bem como listas para a gestão de anúncios, tarefas e revisão de debates.

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Governação

A governação é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que orientam, direcionam e controlam como as divisões de negócio de uma organização e as equipas técnicas cooperam para concretizar os objetivos de negócio. Relativamente à coleção de sites SharePoint Online, um plano de governação pode ser um guia para ajudar a planear as funções, responsabilidades e políticas necessárias ao suporte da coleção de sites. Isto pode incluir, mas não se limita, às seguintes considerações:

  • Arquitetura das informações, incluindo páginas Web, documentos, listas e dados

  • Atividades de manutenção, incluindo a gestão de contas de utilizador

  • Políticas de imagem corporativa e personalização

  • Formação

É importante preparar um plano de gestão para a organização. Ao participar na conceção de um plano de gestão, pode ajudar a identificar a propriedade das equipas empresarial e técnica, a definir quem é responsável por que áreas do sistema. Para mais informações acerca do desenvolvimento de um plano de gestão, consulte o artigoMelhores práticas para criar e gerir sites de equipa.

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Gerir utilizadores

Nota    É possível que tenha de trabalhar com o administrador do SharePoint Online para gerir utilizadores. Por exemplo, o administrador do SharePoint Online faz a gestão de perfis de utilizador.

Contas de utilizador no Office 365

O administrador global adiciona novos utilizadores ao Office 365 através do centro de administração do Office 365: o portal para a gestão de utilizadores e configuração de serviços. Ao adicionar um novo utilizador, o administrador global faz o seguinte:

  • Especifica se esse utilizador também pode aceder ao centro de administração

  • Define a localização geográfica do utilizador

  • Seleciona o tipo de licença de utilizador

  • Cria um nome de utilizador e uma palavra-passe para o utilizador

Utilizadores do Site de Equipa

Pode adicionar utilizadores ao seu Site de Equipa e ajustar as permissões dos utilizadores. Os níveis de permissão e a associação a grupos do SharePoint podem encontrar-se em Definições. No entanto, agora o Office 365 cria um grupo de segurança designado Todos exceto utilizadores externos que contém todas as pessoas no diretório do Office 365 (à exceção das pessoas que são externas à organização e que são convidadas através da funcionalidade de partilha externa). No SharePoint Online, é atribuído automaticamente a este grupo de segurança o acesso como Membro. Isto significa que os utilizadores que adiciona ao Diretório do Office 365 podem, por predefinição, editar sites, listas e bibliotecas.

Níveis de permissões e associação a grupos

Os níveis de permissões são coleções de direitos do SharePoint que permitem aos utilizadores desempenharem um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão de Leitura inclui as permissões Ver Itens, Abrir Itens, Ver Páginas e Ver Versões (entre outras), que são necessárias para ver páginas, documentos e itens num site do SharePoint. As permissões podem ser incluídas em mais do que nível de permissão.

Não se recomenda que atribua níveis de permissões diretamente a utilizadores individuais já que este facto pode dificultar o controlo e a gestão de quem tem acesso a sites. Embora por vezes seja necessário fazê-lo, deve ser feito no mínimo de vezes possível, de forma a evitar a complexidade. A cada grupo é atribuído um nível de permissões predefinido. Por exemplo, alguns grupos principais predefinidos do SharePoint incluem os seguintes níveis de permissão:

Grupo

Nível de permissões

Proprietários

Controlo total

Visitantes

Ler

Membros

Contribuir


Qualquer pessoa com a permissão Controlo Total pode criar grupos personalizados.

Nota    Quando atribui níveis de permissões a grupos do SharePoint que se encontram ao nível da coleção de sites, por predefinição, todos os sites e conteúdos de site herdam esses níveis de permissões. Este comportamento predefinido designa-se herança de permissões. Pode especificar se pretende configurar permissões exclusivas quando cria um subsite ou quebrar a herança de permissões num site, lista, biblioteca ou item.

Uma vez que o nível de permissões do utilizador determina o que este pode ver e aceder num site, deve ponderar cuidadosamente a associação do mesmo a um grupo. Por exemplo, um utilizador que seja responsável por criar e personalizar sites tem de, no mínimo ser membro do grupo Estruturador. Por outro lado, para um utilizador que apenas necessite de ler e transferir conteúdo, bastará ser membro do grupo Visitantes.

Para mais informações acerca da gestão de utilizadores e permissões, consulte os artigos Introdução: Controlar o acesso de utilizadores com permissões e Planear a sua estratégia de permissões..

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Administrador secundário da coleção de sites

O administrador secundário da coleção de sites pode ser designado pelo administrador da coleção de sites. Como administrador da coleção de sites pode adicionar outro administrador ou alterar o administrador da coleção de sites através da página Definições. Para obter mais informações acerca desta tarefa, consulte o artigo Gerir administradores de uma coleção de sites.

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Planear a utilização das funcionalidades de site e coleção de sites

Enquanto administrador da coleção de sites do SharePoint Online, poderá ter de gerir funcionalidades ao nível do site e da coleção de sites. estas tarefas poderão incluir a ativação ou desativação de funcionalidades de acordo com o seu plano de gestão. Para obter mais informações, consulte o artigo Ativar ou desativar funcionalidades da coleção de sites. Consulte também o artigo Gerir a Reciclagem de uma coleção de sites do SharePoint.

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Regresse ao Guia de Planeamento do SharePoint Online para o Office 365 Enterprise e Médias Empresas.

Nota   Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Aplica-se a: SharePoint Online



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